क्या cheklists नियमों की जगह लेते हैं?

काम पर, मुझे प्रबंधन, कंपनी के संदर्भ में एक बड़े और नरम प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट को लागू करना पड़ा। मैंने पुराने को "तोड़" दिया और नई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को शुरू करने की कोशिश की। मैंने नियम लिखे, लोगों का आकलन प्रेरक वृत्तियों में किया।
सीईओ ने उन आदेशों पर हस्ताक्षर किए, जिनका लगभग किसी ने पालन नहीं किया। मैं इस प्रक्रिया में कंपनी में सबसे ऊपर था, लेकिन उन्हें एक या दूसरे दस्तावेज़ को देखने का समय नहीं मिला। कुछ परियोजना प्रबंधक ईमानदारी से नए नियमों से जीना चाहते थे, लेकिन उन्हें समझ नहीं आया। मैंने दस्तावेजों को यथासंभव सरल और समझने योग्य बनाने की कोशिश की, लेकिन इससे परिणाम नहीं आए।

मैंने महसूस किया कि एक विनियमन एक उबाऊ दस्तावेज है जो केवल मेरे लिए दिलचस्प है, विनियमन की एक सावधानीपूर्वक समझ के लिए विशेष दृढ़ता, इच्छा और जिज्ञासु मानसिकता की आवश्यकता होती है। एक आदेश, दस्तावेज़ या पाठ के अन्य ब्लॉक जीवन के नियमों को समझाने और प्रचार करने वाला उपकरण नहीं हो सकता है। शुष्क पाठ प्रेरित नहीं कर सकता है, और रचनात्मक पाठ एक कॉर्पोरेट वातावरण में अस्वीकार्य है।

फिर मैंने नियमों को चेकलिस्ट के साथ बदलने का फैसला किया। चेकलिस्ट्स ने किसी व्यक्ति को किसी चरण में सबसे महत्वपूर्ण के बारे में नहीं भूलने में मदद की, लेकिन इस प्रक्रिया को समग्र रूप से समझने में मदद नहीं की। चेकलिस्ट व्यवसाय प्रक्रियाओं का वर्णन नहीं कर सकते थे, और वास्तव में इसकी आवश्यकता थी।

फिर मैं एक प्रयोग के लिए गया और व्यापार प्रक्रिया और सामान्य फ्लैट चेकलिस्ट के विवरण को संयोजित किया। प्रबंधकों में से एक ने इस पद्धति को मॉस्को मेट्रो कहा, मैंने इसे एक परीक्षण प्रवाह या प्रक्रिया कहा।

मैंने पदानुक्रम चेकलिस्ट के रूप में प्रत्येक चरण में परियोजना प्रबंधकों के लिए अपनी आवश्यकताओं को तोड़ा और इसे ट्री आरेख के रूप में डिज़ाइन किया। इसने परियोजना के महत्वपूर्ण चरणों के लिए जाँचकर्ताओं का एक प्रकार का अपघटन किया।

प्रत्येक प्रबंधक एक ए 4 शीट पर सभी आवश्यकताओं को देख सकता था और अपने दैनिक कार्य में इस उपकरण का उपयोग कर सकता था।

चेकबॉक्स द्वारा मैंने उन चरणों को निर्दिष्ट किया है जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए। यदि चेक-बॉक्स में संख्याएँ होती हैं, तो इसका अर्थ है कि उस क्रम में किए जाने वाले कार्यों की आवश्यकता है।



यदि कोई संख्या नहीं थी, तो प्रबंधक को शाखा पर सभी चरणों का प्रदर्शन करना था, लेकिन अनुक्रम कोई फर्क नहीं पड़ता था।



यदि मैं वैकल्पिक चरणों या टूल का उपयोग करना चाहता हूं, तो मैंने उन्हें चेकलिस्ट लाइन पर डॉट के साथ नामित किया है।



बाद में मैंने रेडियो स्टिक जोड़ना शुरू किया ताकि मैं स्थितियों के आधार पर चेकलिस्ट को शाखा दे सकूं। मेरे मामले में, ऐसी स्थिति सबसे अधिक बार परियोजना का प्रकार थी: ठेठ या अद्वितीय (जैसा कि हमने इसे कहा)

शाखाएं रूट चेक सूचियों से दूर जा रही हैं, जैसे कि विघटित, चेक सूची और निचले स्तर पर बताया गया है कि क्या करना है।



हैरानी की बात है कि यह फॉर्म अधिकांश परियोजना और प्रबंधन प्रबंधकों के लिए काफी समझ में आ गया है। आवश्यकताओं और प्रक्रिया को समग्र रूप से समझने के लिए एक झलक पर्याप्त थी। चेकलिस्ट के मुद्रित संस्करण ने सिर को आत्म-नियंत्रण का एक उपकरण दिया। एक व्यक्ति नियमित रूप से जाँच सूची में दिए गए कदमों को काट सकता है।

शीर्ष प्रबंधन के साथ परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को संरेखित करना भी आसान हो गया है। हम सिर्फ चेकलिस्ट पर सहमत हुए, और नियमों ने किसी को भी दिलचस्पी नहीं दी। उन्होंने खुद को एक सीमा तक सीमित कर लिया जैसे: "परियोजना प्रबंधक को परियोजना प्रबंधन चेकलिस्ट की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।"

बाद में मुझे एहसास हुआ कि मैं इस उपकरण का इस्तेमाल निजी उद्देश्यों के लिए कर सकता हूं। मैंने बहुत सी व्यावसायिक पुस्तकें पढ़ीं और नए तरीकों को बनाने के लिए माइंडमैप का उपयोग किया। लेकिन माइंडमैप प्रक्रिया परिवर्तन की कल्पना करने में मदद नहीं करते हैं। जब आप पुस्तक पढ़ते हैं, तो आप किसी विशेष क्षेत्र में कार्रवाई के अपने सिद्धांतों को बदलना चाहते हैं, तो महत्वपूर्ण कदम उठाना न भूलें जो आपने पहले नहीं लिया था।



मैंने एक विशेष क्षेत्र में अपने काम के सिद्धांतों को बदलने के लिए परीक्षण प्रवाह (ग्राफिक चेकलिस्ट) का उपयोग करना शुरू किया और, मेरी राय में, यह एक काफी उपयुक्त उपकरण है। पुस्तक पढ़ने के बाद, मैं एक चेकलिस्ट के रूप में अपने लिए नए नियम तैयार करता हूं, फिर मैं इन नियमों को उन लोगों के साथ साझा करता हूं जिनकी राय मेरे लिए महत्वपूर्ण है। मैं उन्हें एक स्ट्रीमिंग चेकलिस्ट भेजता हूं और कुछ इस तरह कहता हूं: "अरे, अगर मैं ऐसी परिस्थितियों में इस तरह का काम करता हूं तो आपको क्या लगता है?" मुझे प्रतिक्रिया मिलती है और, आश्चर्यजनक रूप से, इस बारे में कोई सवाल नहीं है कि यह चीज क्या है और इसे कैसे समझा जाए।

यहाँ इस तरह के एक कांटेदार सफल अनुभव है! आपने इस तरह के कार्यों का सामना कैसे किया? दस्तावेजों की दक्षता में विश्वास !?