Comment faire un bon court rapport

La fin mai et début juin est la période traditionnelle de protection des diplômes dans les universités. En plus du travail final, les étudiants doivent préparer une courte présentation (de 7 à 10 minutes) devant le comité d'examen, ainsi que faire une présentation. Et souvent, pour un étudiant, préparer un rapport / présentation normal est presque plus difficile que d'écrire un diplôme lui-même. De plus, il s'avère souvent que plus le travail est informatif et intéressant, plus il est difficile d'en faire une performance de haute qualité. Dans cet article, nous vous proposons notre avis sur la façon de résoudre ce problème.



Au HSE de Saint-Pétersbourg, nous passons traditionnellement d'avril à mai pour travailler avec des étudiants diplômés sur leurs discours de défense (et les six mois précédents pour entendre les rapports complets). Et nous avons en quelque sorte accepté le fait que, malgré le niveau très élevé de nos élèves, peu d'entre eux réussissent à répéter la première fois. En règle générale, nous devons écouter les rapports 2-3 fois, éditer les présentations, ajouter / modifier / corriger la présentation du matériel avant de déclarer la présentation appropriée et de libérer l'étudiant pour protection. Et bien sûr, d'année en année, nous devons expliquer aux étudiants les mêmes principes de base pour construire un rapport, organiser une présentation, etc. Cet article est une tentative de présenter par écrit tous les principaux points que nous expliquons traditionnellement aux étudiants qui se défendent.Et nous serons heureux si les considérations que nous présentons ici s'avèrent utiles non seulement pour nos étudiants, mais aussi pour tous les autres étudiants - les lecteurs Habr venant cette année pour défendre leurs diplômes, ainsi que tous ceux qui doivent préparer de courtes présentations pour le travail selon les résultats de leurs travaux en cours.

Remarque: d'autres illustrations sont tirées de la présentation de la thèse de la première année du programme de maîtrise « Programmation et analyse des données », diplômé du programme de baccalauréat « Mathématiques appliquées et informatique » Egor Bogomolov.

1.Tout d'abord, le format d'une présentation de 7 à 10 minutes limite considérablement le nombre de diapositives dans une présentation. L'expérience suggère qu'il ne devrait pas y avoir plus de 12 à 15 diapositives. Pourquoi? Si nous prenons un rapport de 7 minutes et divisons 7 par le nombre de diapositives, nous obtenons en moyenne environ 30 secondes par diapositive. 30 secondes est une période assez courte, il est difficile de dire quelque chose de significatif pendant ce temps. Si le nombre de diapositives augmente, alors soit le rapport se transforme en file d'attente de mitrailleuses et personne n'a le temps de comprendre quoi que ce soit, soit le haut-parleur n'est pas garanti de tenir dans le temps qui lui est alloué. Sur cette base, fixons le nombre de diapositives (12–15) et comprenons ce qu'elles devraient contenir.



2.Avec la première diapositive, tout est plus ou moins clair: le titre du rapport, auteur, conseiller scientifique, organisation y est indiqué. Il est également conseillé de célébrer la ville et l'année. Seul point subtil: je souhaite que les informations placées sur la première diapositive soient correctement formatées. Cette diapositive définit le style de toute la présentation: le style et la taille de la broche, les couleurs qui seront utilisées plus tard. Par exemple, nous vous recommandons d'utiliser le bleu et le blanc - les couleurs d'entreprise de la tour.



Je vais vous parler du style des diapositives restantes. Sur chacun d'eux, il est souhaitable de faire à la fois l'en-tête et le pied de page. Il est souhaitable d'indiquer le nom du bloc de présentation dans la partie supérieure (disons sur les blocs ci-dessous), dans la partie inférieure - le nom de famille de l'orateur, le nom abrégé du rapport et, surtout , le numéro de la diapositive au format x / y , où xEst le numéro de la diapositive en cours, y est le nombre total de diapositives. Pourquoi est-ce fait? Les auditeurs, en règle générale, veulent comprendre à quel stade du rapport ils se trouvent et combien de diapositives sont en attente. Si ces informations ne sont pas disponibles, alors soit l'impression est créée que le rapport peut durer éternellement, soit qu'il peut se terminer à tout moment. C'est énervant.

