🧛🏻 🙋🏿 🙍🏽 Des erreurs qui ruineront un projet de toute complexité. Expérience des gestionnaires Redmadrobot 🙅🏽 💊 🍵

Nous, électriciens, lançons des projets depuis 2008 et, en 11 ans, nous avons formé une solide équipe de robomanagers. Le pompage du fer aide à combattre les missions et l'un des plus difficiles est de gérer le projet. Les situations dans lesquelles il devient nécessaire d'assumer les responsabilités de PM (chef de projet) sont différentes: en marketing - lors de la création d'un site, en RH - lors de l'organisation d'événements. Nous nous souvenons de dizaines de ces cas.

Nous avons préparé une liste des erreurs commises par les nouveaux chefs de projet et les avons complétées par nos recommandations. L'article propose deux options pour les recommandations: simples et pour ceux qui veulent se perdre - avec des références et des liens vers des ressources utiles. Vous n'aurez donc pas la possibilité de les répéter avec une attention appropriée. Nous espérons que cela rendra votre projet plus facile, meilleur et apportera de la prévisibilité au processus de sa création.

Au début

Un démarrage réussi est la moitié du succès. Voici quelques erreurs qui pourraient affecter négativement le développement futur du projet.

Erreur n ° 1: absence de fixation d'accords avec les parties prenantes

Un moment à ne pas négliger au tout début est une discussion des attentes du produit avec les parties prenantes - personnes ou organisations pouvant influencer le développement du projet.

Conseil: au début, définissez et coordonnez avec toutes les parties prenantes les objectifs et les résultats prévus .

Les attentes vis-à-vis du produit définissent les exigences du résultat et affectent considérablement le travail futur de toute l'équipe. La coordination permet d'éviter d'éventuels malentendus et désaccords sur le développement du projet.

Une solution simple : créer un document texte ou un tableau où seront collectées les attentes des parties prenantes. Pour vous simplifier la vie, vous pouvez utiliser notre aide sur les contenus structurés .

Dans le document, il est important non seulement de fixer les attentes de chacun et de chacun, mais aussi de porter les souhaits à un dénominateur commun. L'objectif doit être unifié, compréhensible et approuvé par tous les participants. Après la formation du document, synchronisez-le avec l'équipe (vous aurez probablement quelques idées de plus) et n'hésitez pas à l'envoyer aux parties prenantes pour finaliser tous les points.

Option plus compliquée :L’équipe d’analystes et de concepteurs de Redmadrobot au stade du lancement du projet recueille toujours un passeport de produit - un document décrivant les caractéristiques et les principaux objectifs. Il contient des indicateurs clés et sert de guide pour la poursuite du développement d'un projet ou d'un groupe de projets. Si vous voulez éviter les problèmes, vous devez le résoudre, le synchroniser avec l'équipe (collecter toutes sortes d'idées) et le coordonner avec les parties prenantes. Après cela, les résultats de la coordination devraient être fixes pour tout le monde - envoyer des lettres, mettre le document dans le cloud ou créer un tableau dans Miro .

Pour utiliser le modèle de passeport à vos fins, complétez-le avec les questions nécessaires en fonction de vos spécificités

Erreur numéro 2: formulation irréfléchie des buts et objectifs dans une équipe

L'une des raisons pour lesquelles les idées ne résistent pas à l'épreuve du temps est l'absence de «pont de faisabilité». Le gestionnaire peut comprendre les objectifs des parties prenantes et comment les atteindre, mais ne représente pas la vision du résultat. Ou, voyez toujours le résultat souhaité, mais ne tenez pas compte de toutes les difficultés qui risquent de se poser à l'avenir. A la sortie, nous avons le bon vieux «rien», mais nous nous cachons derrière des «facteurs externes», des «activités imprévues» et «quelqu'un est à blâmer, mais nous ne nous en doutons pas».

Astuce: étape par étape, décrivez en détail comment vous prévoyez de mettre en œuvre les plans .

Une solution simple : une option pour une utilisation indépendante - utilisez l'une des méthodologies éprouvées pour fixer des objectifs, par exemple, SMART. Nous utilisons souvent des approches dans notre travail.DoD et DoR .

Mais le projet est une affaire d'équipe. Par conséquent, s'il est possible de planifier et de réfléchir à la mise en œuvre tous ensemble, il doit être utilisé.

L'option est plus compliquée : étudier avec des collègues l'une des méthodologies pour fixer des objectifs et la mettre en œuvre correctement. Pour ce faire, divisez la planification des résultats en plusieurs itérations, puis faites une plongée profonde (immersion dans le projet) de toute l'équipe selon la méthodologie de fixation des objectifs. Décidez comment impliquer tous vos collègues dans le processus de planification et de réalisation et, surtout, assurez-vous que cela fonctionne pour le résultat dont vous avez besoin .

