👃🏼 😶 🍘 Comment nous soutenons techniquement le fonctionnement des bureaux d'ABBYY pendant la quarantaine 🆒 🧐 🔝

Habr, bonjour! Je m'appelle Oleg et je suis responsable du service informatique du groupe d'entreprises ABBYY. Il y a plus d'un mois, les employés d'ABBYY du monde entier ont commencé à travailler ~~et à vivre~~ uniquement à la maison. Plus d'espace ouvert et de voyages d'affaires. Mon travail a-t-il changé? Non. Bien que oui, mais cela a changé il y a 2-3 ans. Et maintenant, nous fournissons techniquement le travail des bureaux dans 13 pays de la même manière qu'auparavant. C'est juste que maintenant nous le faisons assis à la maison - dans la cuisine, sur le canapé ou sur le balcon, et au bureau, il n'y a qu'une seule personne de service. Au fait, le voici:

Aujourd'hui, je vais vous parler des tâches que le service informatique d'ABBYY doit maintenant résoudre, de la façon dont les agents de service dans les bureaux nous sauvent, pourquoi les équipes MS et Zoom sont désormais notre tout et bien plus encore. Bienvenue au chat.

Il était une fois, avant la quarantaine ...

Il y a 5-7 ans, ABBYY était une entreprise qui se concentrait sur le développement des infrastructures internes. Nous avons un peu utilisé les produits cloud - nous avons essayé de déployer des applications à l'intérieur de nous-mêmes et, par conséquent, leur accès depuis l'extérieur était difficile. Mais les temps ont changé ...

Les produits cloud se sont développés beaucoup plus rapidement, ils ont offert plus de flexibilité et de variété de fonctionnalités. Et maintenant, il est souvent tout simplement impossible de trouver des analogues avec des capacités sur site.

Les employés avaient besoin de mobilité. Les ventes et le marketing sont constamment en voyage d'affaires, voyagent à travers le monde, vont à des réunions - ils ont juste besoin d'accéder aux systèmes d'entreprise à tout moment et en tout lieu.

La génération de personnes a également changé. Les nouveaux jeunes employés préfèrent travailler dans le coworking, les cafés, à domicile. La mobilité est importante pour eux. Par conséquent, nous avons créé techniquement un environnement de travail similaire à celui qui existe dans la vie quotidienne. Les collègues se sentent beaucoup plus à l'aise lorsqu'ils n'ont pas besoin de basculer entre le bureau et un autre endroit où ils peuvent travailler.

Désormais, les bureaux internationaux d'ABBYY sont ouverts dans 13 pays, des États-Unis à l'Australie. Et il est beaucoup plus pratique d'avoir une infrastructure cloud commune que d'être «lié» à un emplacement spécifique par des services internes.

Il y a quelques années, nous avons révisé notre stratégie et commencé à utiliser activement les applications cloud pour le travail. Par exemple, nous aimons vraiment Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint et autres.

Cela ne signifie pas que tous les employés dépendent des solutions cloud. ABBYY possède une infrastructure interne riche, par exemple, les développeurs utilisent des installations locales pour former des réseaux de neurones. Je dirais que nous utilisons des produits cloud et notre propre infrastructure interne d'environ 50 à 50.

À propos de la popularité de RDP

Nous avons toujours autorisé à travailler avec le réseau interne à distance, et tout le monde a choisi la méthode qui lui convenait. Ceux qui sont plus susceptibles d'être au bureau préfèrent RDP (Remote Desktop). En règle générale, chacun a son propre équipement à la maison: il n'est pas toujours performant, et toute la famille peut l'utiliser. Et au travail - un ordinateur moderne qui est configuré et connecté à tout. Par conséquent, depuis la maison, il est plus pratique de se connecter à RDP et de travailler, sans faire attention à ce que vous avez sur un ordinateur personnel.

Pour le bureau, qui est situé à Moscou (le centre de R&D, les bureaux d'ABBYY Russie et d'ABBYY Emerging Markets sont situés ici), nous avions généralement toujours deux passerelles RD pour la connexion à distance, ont-ils fait face. Mais maintenant, cette méthode de connexion est devenue très populaire. Pour équilibrer la charge, le service informatique a déployé deux autres passerelles supplémentaires. Il s'agit probablement du seul changement d'infrastructure que nous ayons effectué depuis mars.

Ci-après, je fournirai des statistiques sur le bureau moscovite d'ABBYY, car plus de 800 personnes y travaillent et les données sont les plus indicatives.

VPN

Il y a des collègues qui ont l'habitude de travailler avec des VPN. Maintenant, beaucoup ont ramené à la maison l'équipement d'entreprise. Surtout, ils ont pris des ordinateurs portables et des moniteurs avec eux. Lorsque vous travaillez constamment à distance, un autre grand écran est beaucoup plus pratique. Nous n'avons pas acheté d'équipement supplémentaire pour les employés.