3. Passons maintenant au contenu des diapositives. L'ensemble du rapport peut être conditionnellement divisé en deux parties: la partie introductive (avant de formuler les buts et objectifs du travail) et la partie substantielle (après les buts et objectifs). Important : dans un bon rapport, la partie introductive prend environ la moitié (!)toute la présentation, et voici pourquoi. Si l'orateur ne fait pas une introduction normale, ne fait pas en sorte que tout le monde soit présent pour comprendre le sujet de l'œuvre, l'énoncé du problème, etc., alors personne n'écoutera la partie substantielle - le public ne comprendra tout simplement pas de quoi parle le discours. Par conséquent, un succès de 50% est une partie introductive bien construite.



Important : de notre point de vue, la partie introductive doit être composée de trois blocs. Premier bloc- énoncé du problème, l'orateur y explique la tâche, le domaine auquel elle appartient, présente les concepts et définitions de base, indique pourquoi la solution à ce problème est importante. Et ce bloc, à de rares exceptions près, n'oubliez pas de tout inclure dans votre rapport. Cependant, tout le monde, hélas, ne sait pas lui dire correctement. L'idée fausse typique de l'orateur est que presque tout le monde connaît cette tâche, à l'exception des petits détails. Et au lieu d'expliquer sur les doigts quelle est sa tâche, l'orateur commence à utiliser librement les termes, définitions et faits, connus en règle générale uniquement pour lui et un groupe restreint de ses collègues, sans les expliquer en aucune façon.

Je peux dire une chose plutôt séditieuse, mais l'énoncé du problème devrait dans une certaine mesure être similaire à la réponse aux parents / amis / connaissances dans le bar à la question "Que faites-vous à votre université / travail?" Et il est peu probable que si vous êtes assis dans un bar ou dans la cuisine avec vos parents, vous verserez des termes inconnus et deviendrez un spécialiste cool. Très probablement, vous essayerez d'expliquer avec vos doigts au moins le domaine dans lequel vous effectuez des recherches. Et en règle générale, tout en étant assis dans un bar / dans la cuisine, vous parvenez à le faire, mais pendant le rapport - pour une raison quelconque, non. Vous devez comprendre: plus votre sujet est simple, clair et compréhensible, plus les gens écouteront votre rapport jusqu'à la fin.



Passons au deuxième bloc- Un examen des résultats disponibles dans ce domaine. La plupart des orateurs ont des problèmes avec lui. Pour une raison quelconque, on pense qu'il peut être jeté en toute sécurité, en particulier dans le cas de rapports courts. En attendant, c'est une erreur colossale; ce bloc est absolument nécessaire. S'il ne figure pas dans le rapport, cela signifie généralement deux options.

Première option - l'orateur ne comprend tout simplement pas qu'en plus de lui, il y a des centaines, sinon des milliers de chercheurs qui travaillent et reçoivent des résultats dans ce domaine. En conséquence, il est fort probable que tout ce dont le locuteur est sur le point de parler a déjà été fait par quelqu'un quelque part il y a longtemps, et il ne fait que réinventer la roue.

Deuxième option- que la tâche est si inintéressante et inutile pour quiconque que personne ne la fait. Par conséquent, la pertinence de cette tâche est proche de zéro, et écouter ce travail n'a également aucun sens. Ce sont bien sûr des cas extrêmes, il y en a des intermédiaires. Par exemple, quelques références à des œuvres de 1994. Et si c'est tout - là encore des ennuis, voir les deux options discutées ci-dessus.

Chers collègues, sans passer en revue les résultats d'autres chercheurs, tout votre travail n'a absolument aucun sens! Dans ce document, vous devez convaincre les auditeurs que vous êtes au courant de toutes les dernières recherches dans ce domaine, détenez pleinement le matériel, savez qui, quoi et quand a fait au cours des 4-5 dernières années . Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez pas écouter le rapport.



Il semblerait que dans une revue de la littérature, vous puissiez terminer la partie introductive et procéder à la formulation des buts et objectifs de l'étude. En fait, la plupart des orateurs inexpérimentés essaient de le faire. Et c'est une erreur très grossière: dans toute présentation, il doit y avoir un bloc extrêmement important, à savoir un bloc sous le nom de code "Big BUT". Dans ce bloc, vous devriez dire quelque chose comme ceci: oui, beaucoup a déjà été fait dans mon domaine (voir la 1ère partie obligatoire) (voir la 2e partie obligatoire), mais: il y a tel ou tel inconvénient dans telle ou telle œuvre, dans telle ceci ou cela n'a pas été fait pour ce travail, mais ceci et tel n'est pas clair à partir de ce travail. Et dans mon travail, je vais éliminer ces points / compléter ces tâches inachevées / proposer mes propres solutions plus performantes. Et ce n'est qu'après cela que vous pouvez passer à la partie centrale du rapport - la formulation des buts et objectifs du travail .



