🦈 👨🏼‍🏭 💲 Hourra (Oh non) - Udalenka 🖨️ ⭐️ 🧔🏽

La transition abrupte vers le travail à distance est devenue pour beaucoup un véritable défi. La plupart des employés de Localization and Support - les services du studio Plarium Krasnodar - travaillent à distance depuis environ cinq ans, mais au cours du dernier mois, ils ont également dû surmonter certaines difficultés. Nous avons demandé aux gars de donner quelques conseils sur la façon d'organiser efficacement le travail à distance et ce qui est important à considérer.

Entraînement

Au stade préparatoire, de nombreuses décisions importantes sont prises, la partie juridique est prise en compte, les ajouts aux contrats de travail sont signés ... Mais je veux me concentrer sur ce qui affectera l'ensemble du processus de travail.

Il est important de penser à l'état psychologique des employés pour qui le travail à distance est nouveau. Faites-leur savoir: la direction sait ce qu'ils font, tout est prévu, ils sont entre de bonnes mains. Ici, la confiance du leader lui-même joue un rôle important. Il vaut également la peine de considérer que rien ne calme mieux que les processus de travail bien établis: chaque employé doit comprendre comment agir dans les nouvelles conditions et ne doit pas ressentir de difficultés.

En parlant de processus, si vous n'aviez pas d'outil de définition des tâches, vous en avez définitivement besoin: vous n'irez pas loin sur les accords verbaux et les e-mails. Ce qui sera un tracker de tâches - dépend des besoins de l'entreprise. Nous avons de l'expérience avec de nombreux outils, parmi lesquels:

Jira - peut être utilisé comme gestionnaire de tâches principal pour tous les départements impliqués dans le travail sur le produit;
Hansoft est un système flexible qui vous permet de surveiller de près les processus de travail et le temps passé;
Asana - un outil simple avec une interface intuitive, pratique pour les petites équipes;
Trello - une option encore plus simple, le bon vieux "tableau" pour effectuer des tâches;
Google Sheets est le leader de notre liste en termes de simplicité et d'accessibilité, vous permettant de personnaliser le processus de suivi des tâches par vous-même, d'utiliser diverses formules et diagrammes, de formater des documents pour une perception plus pratique des informations.

Rester en contact

Champ d'information de l'équipe et assistance mutuelle

Après s'être assis devant des ordinateurs personnels, vos employés commenceront lentement à oublier qu'ils forment une équipe. Maintenant, vous ne pouvez pas approcher un collègue, ne rencontrer personne pendant la pause, donc quelqu'un ressentira un manque d'informations. Sur un site distant, il est particulièrement important de confier à l'équipe des tâches qui les encouragent à communiquer entre elles. Nous devons essayer d'organiser un champ d'information commun afin que chacun puisse participer à la discussion des problèmes de travail. La vidéoconférence est bien adaptée à cela, ce qui contribue à un plus grand engagement, une communication productive et facile.

Ne pas voir une personne, connaître son état est assez difficile. Si l'employé n'est pas habitué à rendre compte de ses propres difficultés, le gestionnaire peut rester dans l'ignorance et ne pas empêcher une aggravation de la situation. Réglez vos subordonnés à l'ouverture maximale, informez-vous de votre disponibilité à aider si nécessaire. Participez à la vie de l'équipe, attribuez des appels personnels et généraux. Plus votre présence est distincte, plus l'employé se sentira soutenu (mais n'allez pas trop loin!).

Vous ne devez pas permettre l'isolement émotionnel et le détachement d'un employé, car vous courez le risque d'obtenir à la place d'une équipe un groupe de personnes aliénées qui ne sont pas intéressées par la qualité du travail effectué. Organisez un espace de communication informelle dans une équipe - des salles de chat pour inonder les messageries instantanées, des groupes sur les réseaux sociaux avec des nouvelles de l'entreprise ou du département - et dites-leur, par exemple, ce qui a été fait la semaine dernière ou le sera la semaine prochaine, échangez des mèmes. Si vous aimez les solutions personnalisées, vous pouvez aller plus loin - les technologies modernes vous permettent même d'organiser la radio Internet d'entreprise.

