🥈 🧑🏼 🕍 प्राथमिकता कार्य रैंकिंग

कार्यालय में काम के पहले दिनों से मुझे दैनिक कार्यों के लिए समय प्रबंधन और विभिन्न प्रणालियों के लेखांकन की तकनीक। ईसेनहॉवर का मैट्रिक्स नियमित मामलों के दलदल से एक मोक्ष बन गया, और सबसे पहले इसने इसे काम के समय के अक्षम उपयोग से बचाया। लेकिन, कई महीनों के बाद, कार्यों की संख्या इतनी बढ़ गई कि चतुर्थांश तकनीक ने अपनी कमजोरियों को दिखाया। उन्हें बेहतर ढंग से विचार करने के लिए, हम आइजनहावर मैट्रिक्स के निर्माण के सिद्धांत को याद करते हैं। दो कुल्हाड़ियों: तात्कालिकता और महत्व, और 4 क्वाडरेंट, क्रमशः:

तत्काल और महत्वपूर्ण
जरूरी और जरूरी नहीं
तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं
तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं

यह माना जाता है कि व्यक्ति स्वयं तात्कालिकता और महत्व के मानदंडों के अनुसार अपने कार्यों का मूल्यांकन करेगा, और फिर परिणामों को उपयुक्त क्वाड्रंट में डाल देगा।

और फिर, एक सरल निर्देश है: तत्काल और महत्वपूर्ण कार्यों को स्वतंत्र रूप से किया जाता है और तुरंत, तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं किसी को सौंप दिया जाता है। जरूरी नहीं है, लेकिन महत्वपूर्ण कार्यों को स्थगित किया जा सकता है, लेकिन वे निश्चित रूप से स्वतंत्र रूप से किए जा सकते हैं, लेकिन जरूरी नहीं और महत्वपूर्ण कार्य आम तौर पर एक व्यर्थ भार के बराबर नहीं होते हैं - उन्हें या तो अनिश्चित काल के लिए स्थगित करने की सिफारिश की जाती है या सामान्य रूप से निर्दयता से प्रत्यायोजित किया जाता है - उन्हें कार्य प्रक्रिया के लिए कोई महत्वपूर्ण मूल्य नहीं दिया जाता है। ।

यदि कार्यों की तात्कालिकता का आकलन करना बहुत मुश्किल नहीं है - समय सीमा की उपस्थिति या अनुपस्थिति में, तो महत्व का आकलन कैसे करें? इसके अलावा, यह बहुत स्पष्ट है: यह महत्वपूर्ण है और महत्वपूर्ण नहीं है। उदाहरण के लिए, मेरे पास लगभग कभी भी गैर-महत्वपूर्ण कार्य नहीं हैं - मैं उन्हें शुरू में खुद के लिए निर्धारित नहीं करता हूं। सभी कार्य एक डिग्री या किसी अन्य के लिए महत्वपूर्ण हैं, और बस इस डिग्री का मूल्यांकन करना योजना बनाने में मुख्य कठिनाई है। और ये कार्य प्रत्येक चतुर्थांश में 10 टुकड़े कब होते हैं? कहा से शुरुवात करे? और उन 10 महत्वपूर्ण, लेकिन जरूरी नहीं है, चुपचाप 10 में कम महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन पहले से ही उपलब्ध 10 से बहुत जरूरी! और उन 10 जरूरी, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं? उनके साथ क्या प्रत्यायोजित किया जाता है? जैसे कि प्रत्येक व्यक्ति के पास सहायकों और सहायकों का एक कर्मचारी है, अपने कार्यों और असाइनमेंट का एक ढेर लेने के लिए तैयार है। आमतौर पर यह प्रतिनिधिमंडल के लिए नहीं आता है - जब कार्यान्वयन पर नियंत्रण अधिकृत व्यक्ति को स्थानांतरित कर दिया जाता है, लेकिन कार्य की स्थापना के लिए - औरकई बार, स्वतंत्र निर्णय के लिए कार्यान्वयन की निगरानी के लिए अधिक संसाधनों की आवश्यकता होती है।

