🔘 🎟️ 🛋️ हम Microsoft टीमों में एक कॉर्पोरेट पोर्टल का अनुवाद करते हैं ⏯️ 🕋 🏂🏽

नमस्कार, हेब्र!

माइक्रोसॉफ्ट के टीम्स कॉर्पोरेट मैसेंजर के दर्शकों की संख्या 20 मिलियन प्रतिदिन से अधिक है, कंपनी ने 19 नवंबर, 2019 को कहा ।

टीमें अभी भी अपने प्रतिद्वंद्वी से आगे हैं - कॉर्पोरेट मैसेंजर स्लैक, जिसके अब 12 मिलियन उपयोगकर्ता हैं।

मेरी विनम्र राय में, यह एक काफी तार्किक अंतर है, जो केवल आगे बढ़ेगा। Microsoft ने एक उत्कृष्ट उत्पाद बनाया है जो आपको एक टीम में काफी प्रभावी रूप से काम करने की अनुमति देता है, खासकर जब यह भौगोलिक रूप से वितरित किया जाता है।

हम रूसी बाजार पर अपने अस्तित्व के पहले दिन से लगभग टीम्स का उपयोग कर रहे हैं, और हाल ही में हमारी कंपनी में यह SharePoint सर्वर पर पारंपरिक रूप से प्रिय पोर्टल को पूरी तरह से निचोड़ चुका है, और मेल वार्तालापों की संख्या औसतन 5-7 बार कम हो गई है।

यह विषय इतना बड़ा है कि यह केवल 1-2 लेखों में फिट नहीं हो सकता है, इसलिए मैं अपने कर्मचारियों के लिए एकल प्रविष्टि बिंदु के रूप में Microsoft टीम का उपयोग करने के लिए एक सामान्य दृष्टिकोण के साथ शुरू करूंगा। इसके अलावा निकट भविष्य में मैं तकनीकी लेखों की एक श्रृंखला जारी करने की योजना बना रहा हूं यदि विषय आपके लिए दिलचस्पी का है।

पुराना पोर्टल कैसा था?

हमारा पुराना पोर्टल Microsoft SharePoint Server पर बनाया गया था और यह केवल एक पोर्टल नहीं था, बल्कि कंपनी के कर्मचारियों के लिए एक पूर्ण पारिस्थितिकी तंत्र था, जिसमें निम्नलिखित अन्य ब्लॉक शामिल हैं:

एक नया कर्मचारी वह सब है जो एक कर्मचारी जो हमारे साथ काम करना शुरू करता है, उसे जानना आवश्यक है। वास्तव में, यह एक छोटा सा ज्ञान का आधार है जिसमें कंपनी के मिशन, उपयोगी लिंक, आंतरिक समुदायों तक पहुंच और कर्मचारियों के सहज अनुकूलन के लिए अन्य उपयोगिता शामिल है।
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मैं आपको एक उदाहरण दिखाता हूं कि हमारे विश्लेषकों का समुदाय कैसा दिखता है।

कॉर्पोरेट पोर्टल की शुरूआत ने कंपनी की कार्यक्षमता में 15% की वृद्धि की और दूरस्थ कार्यालयों के लिए जीवन को गंभीरता से आसान बना दिया।

मुख्य नुकसान थे:

कंपनी में मुख्य संचार चैनल के साथ एक विराम (उस समय यह स्काइप में समुदायों के रूप में मेल + छाया आईटी था)।
चर्चा में भाग लेने के लिए, समाचार देखें या सर्वेक्षण करें, आपको पोर्टल पर जाने की आवश्यकता है।
एक सुविधाजनक मोबाइल ग्राहक की कमी।
मामूली डिजाइन।

Microsoft टीम में पोर्टल कॉन्सेप्ट

हमने Microsoft कार्यप्रणाली (टीम्स असेसमेंट) के अनुसार Microsoft टीम में एक नए कॉरपोरेट स्पेस की अवधारणा को विकसित करना शुरू किया, जिसमें प्रमुख टीमों के साथ बैठकें शामिल हैं, विशिष्ट इंटरैक्शन परिदृश्यों पर काम करना और इन परिदृश्यों को Office 365 क्षमताओं के लिए अनुकूल बनाना शामिल हैं।

