🤶 🚮 👯 कैसे "रिमोट" सहयोग को बेहतर बनाता है ↩️ 🎺 🔖

यदि आप उन सभी चीजों की एक सूची बनाने की कोशिश करते हैं जिन्हें "बेहतर, कम, बेहतर" कहा जा सकता है, तो यह संभावना नहीं है कि इसमें कामकाजी संचार लाइव शामिल होगा: कई कंपनियों में, यह विचारों के आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने, समस्याओं को सुलझाने और समूह विश्लेषण में एक प्रमुख घटक माना जाता है।

लेकिन क्या होगा अगर ठीक से लागू किया गया रिमोट संचार विचारों, समस्या को सुलझाने और समूह विश्लेषण को अधिक फलदायी बनाता है ?

2019 की बफर रिपोर्ट में, लगभग 2,500 उत्तरदाताओं में से 99% ने कहा कि वे कम से कम समय-समय पर दूर से काम करने में सक्षम होना चाहते हैं, और यह अब अकेले काम करने का पर्याय नहीं है - डिजिटल सहयोग उपकरणों के तेजी से प्रसार के लिए धन्यवाद।

इस तरह के उपकरणों का उपयोग करना सीखकर, आप वास्तव में संचार में कुछ बाधाओं (और, इसलिए, उत्पादकता) को दूर कर सकते हैं जो आपको अपने सामान्य कार्यालय के वातावरण से निपटना होगा।

इसमें अनूदित Alconost

रिमोट संचार कैसे सहयोग में मदद करता है

"गिरोह" में गपशप और एकजुट होने का प्रोत्साहन कम हो गया है

कार्यालय में बंद सामाजिक समूह - चलो उन्हें "गिरोह" कहते हैं - अक्सर स्कूली जीवन से कई से परिचित एक अस्वस्थ सामाजिक संरचना को दोहराते हैं। में एक CareerBuilder सर्वेक्षण, उत्तरदाताओं का 43% संकेत दिया है कि वे अपने कार्यालय या कार्यस्थल में इस तरह के शातिर विरोध समूहों की एक बहुत था।

कुछ ने कहा कि इस तरह के कार्यालय सामाजिक गतिशीलता के कारण, वे भय की भावना का अनुभव करते हैं; कई ने स्वीकार किया कि वे "गिरोह" की अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए असामान्य व्यवहार के अनुकूल हैं। और यह बिंदु न केवल यह दिखावा करने के लिए है कि आप गोल्फ या रियलिटी शो पसंद करते हैं: 19% ने कहा कि उन्होंने दूसरों का उपहास किया या बहाना किया कि वे किसी को पसंद नहीं करते - ताकि वे बेहतर तरीके से फिट हो सकें।

ऐसे समूह समावेश और अभियोग व्यवहार को बढ़ावा नहीं देते हैं। इसके विपरीत: वे आपको जगह से बाहर महसूस करते हैं, और अक्सर यहां तक कि व्यामोह का कारण भी बनते हैं। "गैंग्स" आक्रोश को उकसाता है, उनके प्रतिभागियों को नहीं लगता कि व्यक्तिगत दुश्मनी किसी भी तरह से बैठकों में, सहकर्मियों, कार्य प्रक्रियाओं, टीमवर्क और समग्र उत्पादकता के मूल्यांकन में मदद नहीं करती है।

दूरस्थ रूप से काम करते समय, आप यह नहीं देखते हैं कि कौन किसी के साथ डिनर पर जाता है और कौन कहीं अनौपचारिक रूप से बातचीत करने के लिए एक साथ बाहर जाने वाला है। इसके अलावा, आपके पास यह सोचने का कोई कारण नहीं है कि वोलोडा और कट्या अकेले इतना समय क्यों बिताते हैं या दशा में उनके अग्र-भुजाओं पर सुई की तरह पंचर क्यों है, जिसका अर्थ है कि दूसरों के साथ अपने गलत निष्कर्ष साझा करने और यह देखने का कोई तरीका नहीं है कि अफवाहें कैसे चारों ओर उड़ती हैं।

