👩🏿‍🍳 🌱 👩🏻‍💼 Ne vous précipitez pas pour passer à l'EDI et à l'EDS aujourd'hui: des pièges que vous ne connaissez peut-être pas 👰🏼 😥 💃🏾

La situation des affaires en Russie avant la quarantaine n'était pas idéale. Mais au printemps 2020, des circonstances externes ont rayé les plans précédemment élaborés et obligé les entreprises à s'adapter fortement aux nouvelles réalités. La transition des employés vers un mode de fonctionnement à distance a posé des problèmes qui n'avaient pas été résolus auparavant. Par exemple, comment organiser l'impression et le transfert de documents?

Beaucoup ont pensé à la transition vers la gestion électronique des documents (ci-après EDI) et à l'utilisation des signatures numériques électroniques (ci-après EDS). Les entreprises qui fournissent ces services ont rapidement préparé des stocks et mis en œuvre le positionnement de l'EDI et de l'EDS comme une alternative rentable à l'impression et à la numérisation à distance de documents. Mais en est-il ainsi dans la pratique?

Examinons séparément deux composantes, le volume d'impression et les coûts d'impression, sur des exemples réels d'entreprises qui ont essayé l'EDI et l'EDS avant 2020. Ajoutez des informations juridiques et analysez l'aspect technique du problème.

Volume d'impression réduit: résultats mitigés

Les entreprises qui ont introduit l'EDI et l'EDS il y a plusieurs années ont déjà réussi à collecter des statistiques sur l'impact des nouvelles technologies sur les volumes d'impression. Les résultats étaient mitigés.

Pour certains, le volume total d'impression a diminué, mais pas suffisamment pour le retour sur investissement, pour quelqu'un, il est tombé dans un département, mais a augmenté dans un autre. Voyons pourquoi cela s'est produit.

Réduction insuffisante du volume d'impression

EDO ne couvre qu'une petite fraction de l'impression produite au bureau. Les résultats de la recherche montrent que le document de bureau moyen "vit" de quelques heures à 1 jour ouvrable. Lors de la mise en œuvre de l'EDI et de l'EDS, l'un des employés a le droit de signer le document sous forme électronique et de le télécharger dans les archives en ligne. Mais d'où viennent les données pour compiler ce document?

Par exemple, un gestionnaire signe un accord avec une signature numérique électronique et le télécharge sur un EDI. Mais il a reçu les données pour la rédaction du contrat sous forme papier: de la part d'entrepreneurs ou d'employés qui n'ont pas d'EDS. La même histoire avec les rapports comptables. Même si le document final est téléchargé sur l'EDI et que la signature numérique est signée, le comptable l'établit sur la base de documents imprimés et signés d'employés qui n'ont pas de signature électronique. Si tous les employés sont obligés d'envoyer des documents à la personne qui établit le contrat ou de faire un rapport par voie électronique, ils imprimeront et signeront également le document à la main, puis le numériseront. Ainsi, l'introduction de l'EDS et de l'EDI n'affectera pas la majeure partie du volume d'impression de l'entreprise.

Le volume d'impression a diminué dans un département mais a augmenté dans un autre

La société a introduit EDS et EDI afin de ne pas imprimer de documents sur les transactions avec les contreparties. Le volume d'impression dans le service des ventes ou des achats a diminué. Mais il a grandi en comptabilité. Pourquoi?
Premièrement, parce que la comptabilité (à juste titre) ne fait pas confiance à la sécurité des documents dans l'EDI. Bien qu'il soit impossible d'exclure une panne du système, une perte ou une corruption de données, chaque document électronique doit avoir une copie papier.

Deuxièmement, parce que le service comptable sait que lors d'un contrôle fiscal pour confirmer des transactions, le Service fédéral des impôts demande des documents papier: originaux, documents primaires. Par conséquent, les comptables imprimeront et iront dans les documents de fermeture de dossier appropriés pour chaque transaction. Le volume d'impression d'un département est simplement transféré vers un autre département.

Et même économiser des copies pour la contrepartie n'est pas toujours sans ambiguïté. Parce que chaque contrepartie avec EDS et EDI transfère également les obligations de la presse à ceux avec qui elle interagit.

