🙁 👺 🏻 हमने कई सौ लोगों की वितरित टीम SAAS को कैसे हस्तांतरित किया 🎵 👦🏿 👩🏾‍🚒

सहयोग पारंपरिक कार्यालय उपकरण के लिए एक दुख की बात है। जब एक ही समय पर दस लोग एक फ़ाइल पर काम करते हैं, तो अधिक समय और प्रयास अब संपादन पर नहीं, बल्कि परिवर्तनों और उनके लेखकों की खोज पर खर्च होते हैं। यह कई अनुप्रयोगों द्वारा जटिल है जो हमेशा संगत नहीं होते हैं। इस समस्या को हल करने का एक तरीका क्लाउड-आधारित ऑफिस सुइट्स में अपग्रेड करना है। उनमें से बहुत सारे नहीं हैं, और हम आपको बताएंगे कि कैसे हम विदेशी मुद्रा क्लब के कर्मचारियों की रूढ़िवादिता पर काबू पाते हैं और जी सूट को एक दो महीने में सैकड़ों कार्यालयों के साथ एक वितरित कंपनी में स्थानांतरित करने में सक्षम थे।

आपने जाने का फैसला क्यों किया

विदेशी मुद्रा क्लब को आमतौर पर विनिमय दरों पर ऑनलाइन ट्रेडिंग के संदर्भ में याद किया जाता है। लेकिन यह कंपनी दुनिया के विभिन्न देशों में कई प्रकार के मुद्रा उपकरणों के साथ काम करती है। इस वजह से, उसके पास ग्राहकों के लिए अपने स्वयं के मंच के साथ एक बहुत ही जटिल आईटी बुनियादी ढांचा है।

हमारे परिचित के समय, कंपनी के बैक-ऑफिस ने कई अलग-अलग प्लेटफार्मों और अनुप्रयोगों का उपयोग किया। अधिकांश कर्मचारियों के लिए मुख्य काम करने वाला उपकरण माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट और मेल जोम्रा पर था। इन सबसे ऊपर, अतिरिक्त स्टोरेज, बैकअप, एंटीवायरस, कई कनेक्टर्स और इंटीग्रेशन के साथ-साथ Microsoft और ज़िम्द्रा लाइसेंस प्रबंधन से आवधिक ऑडिट के साथ एक ऐड-ऑन।

विदेशी मुद्रा क्लब आईटी विभाग इस प्रणाली का समर्थन करने के लिए लाभहीन था। परिष्कृत बुनियादी ढांचे को बड़ी संख्या में सर्वरों के किराये की आवश्यकता होती है, इन सर्वरों के डिस्कनेक्ट या इंटरनेट कनेक्शन, बैकअप की विफलता के मामले में डीआरपी की योजना है। परेशानी मुक्त संचालन सुनिश्चित करने के लिए, समय के साथ एक विशेष विभाग का गठन किया गया, जिसके पास अभी भी लाइसेंस ऑडिट का कार्य था।

विभिन्न कार्यक्रमों की प्रचुरता के कारण, विदेशी मुद्रा क्लब के कर्मचारियों को भी समस्याएँ हुईं। दस्तावेजों के संस्करण पर नज़र रखने के साधन के बिना, कुछ सुधारों के लेखक और पाठ या तालिका के अंतिम संस्करण को खोजना मुश्किल था।

रखरखाव की लागत को कम करने के प्रयास में, विदेशी मुद्रा क्लब समान समस्याओं को आसानी से हल करने के लिए एक रास्ता तलाश रहा था। यहीं से हमारी बातचीत शुरू हुई।

एक विकल्प के लिए खोजें

पूर्ण सहयोग को लागू करने के लिए, दृष्टिकोण को स्वयं बदलना आवश्यक था - स्थानीय भंडारण से क्लाउड में स्थानांतरित करना। विदेशी मुद्रा क्लब ने सभी कार्यालय अनुप्रयोगों के लिए एक सामान्य क्लाउड समाधान की तलाश शुरू कर दी। दो उम्मीदवार थे: ऑफिस 365 और जी सूट।

