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Comptabilité à distance - comme avantage commercial

L'introduction d'un régime d'auto-isolement, les jours non ouvrés, l'auto-isolement et d'autres mesures restrictives dans une pandémie ont incité un nombre encore plus grand d'employeurs à transférer des employés vers un travail à distance depuis leur domicile. La comptabilité est une activité qui peut être effectuée à distance. L'essentiel est d'organiser correctement le processus de travail et de ne pas violer les exigences réglementaires.

La comptabilité est une procédure par laquelle l'organisation et la réglementation de la comptabilité d'une entreprise, d'une organisation ou d'une institution de tout type sont effectuées. Étant donné que le travail de comptabilité est directement lié aux finances de l'organisation, des employés expérimentés et de confiance devraient s'en occuper. Cependant, les petites et moyennes entreprises n'ont pas besoin aujourd'hui de leur propre service comptable. Les mêmes tâches, et à moindre coût, peuvent être résolues par la comptabilité à distance.


Qu'est-ce que la comptabilité à distance? Un sous-traitant - une organisation tierce spécialisée dans ce domaine ou un pigiste - c'est-à-dire un comptable travaillant à distance dans le cadre d'un contrat, peut prendre en charge les registres comptables et fiscaux de l'entreprise. Sa tâche consiste à enregistrer toutes les transactions financières du client et leur documentation, la préparation des rapports, des états, la préparation des documents de paiement, la comptabilité des immobilisations, les règlements avec les fournisseurs, la comptabilité des ventes, etc., par conséquent, il doit bien connaître les affaires du client, comprendre ce que valent les opérations pour des documents spécifiques.

Avantages ...


Idéalement, un tel employé distant devrait réduire la charge fiscale de l'entreprise, offrir la meilleure option pour documenter les opérations, éviter les dettes aux acheteurs ou aux entrepreneurs en raison de retards dans les formalités administratives, surveiller l'accumulation et le paiement des impôts, des salaires et des primes aux employés.

En embauchant un spécialiste à distance ou une entreprise d'impartition, l'entreprise peut économiser considérablement sur la comptabilité. De plus, l'externalisateur souhaite améliorer constamment les compétences de ses employés, il possède une vaste expérience de la communication avec les autorités réglementaires et est toujours au courant des changements législatifs. Un donneur d'ordre communique également avec des représentants des autorités réglementaires. Un spécialiste qui effectue une comptabilité à distance, calcule à l'avance le montant des taxes et indique à la direction de l'entreprise comment elles sont perçues, comment les réduire.

En outre, si la comptabilité est confiée à une société d'externalisation, le client n'est pas obligé de facturer des primes d'assurance et de fournir aux comptables d'autres garanties sociales, pour gérer la formation du personnel et la formation avancée. Tout cela est assuré par une société comptable spécialisée. Le contrat avec elle décrit la liste complète des services fournis. Et si vous avez besoin de conseils professionnels, la société distante fournira un service similaire moyennant des frais supplémentaires.

... et les risques


Cependant, la comptabilité à distance représente les risques les plus élevés: opérationnel, personnel, risques de réputation, risques de sécurité de l'information, fuite d'informations confidentielles. Il est également moins en mesure de contrôler efficacement le travail des spécialistes concernés, ce qui constitue une violation potentielle des délais de signalement en cas de résiliation du contrat.

Par conséquent, malgré les avantages évidents, un «comptable au loin» est une option avec certains inconvénients. Une entreprise d'externalisation est une alternative plus fiable pour presque le même prix. Elle peut fournir le plus compétent dans un employé de terrain particulier. Certaines sociétés d'externalisation fournissent des services supplémentaires tels que des conseils juridiques, des dossiers du personnel, l'optimisation fiscale, l'accès aux systèmes de référence, la vérification des contreparties.

Le sous-traitant peut se voir confier la comptabilité complète ou une partie du travail, par exemple le reporting ou la paie. Il est préférable de demander à l'externalisateur de préparer et de soumettre tous les rapports dont dispose l'entreprise: rapports à l'IFTS (bénéfices, TVA, impôt sur le revenu des particuliers, PFR, FSS, MHIF, taxe de transport, taxe foncière, taxe foncière, accises et autres). La société d'externalisation se chargera de la création d'une signature électronique et l'utilisera dans la préparation des rapports et leur transmission sur Internet.

Le contrat avec le donneur d'ordre, en règle générale, prescrit le volume et le calendrier des travaux, les critères d'évaluation de la qualité des services, la taille et le mécanisme de paiement de la rémunération, les dispositions concernant la confidentialité des informations, les secrets commerciaux et la responsabilité des parties. Il est nécessaire de préparer les documents et accords nécessaires, de déterminer l'algorithme pour le travail à distance d'un spécialiste financier. Le client donne à l'externalisant un accès aux documents primaires et au système comptable. Il existe un certain nombre de systèmes comptables - 1C, le service Web My Business, etc. Le plus courant est 1C.

Il est également nécessaire de déterminer la mesure de responsabilité du sous-traitant pour ses propres erreurs. Si un sous-traitant assure ses activités contre les erreurs comptables, il n'y a aucune crainte que les erreurs comptables entraînent des amendes.

Tenue de livres dans le cloud


Il convient de décider du schéma de workflow le plus efficace. Il est souvent pratiqué d'envoyer à un comptable des scans de documents primaires par e-mail. Les logiciels et les bases de données peuvent être stockés sur le serveur de l'entreprise, et leur accès est organisé via Internet, ou ils sont hébergés sur les serveurs de l'hébergeur ou dans le cloud. Les comptables ont déjà apprécié les avantages du cloud computing.