Erreur # 3: transfert de responsabilité

Ici, tout est simple: la responsabilité et la répartition des rôles dans l'équipe doivent être claires pour tous les participants. À un moment donné (et cela peut certainement arriver, croyez-moi), vous devez comprendre pourquoi quelque chose s'est mal passé et que quelqu'un n'a pas rempli une tâche importante.

Astuce: pour que cela se produise aussi rarement que possible (ou mieux ne se produise pas du tout), rendez la répartition des responsabilités dans l'équipe transparente. Ensuite, chacun pourra comprendre ses tâches et comment le sort du projet dépend de son travail .

Et dans le cas où quelque chose ne se passe pas comme prévu dans le projet, le gestionnaire doit clairement comprendre dans quelle partie de l'échec s'est produit. Sinon, le PM risque de compromettre les résultats du travail et de démoraliser toute l'équipe. L'une des meilleures solutions pour créer de la transparence est d'utiliser une matriceresponsabilité. Il peut être choisi en fonction de la complexité du projet, de la taille de l'équipe et des préférences.

Une solution simple si vous ne voulez pas vous embêter et que vous avez un petit projet:

Rassemblez-vous avec vos collègues et identifiez les rôles que peut jouer l'équipe. Par exemple, le gestionnaire prend des notes lors des réunions, puis le concepteur les coordonne avec les parties prenantes - les rôles peuvent être n'importe quoi, pensez-y vous-même.
Estimez les rôles que chaque membre de l'équipe peut jouer.
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L'essentiel est de s'entendre sur la façon dont vous envisagez d'interagir dans une équipe et de la corriger de manière pratique: texte, dans Miro, ou, par exemple, esquissez une carte mentale - comme cela vous convient.

L'option est plus compliquée : pour les grands projets, vous pouvez faire un modèle de rôle du projet sous la forme d'une carte et ajouter une description des fonctions de chaque rôle (cela peut être fait, par exemple, dans Miro) .

Mais la matrice elle-même ne fera que peu de bien. Pour que le système de responsabilité bâti porte ses fruits, il est nécessaire de surveiller en permanence sa mise en œuvre. Par exemple, pour résoudre les conséquences possibles de sa distribution: se débarrasser des inutiles, améliorer le courant et en ajouter un nouveau.

En cours d'implémentation: à propos de l'implémentation

La tâche principale du gestionnaire pendant la mise en œuvre du projet est de terminer les tâches planifiées qui le mèneront, ainsi que toute l'équipe, au résultat souhaité. Cela peut être réalisé si les changements sont gérés avec compétence, des améliorations de la qualité sont introduites dans les processus, éliminent les excès et obtiennent constamment un résultat intermédiaire. Et voici une courte liste de ce qui peut vous gêner sur ce chemin difficile.

Erreur # 4: manque d'outils de travail d'équipe

Tout travail a besoin d'outils, mais il est important de ne mettre en œuvre que ceux qui contribueront au développement du projet. Malheureusement, l'inverse se produit souvent lorsque de nouvelles opportunités ajoutent une bureaucratie inutile, des réglementations nuisibles et d'autres choses désagréables à la vie de l'équipe.

Conseil: utilisez uniquement les outils indispensables à la mise en œuvre du projet. Intégrez-les dans vos processus et dites à l'équipe comment les utiliser .

Identifiez ensuite les responsables du support technique et de la pertinence des outils. Toutes les informations qu'ils contiennent doivent être mises à jour périodiquement, être commandées conformément aux règles possibles et accessibles à l'équipe.

Une solution simple :Ne poursuivez pas la mode - utilisez des outils accessibles et universels, tels que les feuilles de calcul Trello ou Google .

Grâce à son système de cartes, Trello est parfait pour la répartition des tâches. Vous pouvez y fixer des parties importantes du projet: le processus d'exécution du travail, la réalisation des transactions et des applications, l'organisation du flux de travail et d' autres choses. Eh bien, les feuilles de calcul Google sont bonnes pour leur multitâche. Chez Redmadrobot, les équipes les utilisent souvent de différentes manières:

Planifiez et gérez les budgets des projets.
Formuler et contrôler le plan et l'avancement de projets simples.
Répartissez les tâches.
Enregistrez les résultats des rétrospectives.
L'arriéré du produit est formé.
Ils planifient le chargement des ressources de tous les employés et de chaque projet séparément.
Assemblez les moniteurs de produit et les défauts du système, etc.

La tâche d'un outil efficace est de simplifier la vie de l'équipe. Les feuilles de calcul Trello et Google en font un bon travail. Mais quelles que soient vos préférences, il existe des types d' outils dont vous aurez besoin dans tout projet: délégation, réunions ou synchronisation, gestion des risques, canaux de communication et interactions.

L'option est plus compliquée : depuis de nombreuses années de dommages irréparables à nos clients, nous avons créé un système d'outils. Toute équipe travaillant sur des projets de niveaux et de complexité différents peut l'utiliser. Vous pouvez l'utiliser comme base lors de la création de votre propre liste de services nécessaires .