Microsoft से कई विदेशी मुद्रा क्लब लाइसेंस खरीदे जाने के बाद से कार्यालय 365 एक प्राथमिकता थी। लेकिन ऑफिस 365 केवल ऑफिस सूट की कुछ विशेषताओं को क्लाउड में माइग्रेट करता है। उपयोगकर्ताओं को अभी भी एप्लिकेशन को अपने व्यक्तिगत खाते से डाउनलोड करने और पुरानी योजना के अनुसार दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए इसका उपयोग करने की आवश्यकता है: संस्करण इंडेक्स के साथ प्रतियां भेजें और फिर से सहेजें।

Google क्लाउड जी सूट में अधिक सहयोग विशेषताएं हैं, और यह सस्ता है। Microsoft उत्पादों के मामले में, मुझे एंटरप्राइज़ अनुबंध का उपयोग करना होगा, और यह खर्चों का एक बिल्कुल अलग स्तर है (यहां तक कि खरीदे गए सॉफ़्टवेयर को ध्यान में रखते हुए)। और हमारी मदद से जी सूट का कार्यान्वयन Google कार्यक्रम के माध्यम से चला गया, जिसने बड़े ग्राहकों को कंपनी की सेवाओं पर स्विच करने की लागत के लिए मुआवजा दिया।

कर्मचारियों द्वारा उपयोग की जाने वाली अधिकांश सेवाओं को जी सूट में स्थानांतरित करने की योजना बनाई गई थी:

कैलेंडर और ईमेल (जीमेल और Google कैलेंडर);
नोट्स (Google Keep);
चैट और ऑनलाइन सम्मेलन (चैट, हैंगआउट);
कार्यालय सुइट और सर्वेक्षण जनरेटर (Google डॉक्स, Google फ़ॉर्म);
साझा संग्रहण (GDrive)।

नकारात्मक पर काबू पाएं

किसी भी उपकरण का कार्यान्वयन, यहां तक कि सबसे सुविधाजनक भी, हमेशा अंत उपयोगकर्ताओं के नकारात्मक का सामना करता है। मुख्य कारण रूढ़िवाद है, क्योंकि लोग कुछ भी बदलना नहीं चाहते हैं और काम में नए दृष्टिकोणों के लिए अभ्यस्त हैं। गैर-आईटी कर्मचारियों के बीच आम तौर पर साइटों पर जाने (लेकिन इन साइटों पर काम नहीं करने) के रूप में वेब पर उपस्थिति की विशिष्ट धारणा से स्थिति जटिल थी। वे बस यह नहीं समझ पाए कि इसके साथ कैसे काम किया जाए।

विदेशी मुद्रा क्लुब पक्ष पर, दिमित्री ओस्ट्रोवर्खोव परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार था। उन्होंने कार्यान्वयन के चरणों को नियंत्रित किया, उपयोगकर्ता समीक्षा और प्राथमिकता वाले कार्यों को एकत्र किया। संयुक्त प्रशिक्षण, कर्मचारी सर्वेक्षण, कंपनी के नियमों की व्याख्या ने हमें शुरू करना आसान बना दिया।

इस परियोजना में सॉफ्टलाइन का मुख्य उद्देश्य पहले चरण में उपयोगकर्ताओं और सिस्टम प्रशासकों और तकनीकी सहायता को प्रशिक्षित करना था। हमने समझाया कि प्रशिक्षण की श्रृंखला के माध्यम से उत्पाद को कैसे काम करना चाहिए। कुल में, हमने प्रत्येक के 4 घंटे 15 प्रशिक्षण आयोजित किए। पायलट से पहले - सिस्टम प्रशासक के लिए जो परिवर्तन के लिए मंच निर्धारित करते हैं। और बाद वाले पहले से ही सामान्य कर्मचारियों के लिए हैं।