पहली बैठकें कंपनी प्रबंधकों (प्रबंध प्रबंधकों) के लिए हुई थीं । एचआर, विभाग प्रमुख और समुदाय, परियोजना प्रबंधक)। परिणामस्वरूप, परिवर्तनों की सामान्य दिशाएँ स्पष्ट हो गईं:

सभी नियमित कार्य (कर्मचारियों के अनुकूलन, कार्य अनुस्मारक, सूचना भेजने और बहुत कुछ) को चैट बॉट में स्थानांतरित करें।
SharePoint Online समाचार साइट पर एक समाचार फ़ीड लागू करें जो मूल रूप से टीमों से जोड़ता है और SharePoint में लॉग इन किए बिना लगातार समाचार फ़ीड भेजता है।
चैनल और बॉट द्वारा कंपनी की लोकप्रिय सेवाओं को वितरित करें ताकि वे टीमवर्क के परिदृश्यों से मेल खाएं। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर को मीटिंग रूम, एक्ट, प्रोडक्शन प्लान और कैलेंडर की बुकिंग तक पहुँच प्रदान करें; सीआरएम, ज्ञान का आधार और अनुबंध - सेल्समैन आदि के लिए।
अन्य उपकरणों को शामिल करें जो संचार की प्रभावशीलता को बढ़ा सकते हैं (प्लानर, स्ट्रीम, गिटहब और अन्य)।

नए कर्मचारी

इससे पहले, कॉर्पोरेट पोर्टल पर, हमारे पास एक नौसिखिया पेज था, जो कंपनी की मुख्य सेवाओं को सूचीबद्ध करता था, साझा पहुंच, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार।

Microsoft टीमों की शुरुआत के साथ, हम आगे बढ़ गए। चैट बॉट्स का उपयोग करके एक पूर्ण अनुकूलन प्रक्रिया बनाने का निर्णय लिया गया।

यह इस तरह दिख रहा है:

SharePoint Online . , – 1, SAP .
HR , -.
. , . – Microsoft Teams. ( -).
HR , ( , , ).
काम करने के बाद, घोषित व्यावसायिक प्रक्रिया के अनुसार बॉट धीरे-धीरे कर्मचारी को सभी आवश्यक जानकारी भेजता है: आपका मालिक कौन है, संसाधनों के लिंक, कंपनी के नियम, आदि।
समय के साथ, बॉट इस पर प्रतिक्रिया एकत्र करता है कि क्या कर्मचारी कंपनी में सब कुछ से संतुष्ट है।

कंपनी समाचार और घटनाएँ

कर्मचारियों द्वारा मुख्य संचार चैनलों को लागू करने के लिए, हमने एक अलग टीम बनाई है।

फिलहाल, टीम के कई चैनल हैं:

सामान्य।
नौकरियां
हमारा जीवन।
नए कर्मचारी।
सेवाएं।

हम इस अवधारणा को निखारना जारी रखेंगे। फिलहाल, टीम में शामिल सभी कर्मचारी साझा किए गए चैनल को नहीं लिख सकते हैं। बात करने वालों के लिए एक चैनल है हमारी जिंदगी । वे एक स्की यात्रा के लिए इकट्ठा होते हैं, पुराने ग्रामोफोन खरीदते हैं और अपने बच्चों को एक साथ मग में ले जाते हैं।

अपने प्रतिभागियों और शाखाओं के साथ अलग-अलग टीमों को अद्वितीय वार्ताकारों के लिए बनाया गया है जैसे महिला परिषद या पर्यटक जीवन हैक का आदान-प्रदान। जनरल

चैनल में कई टैब हैं। टैब की संरचना चैनल की दिशा पर निर्भर करती है। हमारे मामले में, समाचार टैब अधिकतम ध्यान देने योग्य है । जब आप इसके पास जाते हैं, तो SharePoint Online से समाचार पृष्ठ तुरंत खुल जाता है।