हां, तकनीकी रूप से, दूरस्थ कार्य की स्थितियों में, गिरोह और गपशप में शामिल होना संभव है, लेकिन इस तरह के व्यवहार को प्रेरित करने वाले मूल तत्व वास्तव में अनुपस्थित हैं। और शत्रुता के बिना जो गपशप और समूहीकरण का नेतृत्व करते हैं, आप महत्वपूर्ण सहयोग पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

संचार को प्राथमिकता देना आसान है

उडेमी मंच ने 2018 में प्रकाशित किया , कार्यस्थल में विकर्षणों पर एक रिपोर्ट , जिसमें दिखाया गया कि काम पर उत्पादकता बढ़ाने के लिए गंदी बातें सबसे बड़ी बाधा हैं। और यह आश्चर्य की बात नहीं है - यह देखते हुए कि 70% कार्यालय अलग-अलग कार्यालयों के बिना ओपन-प्लान का उपयोग करते हैं। इसके अलावा, शोधकर्ताओं ने दिखाया कि कोई अनुभवजन्य साक्ष्य नहीं है कि लोगों के बीच बातचीत के पैटर्न कार्यालय वास्तुकला में बदलाव के परिणामस्वरूप बदल सकते हैं। बॉस आता है और कहता है: "यह फैशनेबल है - हम इसे इस तरह से करेंगे" - लेकिन, दुर्भाग्य से, इस तरह के अनुचित सत्तावादी निर्णयों से न केवल प्रभावशाली लागत पैदा होती है - गोपनीयता और व्यक्तिगत सीमाओं की कमी के कारण, कर्मचारियों को भी भुगतान करना पड़ता है।

मान लीजिए कि हमारे पास कोई बात नहीं है। लेकिन एक ही समय में, काम के बारे में बात करना भी कम प्रभावी हो सकता है यदि कर्मचारियों के पास व्यक्तिगत सीमाओं को स्थापित करने के लिए संसाधन नहीं हैं। जब अन्य लगातार हमारे उच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों और वार्तालापों को बाधित करते हैं, तो यह निम्न-प्राथमिकता वाले कार्यों को वर्कफ़्लो में हस्तक्षेप करने की अनुमति देता है। दरअसल, अक्सर यह एक सहकर्मी होता है जो अनजाने में हमारे पक्ष को महसूस करता है, बिना चेतावनी के आता है और उम्मीद करता है कि उसे तुरंत अविभाजित ध्यान मिलेगा।

परिणामस्वरूप, जितनी महत्वपूर्ण और जरूरी चर्चाएँ होनी चाहिए, वे स्थगित या रद्द भी हो जाती हैं।

विनम्र और संवेदनशील बनने के प्रयास में, हम उस व्यक्ति पर ध्यान देना पसंद करते हैं जिसे उस कार्य के बजाय यहां और अब की आवश्यकता होती है, जिसे संबोधित किया जाना चाहिए।

दूरस्थ कार्य प्राथमिकता और तत्काल और गैर-जरूरी, महत्वपूर्ण और महत्वहीन चर्चाओं को अलग करना संभव बनाता है। एक पत्र कुछ घंटों तक प्रतीक्षा कर सकता है। हर कॉल का जवाब देने की आवश्यकता नहीं है - आप जवाब में लिख सकते हैं: “मैं अब नहीं बोल सकता। दो बजे फोन करते हैं? ” यहां तक कि समूह चैट, जैसे कि स्लैक और एमएस टीमें, विभिन्न समूह चर्चाओं की प्राथमिकता का मूल्यांकन करने और उनके अनुसार भाग लेने का अवसर प्रदान करती हैं। इसके अलावा, यदि आप किसी विषय पर उच्च प्राथमिकता के साथ चर्चा कर रहे हैं, और इसके लिए ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, तो आप अपने आप को "व्यस्त" या "एक बैठक में" की स्थिति निर्धारित कर सकते हैं।