मुख्य प्रशिक्षण कार्यक्रम के हिस्से के रूप में, हमने उन लाभों पर जोर दिया जो नए उपकरण के लिए उपयोग किए जाने की कठिनाई के लिए अंतिम उपयोगकर्ताओं को मुआवजा देते हैं। और प्रत्येक प्रशिक्षण के अंत में, कर्मचारी अपने सवालों के साथ आ सकते हैं, जिसने काम की शुरुआत में नुकसान को दूर किया।

हालांकि विदेशी मुद्रा क्लब अपने स्वयं के ग्राहकों के लिए प्रशिक्षण सेमिनार आयोजित करता है, लेकिन आवश्यक क्षमताओं वाले शिक्षकों की कमी के कारण कंपनी अपने दम पर जी सूट पर प्रशिक्षण शुरू नहीं कर सकी। हमारे प्रशिक्षण के प्रभाव का मूल्यांकन करने के लिए, विदेशी मुद्रा क्लब ने प्रशिक्षण से पहले और इसके कुछ समय बाद छात्रों का सर्वेक्षण किया। पहले सर्वेक्षण में भविष्य के परिवर्तनों की ज्यादातर नकारात्मक धारणाएं दिखाई दीं। दूसरा - इसके विपरीत, सकारात्मक का उदय। लोगों को एहसास होने लगा कि यह उनके काम पर लागू होता है।

पायलट कार्यालय

परियोजना 2017 के अंत में शुरू हुई, जब दस प्रणाली प्रशासकों ने जी सूट में स्विच किया। इन लोगों को अग्रणी बनना था जिन्होंने समाधान के पेशेवरों और विपक्षों की पहचान की और परिवर्तन का मार्ग प्रशस्त किया। हमने उनकी प्रतिक्रिया और सिफारिशों को ध्यान में रखा, और जनवरी 2018 में हमने गैर-आईटी कर्मचारियों के पहले परीक्षण संक्रमण के लिए एक स्थानीय प्रणाली प्रशासक के साथ एक मध्यम आकार की शाखा का चयन किया।

संक्रमण एक साथ किया गया था। हां, लोगों के लिए नए उपकरणों पर स्विच करना कठिन है, इसलिए यदि आप क्लाउड समाधान और डेस्कटॉप एप्लिकेशन के बीच चयन कर सकते हैं, तो उपयोगकर्ता अधिक परिचित डेस्कटॉप पर चले जाएंगे और वैश्विक अपडेट योजनाओं को धीमा कर देंगे। इसलिए, पायलट कार्यालय के लिए प्रशिक्षण पूरा होने पर, हमने जल्दी से सभी को जी सूट में स्थानांतरित कर दिया। पहले कुछ हफ़्ते, अभी भी कुछ प्रतिरोध था; एक स्थानीय प्रणाली प्रशासक ने इससे निपटा, जिसने सभी कठिन क्षणों को समझाया और दिखाया।

पायलट कार्यालय के बाद, हमने पूरी विदेशी मुद्रा क्लब आईटी विभाग को जी सूट में स्थानांतरित कर दिया।

हम एक शाखा नेटवर्क बदलते हैं

पायलट प्रोजेक्ट के अनुभव का विश्लेषण करने के बाद, हमने विदेशी मुद्रा क्लब आईटी विभाग के साथ मिलकर कंपनी के बाकी हिस्सों के लिए एक संक्रमण योजना विकसित की। यह मूल रूप से योजनाबद्ध था कि प्रक्रिया दो चरणों में होगी। पहले चरण में, हम केवल सबसे विदेशी मुद्रा क्लब कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना चाहते थे जो उत्पाद के लिए सबसे अधिक वफादार हैं, जो अपने कार्यालयों में परियोजना को बढ़ावा देंगे - वे सहयोगियों को दूसरे चरण में एक नए मंच पर जाने में मदद करेंगे। कंपनी में "इंजीलवादियों" का चयन करने के लिए, हमने एक सर्वेक्षण किया, जिसके परिणाम सभी उम्मीदों से अधिक थे: पूरे विदेशी मुद्रा क्लब के लगभग आधे लोगों ने जवाब दिया। तब हमने इस प्रक्रिया को आगे बढ़ाने का फैसला नहीं किया और "कर्मचारियों के माध्यम से कार्यान्वयन" के चरण को याद किया।

