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Productivité et motivation à distance: les entreprises informatiques russes partagent 2 mois d'expérience isolément

imagePhoto: Accentuate Staffing / Flickr

De nombreuses sociétés informatiques ont été mises en quarantaine à la mi-mars, sans attendre un ordre officiel des autorités. Il est devenu intéressant pour nous de savoir comment ils ont pu organiser le travail à distance, quelles difficultés sont apparues et, surtout, comment maintenir à distance la motivation des employés. Il s'avère que tout n'est pas si mal et certains sont prêts à continuer à travailler dans le nouveau mode et ainsi de suite.
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Natalya Tanaeva, responsable du développement de la marque de l’employeur de VKontakte:

certaines équipes ont commencé à travailler plus efficacement, certaines ont maintenu leur rythme de travail précédent, d’autres ont eu du mal à passer au format distant. 

Mais en général, la productivité de toute l'équipe a même augmenté. Avec le verrouillage, nous avons eu de nombreuses nouvelles tâches - il était nécessaire de répondre rapidement aux changements dans le monde et d'adapter le produit aux formats distants. Nous l'avons très bien fait.  

Comme avant de déménager dans un endroit éloigné, nous ne suivons pas les heures de travail, mais nous nous concentrons sur la quantité de travail effectué et les tâches effectuées. Nous avons une feuille de route, des sprints et des trackers de tâches.

Sergey Luchin, porte-parole du groupe Mail.ru:

Au travail, nous sommes plus préoccupés par le résultat que par le processus. Chaque employé a sa propre façon d'y parvenir. Il est important de garder le doigt sur le pouls, mais cela doit être fait avec soin. Il est nécessaire que les contrôles ne prennent pas trop de temps - si une personne passe une heure ou deux sur des rapports, la journée de travail est essentiellement réduite et utilisée de manière inefficace. De plus, il y a des tâches pour lesquelles des progrès ne peuvent être constatés qu'après une longue période, et de tels rapports quotidiens n'ont tout simplement aucun sens. Souvent, une conversation d'une demi-heure avec le chef en une semaine sera beaucoup plus efficace que cinq «statuts» quotidiens.
Il nous suffit de comprendre que l'employé est inclus dans le processus et est disponible pour ses collègues.

Tout au long de notre travail à distance, nous menons des enquêtes régulières pour savoir ce que ressentent les collègues lorsqu'ils travaillent à domicile. La plupart notent qu'en mode distant, ils sont confortables et fonctionnent encore plus efficacement.

Olga Filatova, Beeline Vice-présidente exécutive des ressources humaines et du développement organisationnel: les

entrevues avec les gestionnaires montrent que le rendement des employés n'a pas changé ou augmenté. Beeline a commencé à mettre en œuvre le projet de travail à distance BeeFREE en 2016, et pendant ce temps, nous avons acquis une vaste expérience dans l'organisation et la gestion du travail à distance. Cette expérience a également permis en avril de cette année de transférer rapidement plus de 90% des employés vers un travail totalement à distance.

Les employés et les gestionnaires utilisent le portail d'entreprise pour organiser et gérer le travail à distance. Les employés remplissent des listes de tâches avec les tâches de la journée, et cet outil permet de surveiller l'efficacité. De plus, nous effectuons des sondages auprès des dirigeants.

Service de presse du groupe Rambler:

Après les trois premières semaines de l'uddalenka, nous avons interviewé sélectivement des collègues et avons découvert ce qu'ils ressentent lorsqu'ils travaillent à domicile. Environ 20% des employés de différents niveaux de différents services y ont participé. La plupart d'entre eux ont augmenté la quantité de travail (comme 57% des personnes dans le monde), tandis que beaucoup ressentaient un sentiment de mobilisation et d'unité universelles. La productivité a également augmenté - les employés d'un site distant ont commencé à travailler de plus en plus activement. Ainsi, après l'annonce des congés en avril et mai, la majorité des salariés (plus de 80%) ont exprimé le souhait de continuer à travailler sur les projets qu'ils mènent.

Équipe RH «Dodo Pizza»:

Après la transition vers le travail à distance, de nombreux enfants ont une journée de travail plus longue. Lorsque vous travaillez à domicile, vous n'avez pas besoin de passer du temps sur la route et il est difficile de suivre le temps. La journée de travail commence plus tôt et se termine plus tard. Beaucoup travaillent aussi le week-end.