Il arrive que l'introduction de l'EDI augmente (!) Le volume d'impression. Une entreprise a introduit le transfert électronique des versions intermédiaires des documents en préparation de la version finale. Auparavant, 6 employés lisaient et signaient la feuille d'approbation imprimée: chacun apportait des corrections, puis les transférait à l'autre. La version finale du document a été scannée. Désormais, les signataires ont reçu une version électronique du document. Cependant, l'habitude de travailler avec du papier est restée: chacun des 6 employés a imprimé un document, fait des corrections avec un stylo, les a copiés électroniquement et les a envoyés au suivant dans la chaîne. Conclusion: au lieu d'un document, ils ont commencé à imprimer 6. Le volume d'impression a augmenté de 6 fois!

Volume d'impression réduit: conclusions

Avant d'introduire l'EDI et l'EDS, étudiez attentivement les processus commerciaux au sein de l'entreprise. Ces technologies ne sont efficaces que lorsque leur mise en œuvre réduira considérablement les volumes et les coûts d'impression. Et rappelez-vous que vous ne pourrez toujours pas vous soustraire à l'impression des rapports pour les autorités réglementaires et comme assurance en cas de défaillance des archives et de perte ou de distorsion des données.

Réduction des coûts: des résultats opposés

L'introduction de l'EDI et de l'EDS peut permettre de réaliser des économies sur les feuilles imprimées. Mais qu'en est-il de l'argent?

Supposons que l'entreprise imprime beaucoup et souhaite se débarrasser des coûts des imprimantes, des fournitures et des services. Un EDS coûte de 1 000 à 6 000 roubles par an, selon l'étendue de l'entreprise. La mise en œuvre de l'EDI coûte environ 3 000 roubles par mois (système 1C, l'envoi de 100 ensembles est inclus dans le prix, chacun 10 roubles supplémentaires).

Si vous placez un EDS pour 1 employé, alors avec la bonne quantité de documents, il ne sera pas en mesure de résoudre d'autres tâches. Vérifiez et signez uniquement les factures, les contrats, les factures, les actes, etc. Par conséquent, le salaire annuel du signataire s'ajoutera au coût de l'EDS et de l'EDI. Et il est peu probable que la signature de documents, y compris les états financiers, soit confiée à une personne en situation de faiblesse avec un petit salaire. C'est tout simplement dangereux. Il y a un autre problème: que se passera-t-il si le seul employé atteint d'EDS tombe malade, part en vacances ou quitte?

Vous pouvez émettre un EDS pour 10 employés, mais cela coûte de 10 à 60 000 roubles par an. Et au moins 36 mille roubles à l'opérateur EDI.

Si vous implémentez le logiciel, la licence API annuelle pour l'utilisation de l'EDI (ordinateur Diadoc) coûtera 18 mille roubles. La même entreprise propose des services intermédiaires: de 4200 roubles par mois pour le transfert de 600 documents à 68,4 mille roubles par mois pour le transfert de 12 mille documents.

Et il est nécessaire d'ajouter le coût d'impression des documents à toutes les dépenses liées à l'EDS et à l'EDI, car la société ne peut pas l'exclure complètement.

Réduction des coûts: transition temporaire vers EDS et EDI

Certaines entreprises sont conscientes des pièges énumérés ci-dessus, elles ne considèrent donc pas la transition constante vers l'EDI et l'EDS. Mais en quarantaine, ils sont pressés d'introduire temporairement ces technologies afin d'économiser sur l'organisation de l'impression à distance.

Le forfait minimum pour 1 employé coûte de 3 000 à 5 000 roubles par mois. Dans le même temps, le même employé imprime environ 300 à 500 feuilles par mois. Le coût d'impression de 300 à 500 feuilles, y compris l'équipement, le service et les fournitures, coûte à l'entreprise de 500 à 2 000 roubles (le chiffre final dépend du format et des paramètres d'impression, ainsi que de l'équipement). Par conséquent, avant d'introduire temporairement l'EDI et l'EDS, comparez les coûts de maintenance d'une infrastructure de bureau dans un endroit éloigné avec les coûts de passage à d'autres technologies. Et rappelez-vous les coûts cachés.

Réduction des coûts: conclusions

La mise en œuvre temporaire ou permanente d'EDS et d'EDI n'est optimale que lorsque le coût de la transition et les coûts d'impression résiduels ne dépassent pas les coûts d'impression actuels. Par conséquent, au stade initial, définissez clairement le volume d'impression que vous ne pouvez pas refuser.

L'expérience des entreprises qui ont essayé l'EDS et l'EDI montre que dans la plupart des cas, les résultats ne correspondent pas aux attentes. Par exemple, le processus de signature, de transmission et de réception des documents en comptabilité s'est considérablement accéléré, mais les coûts totaux ont augmenté.