जैसा कि पायलट परियोजना में, पहले प्रधान कार्यालय चले गए, जहां एक स्थानीय प्रणाली प्रशासक है - उन्होंने उत्पन्न होने वाली कठिनाइयों का सामना करने में मदद की। प्रत्येक कार्यालय में, नए उपकरणों के लिए संक्रमण प्रशिक्षण से पहले किया गया था। प्रशिक्षण को एक लचीले शेड्यूल के अनुसार योजनाबद्ध करना था, जो अलग-अलग समय क्षेत्र और कार्य शेड्यूल को ध्यान में रखता था। उदाहरण के लिए, कजाकिस्तान और चीन में कार्यालयों के लिए, प्रशिक्षण सुबह 5 बजे मॉस्को के समय से शुरू होता था (वैसे, जी सूट चीन में ठीक काम करता है, कोई फर्क नहीं पड़ता)।

प्रधान कार्यालयों के बाद, एक शाखा नेटवर्क ने जी सूट में स्विच किया है - लगभग 100 अंक। परियोजना के अंतिम चरण की ख़ासियत यह थी कि इन शाखाओं में मुख्य रूप से ऐसे लोग हैं जो स्प्रेडशीट के साथ बहुत काम करते हैं। उनके लिए, हमने डेटा ट्रांसफर करने में मदद के लिए दो सप्ताह तक प्रशिक्षण किया।

उसी समय, हमारे विशेषज्ञों ने विदेशी मुद्रा क्लब के लिए समर्थन के पर्दे के पीछे काम किया, चूंकि जी सूट के संक्रमण के तुरंत बाद, तकनीकी सहायता के लिए कॉल की संख्या उम्मीद के मुताबिक बढ़ गई। अनुप्रयोगों का शिखर शाखा नेटवर्क के संक्रमण पर गिर गया, लेकिन धीरे-धीरे अनुरोधों की संख्या घटने लगी। कार्यालय उत्पादों और ई-मेल, सॉफ्टवेयर लाइसेंस के प्रबंधन, सर्वर और नेटवर्क उपकरण के साथ-साथ बैकअप संचार चैनलों के लिए आवेदन विशेष रूप से कम हो गए थे। यही है, कार्यान्वयन ने समर्थन और बैक-ऑफ़िस की पहली पंक्ति पर लोड को कम कर दिया है।

कुल मिलाकर, कार्यालयों के हस्तांतरण में लगभग दो महीने लगे: फरवरी 2018 में, मुख्य कार्यालयों में और मार्च में - शाखा नेटवर्क में काम पूरा हो गया।

पानी के नीचे की चट्टानें

एक बड़ी समस्या ईमेल प्रवास की गति थी। आईएमएपी सिंक का उपयोग करके एक ईमेल को जिम्ब्रा से जीमेल में स्थानांतरित करने में 1 सेकंड का समय लगा। फ़ॉरेक्स क्लब के सैकड़ों कार्यालयों में लगभग 700 कर्मचारी काम करते हैं, और उनमें से प्रत्येक के पास हजारों पत्र हैं (कुल में, वे 2 मिलियन से अधिक ग्राहक हैं)। इसलिए माइग्रेशन को गति देने के लिए, हमने जी सूट माइग्रेशन टूल का उपयोग किया, इसके साथ ही पत्रों को कॉपी करने की प्रक्रिया तेजी से आगे बढ़ी।

कैलेंडर और कार्यों के डेटा को स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं थी। यद्यपि पुराने बुनियादी ढांचे में कुछ समाधान थे, लेकिन वे कर्मचारियों द्वारा पूरी तरह से उपयोग नहीं किए गए थे। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट कैलेंडर बिट्रिक्स पर एक पोर्टल के रूप में लागू किया गया था, जो असुविधाजनक है, इसलिए, कर्मचारियों के पास अपने उपकरण थे, और कर्मचारी स्वतंत्र रूप से डेटा ट्रांसफर में लगे हुए थे।