Chaque trimestre, nous effectuons une enquête par pouls et en avril, nous avons ajouté une question sur le travail à distance. Les résultats ont montré que les gars sont à l'aise, ils ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler. La seule chose est qu'il n'y a pas assez de communication en direct avec des collègues.

Nous continuons d'envoyer du mobilier et de l'équipement du bureau si les employés en ont besoin.

Quelles sont les difficultés de travailler à distance dans une grande équipe? Comment construisez-vous la communication? Quels services utilisez-vous?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Nous avons l'habitude de beaucoup parler: non seulement lors de réunions dans les salles de réunion, mais simplement de manière éphémère dans les couloirs ou dans la cuisine, sur des questions professionnelles ou informelles. Auparavant, nous allions souvent aux déjeuners de travail ou discutions rapidement des questions concernant le café. Cela fait partie de notre culture. Par conséquent, lorsque tout le monde est parti travailler à distance, c'est devenu inhabituel et au début un peu compliqué - il n'y avait pas assez de communication.

Mais en même temps, nous avions déjà de l'expérience dans les communications à distance. VK a des bureaux dans différents endroits et villes, beaucoup d'employés éloignés, donc même en "temps de paix", nous avons parlé non seulement en direct. Ce système est bien établi grâce à la plate-forme VKontakte: nous utilisons des salons de discussion, des communautés de travail et d'autres interfaces internes.

Il est important pour nous d'être sur la même longueur d'onde et de savoir ce que font les équipes voisines. Par conséquent, le processus d'information des employés a toujours été une priorité, bien avant l'isolement. Cependant, dans les réalités modernes, certains formats ont dû être légèrement corrigés.

Par exemple:

  • Les longs rapports sur les équipes signalés étaient publiés une fois toutes les deux semaines, maintenant - chaque semaine;
  • les discours sur l'actualité de l'œuvre avaient lieu sous forme d'émissions en provenance du Siège. Vous pouvez venir dans la salle de conférence et regarder en direct, poser une question à un orateur, pat. Maintenant, ils sont conservés au format vidéo. Nous pré-enregistrons des vidéos, montons et publions à l'heure habituelle dans la communauté pour toute l'équipe. Le respect peut être exprimé dans les commentaires;
  • rencontres avec la direction (nous les appelons «vendredi»), où le c-level répond aux questions de l'équipe et parle des événements importants, passé au format broadcast.

Service de presse du Groupe Rambler:

Nous avons pu passer rapidement à un format de travail à distance - cela nous a pris environ deux à trois jours. Le Groupe Rambler a depuis longtemps établi un processus de travail à distance pour la plupart des employés du groupe.

Pour les réunions de masse, nous avons immédiatement mis en place des équipes pour tout le monde, acheté des licences Zoom, aidé les employés à configurer de nouveaux services et équipements de communication (pour la période d'accès complet au mode distant, l'équipe de support technique a élaboré environ 500 tickets). Pour un accès rapide aux services internes, nous avons remplacé les routeurs VPN et fourni un accès standard à plus de 1,2 mille employés.

Pour rester dans le domaine de l'information générale, nous tenons des réunions hebdomadaires en ligne avec les chefs d'entreprise, le PDG rencontre l'équipe une fois toutes les deux semaines. Nous restons en contact avec les équipes et les dirigeants. Nous voulons même quitter cette pratique à l'avenir, presque toute l'équipe peut assister à une réunion en ligne, en se détachant au minimum des tâches de travail.

Olga Filatova, Beeline:

L'une des tâches les plus importantes est de maintenir une communication constante et transparente avec tous les employés, à la fois au sein des départements et avec la direction. Afin d'être constamment dans le domaine de l'information, les gestionnaires organisent des vidéoconférences en continu dans Zoom, Blue Jeans, Skype Entreprise, utilisent des groupes dans diverses messageries instantanées pour échanger des informations. Un rôle important dans la communication est joué par le portail d'entreprise Space, sur lequel nous publions des nouvelles et des annonces de réunions avec la haute direction. De telles réunions ont lieu régulièrement avec nous, car une communication constante avec les chefs d'entreprise est désormais un gage de tranquillité pour les collaborateurs.

Sergey Luchin, Mail.ru Group:

Nous sommes une entreprise technologique et il nous a été plus facile de transférer le travail vers un mode distant: Mail.ru Group dispose de nombreux produits de communication performants, dont deux réseaux sociaux russes de premier plan. Nous avions l'habitude de résoudre de nombreux problèmes dans les messagers, le courrier et la vidéo, mais maintenant nous venons de transférer toutes les communications en ligne, y compris les réunions avec les partenaires.