कम कार्यस्थल साज़िश

अक्सर आप ऐसे लोगों से मिलते थे, जो बस अपनी आस्तीन ऊपर करने के लिए इंतजार नहीं कर सकते थे और कार्यालय की साज़िशों के दलदल में चढ़ने के लिए अपनी पैंट तक उतार सकते थे? मुश्किल से। उनमें से अधिकांश इस उपद्रव से छुटकारा पाने की पूरी कोशिश करते हैं, हालांकि अक्सर यह अपरिहार्य लगता है।

कार्यालय में तनावपूर्ण माहौल का निर्माण सम्मान और शक्ति के लिए संघर्ष, वृद्धि या विचारों की चोरी, विचारों की चोरी, सहकर्मियों के साथ विश्वासघात, "सेवा के लिए सेवा" और "आंख के लिए आंख" के आधार पर व्यवहार के लिए संघर्ष के रूप में किया जाता है।

एक नियम के रूप में, प्रतियोगिता कार्यालय की साज़िशों के लिए एक महत्वपूर्ण प्रोत्साहन है। जैसा कि प्रोफेसर कैथलीन रियरडन ने हार्वर्ड बिज़नेस रिव्यू में लिखा है , "जहां प्रतिस्पर्धा होती है, विशेष रूप से सीमित संसाधनों के लिए, साज़िश पैदा होती है।"

दूरस्थ कार्य प्रतिस्पर्धा के बिना किसी भी तरह से नहीं है, लेकिन ऐसी परिस्थितियों में, हानिकारक व्यवहार और साज़िश को उत्तेजित नहीं किया जा सकता है क्योंकि यह कार्यालय के वातावरण में होता है।

उदाहरण के लिए, डिजिटल सामग्री के साथ काम इसकी प्रकृति अच्छी तरह से प्रलेखित है और एक विशिष्ट व्यक्ति के लिए पता लगाने योग्य है - जिसे काम के बारे में नहीं कहा जा सकता है, जिसका हिस्सा व्यक्तिगत बातचीत होगी। इससे परियोजना में अपने स्वयं के योगदान को निर्धारित करना और उन मामलों में अपने लेखकों की पुष्टि करना आसान हो जाता है जहां सहकर्मी अपनी भागीदारी को बढ़ा-चढ़ा कर बता सकते हैं या सीधे आपकी अच्छी तरह से मान्यता प्राप्त कर सकते हैं।

दूरस्थ कार्य की शर्तों में, यह दिखावा करना आसान नहीं है कि आप "कड़ी मेहनत करते हैं और टीम की भलाई के लिए अंतहीन बलिदान करते हैं" - जब दर्शक होते हैं तो इस तरह का एक झगड़ा क्रैंक करना बहुत आसान होता है। लेकिन अगर आप खुद अपने कमरे में बैठे हैं, तो आपके प्रयास और योगदान स्वाभाविक रूप से खुद को बेहतर रोशनी में ढालने की क्षमता से अधिक योग्यता से जुड़ जाते हैं।

संचार अधिक केंद्रित हो जाता है

सोमवार की सुबह, सामान्य बात यह है कि कार्यालय में मिलने वाले सभी से पूछें कि सप्ताहांत कैसा रहा। कुछ के पास बताने के लिए कुछ है, और आधे घंटे के लिए वे हर किसी के लिए रहस्योद्घाटन करते हैं। दूर से काम करते समय, एक ही सवाल फोन या स्काइप के माध्यम से पूछा जा सकता है, लेकिन इस मामले में आपको सबसे अधिक संक्षिप्त रूप से जवाब दिया जाएगा।