Pour réduire les coûts de mise en quarantaine, explorez tous les moyens disponibles pour optimiser vos coûts d'impression. Peut-être économiserez-vous sur les diagnostics d'équipement à distance ou retrouverez-vous les consommables à l'ancien taux. Et si vous êtes fermement convaincu qu'il est nécessaire de passer à l'EDS et à l'EDI, établissez un plan de mise en œuvre et des critères clairs pour choisir un fournisseur. Et pré-calculez le volume d'impression, qui ne peut pas être abandonné.

Mention légale

L'utilisation de l'EDI et de l'EDS comporte plusieurs aspects juridiques. Selon des experts juridiques, les tribunaux sont sceptiques vis-à-vis des documents électroniques et hésitent à accepter des données sous cette forme.

Deuxième question: la durée de conservation des documents. Contrairement au papier, les données EDI ne peuvent pas être éliminées après 3 à 5 ans. Et dans certaines situations, cela est utile. Cependant, l'année dernière, la Cour suprême a presque levé le délai de prescription pour les infractions fiscales. Différentes situations se produisent dans la vie d'une entreprise, il convient donc de consulter des avocats concernant l'impact de l'EDI et de l'EDS sur la nature des demandes des autorités réglementaires.

Le côté technique du problème

Commençons par la sécurité. Si le fournisseur d'EDI est une entreprise tierce, la sécurité des documents dépend de leur système de sécurité. Qu'adviendra-t-il des archives si le client cesse d'utiliser l'EDI ou décide de changer d'opérateur?

Il y a aussi la question de la dépendance à l'égard de l'externalisateur. Une entreprise n'a pas réussi à soumettre à temps à Sberbank des documents sur le renouvellement de l'EDS et n'a pas pu utiliser Sberbank en ligne pendant deux semaines. Parce que la connexion a été établie par un informaticien de quelqu'un d'autre et qu'il est impossible d'influencer la vitesse de son travail.

De simples défaillances techniques se produisent également: un comptable ou un gestionnaire ne peut pas signer et envoyer des documents car le programme ne fonctionne pas. Un spécialiste informatique de l'entreprise est connecté et entame des négociations avec un spécialiste informatique tiers. Ils recherchent la cause de l'échec et un moyen de le réparer. Et en ce moment, les activités de l’organisation sont gelées. Les partenaires ne reçoivent pas de contrats et de factures signés pour le paiement ou les factures payées, les employés ne reçoivent pas de salaires, les agences gouvernementales n'ont pas besoin de documents.

Si l'entreprise implémente EDI et EDS de manière globale, qui est responsable de la maintenance des archives à l'intérieur? Soit le service informatique aura des obligations supplémentaires, soit il embauchera un employé spécial. Peut-être recycler quelqu'un de l'État. Il s'agit de dépenses supplémentaires, mais les principales questions sont les suivantes: quelle entreprise aura accès aux archives et quelle devrait être la structure des protocoles de sécurité afin de prévenir les fuites d'informations ou la corruption délibérée de données?

Un problème supplémentaire: que se passe-t-il si aucune des organisations avec lesquelles l'entreprise interagit n'utilise l'EDI? Les comptables d'une entreprise ont déclaré qu'ils étaient obligés de mener deux flux de travail: papier pour les partenaires et électronique pour usage interne. Selon eux, dans les domaines de responsabilité maximale, ils impriment également la documentation interne. Parce que tous les employés ne sont pas aussi avertis dans la gestion de l'EDI. Et si des experts pour une raison ou une autre ne sont pas au bureau, il leur est plus facile de demander à leurs collègues de récupérer des archives papier que d'expliquer par téléphone comment fonctionne le système. Les risques de perte de données sont trop élevés.

résultats

Il existe des entreprises pour lesquelles l'introduction de l'EDI et de l'EDS est la meilleure optimisation des processus internes et de l'interaction avec les entrepreneurs. Mais pour d'autres organisations, la signature électronique et la gestion électronique des documents n'apporteront pas d'avantages tangibles. Pour comprendre à quel type appartient votre entreprise, comparez les coûts d'impression avec des coûts d'impression optimisés et le coût de la transition temporaire / permanente vers EDS et EDI.

Ne vous précipitez pas pour passer à l'EDI et à l'EDS aujourd'hui: des pièges que vous ne connaissez peut-être pas