जैसा कि कई लेखकों के अनुभव से पता चलता है, जिसमें जीटीडी हब शामिल है - शिथिलता का एक मुख्य कारण समकक्ष कार्यों की उपस्थिति है। प्राथमिकता द्वारा स्पष्ट रैंकिंग की कमी के कारण आंतरिक संघर्ष कार्य समय के कुशल उपयोग को रोकता है।

खुद की मूल्यांकन पद्धति

मैं एक ऐसी प्रणाली की खोज से हैरान था, जो कार्यों को स्वयं प्राथमिकताएं निर्धारित कर सकती थी, और मुझे केवल सूची में कार्य करना चाहिए - ऊपर से नीचे तक। न तो एबीसी विश्लेषण, न ही पेरेटो, और न ही अन्य तरीकों ने कार्यों के वर्गीकरण के अनुसार इस भार को निकालना संभव बना दिया - हर जगह एक व्यक्ति को स्वतंत्र रूप से कार्य की प्राथमिकता चुनने की आवश्यकता थी।

और मैंने उन्हें स्वयं वर्गीकृत करना शुरू कर दिया। महत्व के आधार पर, मैंने कार्यों को 4 प्रकारों में विभाजित किया है - पारदर्शी और सुलभ। प्रत्येक कार्य को आसानी से चार श्रेणियों में से एक को सौंपा जा सकता है। श्रेणी का चयन करते समय, मुझे इसके विपरीत से सिद्धांत द्वारा निर्देशित किया गया था: "क्या कार्य के समाधान की ओर जाता है," लेकिन "यदि कार्य विफल हो जाता है और समय पर पूरा नहीं होता है तो क्या होगा?" तो, महत्व की डिग्री:

. - . ( ), , . . «» , .
. , , . .
. . . , - . , — .
. . : , , . , , : « — », ..

महत्वपूर्ण रूप से कार्य वर्गीकरण की इस प्रणाली ने कार्य वितरण प्रक्रिया को काफी सुविधाजनक बनाया, लेकिन मुख्य लक्ष्य की प्राप्ति में योगदान नहीं दिया - क्रमिक निष्पादन को प्राथमिकता प्रदान करना। मैं समझ गया कि प्राथमिकता की गणना करने की प्रक्रिया को जटिल करना और कार्यों के मूल्यांकन के लिए नए मानदंड जोड़ना आवश्यक है।

इसलिए, कई साल पहले, मेरी पहली कार्य रैंकिंग प्रणाली एक एक्सेल टैबलेट के रूप में दिखाई दी थी। मूल्यांकन मानदंड क्लासिक पैरामीटर थे:

महत्त्व
तात्कालिकता

महत्व हमने पहले ही माना है, 4 श्रेणियां (1 से 4 तक)। में तात्कालिकता, मैं भी बढ़ते क्रम में प्रत्येक तात्कालिकता सूचकांक के काम के साथ 4 श्रेणियों की पहचान की:

48 घंटे से अधिक पूरा करने का समय
8-48 घंटे के कार्यान्वयन के लिए शब्द
अवधि 2-8 घंटे
2 घंटे से कम समय पूरा करने के लिए

और अब मैं वर्णन करता हूं कि मैंने इस मैजिक इंडेक्स की गणना कैसे की, जिसके अनुसार कार्यों को निष्पादन के लिए इष्टतम प्राथमिकता के साथ बनाया जाना चाहिए।

सबसे पहले, प्राथमिकता सूचकांक प्राप्त करने के लिए, मैंने बस महत्व और तात्कालिकता मूल्यों को संक्षेप में तय करने का फैसला किया, लेकिन जल्दी से महसूस किया कि उनका महत्व नहीं के बराबर है। एक कम महत्वपूर्ण, लेकिन अधिक तत्काल कार्य में एक कार्य के रूप में एक ही सूचकांक अधिक महत्वपूर्ण था, लेकिन कम तत्काल (1 + 4 = 4 + 1)। हालांकि, क्वाडंटेंट्स के संदर्भ में भी, यह सही नहीं है। जाहिर है, महत्व का तात्कालिकता से अधिक वजन होता है, इसलिए महत्व का महत्व, जब प्राथमिकता की गणना करते हैं, तो एक बढ़ते कारक से गुणा करने की आवश्यकता होती है।