कंपनी सेवाएँ

कंपनी कर्मचारियों को सेवाएं प्रदान करने का विषय एक अलग पद का हकदार है। उन सभी को नहीं और विभिन्न कारणों से O365 में स्वचालित किया जा सकता है। अक्सर इसलिए भी क्योंकि कंपनी ने पहले से ही व्यापार प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए अन्य समाधानों में निवेश किया है (मेरी स्मृति में, ऐसी कंपनियां हैं जिनमें एक कर्मचारी को 10 या अधिक विभिन्न प्रणालियों में काम करना पड़ता है)।

हमने अभी तक अपनी सभी सेवाओं को SharePoint Online पर माइग्रेट नहीं किया है। हालांकि, हम वास्तव में चाहते थे कि हमारे कर्मचारियों को आवश्यक दस्तावेज, प्रमाण पत्र और सेवाएं प्राप्त करने के लिए एक ही खिड़की हो।

यह विंडो Microsoft टीम में चैट बॉट थी।

हम मनमाने ढंग से संवाद के साथ बॉट की ओर रुख करते हैं या बस सूची से वांछित सेवा का चयन करते हैं और आवेदन छोड़ने के बिना हमारी समस्याओं को हल करते हैं।

काम एक सरल संवाद मोड में और अधिक जटिल प्रक्रियाओं के लिए अंतर्निहित कार्ड दोनों में होता है।

उदाहरण के लिए, स्टेशनरी ऑर्डर करने की प्रक्रिया।

बॉट कर्मचारियों को व्यापार यात्रा पर भेज सकता है, असाइनमेंट बना सकता है, आवश्यक जानकारी का अनुरोध कर सकता है, फीडबैक फॉर्म, समन्वय कार्य और इतने पर वापस कर सकता है। इसके अलावा, पीठ में यह बिल्कुल किसी भी प्रणाली है कि एक एपीआई हो सकता है।

इस प्रकार, Microsoft टीम व्यावसायिक प्रक्रियाओं के त्वरित लॉन्च के लिए मुख्य प्रवेश बिंदु बन गई है। और इस संबंध में, निश्चित रूप से, इसका मुख्य मूल्य एक मोबाइल ग्राहक की उपस्थिति है।

समुदाय

हमने टीमों के समान सिद्धांत पर समुदायों को लागू किया। मैं आपको एक मार्केटिंग टीम के उदाहरण के साथ दिखाऊंगा कि इस तरह के स्थान को कैसे व्यवस्थित किया जा सकता है।

कॉमन चैनल टीम का मुख्य काम है। सभी चर्चा उनके धागे में संचालित होती है, जो बहुत सुविधाजनक है।

और यह दस्तावेज़ टैब से सीधे किसी भी दस्तावेज़ (विशेष रूप से प्रस्तुतियों) को संपादित करने में सक्षम होने के लिए और भी अधिक सुविधाजनक है ।

संपूर्ण सामुदायिक ज्ञान आधार को एक अलग टैब में एक दस्तावेज पुस्तकालय और अन्य उपकरणों के रूप में रखा जा सकता है।

सामुदायिक चैनलों में, हम सक्रिय रूप से प्लानर चलाते हैं। अन्य टैब पर, सम्मेलनों, सामग्री, आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करने के लिए सभी रैम है।

एक निष्कर्ष के बजाय

हम अभी भी कंपनी में ओ 365 इकोसिस्टम में जमा की गई सभी चीजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में हैं, लेकिन पहले से ही अब हम अपने स्थान पर और अपने भागीदारों और ग्राहकों दोनों पर सकारात्मक परिणाम देखते हैं।

कहीं मैंने वाक्यांश "इनोवेशन एक टीम का खेल है" पढ़ा। और Microsoft टीमों में, यह वाक्यांश पूरी तरह से परिलक्षित होता है।

हम Microsoft टीमों में एक कॉर्पोरेट पोर्टल का अनुवाद करते हैं