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Déplacer une conférence en ligne: expérience du sommet InnerSource Commons

Pantoufles, T-shirts et longues bagues zoom faits maison sont à la mode ce printemps. Les activités de la conférence suivent également le rythme. Une grande partie des événements informatiques russes vont aux géants en ligne et internationaux, qui ont traditionnellement collecté sur les sites de milliers de visiteurs, sont désormais aspergés de virus corona virtuels . Nous ne sommes pas en reste non plus, un petit groupe de passionnés de la communauté InnerSource Commons , qui, selon nos plans, étaient censés discuter des problèmes d'utilisation d'approches open source au sein de l'organisation madrilène pour la paella, et maintenant, entre les rapports, nous organisons un concours pour le gâteau le plus délicieux fait au micro-ondes.

Sommet InnerSource Commons

Selon Johannes Tigges, l'auteur du gâteau et de la photo, il s'est avéré délicieusement

InnerSource commons est une petite communauté internationale de personnes intéressées par le thème InnerSource: appliquer les principes Open Source au sein d'une entreprise. Le sujet est intéressant, complexe, nécessitant une attention et des approches particulières. De nombreuses entreprises appliquent la pratique, et dans chaque cas, le chemin du succès est différent: quelque part, une petite entreprise a décidé d'héberger une culture de développement mature et ouverte, où les ingénieurs communiquent entre eux dans un langage d'ingénierie, quelque part une grande entreprise résout les problèmes de dépendance excessive entre les équipes et les copes avec des barrières linguistiques entre les unités commerciales. Ceci est discuté une fois tous les six mois hors ligne: une fois en Amérique et une fois en Europe. Cette fois, pour des raisons évidentes, nous n'avons pas pu nous réunir hors ligne et afin de ne pas perdre l'occasion de partager nos meilleures pratiques et de parler, nous avons décidé de transférer l'événement en ligne.Je partagerai cette expérience.

Comme c'était bon au début


Un format typique pour la préparation du sommet: pendant quelques mois, nous appelons une fois par semaine, planifions un week-end génial, rempli de communication utile et de bière espagnole. Le processus est comme chez les enfants adultes: recevoir des rapports, travailler avec des conférenciers, inscrire des participants, trouver des sponsors, sélectionner la restauration et louer une chambre. Sélection d'un lieu approprié - une salle pour la piste principale des rapports, la seconde, plus petite, pour les «séances en petits groupes» - discussions en chambre. La plupart des personnes impliquées dans la préparation travaillent à distance, tandis que pour la partie d'accueil (le sommet a lieu à chaque fois dans un nouveau pays), il y a plus de travail. En même temps on fait une sortieà une grande conférence Open source pour parler d'InnerSource. Nous avons envoyé un message à tous les participants que la conférence, comme prévu, se tiendra à Madrid. Une semaine plus tard, quelques semaines avant le début de la conférence, les frontières ont été fermées, les avions ont cessé de voler, le mode «confinado» a commencé dans le monde entier, comme l'ont dit les Espagnols assis chez eux.

Il s'agit de comprendre qu'il ne peut pas y avoir d'événement hors ligne et que vous devez vous connecter. Tout d'abord, nous changeons le format: les trois premiers jours complets de l'événement se transforment en deux jours pendant quatre heures. Comme la pratique l'a montré, il est difficile de retenir davantage l'attention des gens, les visiteurs se fatiguent. Certains haut-parleurs tombent immédiatement, car ils ne sont pas prêts à se connecter. La participation à un format virtuel impliquait une dérogation à la règle de la règle de Chatham House acceptée par la communautépromettant un certain niveau d'intimité, pour compléter la publicité. Le calendrier du rapport a été réduit - au lieu de 30 à 40 minutes, 15 minutes ont été laissées pour la présentation pour les présentations et 20 minutes pour les principaux discours. La décision est risquée, mais que faire. Le format des discours a été modifié - au lieu d'une représentation en direct, les orateurs ont enregistré le rapport vidéo à l'avance.


Participants au concours Coffee Cup

Une partie importante de la conférence est la communication en direct: sans cela, vous auriez pu laisser tomber la playlist sur YouTube, et le truc est dans le chapeau. Cela a concentré les sommets hors ligne. Cela a été souligné cette fois, et, comme l'ont montré les commentaires après l'événement, pas en vain. Tout a commencé avec l'ouverture de l'entrée de la conférence 20 minutes avant le début, où les gens se sont connus et ont parlé de sujets gratuits, et cela s'est toujours produit, à l'exception du temps pour les présentations. Les webcams des participants allumées en permanence ont donné l'effet d'une présence personnelle.

Préparatifs de la conférence


La première tâche est le choix de la plateforme. Comme il n'y avait pas beaucoup de temps avant le début de la conférence, nous avons choisi une option fiable qui prend en compte les critères:

  • prise en charge d'une centaine de participants avec vidéo;
  • diffuser du contenu vidéo;
  • chat et modération des participants;
  • diviser le public en petites salles de discussion.

Ensuite, nous avons écrit un plan détaillé de l'événement indiquant les rôles, créé un plan marketing avec les tweets et les publications préparés, préparé une vidéo des discours et des rythmes. Nous avons donné des instructions aux participants et aux conférenciers et répété le processus. Envoi à l'avance des invitations au calendrier.

Les rôles étaient les suivants.

  • L'hôte est responsable d'entrer dans la conférence depuis la salle d'attente, de répartir les participants dans les salles de discussion et de suivre le plan.
  • MC (emc ou chef de file) - chef de parti. Lance une conversation entre les participants, raconte les règles, annonce les intervenants, diffuse la vidéo, plaisante pendant les pauses.
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Sur les 80 personnes présentes le premier jour, 70 ont tenu jusqu'au bout. La plupart des visiteurs européens ont participé à la soirée, pour les habitants d'Amérique c'était le matin, et pour quelques gars de Chine - nuit profonde. Le deuxième jour, ils ont proposé d'appeler des amis et ont rassemblé un peu plus d'une centaine de personnes. Malgré la linéarité et le nombre total de participants, à en juger par les critiques, il a été possible de maintenir la sincérité du format hors ligne. Cela a été réalisé à l'aide d'inserts interactifs.

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En ligne est pire que hors ligne. Rien ne vaut la communication personnelle. Mais dans les réalités actuelles, les événements en ligne axés sur la communication ont droit à la vie. Dans le format virtuel, il y a une dure bataille pour attirer l'attention: vous devez rivaliser avec les notifications, YouTube et le désir de magasiner à des ventes qui ne sont qu'à un clic. Sans changer le format de l'événement, les conférences monotones sur les heures seront improductives. Selon les critiques, nous avons réussi à le surmonter.

PS Si votre entreprise utilise les principes d'InnerSource, merci d'écrire en PM ou sur les contacts du profil.

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