4. Le but de tout travail devrait être un. Plusieurs buts ne sont pas autorisés. S'il y en a plusieurs, c'est plutôt au mauvais endroit et sous la mauvaise forme que les objectifs formulés de l'étude. objectif- c'est quelque chose que vous voulez réaliser intégralement avec votre travail: créer un produit logiciel, assembler un ensemble de données, construire un modèle, effectuer une analyse, etc. Réfléchissez à ce que vous voulez réaliser avec votre travail. En règle générale, ce sera votre objectif.

Important: dans de très nombreux ouvrages, une erreur assez importante est commise à cet endroit - l'objectif est formulé trop généralement, par exemple, «créer un système de filtrage anti-spam» ou «détecter des bots sur les réseaux sociaux». Chers collègues, ce sont des tâches qui, depuis plusieurs années, ont été résolues par d'énormes sociétés informatiques telles que Google ou Facebook. Et ce sera très drôle s'il s'avère soudainement que c'est dans votre travail que cette tâche globale sera enfin résolue. Avec une probabilité très faible, les auditeurs croiront à un scénario aussi optimiste. Très probablement, un objectif formulé de manière similaire est toujours, en règle générale, un signe d'inexpérience et / ou d'incompétence. Veuillez ne pas commettre ce genre d'erreur - énoncez votre objectif de manière très précise.

Passons aux tâches. Tâches- Il s'agit essentiellement d'un court plan de votre travail, d'une brève description de la façon dont vous allez atteindre l'objectif fixé ci-dessus. Par exemple, «il faut créer un modèle»: 1) créer tel ou tel outil; 2) collecter tel ou tel ensemble de données; 3) construire un modèle prototype; 4) tester ce prototype sur telle ou telle donnée. Souvent, afin de formuler correctement les tâches, il vous suffit de revoir votre travail, de le diviser en 3-4 gros blocs et de les appeler en quelque sorte. En fait, ce seront vos tâches.

Important : il ne doit pas y avoir de nouveaux termes dans l'objectif ou les tâches. S'ils apparaissent soudainement, cela signifie que vous n'avez pas terminé l'énoncé du problème, n'avez pas expliqué pleinement tous les termes, outils, mécanismes qui sont généralement utilisés pour résoudre ces problèmes, etc. Ensuite, il ne devrait pas y avoir beaucoup de tâches. En règle générale, il s'agit de 3-4 tâches globales. Ne les écrasez pas, ne faites pas 7 à 8 tâches. Enfin, les tâches doivent être suffisamment courtes et concises . Idéalement, chacune de ces tâches devrait être placée dans le pied de page des diapositives suivantes.



5.Nous passons maintenant à la deuxième partie de fond du rapport. Sa construction est très simple. Il vous reste environ 7 diapositives en stock. Vous devez laisser la dernière diapositive pour les conclusions, il reste 6 diapositives. Ces diapositives sont divisées en blocs selon le nombre de tâches. Et pour chaque tâche de votre court rapport, vous laissez 1 à 2 diapositives. Hélas, c'est le maximum que vous pouvez vous permettre en raison du délai. Ce qu'il faut apporter est déjà une question assez spécifique, chacun devrait résoudre ce problème par lui-même. Il est important ici de choisir des points vraiment importants dans chacune des tâches et d'essayer d'en parler brièvement. Il n'y a pas assez de recettes générales pour cette partie, et l'expérience est très importante ici: la vôtre, votre superviseur et vos collègues.





Souvent à cet endroit, les étudiants posent la question: eh bien, eh bien, d'une manière ou d'une autre, sur les doigts, j'ai le temps de montrer quelque chose sur 1-2 diapositives; mais il y a beaucoup de détails importants, des dizaines de détails importants, et pas un seul professionnel qui écoute le rapport ne pourra évaluer le travail sans ces informations supplémentaires. Que faire dans ce cas?