मैं संचार की पेचीदगियों को समझते हुए या यह कहना चाहता हूं कि आपको उन लोगों के जीवन में कमी करने की आवश्यकता नहीं है, जिनके साथ आप हर दिन निकटता से काम करते हैं - मुझे विश्वास है कि जितना बेहतर हम अपने सहयोगियों को जानते हैं, उतना ही हमारी भागीदारी और विश्वास है।

हालांकि, मैं सही समय और स्थान चुनने के महत्व पर जोर देना चाहता हूं। हम अच्छा उपयोग करने के लिए सुबह ध्यान केंद्रित करने और खर्च करने की कोशिश करते हैं, लेकिन हर बार टॉयलेट के रास्ते में, कॉफी के लिए, बस संयोग से एक चैट प्रेमी से मिलने से, हम खुद को "जीवन के लिए" एक वार्तालाप में तैयार पाते हैं, और हम यह निर्धारित करने में पूरी तरह से असमर्थ हैं कि किस तरह का संचार सबसे अच्छा है। हमारा वर्तमान लक्ष्य।

यदि लक्ष्य एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जानना है, तो सब कुछ ठीक है। लेकिन अक्सर असली लक्ष्य डिजाइन पर एक और नज़र डालना, कुछ नंबरों की जांच करना, बैठक की तैयारी करना, या ऐसा कुछ करना है।

खुद पर नियंत्रण रखना आसान हो जाता है

संचार के माध्यम से, उदाहरण के लिए, ई-मेल, आपको रुकने और सोचने की अनुमति देता है, और उसके बाद ही प्रतिक्रिया देता है। ऐसा होता है, निश्चित रूप से, हम "भेजें" बटन दबाते हैं इससे पहले कि हमारे पास शांत होने का समय हो और फिर से क्रोध में क्या लिखा गया था, और फिर हम इसे पछताते हैं। लेकिन जब भावनाओं को तुरंत महसूस होने का मौका मिलता है, तो हमारे पास सोचने और शांत होने का मौका कम होता है।

व्यक्तिगत और समूह चैट में भी, आप विचार करने और जो लिखा गया है उसे सही करने का प्रबंधन कर सकते हैं - और अंत में, अपने बयान को नरम करें और सहानुभूति दिखाएं। इसके अलावा, चैट आपको कुछ बयानों के लिए या अपने किसी सहकर्मी से अपनी प्रतिक्रिया के कारणों के बारे में सोचने का अवसर देते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि कोई टिप्पणी करता है जो आक्रामक लगता है, तो आप सहज रूप से रक्षात्मक पर जाना चाहते हैं। लेकिन प्रतिबिंब में, आप में सहानुभूति जाग सकती है, क्योंकि आप देखेंगे कि यह आक्रामकता केवल एक सहकर्मी के आत्म-संदेह की अभिव्यक्ति है।

यदि हर कोई एक ही कमरे में है और एक-दूसरे पर भावनाएं डालना शुरू कर देता है, तो तनाव बहुत जल्दी बढ़ सकता है। लेकिन वास्तव में, सबसे अधिक संभावना है, यह सब एक मेज पर होगा या बस सीटों को बदलने का कोई अवसर नहीं होगा। ऐसी स्थिति में, यह अजीब लगेगा यदि आप अपनी आँखों को बंद करने के लिए पुनः प्राप्त करते हैं, या भाप छोड़ने के लिए एक-दो पुश-अप करते हैं - और ताजी हवा में सांस लेने के लिए बाहर जाना पूरी तरह से असंभव है और बाकी सभी में शामिल होने पर बातचीत जारी रखें। हालाँकि, संचार के साधन होने पर अपनी भावनाओं को शांत करने के इन सभी तरीकों का उपयोग किया जा सकता है।

अक्सर, निजी बातचीत (वीडियो चैट सहित) जटिल विरोधाभासों को हल करने का सबसे प्रभावी तरीका हो सकता है। लेकिन दूरस्थ संचार शब्दों का चयन करने और आत्म-नियंत्रण के तरीकों को जानबूझकर लागू करने का एक अनूठा अवसर प्रदान करता है।