मैंने कई हफ्तों तक व्यापार में इस प्रणाली की कोशिश की और निम्न परिणाम प्राप्त किया: बड़ी संख्या में कार्यों के साथ, कन्वेयर को रोकना शुरू किया - छोटे, मध्यम महत्वपूर्ण और बहुत जरूरी कार्य संचित नहीं, तत्काल और व्यवस्थित रूप से समाप्त हो गए, क्योंकि वे स्थायी रूप से कम प्राथमिकता पर अधिक की तुलना में थे महत्वपूर्ण कार्य जो लगातार आ रहे हैं। इस तरह के कार्यों के लिए शर्तों के उल्लंघन ने पूरी कार्य प्रक्रिया पर बहुत ही नकारात्मक प्रभाव डाला। उदाहरण के लिए: किसी बड़ी परियोजना पर खर्च किए गए 3 घंटे ने कम महत्वपूर्ण परियोजनाओं के लिए 5 मिनट की कॉल की अनुमति नहीं दी। और ये 5 मिस्ड कॉल, अंत में, 10 मिनट के लिए एक प्रमुख कार्य की समय सीमा का उल्लंघन करने से अधिक गंभीर समस्या बन गई।

सिस्टम को एक नए परिचय की आवश्यकता थी। और मैंने जटिलता पैरामीटर दर्ज किया। यह कार्य पूरा करने के लिए आवश्यक घंटों की संख्या है। जटिलता प्राथमिकता की गणना के लिए एक अनिवार्य पैरामीटर है।

यही कारण है कि, महत्व और तात्कालिकता के विपरीत, जटिलता जितनी कम होती है - उतनी ही अधिक प्राथमिकता! इसलिए, मैंने पहले दो चर के योग के लिए जटिलता पैरामीटर के मूल्य को नहीं जोड़ा, लेकिन इस संख्या के लिए व्युत्क्रम अंश।

इस प्रकार, जटिलता पैरामीटर की शुरूआत ने हमें सरल कार्यों की दृष्टि नहीं खोने दी, जिन्हें पूरा करने के लिए बहुत समय की आवश्यकता नहीं है। यदि पत्र या फोन कॉल लिखने में कुछ मिनट लगते हैं, तो बिना देर किए, तुरंत इसे करना आसान है, और उसके बाद ही संसाधन-गहन और कठिन कार्यों को आगे बढ़ाएं।

कई वर्षों के लिए, प्राथमिकता की गणना करने का सूत्र बदल गया है और कई बार आधुनिकीकरण किया गया है, परिणाम को अनुकूलित करने के लिए अतिरिक्त गुणांक के साथ अतिवृद्धि। उदाहरण के लिए, तात्कालिकता के मूल्य की गणना सूत्र द्वारा की जाने लगी, और दिए गए शर्तों के अनुसार 1 से 4 तक मानों को लागू करने से नहीं।