Préposés

Même la mise en quarantaine est impossible sans les personnes au bureau. Nous avons nommé deux administrateurs de système de service - Yura et Stas. Chacun d'eux travaille pendant une semaine au bureau, une semaine - à la maison. Les gars ont un horaire régulier - de 10 à 19.

Ils aident à éliminer les problèmes techniques auxquels les employés sont confrontés. Nous avons beaucoup d'équipement, et ça casse parfois. Le plus souvent, quelqu'un a un blocage informatique. Un disque dur se bloque quelques fois par semaine, quelque chose brûle, vous devez le changer, le réparer.

Il y a eu plusieurs cas de pannes de courant, ce qui signifie que quelqu'un doit redémarrer les ordinateurs car les employés ne peuvent pas le faire à distance. En général, 90% de leur temps est consacré à l'entretien du matériel de bureau.

Il y a plusieurs tâches inhabituelles que les agents de service ont commencé à effectuer pendant la quarantaine.

Insérez du papier dans les imprimantes et sortez les documents imprimés. Cela est nécessaire pour les employés qui traitent les documents entrants et les impriment depuis des ordinateurs personnels vers une imprimante en état de marche. À leur retour au bureau, ils emporteront immédiatement tous les documents et n'imprimeront pas 100 500 pages. Bien sûr, cela a été possible plus tard, mais nous aidons nos collègues à ne pas changer le processus habituel - il y a maintenant tellement de choses inhabituelles.
Nous avons emballé et livré des scanners et des imprimantes à des collègues qui en avaient besoin au travail. Un des employés qui a pris sa retraite au chalet a été aidé à brancher le câble afin d'avoir un Internet stable.

Soit dit en passant, l'application mobile ABBYY FineScanner AI permet également de numériser des documents, ainsi que de reconnaître du texte, de mettre des signatures, de convertir des fichiers en 12 formats populaires et bien plus encore. Jusqu'au 31 juillet inclus, nous offrons un accès premium à ABBYY FineScanner AI.

Et le week-end?

Le week-end, il n'y a pas d'employés au bureau. Nous avons convenu avec notre administrateur système qui habite à Otradnoye (où se trouve notre bureau), auquel cas il viendra vous aider. Et son aide a été utile: il y a eu plusieurs cas de pannes de courant le week-end, il a fallu rétablir le fonctionnement de l'équipement.

Passes

À tous les employés qui doivent venir au bureau pour la quarantaine, en mars, nous avons délivré des laissez-passer pour mos.ru. Maintenant, si vous devez travailler, l'employé établit également un laissez-passer avec un code QR. Mais l'opportunité de venir au bureau ne signifie pas que des collègues s'y rendent tous les jours. Habituellement, dans le bâtiment, il n'y a qu'un seul préposé. Les autres ne peuvent venir qu'en cas d'urgence.

Dans les bureaux dans d'autres pays

La situation dans les autres bureaux d'ABBYY est généralement la même - ils sont fermés et les employés travaillent à domicile et utilisent les mêmes outils. Par exemple, dans le bureau américain, il n'y a même pas d'officier de service. L'administrateur système local, avant même la mise en quarantaine, a pris une partie de l'équipement de l'entrepôt et lorsqu'un nouvel employé sort, il envoie simplement l'ordinateur portable configuré par courrier.

Comment rester en contact

Maintenant, la charge sur les canaux de communication a même baissé par rapport à l'époque où les gens travaillaient au bureau. Le trafic principal - télécharger des fichiers et regarder des vidéos - est maintenant sur les fournisseurs à domicile. L'extension de la chaîne n'était pas nécessaire, même si nous l'avions prévue cette année.

En quarantaine, la première chose que nous avons soigneusement examinée a été les règles de restauration des communications - nous avons ajouté plusieurs tests de surveillance, élaboré un schéma de basculement vers des canaux de sauvegarde et examiné les règles d'équilibrage de charge.

Comment assurer la sécurité sur un site distant?

Sans aucun doute, le plus important est la sécurité. Mais nous nous sommes également préparés à cela. Il y a un an, l'authentification à deux facteurs a été introduite. Je pense que c'est l'une des choses nécessaires lorsque les gens travaillent beaucoup en dehors de l'environnement d'entreprise. Et c'est une chose telle que vous ne pouvez pas l'exprimer rapidement. Désormais, l'accès à toutes les ressources de l'entreprise nécessite deux facteurs. Si quelqu'un prévoit de passer en mode de travail à distance, c'est un incontournable en termes de sécurité des informations.

Nous voyons comment les fraudeurs tentent d'obtenir des informations d'identification. Ce sont principalement des attaques de phishing. Bien que le courrier soit protégé, le phishing ne peut pas être complètement empêché techniquement. Il est important que les employés eux-mêmes comprennent qu'ils n'ont pas besoin de cliquer sur des liens suspects, d'ouvrir des fichiers à partir de messages auxquels ils ne s'attendaient pas. Pour ce faire, nous avons organisé un webinaire pour les employés et nous avons rappelé quoi faire dans de telles situations. Le moment est bien choisi pour de tels webinaires, car les gens, étant dans une situation inhabituelle, sont recueillis, concentrés, plus ouverts à l'information et la perçoivent mieux.

