Partage de dossiers dans Zimbra Open-Source Edition

Les dossiers de messagerie partagés sont l'une des fonctionnalités de messagerie professionnelle les plus recherchées. Cette fonction permet à plusieurs personnes de lire des lettres qui tombent dans la même boîte aux lettres à la fois, et elle est donc largement utilisée dans l'organisation du travail dans les départements des ventes et du support technique. À la demande de notre lecteur, nous parlons du fonctionnement de la fonction des dossiers de messagerie partagés dans Zimbra OSE et des cas dans lesquels ils doivent être utilisés.


1. Le scénario le plus simple et le plus courant pour utiliser des dossiers de messagerie partagés dans Zimbra OSE est une boîte aux lettres partagée pour un service entier. Prenons, par exemple, une entreprise qui a un service commercial de cinq personnes et une seule boîte aux lettres sales@zimbra.cloud.loc, qui reçoit les demandes et les questions des clients. La tâche est de s'assurer que tous les employés du département ont accès aux lettres entrantes sur cette boîte aux lettres. Il est supposé que par la suite les employés entreront en correspondance avec les clients à partir de leurs boîtes aux lettres personnelles.



Pour ce faire, il suffit de fournir simplement à chaque employé un accès général au dossier Inbox de la boîte aux lettres sales@zimbra.cloud.loc. Cela se fait comme suit. Dans le client Web, vous devez vous connecter avec le compte sales@zimbra.cloud.loc et accorder alternativement l'accès au dossier Boîte de réception à chacun des employés du service commercial. Lorsque vous accordez l'accès, vous pouvez sélectionner les droits que l'utilisateur aura sur ce dossier. Il serait raisonnable pour un employé ordinaire de ne donner accès qu'à la lecture des données d'un dossier, et au chef de service pour sa gestion complète.



Lorsque des droits d'accès sont accordés aux employés, chacun d'eux recevra une lettre par courrier avec une proposition d'ajouter un dossier partagé à la liste des dossiers de sa boîte aux lettres. Une fois l'offre acceptée, l'employé aura un dossier partagé sur le côté gauche du client Web. Après l'avoir passé, l'employé pourra voir le courrier entrant dans la boîte aux lettres sales@zimbra.cloud.loc et travailler avec ces lettres comme s'il était arrivé dans sa propre boîte aux lettres.



Un lecteur attentif peut remarquer que cette approche n'est pas très différente de la liste de diffusion habituelle, mais en fait il y a encore des différences. Le principal est que, contrairement à la liste de diffusion, les utilisateurs voient si chacune des lettres reçues a reçu une réponse. Cela minimise la probabilité que l'utilisateur reçoive deux ou plusieurs réponses de différents gestionnaires sur un seul message envoyé.

2.Un autre cas d'utilisation courant pour l'utilisation de boîtes aux lettres partagées est le support technique interne. Par exemple, le support technique d'une entreprise avec de nombreux départements a une seule adresse e-mail TechSupport@zimbra.cloud.loc, à laquelle les employés envoient leurs candidatures. Bien sûr, la collecte de toutes les candidatures entrantes dans une seule boîte et l'accès à tous les employés du support technique n'est pas une option, car il y a un risque accru que le bon spécialiste manque les candidatures qui lui sont adressées dans le flux général.



Les filtres de messagerie Zimbra OSE peuvent vous aider à éviter cela. Ils vérifient la conformité du courrier entrant avec toutes les conditions et, selon les résultats de la vérification, effectuent ou n'effectuent pas une action. Étant donné que les applications destinées aux spécialistes proviennent d'un cercle restreint de personnes, vous pouvez configurer le filtre de messagerie afin qu'il envoie automatiquement une application entrante dans le dossier du spécialiste correspondant en fonction du nom de l'expéditeur. Ainsi, après cela, toutes les demandes reçues des employés seront automatiquement distribuées dans différents dossiers et l'administrateur n'aura qu'à fournir aux spécialistes un accès général aux dossiers correspondants.



La même chose peut être effectuée à partir de la ligne de commande. Comme dans le cas du client Web, nous devons d'abord accorder à l'utilisateur les droits d'accès au dossier, puis le monter dans la boîte aux lettres à laquelle nous voulons accéder. Pour fournir l'accès au dossier, utilisez la commande zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" account TechSupport1@zimbra.cloud.loc r . Le dernier attribut de la commande signifie les droits que nous accordons à l'utilisateur. En plus de l'autorisation de lecture ®, vous pouvez accorder un accès en écriture (w), créer des sous-dossiers (i), accepter des invitations (x), supprimer des éléments (d) et administrer (a). Vous pouvez monter le dossier à l'aide de la commandezmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





Un grand avantage de cette option pour l'organisation des demandes d'assistance technique est qu'elle évolue très bien et est compatible avec tous les clients de messagerie. Par exemple, l'affichage des dossiers publics peut être configuré dans Thunderbird. Pour que le dossier partagé apparaisse dans ce client de messagerie, vous devez vous connecter à votre compte et le configurer pour recevoir du courrier via IMAP. Ensuite, vous devez vous abonner au dossier partagé dans les paramètres du compte, après quoi le dossier partagé sera affiché dans la liste générale des dossiers de messagerie. De même, l'affichage des dossiers publics est configuré dans MS Outlook.





3.De plus, les dossiers publics peuvent être utilisés pour déléguer des e-mails pendant qu'un employé est absent. Ainsi, par exemple, si un employé part en vacances, il peut donner accès à ses dossiers de courrier à son collègue, qui peut consulter le courrier entrant. En règle générale, cette délégation d'une boîte aux lettres s'accompagne de l'octroi du droit d'envoyer des e-mails au nom de l'utilisateur qui a accordé l'accès à leurs dossiers de messagerie.

Cela se fait dans les paramètres du compte de l'employé partant en vacances et peut se faire de deux manières. Dans le premier cas, il s'agit précisément de «Envoi au nom de», dans lequel le destinataire de la lettre verra qu'une autre personne communique avec lui à partir du courrier de la personne à qui il a initialement écrit. Dans le deuxième cas, il s'agit de «Envoyer en tant que», dans lequel le destinataire de la lettre recevra une lettre de la personne avec laquelle il s'entretient sans aucune mention de ce qu'une autre personne a réellement répondu.



La même chose peut être faite sur la ligne de commande. Ainsi, en utilisant la commande zmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendAs nous donnons à l'utilisateur TechSupport1 le droit de répondre aux lettres en tant qu'utilisateur de TechSupport2. De même, la commandecompte grm zmprov TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf au lieu du droit d'envoyer un e-mail en tant qu'utilisateur, nous donnons à TechSupport1 le droit de répondre aux e-mails au nom de l'utilisateur TechSupport2.

Ainsi, même si un employé quitte ou part en vacances, sa boîte aux lettres continuera de fonctionner, ce qui signifie qu'une partie des processus commerciaux liés à l'employé et son courrier électronique ne seront pas interrompus.

Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter le représentant de la société "Zextras" Ekaterina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com