स्वचालन

प्रत्येक कंपनी के पास रोज़मर्रा के कार्यों की योजना और नियंत्रण के लिए कुछ साधन हैं। यह एक CRM, एक अनुसूचक या एक आयोजक हो सकता है। मेरी पत्नी, उदाहरण के लिए, एक कागज के एक टुकड़े पर कार्यों को लिखकर कई दिनों के लिए कार्य दिवस शुरू करती है। कोई मॉनिटर पर स्टिकर का उपयोग करता है, कुछ वाणिज्यिक या मालिकाना परियोजना प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करता है, और कुछ आउटलुक में अनुस्मारक का उपयोग करते हैं। यह सब, एक डिग्री या किसी अन्य के लिए, उपयोगी और आवश्यक भी है। लेकिन, यह देखते हुए कि मेरी प्राथमिकता प्रणाली एक्सेल में घुटने पर की गई थी, मुझे कार्यों के साथ काम करने के लिए एक साथ कई प्रणालियों का उपयोग करना था: एक प्राथमिकता से रैंकिंग के साथ एक सूची बनाने के लिए, और दूसरा स्थिति और समय सीमा को ट्रैक करने के लिए। ट्रेलो, मेगाप्लान और अन्य उत्पादों, हालांकि बहुत ही कार्यात्मक, ने मेरे स्मार्टफोन पर रूट नहीं लिया है - इंटरफ़ेस बहुत भ्रमित है।शेड्यूलिंग, रिमाइंडर्स और ट्रैकिंग के लिए, मैंने मानक iOS एप्लिकेशन: रिमाइंडर, अलार्म / टाइमर और कैलेंडर का उपयोग किया। वैसे, कैलेंडर ने मुझे बहुत आश्चर्यचकित किया जब मैंने इसे विस्तार से देखा। कई iPhone उपयोगकर्ताओं को पता नहीं है कि यह इवेंट प्लानिंग के लिए एक दैनिक योजनाकार भी है। मेरे लिए विशेष रुचि "यात्रा समय" की कार्यक्षमता थी। यदि आप एक बैठक की योजना बना रहे हैं - प्रणाली प्रारंभिक या अंतिम भू-स्थानों के अनुसार पैदल या कार से पथ की गणना करती है, और फिर बैठक से तुरंत पहले इस समय को बुक करें। यह आपको यह भी याद दिलाएगा कि यह सभा शुरू करने का समय है या इस बैठक को आगे बढ़ाने का समय है।यह आयोजनों की योजना बनाने के लिए एक डायरी भी है। मेरे लिए विशेष रुचि "यात्रा समय" की कार्यक्षमता थी। यदि आप दूर एक बैठक की योजना बना रहे हैं - प्रणाली प्रारंभिक या अंतिम भू-स्थानों के अनुसार पैदल या कार द्वारा पथ की गणना करती है, और फिर बैठक से तुरंत पहले इस समय को बुक करें। यह आपको यह भी याद दिलाएगा कि यह सभा शुरू करने का समय है या इस बैठक को आगे बढ़ाने का समय है।यह आयोजनों की योजना बनाने के लिए एक डायरी भी है। मेरे लिए विशेष रुचि "यात्रा समय" की कार्यक्षमता थी। यदि आप दूर एक बैठक की योजना बना रहे हैं - प्रणाली प्रारंभिक या अंतिम भू-स्थानों के अनुसार पैदल या कार द्वारा पथ की गणना करती है, और फिर बैठक से तुरंत पहले इस समय को बुक करें। यह आपको यह भी याद दिलाएगा कि यह सभा शुरू करने का समय है या इस बैठक को आगे बढ़ाने का समय है।

मैंने सोचा था कि एक ऐसा एप्लिकेशन होना बहुत अच्छा होगा जो सभी कार्यों को तैयार करने और रैंक करने की क्षमता को संयुक्त कर दे, साथ ही डायरी में एक विशिष्ट समय अवधि के संदर्भ में बैठकों और घटनाओं की योजना बनाये, विभिन्न प्रकार के वाहनों पर यात्रा के समय की गणना के साथ ट्रैफ़िक जाम को ध्यान में रखते हुए। । मेरे सिर में तकनीकी कार्य बनने लगा।

व्यक्तिगत उपयोग के लिए आईओएस ऐप डेवलपमेंट

मैं अपने लिए पहले आवेदन चाहता था। दैनिक कार्यों की संख्या 30 से अधिक हो गई, संसाधन स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं थे। जब आप दिन का अधिकांश समय सड़क पर बिताते हैं, तो कभी-कभी यह पहले से ही एक समस्या है - यह बैठक से मिलने के रास्ते पर टेलीफोन वार्तालाप के बीच कार्य को ठीक करने के लिए नहीं भूलना है। तृतीय पक्षों को कार्य सौंपना या सेट करना भी मुश्किल है - एक नकारात्मक अनुभव था। जब आप एक ही नहीं, बल्कि एक ही बार में एक कार्य के लिए एक समूह को स्थानांतरित करते हैं, तो नया निष्पादक आमतौर पर निष्पादन के लिए सबसे सरल और सबसे कम प्राथमिकता वाले लोगों को चुनता है, और परिणामस्वरूप, सबसे महत्वपूर्ण लोगों को "शोषण मोड" में ही पूरा करना होता है। समस्या की बिंदु सेटिंग समस्या को हल करती है, लेकिन इसके लिए कोई समय या उपकरण नहीं है।

मैं बैठ गया और लिखा कि मुझे इस सार्वभौमिक आवेदन से क्या चाहिए:

