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Comment travailler ensemble, travailler séparément

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Les médias regorgent d'informations sur la situation épidémiologique et de recommandations d'auto-isolement.

Mais il n'y a pas de recommandations simples concernant les entreprises. Les dirigeants d'entreprise ont été confrontés à un nouveau défi: comment transférer des employés vers un site distant et construire leur travail de manière à ce que tout soit «comme avant» avec un minimum de pertes de productivité.

Ce qui a fonctionné au bureau ne fonctionne souvent pas dans des conditions éloignées. Que peut-on faire pour s'assurer que les équipes réparties maintiennent une coopération et une interaction efficaces à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe?

La disponibilité des communications mobiles, d'Internet rapide, d'applications pratiques et d'autres technologies modernes, en général, aide à surmonter de nombreux obstacles et à créer un travail productif avec des partenaires ou des collègues.

Mais vous devez vous préparer.

Tout se passera comme prévu. S'il est


Le travail à distance nécessite une construction spéciale des processus internes et des communications. Et la phase préparatoire peut éliminer de nombreuses questions et problèmes avant qu'ils ne surviennent.

Au bureau comme dans des conditions de travail à distance, tout repose sur quatre piliers:

  • Planification
  • Organisation
  • Contrôle
  • Motivation

Tout d'abord, vous et votre équipe devez définir les bons objectifs, reconstruire le système de reporting et combiner correctement les communications asynchrones et synchrones au sein de l'équipe. Les communications asynchrones sont des lettres, des chats, des rapports mis à jour et toutes les options de communication qui ne nécessitent pas de réaction immédiate. La communication synchrone est une communication en temps réel, avec un retour rapide.

Il est très important de se rappeler que lorsque l'on travaille à distance, la planification nécessite de la régularité. Il est nécessaire de maintenir un équilibre du travail avec les tâches stratégiques et opérationnelles, de fixer le rythme de travail sur les tâches prioritaires chaque semaine ou même quotidiennement. Une planification et une fixation d'objectifs appropriées rendront le travail compréhensible et aideront à éviter l'épuisement professionnel. Ils ne se sentiront pas isolés du processus.

Vidéoconférence: l'outil numéro un


L'isolement des employés distants est plus informatif que social. Ils ne manquent pas de s'asseoir à côté de quelqu'un (bien que cela se passe de différentes manières), ils s'inquiètent principalement du manque d'accès rapide à l'information et à la communication avec leurs collègues. Ils n'ont pas la possibilité de poser une question à un collègue et d'obtenir immédiatement une réponse, de célébrer une petite victoire ou de mener un débriefing, de mener une session de brainstorming ou simplement de discuter des plans pour le week-end.

Ce déficit est en partie compensé par les services de visioconférence.

La vidéoconférence permet à une ou plusieurs personnes de mener une conversation en temps réel, soit par téléphone, soit via une plateforme de visioconférence en ligne. Les appels sont un canal de communication synchrone, mais peuvent également être utilisés lorsqu'une seule personne parle avec un groupe, par exemple pour organiser des webinaires . Exemples de tels services: OVKS de MegaFon , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Avantages:

  1. Les appels vidéo transmettent les intonations, les émotions, le visage et d'autres signaux verbaux de l'interlocuteur, contribuant ainsi à clarifier et à comprendre son humeur.
  2. Des informations supplémentaires rendent les messages plus clairs, ajoutent du contenu émotionnel et contribuent à renforcer la communication et la confiance.

Désavantages:

  1. Coordination dans le temps. Les appels ne peuvent avoir lieu qu'en temps réel, ce qui complique le processus de communication d'une équipe répartie sur différents fuseaux horaires.
  2. Le déroulement de la communication n'est en aucun cas documenté. Les appels ne laissent pas de résultat écrit.
  3. Interprétation. La qualité de la communication n'est pas optimale pour tout le monde (surtout pour ceux qui sont auto-isolés dans le pays). Les mots ne sont pas toujours perçus correctement.

Quand utiliser la vidéoconférence?


  • Réunions régulières, individuelles et en groupe
  • Team Mitapas
  • Planification et remue-méninges (mieux avec la vidéo)
  • Résoudre les malentendus ou faire face à des situations aggravées ou émotionnelles à partir d'autres canaux (comme le courrier, le chat)

Si vous pensez que votre travail d'équipe sur un site distant n'est pas suffisamment productif, ne perdez pas de temps - essayez de changer la situation.

  1. Entrez des vérifications quotidiennes avec l'équipe.
  2. Suivez de près le calendrier et les objectifs de la réunion, écrivez-les dans l'invitation et rappelez-les au tout début.
  3. Fais tes devoirs. Préparez-vous à la réunion et notez sur papier quelles idées vous ont conduit à cette réunion, quelles sont vos attentes des participants et quelles sont leurs attentes de vous?
  4. Demandez aux participants de partager les rôles (prendre des notes, fournir des informations, agir comme modérateur de la réunion).
  5. Ne tenez pas de réunions pour une grande équipe (plus de 8 personnes).
  6. N'oubliez pas de synchroniser vos réunions avec le fuseau horaire des participants.

Quand tous ensemble: comment organiser les assemblées générales de l'entreprise


Les réunions de tous les employés de l'entreprise sont devenues un moyen populaire de partager des informations.

Voici quelques conseils pour mieux les organiser:

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En matière de brainstorming, il est important que les équipes réparties utilisent un outil numérique commun. Il vous permet de collecter, grouper et classer des idées lors d'une session de brainstorming.

Voici quelques conseils importants pour vous aider à prendre d'assaut efficacement:

  1. Une équipe distante peut choisir un outil de gestion de projet collaboratif qui prend en charge la fonctionnalité de kanban-board que de nombreuses équipes connaissent déjà, comme Trello.
  2. Une alternative pourrait être l' outil fourni par la plate - forme de webinaires - une planche à dessin que tout le monde voit, et elle peut être éditée par n'importe lequel des participants.
  3. Utilisez l'option de vote pour évaluer quelle idée est la plus intéressante à mettre en œuvre. Toutes les statistiques peuvent ensuite être téléchargées au format csv ou xlsx.

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  4. L'expérience montre qu'il vaut mieux prévenir les employés avant une agression afin qu'ils aient le temps de réfléchir aux idées. Lorsque le groupe se réunira, les participants ne viendront pas les mains vides.

Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les communications synchrones, telles que les appels vidéo, peuvent être un excellent outil pour mener un travail d'équipe, suivre ses résultats et un soutien émotionnel pour tous les membres de l'équipe. Et en combinaison avec des outils asynchrones, ils aident les participants au processus distribué à être non moins (et parfois plus) productifs que leurs collègues de bureau.

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