🧙 ⛰️ 💐 Outils à distance: comment la mauvaise utilisation des applications nous a presque coûté 50 000 $ 👩🏻‍🌾 👨🏾‍🤝‍👨🏻 🌟

Nous travaillons à distance depuis 2013 et nous savons dans quels endroits les nouveaux arrivants à distance se cognent la tête. Article 5 des erreurs stupides que nous avons commises en recherchant l'ensemble parfait d'applications pour le bureau en ligne.

Bonus à la fin: un lien vers un répertoire d'applications pour le travail à distance.

Notre entreprise s'appelle Ratio, nous sommes engagés dans le développement web personnalisé. Jusqu'en 2018, nous travaillions au format «bureau à Moscou + employés à distance dans les régions». Maintenant, il n'y a plus de bureau, mais une équipe entièrement répartie de plus de 20 employés.

Ici, nous parlerons de nos erreurs dans l'organisation d'un bureau distant. Rassurez-vous, au cours des prochains mois, de nombreux dirigeants tomberont sur les mêmes endroits que nous il y a sept ans.

Soit dit en passant, nous avons récemment lancé un catalogue en ligne d'applications pour la télécommande. Il y a un lien à la fin de l'article: vous pouvez évaluer le projet vous-même et partager vos impressions dans les commentaires.

Erreur 1: documents au lieu de la base de connaissances

Google Drive concerne les tablettes jetables et les morceaux de papier officiels. Si vous prévoyez d'y stocker des formulaires et des règlements, sur lesquels vous reviendrez encore et encore - il est préférable de regarder immédiatement vers la base de connaissances: Notion , Coda , Confluence , Yandex.Wiki .

Dans la vie de chaque entreprise, il arrive un moment où il est temps de capturer l'expérience et les processus - sinon les nouveaux arrivants deviendront fous en entrant dans votre équipe. Mais lorsque les réglementations deviennent 30-40, elles doivent être structurées d'une manière ou d'une autre, sinon vous ne pourrez pas trouver rapidement la bonne.

Une fois, notre responsable a passé une demi-heure à rechercher un fichier dans Google Drive. Nous avons ensuite décidé de transférer toute la documentation du projet vers Notion. Cette affaire apparemment simple a coûté 20 heures de travail à l'entreprise. 20 heures payées juste pour organiser les documents d'une nouvelle manière.

Réalisant l'erreur, nous avons collecté sur la base de Notion l'ensemble de l'infrastructure de gestion - projets, gestion des RH, système CRM et réseau social d'entreprise. Dans Google Docs, nous ne ferions certainement pas cela.

Erreur 2: les managers sont contrôlés en tant qu'interprètes

Les premiers mois après une transition complète vers un site distant, nous avons essayé de calculer avec précision les coûts des tâches managériales. Ha!

Le YouTrack carré avec des savoirs traditionnels clairs, des délais et des estimations est idéal pour les développeurs. En utilisant le même outil pour les gestionnaires, nous avons rapidement rencontré des problèmes - les tâches étaient estimées à partir du bulldozer, les délais étaient constamment dépassés et les gens souffraient. Enfer perfectionniste: aucun sentiment d'achèvement, rien ne fonctionne comme il se doit.

Il est clair qu'un tel contrôle était inutile. Les tâches effectuées ont été accumulées, puis marquées d'un coup - les managers n'ont pas utilisé YouTrack pour organiser la journée de travail. La perte exacte de productivité est difficile à mesurer, mais il est clair qu'elle était énorme.

Dans une telle situation, il est logique de déplacer les gestionnaires vers un site distinct, où il y a moins de champs à remplir et plus de liberté. Habituellement, ce site ressemble plus à une liste de tâches avancées qu'à un tracker.

Au début, nous avons poussé Asana , mais avons ensuite décidé d'abandonner les applications en double et de passer à Notion . Il n'y a pas de modèles clairs du tout: chaque manager fixe les tâches d'une manière qui lui convient confortablement. De plus, nous avons immédiatement intégré Notion à Slack - cela nous a évité une communication inutile, les rapports sur les tâches terminées sont désormais automatiquement envoyés.

