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5 pièges à l'efficacité personnelle

Si vous avez appris à maîtriser tous les domaines de la vie, lisez un autre article. Mais si le travail à domicile vous a fait réfléchir à l'amélioration de l'efficacité personnelle, cette analyse est pour vous. Sur la base de son expérience personnelle et de sa communication avec ses collègues, Kirill Beloborodko, responsable de projet et de personnel au bureau d'EPAM Kharkiv, a collecté des erreurs typiques qui pourraient conduire un débutant à la procrastination, au lieu d'aider à en faire plus.

Cyril est un adepte de longue date des outils pour augmenter l'efficacité personnelle. Il les introduit activement non seulement dans son travail, mais aussi dans presque tous les domaines de la vie. Ce printemps, lorsque la mise en quarantaine a obligé la plupart des professionnels de l'informatique à travailler à distance, ils l'ont aidé à rester productif à la maison et à maintenir un équilibre travail-vie sain. A notre demande, Cyril partage avec vous son expérience et ses recommandations.



Un peu de théorie


Au fil des années d'essais et de tests, j'ai lu de nombreux livres et testé un certain nombre d'outils. Si vous venez de vous plonger dans le thème de l'efficacité personnelle, je vous recommande:

  • David Allen , «Comment mettre les choses en ordre. L'art de la productivité sans stress . ” C'est un classique. Les livres suivants suivent et développent les pratiques d'Allen.
  • Gleb Arkhangelsk , "Time Drive. Comment réussir à vivre et à travailler . » Le livre peut être traité de façon quelque peu critique, mais il est l'une des sources les plus complètes sur la gestion du temps.
  • Maxim Dorofeev , Techniques Jedi . Une collection relativement nouvelle de techniques de performance éprouvées de divers auteurs.
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Après avoir lu l'un de ces livres, vous comprendrez que la première compétence de base nécessaire à l'efficacité personnelle consiste à corriger et à décrire les cas entrants, puis à les saisir dans n'importe quel système. David Allen a écrit sur des choses analogiques comme les plateaux de correspondance. Maintenant, bien sûr, il vaut mieux utiliser des outils numériques. Dans le même temps, le principe de base n'a pas changé: les tâches doivent être fixes, regroupées en catégories et classées par temps d'exécution. L'approche classique de la matrice d'Eisenhower convient à cela.

Eh bien, la clé après s'être familiarisé avec la théorie est de connecter la pratique.

Outils d'efficacité


Conseil général: peu importe comment vous aimez les journaux papier, pensez à choisir un outil numérique. Bien sûr, le choix est très large et il est important de trouver une application qui répondra à vos exigences. Mais vous n'avez pas à transférer constamment des notes d'un ordinateur portable vers un ordinateur portable ou un smartphone. À mon avis, cela est contre-productif.

Voici les outils que j'ai essayés:

  • notes et listes de contrôle standard dans le smartphone . La façon la plus courante, mais pour les débutants, c'est assez pratique;
  • tableau personnel à Trello . Une bonne option, multifonctionnelle et facile à gérer de petits projets. Parce que beaucoup de gens l'utilisent comme un tableau Kanban personnel. Mais pour moi personnellement, c'était un peu lourd, avec des détails excessifs. Maintenir sa pertinence au quotidien a nécessité des efforts.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Todoist . C'est l'application avec laquelle je me suis retrouvé. J'y mène des tâches professionnelles et domestiques, je forme des listes de littérature et d'affaires. Mon Todoist est divisé en 7 grandes catégories selon les principes de Stephen Covey. Certaines catégories ont des sous-sections internes, et j'y place des tâches, marquant la priorité avec des codes de couleur. J'en partage avec ma femme et mes amis, afin que vous puissiez optimiser le travail global sur une tâche spécifique.

Ainsi, vous avez choisi un outil qui vous convient et vous avez commencé à pomper votre efficacité personnelle, comme l'enseignent les livres et comme le suggère l'application. C'est là que vous pouvez vous rendre ...

Pièges pour débutants


Piège n ° 1 . Passez tout le temps à réparer les choses. J'ai ressenti cela une fois. Si vous notez toutes les tâches dans les moindres détails, il n'y aura pas assez de temps pour leur mise en œuvre directe. Définissez une certaine barrière: par exemple, si la mise en œuvre prend moins de cinq minutes, vous ne vous engagez pas, mais faites-le tout de suite. De plus, naviguer dans une liste de tâches est difficile et inefficace.