उपयोगकर्ता परिचालन दस्तावेजों को स्थानांतरित करने में भी कामयाब रहा (हम केवल वर्तमान कार्य पर डेटा के बारे में बात कर रहे हैं - कंपनी के ज्ञान आधार के लिए एक अलग समाधान का उपयोग किया जाता है)। यहां कोई सवाल नहीं उठता। यह सिर्फ इतना था कि किसी बिंदु पर एक प्रशासनिक रेखा खींची गई थी - स्थानीय रूप से संग्रहीत जानकारी के लिए जिम्मेदारी स्वयं उपयोगकर्ताओं को दी गई थी, जबकि आईटी विभाग ने पहले से ही Google ड्राइव पर डेटा की सुरक्षा और सुरक्षा की निगरानी की थी।

दुर्भाग्य से, सभी वर्कफ़्लोज़ जी सूट में एनालॉग्स लेने में कामयाब नहीं हुए। उदाहरण के लिए, जीमेल में उपयोग करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य मेलबॉक्स में फ़िल्टर नहीं होते हैं, इसलिए एक विशिष्ट पत्र खोजना मुश्किल है। Google चैट में SSO प्राधिकरण के साथ भी यही कठिनाई थी, लेकिन Google के समर्थन में एक अनुरोध के माध्यम से इस समस्या को हल किया गया था।

उपयोगकर्ताओं के लिए मुख्य समस्याएं इस तथ्य से संबंधित थीं कि Google सेवाओं के पास अभी तक प्रतियोगियों के कार्यों का हिस्सा नहीं है, उदाहरण के लिए, समान Skype या Office 365। Hangouts केवल आपको कॉल करने की अनुमति देता है, Google चैट में उद्धरण की कमी होती है, और Google पत्रक Microsoft मैक्रोज़ का समर्थन करते हैं।

इसके अलावा, Microsoft और Google क्लाउड उत्पादों में टेबल एडिटिंग टूल्स के विभिन्न दृष्टिकोण हैं। स्प्रेडशीट वाली वर्ड फाइलें कभी-कभी Google डॉक्स में गलत फॉर्मेटिंग के साथ खुलती हैं।

जैसा कि हमें नए बुनियादी ढांचे की आदत है, कुछ कठिनाइयों को वैकल्पिक तरीकों के माध्यम से हल किया गया था। उदाहरण के लिए, मैक्रोज़ के बजाय, स्प्रेडशीट उन लिपियों का उपयोग करते हैं जो विदेशी मुद्रा क्लब के कर्मचारियों के लिए और भी सुविधाजनक लगते हैं। केवल विदेशी मुद्रा क्लब के वित्तीय विभाग के लिए एक एनालॉग खोजने में विफल रहा, जो 1 सी रिपोर्ट (स्क्रिप्ट, जटिल प्रारूपण के साथ) से संबंधित है। इसलिए, उन्होंने सहयोग के मामले में केवल Google शीट पर स्विच किया। अन्य दस्तावेजों के लिए, कार्यालय सूट (एक्सेल) अभी भी उपयोग किया जाता है।

कुल मिलाकर, फॉरेक्स क्लब ने माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस लाइसेंस के लगभग 10% हिस्से को छोड़ दिया। ऐसी परियोजनाओं के लिए, यह सामान्य अभ्यास है: कम कर्मचारी कार्यालय सुइट्स की उन्नत सुविधाओं का उपयोग करते हैं, इसलिए बाकी आसानी से प्रतिस्थापन को स्वीकार कर सकते हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बुनियादी ढांचे के बाकी हिस्सों पर कोई बड़े पैमाने पर परिवर्तन नहीं किए गए थे। फॉरेक्स क्लब ने जीरा और कंफ्लुएंस का त्याग नहीं किया, हालांकि इसने परिचालन कार्यों के लिए Google कीप को पेश किया। जी सुइट के साथ जीरा और कंफ्लुएंस को एकीकृत करने के लिए, हमने ऐसे प्लगइन्स तैनात किए हैं जो आपको डेटा को जल्दी से स्थानांतरित करने की अनुमति देते हैं। निगरानी प्रणाली को संरक्षित किया गया है, साथ ही कई अतिरिक्त उपकरण: ट्रेलो, टीमअप, सीआरएम, मेट्रिक्स, एडब्ल्यूएस, आदि। स्वाभाविक रूप से, सिस्टम प्रशासक शाखाओं में बने रहे।