दूरस्थ कार्य संचार समस्याओं के लिए रामबाण नहीं है। और यदि आप सोच-समझकर और सचेत रूप से उसके संगठन से संपर्क नहीं करते हैं, तो सब कुछ और भी बदतर हो जाएगा।

जब प्रबंधक दूरस्थ टीमों को किराए पर लेते हैं या घर से काम करने का अवसर प्रदान करते हैं, तो टीम के सभी सदस्यों पर जिम्मेदारी आ जाती है : उन्हें टीम वर्क को व्यवस्थित करने और प्रसिद्ध नुकसान के आसपास काम करने का प्रयास करना चाहिए।

लगातार दर्द बिंदु कॉन्फ्रेंसिंग से संबंधित होते हैं, जो समानांतर में कुछ और करने की इच्छा को प्रभावी रूप से रोक नहीं सकते हैं। यदि कोई बातचीत के दौरान केंद्रित नहीं रहता है, बल्कि अपने ईमेल की जांच करने या अगली बैठक के लिए तैयार करने का निर्णय लेता है, तो इससे भ्रम, गलतफहमी, बातचीत को लंबा करना और वैकल्पिकता की भावना पैदा होगी।

दूरस्थ सहयोग के लिए, अच्छा लिखित और मौखिक संचार कौशल होना जरूरी है। कार्यालय में, आप अक्सर अपने आप को डिजिटल संचार में व्यक्त करने की कोशिश नहीं कर सकते, क्योंकि अन्य लोग आपको सीधे देखेंगे और सुनेंगे। लेकिन अगर आपको फोन और ई-मेल से चैट में बात करनी है, तो आपको इन चैनलों के माध्यम से अपनी भावनाओं और अर्थ के विभिन्न रंगों को प्रभावी ढंग से व्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए। यदि आपने इसमें महारत हासिल नहीं की है, तो यह सामान्य है - लेकिन आपको निश्चित रूप से इन कौशलों का विकास करना चाहिए और बेहतर बनना चाहिए।

संचार माध्यमों की बात हो रही है। कई दूरस्थ टीमें इसे ओवरडोज करती हैं: यदि कोई व्यक्ति लगातार ई-मेल, चैट रूम और संचार के अन्य साधनों में संदेशों के साथ बमबारी कर रहा है, तो उसका कार्यदिवस बुरी तरह से गलत प्रतिक्रियाओं की अंतहीन धारा में बदल सकता है, जिसमें विचार संचार के लिए कोई जगह नहीं है।

इसके अलावा, जब दूरस्थ रूप से काम करते हैं, तो सहकर्मियों को एक-दूसरे को बेहतर ढंग से जानने और समझने के लिए अतिरिक्त प्रयास करने की आवश्यकता होती है। और अगर किसी के पास ऐसा करने की प्रेरणा या क्षमता की कमी है, तो टीम एकजुट नहीं होगी।

यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जो आपको एक साथ काम करने और उपरोक्त त्रुटियों से बचने में मदद कर सकते हैं:

कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए बुनियादी नियम सेट करें (और उन लोगों के लिए उपायों के साथ आएं जो उनका पालन नहीं करेंगे)।
एक संचार रणनीति को परिभाषित करें और चुनें कि कौन से उपकरण किस उद्देश्य के लिए उपयोग किए जाएंगे (उदाहरण के लिए, ईमेल - टीमों के बीच संचार के लिए, ग्राहकों और ठेकेदारों के साथ, स्लैक - एक टीम के भीतर और व्यक्ति के लिए संचार के लिए, फोन - साप्ताहिक फोन कॉल, आदि के लिए)।
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लेख के अनुवादक के बारे में अल्कोनोस्ट में अनुवाद किया गया था।

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