Règles de communication en ligne

Dans le travail à distance, l'importance des communications Internet augmente parfois. Il est important de discuter avec l'équipe, de réguler les formes d'interaction les plus diverses, qui permettraient à chacun de rester dans le même champ d'information, de s'impliquer - et de ne pas interférer dans le travail de l'autre. Voici quelques règles qui pourraient vous être utiles.

Maintenez l'ordre dans les chats, trouvez et utilisez le messager qui vous convient, configurez les listes de conversations et de contacts afin de ne pas vous perdre dans l'augmentation du nombre de canaux.
Pensez aux communications alternatives et quand les utiliser. Les employés devraient pouvoir appeler un collègue sur un téléphone portable ou à la maison s’ils ne répondent pas aux messages ou s’il est plus facile de discuter verbalement de la question.
Assurez-vous que chaque employé dispose de tout le nécessaire pour les appels vidéo (casque, appareil photo). Ne sous-estimez pas ce format de communication: il compense largement le manque de signaux non verbaux - gestes, expressions faciales - et réduit la probabilité d'une interprétation à valeurs multiples, ce qui se produit souvent pendant la correspondance.
En frappant constamment un collègue dans une conversation ou en essayant de le joindre de toute urgence, nous ne pouvons pas voir comment plusieurs autres personnes le frappent en même temps, exigeant l'attention, et le collègue lui-même est catastrophiquement occupé. Utilisez des statuts dans les messageries instantanées, par exemple, ou Google Agenda - tout outil qui vous permet de prendre en compte l'emploi les uns des autres.

Nous utilisons plusieurs outils de communication:

Google Hangouts - Pour les appels vidéo avec des employés de plusieurs services. Très pratique, car il y a une synchronisation avec Google Agenda, qui permet à tout le monde de voir quand une réunion est programmée;
Slack - pour des appels rapides et non planifiés;
Discord - pour une interaction continue avec l'équipe. Assis dans la «salle», vous pouvez contacter verbalement un collègue à tout moment. Ce format crée l'effet de présence et renforce l'esprit d'équipe.

Contrôle de qualité

Le format udalenka soulève inévitablement des questions sur le contrôle de la productivité des employés et la qualité de leur travail. Le directeur se retrouve dans une situation où il ne peut pas simplement regarder autour du bureau et vérifier l'agitation de ses subordonnés - qui travaille et qui ont disparu quelque part. Il a un désir tout à fait compréhensible de resserrer le contrôle, mais ce désir doit être restreint, car il peut empêcher les subordonnés de travailler.

Il existe des programmes qui collectent des analyses depuis le bureau sur l'ordinateur de l'employé pendant la journée, par exemple Screenshot Monitor. Ils peuvent être utiles si le salaire est horaire et il est important que le manager sache si une personne passe ses heures ou s'entraîne. De plus, en utilisant de tels outils, vous pouvez réagir en temps opportun lorsqu'un employé commet une grave erreur ou que ses performances diminuent - en général, lorsque de l'aide est nécessaire.

Cependant, selon notre expérience, l'efficacité de tels outils est ambiguë: elle démotive parfois, notamment les représentants des professions créatives. Nous ne recommandons pas d'introduire d'autres types de signalements ou d'exiger des personnes qu'elles confirment constamment leur présence sur le lieu de travail. Il vaut mieux partir de la pensée suivante: si la qualité du résultat ne pose pas de question, alors on peut supposer que les obligations envers l'employeur sont remplies.

Sommaire

Comment ne rien manquer d'important? Nous proposons une petite liste de contrôle.

L'équipe est dans le même champ d'information - grâce aux appels téléphoniques réguliers, au mailing général et au chat dans les messagers.
Tout le monde apparaît sur le lieu de travail sans délai - cela peut être suivi par l'activité dans le chat général ou lors des appels quotidiens du matin.
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Mais le signe le plus important qui vous aidera à comprendre que la transition vers un site distant a été réussie est le suivant: les principaux processus continuent d'être effectués et l'efficacité de l'équipe ne diminue pas. Il est intéressant de noter que de nombreux employés, travaillant à domicile, font preuve d'une productivité encore plus élevée qu'au bureau. Évidemment, l'uddalenka a des avantages et des inconvénients, mais il n'y a rien à régler. Bonne chance