Piège n ° 2. L'image entière - traits larges. Un autre extrême est également possible: les tâches que vous fixez sont trop générales. Si vous passez à une autre priorité, puis, en revenant après une semaine, vous risquez de ne pas vous rappeler à quelle phase vous vous êtes arrêté et ce que vous devez faire maintenant. La solution consiste à développer un format digestible et à diviser la grande tâche en morceaux qui peuvent être finalisés en une demi-heure (par exemple, «préparer le squelette de présentation et l'envoyer pour approbation»). Vous ne devriez pas avoir peur de ne pas terminer la tâche dans un temps donné et, par conséquent, le désir de la transférer.

Piège 3. Libellé abstrait. Les tâches doivent être décrites de manière à être compréhensibles et le succès de leur mise en œuvre a été facile à mesurer (par exemple, «Attribuer une série de téléphonie», «Composer une feuille de route pour le projet en cours», «Parler avec quelque chose sur tel ou tel sujet» - réussi options: "Apprendre l'anglais", "développer des connaissances en gestion des personnes" - pas vraiment). Les tâches sans spécificités migrent chaque jour et courent le risque de ne pas être exécutées.

Piège 4. Difficultés avec les priorités. Il existe deux approches polaires, mais le choix de l'une d'entre elles vaut la peine de s'y tenir. On dit qu'il vaut mieux commencer la journée avec la tâche la plus difficile avec une haute priorité (Brian Tracy écrit à ce sujet dans son livre "Eat a Frog! 21 Ways to Learn to Time"). Un autre - propose de commencer par les tâches «d'overclocking», mais assurez-vous que les tâches importantes ne migrent pas de jour en jour.

Piège n ° 5. Des attentes élevées. Essayez d'évaluer adéquatement le nombre de cas que vous pouvez faire en une journée. Par exemple, vous effectuez en moyenne 5 tâches. Si vous prévoyez 10, alors il sera difficile de faire face à tout et la qualité peut finalement être boiteuse. De plus, laissez un tampon de temps pour le "OS". Elle le sera toujours. Il est également utile de trier les tâches en tactiques et stratégiques (ces dernières nécessiteront bien sûr plus de temps. Cela doit être pris en compte lors de la planification).

Quelques conseils non évidents


Il arrive que nous nous ennuyions avec l'application et nous risquons de jeter une nouvelle bonne habitude . Une bonne "prévention" est pensée par Todoist et dans certains autres outils: l'utilisateur de l'application a du karma. Il augmente lorsqu'il n'y a pas de tâches en retard et que vous terminez tout ce que vous avez planifié. Cela stimule.

Essayez d'ajouter non seulement des travailleurs, mais aussi d'autres tâches à l'application pour l'efficacité personnelle. Faites une sorte d' analogue dynamique de la «roue de la vie» . Cela vous aidera à remarquer dans le temps quel domaine de la vie a longtemps nécessité une attention particulière.


Faites de votre calendrier de travail votre allié! Cela est particulièrement vrai pour ceux qui l'utilisent activement et participent à de nombreuses réunions. «Verrouillez» sur le calendrier le moment où vous devez vous concentrer(ou déjeuner. Parfois, c'est vital). Dans le même temps, laissez des créneaux libres afin que vos collègues puissent naviguer dans votre emploi du temps sans clarifications supplémentaires.

En conclusion


Vous vous demandez probablement pourquoi tout cela est nécessaire? À mon avis, les techniques d'efficacité personnelle, utilisées à bon escient, aident à boucler les cycles. David Allen affirme dans son livre que les cycles ouverts (c'est-à-dire les choses qui ne sont pas terminées) nous empêchent d'avancer. Pour moi, cette pensée a été la principale découverte de son livre.

Et un système de gestion des tâches efficace peut à la fois plonger dans le flux décrit par Mihai Chiksentmihai dans le livre «Stream. Psychologie de l'expérience optimale », et en déduire.



Essayez d'atteindre l'état de flux, en commençant le matin pour effectuer des tâches pas très difficiles et en continuant à augmenter. Peut-être que cette approche sera plus proche de vous que l'offre "manger la grenouille d'abord" de Brian Tracy

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