En règle générale, une société d'impartition offre aux clients un accès à distance à la comptabilité pour afficher les données. Et si nécessaire, vous pouvez récupérer la base de données avec les données. La société comptable vous fournira la base préparée, vous aidera à l'installer sur votre équipement.

Une attention particulière devrait être accordée à la fréquence de création de copies de sauvegarde des bases de données (généralement le fournisseur est responsable de cela) et à la sécurité de la transmission des données, car à distance maintenant plus souvent, par exemple, les données personnelles sont transférées, d'autres informations nécessitant une protection contre les accès non autorisés.

Si le programme 1C est situé dans le cloud, vous pouvez l'utiliser avec votre PC ou ordinateur portable. En louant un cloud 1C, vous y avez accès 24h / 24 depuis n'importe où dans le monde. Et à un coût, le cloud 1C est assez abordable pour toute entreprise.

Louer ou héberger 1C


Peu importe qui est engagé dans la comptabilité, des spécialistes de l'État, un pigiste ou un sous-traitant, 1C: Enterprise est pratique à déployer sur un serveur virtuel (VPS) dans le centre de données du fournisseur d'hébergement. Un tel serveur peut fonctionner à la fois sous Windows et sous Linux. Dans ce cas, le coût de l'équipement et sa maintenance ne seront pas requis. De plus en plus, les entreprises envisagent de louer un serveur comme alternative à l'acheter. 

La plupart des administrateurs système et des développeurs 1C utilisent Microsoft Windows Server et MS SQL. Il s'agit généralement d'un VPS avec un hyperviseur de virtualisation KVM ou Hyper-V. Pour 1C, vous avez besoin de 2 Go de RAM et d'au moins 40 Go sur le disque.

En Russie , services de location de serveurs VPS à partir de 1C(1C: Tenue de livres, 1C: Gestion de notre entreprise, 1C: Entreprise, 1C: Automatisation intégrée, etc.) propose plusieurs hébergeurs. Dans ce cas, vous pouvez travailler avec 1C à partir de n'importe quel appareil et de n'importe où dans le monde. Vous pouvez transférer vos bases de données vers un serveur virtuel ou les créer à partir de zéro.

Avantages de l'hébergement 1C:

  • Économies sur les coûts en capital, vous n'avez pas besoin d'acheter du matériel serveur, vous n'avez pas besoin d'acheter une licence pour les produits Microsoft 1C.
  • Les infobases 1C sur un serveur virtuel sont disponibles 24 heures sur 24, à tout moment et en tout lieu. 
  • Facilité d'utilisation, car 1C sur VPS fonctionne sur tous les appareils avec accès à Internet.
  • Pas besoin de passer du temps sur les mises à jour et les sauvegardes, généralement le fournisseur le fait pour vous.
  • Haute fiabilité du centre de données.

RUVDS, par exemple, dispose d'un vaste réseau de centres de données fiables (ils sont situés à Moscou, Saint-Pétersbourg, Kazan, Londres, Francfort, Zurich, Amsterdam, Ekaterinbourg), et nous travaillons avec le plus grand réseau et des centres de données indépendants avec une cote de fiabilité élevée d'au moins TIER III (SLA 99,998%). Nos serveurs fonctionnent sur des équipements puissants et nouveaux d'un partenaire - Huawei.
En plus d'une protection et d'une sauvegarde améliorées au niveau du centre de données, la certification FSTEC, nous avons conclu un contrat d'assurance avec la plus grande entreprise du monde - l'assureur AIG et nous pouvons maintenant offrir à nos clients - des entités juridiques des conditions attrayantes pour l'assurance individuelle de leurs activités et des données sur les serveurs virtuels de l'entreprise. Une telle assurance donne aux clients l'assurance qu'en cas d'incident, ils pourront recevoir des dommages et intérêts. En outre, cela minimise les conséquences de la crise causée par la fuite de données, la compensation en cas de violation de l'intégrité des informations d'entreprise.

Ainsi, 1C virtuel dans le cloud selon le modèle SaaS (Software as a Service) vous permettra d'utiliser le logiciel comme un service de paiement mensuel, de travailler avec 1C dans le cloud depuis n'importe où. Il n'est pas nécessaire d'acheter un logiciel, sa maintenance et sa mise à jour. Coûte 1C dans le cloud est beaucoup moins cher que d'acheter une infrastructure informatique pour 1C.

Par conséquent, la solution cloud est sélectionnée en fonction des critères de praticité et de coût du service. Les clients reçoivent une solution sous licence fonctionnelle sans avoir à contacter des spécialistes pour mettre à jour le système 1C. Le gain de temps, d'argent et la possibilité de travailler avec l'application à partir de différents PC peuvent être des facteurs décisifs dans le choix d'un produit. En s'abonnant, les clients peuvent automatiser leur activité principale, tenir des registres, calculer les salaires et soumettre des rapports via Internet.

Comme le montrent les résultats des tests , 1C sur VPS / \ VDS est une solution intéressante qui peut soulager les maux de tête de nombreuses entreprises. Par conséquent, il convient de prêter attention aux services "VPS-serveur avec 1C préinstallé". Bien sûr - en tenant compte de tous les avantages et inconvénients d' une telle décision.

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