Ici, vous devez comprendre ce qui suit. En règle générale, il n'y a que 2-3 personnes parmi le public qui comprennent vraiment de quoi parle votre rapport. Très probablement, ils seraient vraiment intéressés à en apprendre davantage sur les détails de l'étude. Pour le reste, les détails ne sont pas importants, ils ont besoin d'une idée générale. Expliquez-le sur vos doigts, et pour les professionnels étroits, préparez à partir de chaque bloc plusieurs diapositives supplémentaires en dehors de la présentation. Par exemple, votre rapport contient 15 diapositives. Laissez la numérotation x / 15, où x est le numéro de la diapositive en cours. Derrière la 15ème diapositive, faites des 16-17ème diapositives supplémentaires au format x / 15, x = 16.17, etc., sur lesquelles les informations qui ne pouvaient pas tenir dans les blocs principaux peuvent être extraites.



Si soudainement (ce qui n'est pas un fait) après votre rapport, l'un des auditeurs décide de vous poser une question spécifique, vous ouvrirez ces diapositives et répondrez à cette question en détail. En même temps, en répondant à la question, vous ne serez plus limité aux 7-10 minutes qui vous ont été accordées pour le rapport. Par conséquent, vous pouvez ajouter ces informations qui ne correspondaient pas physiquement au rapport principal, mais à propos desquelles vous vouliez dire quelque chose.



6.Allez à la dernière diapositive. Sur cette diapositive, vous énoncez les conclusions ou les résultats de votre recherche. En fait, il vous suffit ici de dupliquer les tâches formulées au milieu de votre rapport. Cependant, la question se pose: pourquoi alors cette diapositive est-elle nécessaire? N'est-il pas plus facile de simplement montrer à nouveau les tâches et de dire qu'elles sont toutes terminées? Non, il y a des différences importantes. Le fait est que, tout en formulant les objectifs de l'étude, vous ne pouvez toujours pas faire appel aux informations que vous aurez dans le contenu de votre rapport. Vous n'avez pas encore divulgué à l'aide de quelles idées, méthodes et approches vous avez atteint votre objectif, le succès de vos approches, la qualité des tests, etc. Cependant, à la fin de votre rapport, le public est déjà plongé dans le sujet, il connaît la terminologie,les solutions que vous avez proposées sont connues et vous pouvez révéler en toute sécurité les tâches formulées ci-dessus dans les conclusions et décrire brièvement comment vous avez résolu ces problèmes.

Eh bien, la cerise sur le gâteau dans cette partie du travail sera, par exemple, des liens vers des articles que vous avez écrits à la suite de l'étude, des rapports que vous avez faits lors d'une conférence particulière, des produits logiciels qui ont commencé à utiliser le code que vous avez écrit, etc. .

Petite note: la dernière diapositive une séparée « Merci » est pas nécessaire - cette phrase parfaitement calme peut dire à la fin des mots. Une diapositive comme «Vos questions?» Est également inappropriée. Cette phrase doit être prononcée par la personne qui préside cette réunion, ne lui enlevez pas son pain.

7. Eh bien, en conclusion, quelques mots sur ce qu'il faut faire si vous n'avez pas un court rapport de 7 à 10 minutes, mais un gros rapport de 30 à 40 minutes. Important:l'ensemble de la structure décrite ci-dessus reste catégoriquement inchangé. Restent les blocs «énoncé du problème», «examen des résultats disponibles», le bloc «mais», la diapositive «but et objectifs», la diapositive «conclusions». Qu'est-ce qui change? Le nombre de diapositives change, principalement dans la partie contenu: maintenant au lieu de 1-2 diapositives, vous pouvez enfin insérer 5-7 diapositives détaillées pour chaque tâche.

Mais ce n'est pas tout: en développant la partie contenu, il ne faut pas oublier la partie introductive. Il convient également de l'étendre: il est nécessaire de parler plus en détail de l'énoncé du problème, pour donner un aperçu plus détaillé des résultats disponibles. N'oubliez pas que la partie introductive reste au moins, sinon plus, une partie importante de votre rapport. Faites-le mal - et personne ne comprendra toutes les informations restantes, ou personne n'écoutera.

C’est tout en général. Nous espérons que ces notes seront utiles à tous ceux qui préparent leurs rapports, et en particulier aux étudiants qui préparent des présentations de leurs travaux de fin d'études en ce moment.

PS Ici, vous pouvez voir les diplômes et les présentations des diplômés de notre programme de baccalauréat « Mathématiques appliquées et informatique » pour 2019. Bien sûr, ils sont loin d'être idéaux, et ils pourraient (et devraient) être améliorés, mais ils peuvent donner une idée d'une partie finale du grand travail sur la préparation de nos étudiants à la défense.