Nous avons également fait attention à des règles simples pour travailler à domicile, par exemple, la nécessité d'éteindre la session de travail, de verrouiller l'ordinateur lorsque vous partez, des comptes séparés: vous travaillez sous l'un, l'enfant joue sous un autre. C'est très important, car l'enfant voit comment papa ou maman frappent au clavier, et il veut aussi le faire. Il viendra frapper, mais nous ne savons pas sur quoi il va frapper et dans quel programme il supprimera ou remplacera les données.

Nous avons également demandé à des collègues de vérifier comment ils ont configuré leur Internet à domicile, quel est le mot de passe et s'il existe. Bien sûr, ils ont fait une réservation: si une personne ne comprend pas quoi faire, il vaut mieux ne pas le faire. Rester en contact est beaucoup plus important. Ils ont également demandé au personnel de vérifier les routeurs Wi-Fi à domicile. Certains ont même été recommandés pour acheter autre chose, car ils avaient un équipement si ancien qui ne permettait pas de travailler avec les vitesses actuelles des fournisseurs.

À propos des applications les plus populaires sur la télécommande

Vous avez probablement déjà deviné qu'il s'agit d'outils de communication. Depuis que nous utilisons Office 365, les employés communiquent via le messager Teams entre eux et avec des personnes externes. Il a parfaitement fait ses preuves.

Le nombre de messages de groupe envoyés aux équipes par les employés de tous les bureaux a augmenté:

Du 21 février au 20 mars, nous avons envoyé> 689 000 messages.
Du 21 mars au 19 avril, nous avons envoyé> 1 million de messages.

Le nombre d'appels a augmenté (un à un):

Du 21 février au 20 mars, il y en avait 11,5 mille.
Du 21 mars au 19 avril -> 16 mille.

Outre Teams, nous utilisons également Zoom, car la qualité audio et vidéo de ce service est l'une des meilleures du marché. De plus, Zoom vous donne la possibilité «d'appeler» la conférence et de vous connecter par téléphone.

Jusqu'au 15 mars, le nombre de réunions chez Zoom n'excédait presque pas 100 par jour, et à partir de la deuxième moitié du mois, chez ABBYY, nous avons commencé à utiliser ce service plus activement:

en avril, presque chaque jour ouvrable des réunions chez Zoom était de 100 et plus:

il y a maintenant beaucoup de messages de manque de fiabilité sur Internet Zoom Il n'est pas du tout surprenant qu'une telle attention soit désormais portée à l'instrument le plus populaire. Nous sommes en contact avec nos représentants de Zoom et voyons à quel point l'entreprise prend au sérieux toutes les trouvailles. Nous avons également pris plusieurs mesures. La plus simple et la plus efficace d'entre elles est l'interdiction de sauvegarder les enregistrements de réunion dans le stockage cloud.

La sécurité Internet est avant tout l’attention du collaborateur. Nous pensons que Zoom s'en sortira et cette situation ne fera que renforcer ce service.

Le graphique montre comment, dans la seconde moitié de mars, le nombre de participants aux réunions de Zoom a commencé à augmenter. Comme le nombre de minutes.

En avril, la tendance s'est poursuivie, avec plus d'employés se joignant aux webinaires et réunions Zoom.

Pour nous, Zoom et Teams sont des services en double. Mais la présence de deux outils de communication est probablement nécessaire maintenant, car la charge sur les télécommunications est énorme. Dans certains cas, l'un des services a commencé à échouer au moment le plus inopportun, puis les employés ont rapidement fait appel à un autre service et ont continué à travailler.

De plus, ce sont aussi des outils de communication. Il est important pour les gens maintenant de rester en contact. La plupart des appels à ABBYY sont effectués avec des caméras allumées. Quand je travaillais au bureau, je ne semblais pas allumer l'appareil photo. Maintenant, sous quelque forme que vous soyez, vous l'allumez toujours. Presque toujours.

Au lieu d'une conclusion

La préparation technique de l'entreprise au travail sur un site distant n'est pas quelque chose qui peut se faire en quelques jours. Ceci est mieux préparé à l'avance. Nous avons commencé la transition vers les services cloud depuis longtemps parce que nous voulions aider nos employés à être plus mobiles. Mais, il s'est avéré que cette mobilité est également utile dans les situations où la quarantaine est annoncée.

Probablement, nous avons maintenant récupéré tous nos coûts de main-d'œuvre pour la transition et le changement d'infrastructure de l'interne à l'externe, parce que les gens ont pris leur équipement, quitté les bureaux, se sont rendus à leurs maisons et chalets ... et rien n'a changé.

Merci pour les photos de la publication à notre administrateur système Yura Anikeev.

Comment nous soutenons techniquement le fonctionnement des bureaux d'ABBYY pendant la quarantaine