Chromebook प्रयोग

लागतों में कटौती के तरीके की तलाश में, विदेशी मुद्रा क्लब ने सभी को क्रोमबुक-आधारित मोबाइल वर्कस्टेशन में स्थानांतरित करने का इरादा किया। यह उपकरण अपने आप में बेहद सस्ता है, और इस पर क्लाउड सेवाओं का उपयोग करते हुए, आप जल्दी से वर्कस्टेशन को तैनात कर सकते हैं।

हमने बिक्री विभाग में 25 उपयोगकर्ताओं के एक छोटे समूह पर मोबाइल नौकरियों का परीक्षण किया। इस विभाग के कर्मचारियों के पास ऐसे कार्य नहीं थे जो केवल वेब के माध्यम से काम को रोकते थे, इसलिए उनके लिए यह प्रवास किसी का ध्यान नहीं जाना चाहिए था। लेकिन परीक्षण के परिणामों के अनुसार, यह पता चला कि एक सस्ती क्रोमबुक का हार्डवेयर सभी विदेशी मुद्रा क्लब उद्यम अनुप्रयोगों के लिए सही ढंग से काम नहीं करता है। और अधिक महंगे मॉडल जो तकनीकी मापदंडों को फिट करते हैं, वे विंडोज पर आधारित क्लासिक लैपटॉप के मूल्य के अनुरूप हैं। परिणामस्वरूप, उन्होंने परियोजना को छोड़ने का फैसला किया।

जी सूट के आगमन के साथ क्या बदल गया है

सभी पूर्वाग्रहों और अविश्वास के बावजूद, चुनावों में प्रशिक्षण के 3 महीने बाद, 80% कर्मचारियों ने कहा कि जी सूट ने वास्तव में दस्तावेजों के साथ काम करना उनके लिए आसान बना दिया। संक्रमण के बाद, पहनने योग्य उपकरणों के साथ अधिक काम करना शुरू करने वाले कर्मचारियों की गतिशीलता में वृद्धि हुई:

विदेशी मुद्रा क्लब

Google प्रपत्र के अनुसार मोबाइल उपकरणों के उपयोग पर सांख्यिकी ने बहुत लोकप्रियता हासिल की। विभागों के अंदर, वे आपको जल्दी से सर्वेक्षण करने की अनुमति देते हैं जिसके लिए आपको पहले मेल का उपयोग करना पड़ता था, परिणाम मैन्युअल रूप से एकत्रित करते थे। Google चैट और हैंगआउट मीट में संक्रमण के कारण सबसे अधिक सवाल और शिकायतें हुईं, क्योंकि आमतौर पर उनके कम कार्य होते हैं, लेकिन उनके उपयोग से कंपनी के भीतर कई दूतों को छोड़ दिया जाता है।

परियोजना के परिणाम दिमित्री ओस्त्रोवरखोव द्वारा तैयार किए गए थे, जिनके साथ हमने काम किया था: "परियोजना ने आईटी बुनियादी ढांचे पर विदेशी मुद्रा क्लब की लागत को कम किया और इसके समर्थन को सरल बनाया। प्रक्रिया रखरखाव कार्यों की एक पूरी परत गायब हो गई है, क्योंकि ये मुद्दे Google द्वारा संबोधित किए जा रहे हैं। अब सभी सेवाओं को दूरस्थ रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, वे Google प्रशासकों के एक जोड़े द्वारा समर्थित हैं, और आईटी विभाग ने अन्य चीजों के लिए समय और संसाधनों को मुक्त कर दिया है। "

हमने कई सौ लोगों की वितरित टीम SAAS को कैसे हस्तांतरित किया