. . — . , .
, . — , , — .
. , .
. .
. .
डायरी में घटना की योजना । यात्रा समय की गणना और बुक करने की क्षमता, एक अनुस्मारक प्रणाली।

ऐसी इच्छाओं के साथ, इल टेम्पो एप्लिकेशन का पहला संस्करण लिखा गया था , जिसे मैं युद्ध की स्थिति में परीक्षण के लिए प्रस्तुत करता हूं।

आईएल TEMPO V1.2

पहला संस्करण बहुत सरल है, लेकिन यह हर दिन फ़ंक्शन करता है। सबसे पहले, मैंने कार्य को ठीक करने के क्षण को याद नहीं किया - टेम्पो में एक कार्य शुरू करने में कई सेकंड लगते हैं। और दूसरी बात, प्रदर्शन करने के लिए एक कार्य चुनने की पीड़ा गायब हो गई है - मैं बिना देखे शीर्ष पर क्लिक करता हूं और काम पर ले जाता हूं!

प्रोग्राम इंटरफ़ेस को दो विंडो में विभाजित किया गया है:

आयोजक । यह वह स्थान है जहां सभी कार्यों में निष्पादन समय के लिए एक स्पष्ट लिंक नहीं है, नीचे गिर जाते हैं। उनके पास निष्पादन की प्राथमिकता है, कार्यक्रम द्वारा स्वचालित रूप से गणना की जाती है।

— , — , — .
. — - .

, . maps.sputnik.ru, — .

जब आयोजक को एक कार्य जोड़ते हैं, तो आपको निष्पादन के लिए समय सीमा निर्दिष्ट करनी चाहिए, विकल्पों की सूची से कार्य के महत्व की डिग्री का चयन करें, और इसे पूरा करने के लिए आवश्यक अनुमानित समय निर्धारित करें।

वैसे, जटिलता पैरामीटर केवल एक ही है जिसके बारे में आपको सोचना है। कार्य को पूरा करने के लिए उनकी अपनी क्षमताओं और उपलब्ध संसाधनों का एक उद्देश्य मूल्यांकन आवश्यक है। लेकिन भले ही आप इस पैरामीटर को व्यवस्थित रूप से याद करते हैं, यह महत्वपूर्ण नहीं है, आप अंशांकन के लिए कार्य संग्रह का उपयोग कर सकते हैं।

संग्रह निष्पादन पर खर्च किए गए वास्तविक समय को दर्शाता है - इसलिए आप समझ सकते हैं कि आप क्यों अधिक इच्छुक हैं: अपनी क्षमताओं को कम या अधिक करना।

कार्य को पूरा करने और संपादित करने के लिए लिया जा सकता है। महत्व सहित सभी मापदंडों को बदला जा सकता है।

काम में, यदि आवश्यक हो, तो आप एक ही बार में कई कार्य कर सकते हैं। कार्य के सभी कार्य सूची के शीर्ष पर हैं और एक त्रिकोण आइकन के साथ चिह्नित हैं।

एक घटना को डायरी में जोड़ना उसी तरह होता है जैसे नियमित कैलेंडर में।

समय शुरू करें, समय समाप्त करें, यदि आवश्यक हो तो यात्रा का समय। यदि यात्रा का समय ज्ञात (सिद्ध मार्ग) है - सूची से डिजिटल मूल्य चुनें। यदि यह ज्ञात नहीं है, तो आपको सड़क पर पैदल या कार से बिताए गए समय की गणना करने के लिए पथ की शुरुआत और अंत के जियोलोकेशन को इंगित करना होगा।

कार्यक्रम के दूसरे संस्करण में कार्यात्मक विकास योजना

वास्तविक दुनिया ऑपरेशन नए इल टेम्पो एप्लिकेशन की कार्यक्षमता के लिए जरूरतों को पहचानने में मदद करता है ।

