💲 🌝 🧞 Trello - un système de gestion des connaissances efficace pour une petite équipe informatique 💆 🏰 🤶🏼

Lorsque nous parlons d'une base de connaissances, nous représentons généralement un système complexe dans une grande entreprise informatique. Ils utilisent la base de données pour stocker des instructions, de la documentation, des cours et des fiches de compétences. Mais même les petites équipes ont besoin de bases de connaissances. Par exemple, des concepteurs pour stocker des liens vers des sites d'inspiration, des exemples pour les clients, des services en ligne pour le travail et des articles.

L'utilisation de produits volumineux comme Confluence n'est pas pratique pour cela; les petites équipes sont mieux avec Trello. Cet outil simple et pratique vous permet d'organiser un référentiel de connaissances pratique en une soirée, facile à maintenir et à mettre à jour. C'est exactement ce que l'équipe de conception Web d'Atman Digital a fait et a été satisfait. Comment ils utiliseront la base de connaissances de Trello, quels sont les avantages de cette approche et qui convient, Roman Khorin dira - PDG d'Atman Digital.

Pourquoi choisir Trello

Lorsqu'un designer réalise un projet commercial, il a deux questions: "Où ai-je vu ça?" et "Comment cela peut-il être fait?" Un spécialiste expérimenté a une mémoire visuelle et visuelle des projets et services qu'il a développés. Trouver une référence (exemple) et comprendre comment mettre en œuvre un projet est une tâche simple pour lui. Mais les débutants n'ont pas une telle mémoire - ils doivent constamment étudier la conception de nouveaux sites et services.

Atman Digital a une jeune équipe de conception. Après avoir terminé plusieurs commandes, la question s'est posée: «Comment organiser un échange d'expérience en équipe?» Pour grandir et se développer. Cela nécessite de trouver un moyen d'échanger des services utiles et des ensembles de référence - une base de connaissances.

Nous n'avons pas eu le temps de construire une base solide et solide. Les premiers projets étant à Trello, l'équipe connaissait déjà cet outil. Il a été choisi pour organiser la base de connaissances.

La structure de Trello est simple et intuitive: listes, cartes, listes de contrôle. Nous avons organisé la base facilement et rapidement et nous nous y sommes adaptés grâce à l'interface familière. Chez Trello, il est facile d'organiser les liens externes qui constituent la base des designers. L'ajout de quelque chose de nouveau à la base de données est également facile et compréhensible pour toute l'équipe.

Fonctionnement de la base de connaissances Atman

La base est hiérarchique: elle est divisée en différentes catégories, chacune ayant des cartes avec un sous-niveau supplémentaire sous forme de listes de contrôle.

Planche de cartes dans la base de connaissances.

Le premier niveau de la hiérarchie est la séparation du workflow . Tous les projets commencent par l'analyse et se poursuivent par le prototypage. Les références et un mudboard sont un style visuel qui peut être proposé à un client afin de réaliser l'ensemble du projet dans ce style. Rendu de conception supplémentaire et plusieurs étapes qui ne sont pas dans l'image.

Lorsqu'un designer a un problème, il veut se souvenir de ce qu'il a vu ou utiliser son expérience passée. Les problèmes apparaissent non seulement comme ça, mais en relation avec le flux de travail, par exemple, montrez les exemples de sites client ou ajoutez un nouvel élément à la mise en page. Par conséquent, le premier niveau est la séparation des tâches.

Le deuxième niveau concerne les types de matériaux . Ce sont des cartes dans une section qui peuvent être structurées.

Au niveau ci-dessous - dans la fiche - une liste des matériaux que nous utilisons dans le travail. Dans ce cas, ce sont des sites dont nous nous inspirons. Il s'agit de «connaissances élémentaires» qui ne peuvent plus être divisées en composants.

Caractéristiques de la base de connaissances Atman

Il est construit sur des liens vers d'autres sites et services en ligne. Tout d'abord, l'expérience visuelle en ligne est importante pour le concepteur. À l'aide des liens, nous avons numérisé toutes les informations dont nous avions besoin en tant que connaissances: exemples de travaux, services, articles, vidéos, documents internes dans Google Docs. Numérisé, structuré et assemblé en un seul endroit.

La base est encombrée si vous ne la suivez pas. Par conséquent, nous avons un rôle distinct en tant que modérateur qui nettoie régulièrement la base de données et y ajoute quelque chose de nouveau.

Comment les connaissances entrent-elles dans la base de données? Tout le monde peut ajouter des connaissances, mais d'abord ils passent par le «Distributeur». Ceci est un filtre qui filtre les stupides d'utiles.

Lorsqu'un membre de l'équipe voit quelque chose d'intéressant, il le met dans le «Dispenser» sur l'une des cartes: «C'est vraiment utile!» ou "Peut être utile". Les matériaux de la deuxième carte sont discutés par l'équipe pour leur utilité.

Le modérateur entre régulièrement dans la base de données et vérifie tous les liens qui se sont accumulés dans le "Distributeur". Ensuite, il décide quoi faire avec eux - supprimer ou transférer dans une autre catégorie et ajouter une description si nécessaire.

Un système de rappels et de notifications . Au cours des premières semaines de la vie, la base était remplie d'émotions. Plus tard, la popularité a commencé à baisser et il n'y avait qu'un seul modérateur - moi. Pour résoudre le problème, j'ai introduit un système de rappels et de notifications.