Erreur 3: partager au lieu du stockage d'entreprise

Au début, nous partagions les fichiers si nécessaire: dans les télégrammes, nous nous vidions les uns les autres ou téléchargions sur des lecteurs de disque personnels. Les concepteurs n'ont pas encore utilisé Figma, tout le travail est allé dans Photoshop - les fichiers ont été transférés souvent, mais ont été perdus encore plus souvent.

Trois ou quatre fois nous avons perdu du temps de fonctionnement sur des projets, nous avons dû dessiner à nouveau les interfaces. Ne répétez pas nos erreurs et utilisez immédiatement Google Drive , Box , Dropbox ou Yandex.Disk d'entreprise .

Erreur 4: mots de passe dans les descriptions de tâches

Au début, les problèmes de cybersécurité ne nous ont pas dérangés. Les mots de passe ont été stockés là où ils sont généralement nécessaires - dans les tâches et les fiches de projet. Cette approche nous a presque coûté 50 000 $.

C'était comme ça: nous avons presque obtenu le NDA, parce que YouTrack s'est enlisé et a permis aux moteurs de recherche d'indexer leurs entrailles. Nous avions tout là-bas: identifiants, mots de passe, toutes les données sensibles. Le client a remarqué une fuite et nous a donné un chapeau.

Les développeurs de YouTrack ont corrigé l'erreur, nous avons réussi à être d'accord avec le client, mais après cette histoire, nous ne faisons pas confiance aux mots de passe pour des services qui ne sont pas spécialisés dans la cybersécurité. Maintenant, l'entreprise a un circuit d'information fermé et des règles confuses: tous les identifiants / mots de passe sont dans 1 mot de passe , nous n'échangeons pas l'accès dans les chats, nous ne les stockons pas dans des applications de production .

Erreur 5: open-source gratuit

Pendant plusieurs années, nous avons payé Slack pour toute l'équipe. Les appels de groupe sont pratiques là-bas, le partage d'écran est fonctionnel - c'était cool quand ils ont ajouté une fonctionnalité avec dessin sur l'écran de l'interlocuteur. Mais en 2017, notre client phare (un tiers du chiffre d'affaires) a réduit le volume des commandes en raison de problèmes commerciaux. Nous avons dû couper des os, y compris le bureau.

Ici, nous avons découvert le monde des logiciels gratuits et complets. Nous nous sommes arrêtés à un tas de Rocket.Chat + Jitsi Meet en tant que numéroteur - les deux produits sont installés sur leurs propres serveurs, ce qui nous convient parfaitement. L'interface est tordue, mais nous sommes des encodeurs sévères - les fonctions sont les plus importantes. Il nous a donc semblé, au moins.

Nous avons passé sur le déploiement, les tests et l'implémentation de nouvelles applications 20 heures de gestion et 20 heures de développement, puis nous avons commencé à cracher naturellement. Rocket.Chat était buggé, les notifications n'arrivaient pas à l'heure et, dans l'ensemble, il y avait une sensation désagréable: pour travailler, nous devions littéralement parcourir une interface peu pratique.

En conséquence, nous sommes passés à la version gratuite de Slack sans historique de discussion complet et à Google Meet pour les appels. Pourtant, la version de départ d'un produit payant s'est avérée meilleure qu'une solution entièrement gratuite. L'historique des messages tronqués est même devenu une occasion d'améliorer la discipline dans l'équipe - toutes les informations importantes sur le projet devraient être stockées dans Notion, pas dans les salles de chat.

Choisissez judicieusement les outils

La chose la plus importante dans une équipe distribuée n'est pas dans les applications, mais dans les rituels et les personnes - tout le monde ne convient pas à un site distant, et les autres doivent être périodiquement collés les uns aux autres. Les applications sont secondaires, mais sans elles, vous n’organiserez pas un bon flux de travail.

Nous avons récemment lancé Remote, un répertoire gratuit d'applications pour le travail à distance. Passez nous voir pour trouver les bons services pour votre bureau. Choisissez judicieusement et ne répétez pas les erreurs derrière nous.

remote.ratio.digital

Nous avons également réalisé un pack d'autocollants pour la communication dans une équipe distante:
https://t.me/addstickers/Cat_Remote