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Les réunions sont faciles. Trois conseils pratiques quotidiens



Selon le PMI , le chef de projet passe 90% de son temps à communiquer avec les parties prenantes. Le but d'une telle communication est de discuter et de décider d'un certain nombre de questions. Une réunion consacrée à discuter de toute question est la définition d'une réunion.

Poursuivant la chaîne logique, je suppose que la conduite efficace des réunions est une compétence clé pour tout leader, du moins en termes de fréquence d'utilisation.

En décembre de l'année dernière (2019), le Comedy Club est sorti avec la production de «Une réunion très importante dans une très grande entreprise» . Ma bande Facebook était remplie de reposts de cette vidéo avec les mots "ressembler à la nôtre", "l'essentiel est que cela ne fonctionne plus comme ça" ou "ne ressemble à rien?" Un article est paru sur le habr avec une analyse de la production .

Bien avant le Comedy Club, les réunions sont devenues l'un des thèmes clés de la bande dessinée populaire Dilbert de Scott Adams . C'est juste le cas à la fois drôle et triste à la fois.

Je pense que non seulement à cette époque, j'avais la question rhétorique «Si tout le monde est conscient de ce problème et décrit tant de façons de le résoudre, alors pourquoi est-il toujours aussi pertinent?»

Mon livre préféré sur ce sujet est «Mort des réunions», par Patrick Lensioni . Quand je l'ai lu il y a quelques années, j'ai décidé d'essayer de le mettre mot pour mot.

Il y a six mois, j'ai eu une telle opportunité, mais je ne pouvais pas me passer d'écarts par rapport à l'original.

Pour le moment, je peux dire que je suis satisfait du résultat, j'ai donc décidé de partager quelques conseils de mon expérience. J'espère que vous les trouverez utiles.

Donc, une adaptation en 3 points pour chaque jour:

Classification


Affichez votre calendrier et essayez d'affecter chacune de vos réunions à l'un des groupes:

  • statut
  • tactique
  • stratégique

Des problèmes surviennent lorsque nous essayons de combiner 2 types de réunions en une seule.

Par exemple: les gestionnaires sont synchronisés par statut une fois par semaine, puis discutent des problèmes qui se sont accumulés. Dans mon cas, cela a conduit au fait que l'ordre du jour a erré de semaine en semaine et qu'il n'y a eu aucun progrès notable sur des questions importantes.

Visualisation


Trouvez un outil pour générer dynamiquement des ordres du jour pour des réunions tactiques. Cela peut être n'importe quel outil dans lequel il est possible de créer un tableau kanban (par exemple, Mirro, Trello, Asana, JIRA), il sera beaucoup plus facile pour vous si les questions sont classées par importance, et les accords et les prochaines étapes seront fixés en un seul endroit. N'oubliez pas non plus d'ajouter à l'ordre du jour les questions nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques.
Par exemple:Je me suis fait un simple tableau kanban à Trello et j'ai demandé à tous les participants d'écrire toutes les questions dans la colonne «Backlog». Cela a conduit au fait que même avant la réunion, les gars pouvaient voir les sujets possibles et préparer la discussion. Dans un premier temps, j'ai demandé aux gars d'indiquer avec une couleur sur la carte leur satisfaction quant aux progrès sur cette question, afin de comprendre lesquels sont les plus douloureux. Au fil du temps, nous sommes passés à la classification selon l'urgence et l'importance (faible / moyenne / élevée) en utilisant les mêmes couleurs d'étiquette.

Contrôle


Divisez les réunions tactiques en 2 types: une réunion hebdomadaire pour discuter des problèmes et des réunions spéciales consacrées à un problème spécifique. Si la question semble simple pour tout le monde, alors un accord sur l'algorithme pour la résoudre et les prochaines étapes ne prend pas plus de cinq minutes. S'il devient clair que la résolution du problème nécessite une élaboration et une collecte d'informations supplémentaires, alors la personne responsable de la question est nommée et le temps estimé pour la prochaine étape est fixé. Avec cette approche, il devient possible de discuter de toutes les questions de l'ordre du jour, ainsi que d'identifier tous les points problématiques. L'essentiel est que chaque question ait un propriétaire qui sera responsable de la mise en œuvre des étapes prévues et tiendra les parties prenantes informées des changements lors des réunions de type «statut».

Par exemple:pour les questions sur lesquelles «il est clair que faire», j'ai commencé la colonne «statut» sur le même tableau. Je l'utilise pour préparer une brève réunion sur la synchronisation, afin de ne pas manquer l'actualité des étapes qui devaient être franchies dans l'intervalle de la dernière réunion.

Quelques conseils de synchronisation:


Statut - au moins tous les 2 jours de 5 à 15 minutes.
Tactique hebdomadaire de 45 à 90 minutes.
Spéciaux tactiques de 30 à 90 minutes.

Les réunions stratégiques nécessitent de la préparation et du temps. Il est préférable de les sortir du bureau pour que les employés n'aient aucune chance d'être distraits par les tâches quotidiennes. Je les dépense une fois par trimestre et je vous demande de les libérer toute la journée pour cet événement.

J'ai essayé de rendre l'article aussi concis et utile que possible. J'apporte en outre un certain nombre de publications de Habr qui, à mon avis, aident à ouvrir un sujet:


Je serai heureux de vos questions et commentaires.

Rencontres productives et bonne journée :)

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