Le principal canal de communication est Slack. Il a une intégration avec Trello. Nous avons tout configuré pour que lorsque vous ajoutez de nouveaux éléments au chat de l'équipe Slack, une notification apparaisse. Initialement, des notifications ont été envoyées aux concepteurs travaillant sur le chat. Quand ils ont commencé à se plaindre que les notifications étaient gênantes, nous avons créé un canal distinct dans Slack pour les notifications et ajouté ceux qui le souhaitaient.

Chaque semaine en téléphonant, nous partageons des expériences, des impressions, évaluons le travail. Au début de chaque réunion, je vous rappelle la base - je demande qui a ajouté quoi, ce que j'ai appris de nouveau, ce que je pourrais offrir. Au cours du workflow, je donne également des références à la base de données.

Ce qui s'est bien passé

Structure . La hiérarchie entre le processus de production et les "connaissances élémentaires" s'est bien illustrée. Les documents sont clairement structurés et faciles à trouver le lien dont vous avez besoin.

Édition . La base de Trello est facile à modifier: changer le texte, ajouter de nouvelles sections, listes, liens. Même si quelqu'un a fait une erreur, tout peut être réparé.

Instructions . Nous avons écrit une instruction séparée qui aide les débutants à comprendre comment fonctionne la base de données et à ne pas la casser.

Le système de rappel encourage l'équipe à utiliser la base de données, et le « Distributeur » aide à filtrer les matériaux inutiles et à ne pas salir la base de données.

Travail général. C'est pratique lorsque chaque membre de l'équipe peut participer au processus. Il n'y a pas une seule personne engagée dans la gestion des connaissances - tout le monde aide.

Ce qui s'est mal passé

Courtes descriptions . Il n'y a pas de problème avec des connaissances simples qui peuvent être décrites en une seule phrase. Mais cela ne se produit pas toujours.

Par exemple, dans la liste de contrôle, les trois premiers liens sont appelés "Les meilleurs sites du monde par catégorie". Pourquoi les noms sont-ils les mêmes? Quelles catégories? À quoi la hiérarchie numéro 1, numéro 2 et numéro 3 est-elle liée? Si vous expliquez ce que l'auteur de la carte voulait dire, cela prendra trop de place et le format de la liste de contrôle n'est pas pratique pour une description massive.

Béquilles pour gros fichiers . La base n'est pas très pratique pour publier des vidéos, des photos ou du texte. Le problème est résolu si les fichiers sont téléchargés sur le cloud et laissent un lien dans Trello. Mais, encore une fois, c'est une «béquille».

La base de connaissances est ouverte . Il y a un risque que les membres de l'équipe suppriment du matériel de la base de données ou en ajoutent d'autres, en contournant le «Distributeur».

Liens rompus . Plus la base est grande, plus il y a de liens. Certains d'entre eux finissent par devenir inactifs - cassés. Nous n'avons pas de vérification automatique des ressources et des sites inactifs.

Articles agrégateurs . La hiérarchie de la base suppose que nous passons de connaissances générales à «élémentaire» - à des liens vers une ressource spécifique. Les articles agrégateurs sont des documents comme «12 meilleurs services pour un designer» ou «999 sites utiles pour l'inspiration».

L'équipe a tendance à ajouter des articles agrégateurs à la base de données, mais ils ne sont d'aucune utilité, ils brisent la hiérarchie et ruinent la logique. De connaissances "élémentaires", nous nous trouvons dans ce méli-mélo, où nous devons à nouveau déterminer où, quoi et pourquoi.

Sans accès à Internet, la base de données n'est pas disponible. Trello lui-même et tous les liens ne fonctionnent pas sans Internet. Vous ne pourrez même pas le télécharger à l'avance.

Comment améliorer le système

Notre équipe a accès à l'édition, car jusqu'à présent, il n'y a eu aucun incident avec la suppression de quelque chose d'important. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez limiter l’accès de l’ équipe à la modification des documents. Pour ce faire, créez deux cartes: la base et le "Distributeur". Les employés ajouteront du matériel à un tableau séparé, à partir duquel le modérateur les transférera à la base principale. Dans la base de données principale, limitez les droits des employés à modifier.

Utilisez le système de balises dans Trello . Les balises sont des blocs colorés avec des noms. Par exemple, le rouge signifie les livres, le bleu signifie les liens et le vert signifie les vidéos. Vous pouvez regarder la carte et comprendre immédiatement par couleur ce qui s'y trouve. Les balises aident à ajouter un niveau supplémentaire de structuration à la base de données.

Utilisez plus de fonctionnalités des plugins. L'outil se développe rapidement et il est certain qu'il contient des outils qui vous aideront personnellement.

Conclusions et Recommendations

Trello a aidé à organiser rapidement une base de connaissances . Il ne restait plus qu'à collecter tous les liens des signets.

La base de connaissances sous forme de liens est pratique pour l'équipe de conception - le matériel est en trois clics. Il est également pratique à utiliser comme référentiel d'idées. Non seulement pour les concepteurs, mais, par exemple, pour le développement frontal, comme nous l'avons découvert.

Plus les spécialistes sont expérimentés, moins ils utilisent la base de connaissances . Lorsqu'une personne est déjà pleine et a acquis de l'expérience, elle utilise alors sa propre observation. Mais la base est activement utilisée par les débutants et apprend plus vite.

Sans système de notification, l'activité est réduite . Si vous ne le rappelez pas, ne créez pas de fond d'informations, alors la base de données est de moins en moins utilisée.

De plus, l'activité a chuté parce que nous avons migré de Trello vers PlanFix. L'espace de travail est déconnecté - il est plus difficile de revenir à Trello: vous devez ouvrir un onglet et rechercher. Si l'espace de travail de la base de données n'est pas connecté à d'autres, l'activité dans la base de données s'estompe.

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