Service de presse MegaFon:

L'entreprise a fourni à tous ses employés la possibilité de se connecter gratuitement au tarif Unite!, Qui comprend Internet à domicile, les communications mobiles et la télévision, pour une organisation réussie du travail à domicile pendant trois mois. Dans le même but, les experts de MegaFon Corporate University MegaAcademia ont organisé un webinaire pour les employés et leurs proches avec des recommandations sur l'amélioration de la productivité, l'aménagement de l'espace de travail et des informations sur les outils numériques pour une communication ininterrompue et une résolution rapide des problèmes. Une formation a été développée pour les managers sur la bonne organisation du travail à distance des salariés. Au total, ils ont organisé plus de 20 événements en ligne: ateliers, webinaires, salons de l'emploi et autres.

Comment motivez-vous les employés? Comment compensez-vous le manque d'événements de team building?


Équipe RH «Dodo Pizzas»:

Nous sommes isolés depuis plus d'un mois et nous nous manquons tous. Pour maintenir l'esprit d'équipe, les gars appellent des équipes, jouent au quiz le week-end et organisent des dégustations en ligne. En avril, nous avons célébré l'anniversaire de l'entreprise en ligne. Ils ont organisé la diffusion sur la chaîne YouTube sous la forme d'un guide des programmes et de leur propre chaîne «Dodo TV». Des collègues en direct ont appris à cuisiner, à dessiner, à faire du sport à la maison, à prendre de belles photos et à jouer au jeu «Devinez la mélodie». Bien sûr, il y avait un programme de nouvelles du PDG de la société et de l'après-fête à Google Meet.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Avant de passer à un travail lointain, nos bureaux offraient beaucoup de divertissements et d'activités pour les employés: pizza du vendredi, jeux à l'abattoir de cerveau, classes de maître, championnats de tennis de table, visites conjointes de cinéma et bien plus encore. Quand il est devenu clair que le travail à distance durerait plus d'une semaine, nous avons commencé à penser que de nos activités il était possible de s'adapter au format à distance. Et immédiatement, ils ont demandé quels pouvaient être les besoins des employés travaillant à domicile, que nous pouvons aider à combler. Ils ont demandé à toute l'équipe ce qui leur manquait et ce qu'ils aimeraient et, sur la base des réponses, ils ont préparé de nouveaux formats. 

En conséquence, nous avons reformaté notre communauté interne pour les employés de VK Lectures (où les conférences pour l'équipe du siège ont été diffusées à l'heure habituelle) dans une communauté pour maintenir la bonne humeur sur un site distant - VK Isolation. Et ils ont déplacé les bâtiments de l'équipe là-bas dans un nouveau format.

Nous avons reformaté les anciens divertissements et en avons ajouté de nouveaux pertinents pour le travail à distance:

  • Aliments. Nous publions des recettes cool et simples de collègues pour ceux qui se sont d'abord révélés seuls avec la cuisine. Pour le niveau avancé, ils ont organisé des master classes plus complexes par des chefs via la communication vidéo. Des codes promotionnels pour les remises ont été envoyés à tous les employés du Delivery Club.
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Ils ont également donné des conférences sur l'histoire de la Maison du chanteur et du grand magasin «Près du pont rouge» avec les historiens de la Maison de la culture Lev Lurie. 

Olga Filatova, Beeline:

Nous utilisons l'implication en ligne des employés, ce qui les aide à se sentir intégrés à l'équipe. Par exemple, sur le portail d'entreprise, nous collectons des collections de photos avec le lieu de travail des employés, pratiquons des sports en ligne communs, des quiz, des tournois d'échecs en ligne, des sports électroniques. Pour un travail plus confortable, Zoom a créé des arrière-plans d'entreprise personnalisés. Nous avons rassemblé tous les événements organisés dans l'entreprise dans le prochain BeeFREE Digest. Tous les employés distants sont facturés un paquet supplémentaire de trafic Internet à leur numéro de service, et la télémédecine est également fournie dans le package VHI.

Service de presse MegaFon:

MegaFon organise des événements de divertissement en ligne pour les employés qui travaillent à distance sur la plate-forme MegaFon TV. En avril et mai, un concert en ligne de la célèbre star étrangère et un groupe de reprises ont eu lieu. Le 7 mai, un quiz a été organisé. Vendredi 15 mai, un concert de rock aura lieu. Il est également prévu d'organiser une master class culinaire avec les enfants des salariés et une master class en dessin.