फिलहाल, हम आयोजक में एक नया पैरामीटर जोड़ते हैं - "निष्पादन शुरू करने का समय"। इसकी आवश्यकता क्यों है? उदाहरण: एक कार्य है - एक ग्राहक को कॉल करने में कुछ मिनट लगेंगे। कार्य के उच्च महत्व और निम्न जटिलता को देखते हुए, सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों में शामिल होने की पूरी संभावना है। लेकिन एक शर्त है - ग्राहक को 3 दिन बाद से पहले फोन न करने के लिए कहा जाए। और इन सभी 3 दिनों में कार्य सूची के शीर्ष पर लटका होगा, पहले समय सीमा से पहले घंटों की एक बड़ी संख्या के साथ। इसे पूरा करना सही नहीं है, इसे काम पर ले जाना भी असंभव है। यह निर्दिष्ट समय की उपेक्षा और प्रतीक्षा करने के लिए रहता है, लेकिन यह बहुत सुविधाजनक नहीं है। "निष्पादन के लिए प्रारंभ समय" पैरामीटर टिनिंग कार्यों को अनुमति देता है जो ग्रे रंग के साथ इस समय सीमा तक नहीं पहुंचे हैं और कार्य की निष्पादन के लिए प्रारंभ समय तक सूची से प्राथमिकता सूची से उन्हें हटा देते हैं।

हम कार्यात्मक "कार्यदिवस" के कार्यान्वयन के बारे में भी सोच रहे हैं। यह पैरामीटर दो विचारों को एक साथ हल करने में मदद करेगा:

आयोजक से कार्यों के रोजगार की गणना में, डायरी में घटनाओं के लिए नियोजित समय को ध्यान में रखें।
उन कार्यों की गणना करें जो स्पष्ट रूप से समय सीमा से असफल हो जाते हैं।

इसे कैसे लागू करने की योजना है?

आप अनुप्रयोग सेटिंग्स में आयोजक से कार्यों पर अपनी गतिविधि की अवधि को इंगित करते हैं - कहते हैं 9:00 - 19:00। इस प्रकार, कार्यक्रम जानता है कि आयोजक से कार्यों को पूरा करने के लिए आपके पास दिन में 10 घंटे हैं। इस खाली समय से आपको नियोजित घटनाओं पर खर्च किए गए समय को घटाना चाहिए - हमें दैनिक लॉग से जानकारी मिलती है। हमें निश्चित मात्रा में मुफ्त घंटे मिलते हैं, लेकिन विशिष्ट तिथियों और समय अंतराल के संदर्भ में।

प्राथमिकता द्वारा व्यवस्थित कार्यों की एक सूची है। हर कोई जटिलता और तात्कालिकता जानता है। क्रमिक रूप से सभी कार्यों की जटिलता को जोड़ते हुए, सिस्टम इस तरह से सभी खाली समय को भर देगा यदि आप उन्हें एक कन्वेयर के रूप में बदले में निष्पादित करेंगे। गणनाओं के परिणामस्वरूप, एक स्थिति अनुमेय होती है जब किसी कार्य के लिए समय सीमा पहले से आती है जब आप इसे शुरू कर सकते हैं, संचित कार्यों, घटनाओं और कार्यदिवस प्रतिबंधों को देखते हुए।

ऐसी कुख्यात "लाशों" को वास्तविक समय में ट्रैक करने और ऐसे कार्यों को रंग के साथ उजागर करने की आवश्यकता है। यह एक असफलता की प्रतीक्षा किए बिना, पहले की तारीख में कार्य को सौंपने की अनुमति देगा।

ऐसे कार्यों की उपस्थिति अपरिहार्य है यदि आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की तुलना में अधिक काम है। और यह कार्यक्षमता आपको अधिक सक्षम रूप से संसाधनों की योजना बनाने और भीड़ की भविष्यवाणी करने की अनुमति देगा।

हम क्लाउड, सिंक्रोनाइज़ेशन, वेब एक्सेस और प्राधिकरण में डेटाबेस स्टोरेज बनाने की भी योजना बना रहे हैं।

खैर, तार्किक कदम एंड्रॉइड के लिए संस्करण जारी करना है ।

निष्कर्ष के तौर पर

कौन वास्तविक कार्यों पर मुकाबला स्थितियों में एप्लिकेशन डाउनलोड और परीक्षण करेगा - कृपया प्रतिक्रिया दें।

मैं आपसे टिप्पणियों में अपनी राय साझा करने और चुनाव में भाग लेने के लिए भी कहता हूं।

ध्यान देने के लिए आपको धन्यवाद!

प्राथमिकता कार्य रैंकिंग - IL TEMPO ऐप