Sergey Luchin, Mail.ru Group:

Nous avons traduit presque toutes les activités sociales en ligne, même les sports d'entreprise et les programmes pour les enfants des employés. Ils ont lancé des projets supplémentaires: une discussion de films avec le critique de cinéma Anton Dolin, une cuisine commune de petits déjeuners avec des chefs professionnels, etc. De plus, lors du passage au travail à distance, nous avons fourni des remises supplémentaires du Delivery Club à tous nos employés. Notre politique en matière de développement, formation, rémunération et avantages sociaux est restée inchangée.

Service de presse du groupe Rambler

Nous sommes constamment en contact, nous pouvons dire que nous nous sommes rencontrés plus tôt moins souvent. Nous avons des quiz en ligne, des mitaps. La participation à des événements est exclusivement volontaire, nous comprenons que l'auto-isolement n'annule pas les affaires personnelles et le travail peut prendre plus d'énergie. Par conséquent, nous essayons simplement d'aider: garder les enfants occupés, expliquer de nouvelles règles d'auto-isolement, donner des outils efficaces.

De nombreuses activités sont organisées par les salariés eux-mêmes. Par exemple, nous avons un Rambler / bar hebdomadaire, dans le cadre duquel tout le monde est intéressé à discuter en ligne non seulement des problèmes de travail, mais aussi de repos, de discussion sur des sujets abstraits / personnels.

Y a-t-il eu des cas d'épuisement professionnel? Comment avez-vous travaillé avec de tels employés? Avez-vous un psychologue du personnel prêt à vous aider dans de tels cas?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Depuis plus d'un an, une psychologue professionnelle travaille dans notre siège social, que tous les employés peuvent contacter. Avec la transition vers le travail à distance, l'opportunité de se tourner vers un psychologue a été préservée - ce n'est que maintenant que les séances se font par communication vidéo. 

De plus, nous avons un partenaire commercial RH avec lequel chaque collaborateur peut discuter de tout problème le concernant. Nous sommes pour une approche individuelle, et essayons toujours de trouver la solution optimale pour le problème spécifique de chaque employé, y compris en ce qui concerne le problème de l'épuisement professionnel. Quelqu'un a besoin de temps pour se détendre et passer complètement des tâches professionnelles, quelqu'un a besoin d'un changement d'activité au sein de l'équipe et quelqu'un a besoin d'aide pour établir une ligne plus claire entre le travail et le temps personnel. 

Service de presse du groupe Rambler

Au tout début de notre isolement, nous avons conclu un accord avec le service Comprendre le conseil à distance, en vertu duquel les employés d'un groupe d'entreprises peuvent consulter gratuitement des psychologues, des avocats et des consultants financiers.

De plus, notre équipe de formation et de développement offre à chacun une session de coach en ligne personnelle. Il s'agit d'une communication avec des spécialistes de haut niveau sur diverses questions, notamment l'épuisement professionnel, la perte de motivation. Ceux qui veulent manger, nous le savons avec certitude. Mais naturellement, l'ensemble du processus est complètement anonyme.

Olga Filatova, Beeline:

Au cours des cinq années du projet, nous avons étudié en détail les causes de l'inconfort du personnel et trouvé des moyens efficaces de travailler avec lui. Dans les cours de formation requis sur le travail à distance, nous donnons les notes introductives nécessaires sur la planification et la gestion du temps, partageons les astuces de vie, comment maintenir un équilibre travail-vie. De plus, après le début de la pandémie, notre université d'entreprise a développé le webinaire «Comment faire face à l'anxiété». Pour maintenir l'état des ressources des employés sur le portail interne, nous publions des collections de musique, de livres et de films, des applications, des astuces de vie pour le travail à distance et d'autres documents utiles.

Sergey Luchin, Mail.ru Group:

Nous fournissons à nos employés des informations utiles sur le thème du télétravail et aidons nos collègues à s'adapter au mode d'auto-isolement. Nous aidons à résoudre les problèmes liés à l'organisation du lieu de travail, à l'utilisation des outils de travail et à la communication.

De plus, nous avons lancé un programme de webinaires sur le stress et l'état fonctionnel. Dans les conditions de travail à distance, les collègues peuvent rencontrer un certain nombre de difficultés, notamment pour établir un équilibre entre travail et repos.Par conséquent, nos psychologues de bureau et des services de conseil psychologique en ligne tiers sont disponibles pour tous les employés, auxquels nous avons fait un accès aux entreprises.

Service de presse MegaFon:

Afin d'éviter l'épuisement professionnel et de résoudre rapidement les problèmes qui surviennent dans un mode d'auto-isolement qui n'est pas typique de tout le monde, les employés peuvent se tourner vers des psychologues d'entreprise qui sont prêts à consulter, à fournir un soutien et à formuler des recommandations sur la façon de faire face à la charge supplémentaire.

Que faites-vous si un employé devient mal à l'aise de travailler sur un site distant?


Olga Filatova, Beeline Vice-présidente exécutive des ressources humaines et du développement organisationnel:

Pour organiser correctement le travail à distance, les gestionnaires et les employés suivent des cours en ligne préparés par une université d'entreprise. Ils doivent passer tous les employés travaillant à distance. Grâce à ces cours, les collègues découvrent toutes les actions et algorithmes nécessaires pour travailler confortablement à domicile. Dans le même temps, bien sûr, les employés peuvent toujours discuter de problèmes particuliers avec leur superviseur et résoudre les difficultés rencontrées lors d'une session de coaching individuel.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Nous menons des enquêtes sur la façon dont les employés se sentent à distance et si nous pouvons vous aider avec autre chose, lisons les réponses et essayons de résoudre les problèmes qui surviennent. À tous ceux qui étaient mal à l'aise de travailler derrière des écrans d'ordinateur portable, nous avons transporté des moniteurs du bureau, et ceux qui souffraient à la maison sans chaise de bureau ont apporté des chaises. Nous essayons de prévoir les besoins qui peuvent survenir pour les employés travaillant à distance et recherchons des moyens de les satisfaire. 

Tout employé peut résoudre les problèmes avec son supérieur immédiat et le partenaire commercial RH ou DRH. Pour le moment, nous ne pouvons pas permettre à l'employé de travailler à partir du bureau pour des raisons de sécurité, mais nous essayons de résoudre toutes les autres demandes.

Service de presse du groupe Rambler

Nous essayons d'informer les employés sur la vie de l'entreprise et de les soutenir. Dès le premier jour du travail à distance, nous avons commencé à établir des liens directs avec le directeur général, les chefs d'entreprise et les équipes. De plus, nous organisons nos propres webinaires, où nous discutons de la façon de rester calme dans la nouvelle réalité pour les spécialistes et les gestionnaires. L'un des premiers webinaires sur les compétences professionnelles à distance (y compris personnelles et psychologiques) a réuni environ 700 employés.

Sergey Luchin, Mail.ru Group:

En cas de difficultés, tout collègue peut s'adresser à la fois à son supérieur hiérarchique et au partenaire commercial RH de son équipe pour aider à résoudre tout problème.

Depuis combien de temps votre équipe est-elle théoriquement prête à travailler dans un tel mode qu'aujourd'hui?


Olga Filatova, Beeline:

Nous travaillons à distance depuis 2016, nous n'avons donc pas de difficultés. De plus, nous sommes prêts à partager notre expérience dans l'organisation et la gestion du travail à distance avec d'autres entreprises et leurs employés. En mars 2020, Beeline a créé un site avec du matériel pertinent : règles pour le travail à distance, langue des documents juridiques, piratage de la vie des employés, entrées du webinaire sur ce sujet, etc. En un mois, plus de 100000 personnes l'ont visité.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Le travail dans un format distant a à la fois des inconvénients et des avantages, et jusqu'à présent, nous nous en sortons très bien. Pouvons-nous continuer comme ça? Oui, alors qu'il y a un tel besoin. Mais nous, bien sûr, comme tout le monde, attendons la normalisation de la situation et l'opportunité de revenir au rythme habituel de travail au bureau et de rencontre avec les collègues en direct. 

Service de presse du groupe Rambler

Dans certains actifs médicaux ("Poster", "Rambler"), le régime de travail flexible a été introduit depuis longtemps et leur calendrier n'a pas changé de manière significative. Sur le plan technique et opérationnel, nous étions prêts à déménager dans un endroit éloigné et, selon les chefs de file des actifs, nous maintenons notre efficacité. Mais il y a des projets dont le travail n'est pas possible dans un format distant. Cela s'applique à nos médias, Okko project studios - environ 3% du nombre total d'employés.

Nous avons tous manqué le bureau, collègues, amis et gestionnaires, nous voulons donc revenir rapidement au bureau. Nous le ressentons et le voyons / entendons nous-mêmes dans le cadre des commentaires de collègues.

Équipe RH «Dodo Pizza»:

Après avoir affaibli la quarantaine, nous prévoyons de recommander de travailler à domicile afin d'éliminer les risques d'infection dans les transports publics.

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