Erreur # 5: manque de priorités claires

Dans une situation où tout est prioritaire - en fait, aucune priorité n'existe. Si le travail bat son plein et que le projet se développe, cela ne signifie pas que l'équipe se dirige vers le résultat souhaité.

Astuce: hiérarchisez précisément chaque tâche afin que l'équipe comprenne ce qui doit être fait en premier .

Vous saurez ainsi comment les efforts sont répartis entre collègues et assurez-vous que les buts et objectifs dans votre tête correspondent à leurs priorités.

Une solution simple : si vous avez un petit projet, utilisez la méthodologie MoSCoW - elle est bien adaptée pour déterminer les priorités. Aussi payer attention aux RICE et ICE méthodologies .

L'option est plus compliquée : dans un grand projet, la formation de notre propre système de hiérarchisation des tâches entrantes sera utile. Il peut être construit sur la base de feuilles de calcul Google ou Trello .

En utilisant des feuilles de calcul Google ou Trello, vous pouvez créer un système en mettant l'accent sur les besoins de l'équipe. Par exemple, les feuilles de calcul Google vous permettent de configurer des filtres et des formules qui automatisent la comptabilité. Sur la base des points définis pour un paramètre particulier, les filtres et les formules peuvent automatiquement créer une liste finale avec des priorités, ce qui fait gagner du temps.

Erreur numéro 6: manque de points de contrôle et d'évaluation

Si le chemin est long, il doit être divisé en segments. Une telle technique aide le manager à mieux contrôler le processus de travail, et l'équipe voit le résultat et est motivée à travailler sans ralentir.

Astuce: divisez chaque tâche en microtâches et déterminez le calendrier de leur mise en œuvre. Plus vous accordez d'attention aux «points de contrôle», moins il est probable que certains travaux seront laissés sans surveillance .

Solution :

Identifier les jalons importants pour l'achèvement du projet.
Pour chaque point de contrôle, déterminez le résultat souhaité.
Déplacez-vous vers chaque point de contrôle par petites itérations, ajustez le résultat si nécessaire.
N'hésitez pas à supprimer l'inutile.

Le projet concerne la gestion du changement, alors n'ayez pas peur de prendre des risques. L'essentiel est de s'assurer que le résultat prévu en vaut la peine et l'équipe a approuvé votre idée. Et n'en faites pas trop avec responsabilité. Le contrôle total est votre ennemi absolu, ce qui entraîne une méfiance chronique envers les collègues et la création d'une atmosphère hostile dans l'équipe.

En cours d'implémentation: sur l'interaction

Les projets sont mis en œuvre par des personnes qui interagissent constamment les unes avec les autres. Votre tâche en tant que manager est de comprendre comment niveler la partie «humaine» problématique - la communication et l'interaction. Ne faites pas les erreurs suivantes.

Erreur numéro 7: non-information de l'équipe

Afin de définir clairement le vecteur de développement de projet, d'escalade, de résolution de problèmes et de demandes, il est important d'informer l'équipe de tous les changements de travail. Cela vaut non seulement pour les collègues, mais aussi pour les parties prenantes.

Conseil: si vous avez appris des changements dans le projet, alors ne soyez pas trop paresseux pour en parler à l'équipe, pour cela, organisez une information constante de tous ses participants .

Solution :

Assurez-vous d'envoyer des lettres à tous les participants avec le statut du projet. Divulguer: un bref état actuel, quelles tâches clés l'équipe travaille actuellement, où il y a des problèmes et des bloqueurs (où l'attention des parties prenantes est requise) et quels résultats l'équipe a déjà obtenus.
Déterminez la fréquence de ces lettres.
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№8:

Les problèmes eux-mêmes ne disparaissent pas ou ne disparaissent pas, mais en règle générale, ils s'accumulent et créent l'effet d'une bombe à retardement. Il est naïf de croire que si un problème ou un conflit n'est pas provoqué, il disparaîtra. Par conséquent, chaque équipe a besoin d'un mécanisme clair pour escalader les problèmes et les conflits. Le chef de projet doit être capable de prendre les bonnes décisions dans des situations critiques et imprévues, et de trouver des moyens de sortir de la «stagnation» (dans les situations qui nécessitent un examen).

Conseil: créez un mécanisme d'escalade compréhensible pour les problèmes et les conflits au sein de l'équipe. Ainsi, les collègues comprendront que dans n'importe quelle situation, ils seront entendus et leur point de vue est important pour les autres .

Une solution simple :Informez l'équipe des règles de base de l'escalade. Pour ce faire, formulez, comme vous le voyez, le processus d'escalade idéalement, corrigez-le sous la forme de résumés simples. Placez les informations dans un «espace commun» afin que tout le monde puisse accéder au document au bon moment .

L'option est plus compliquée : créez votre propre système d'escalade. Pour ce faire , faites une liste de collègues qui vous aideront à résoudre des situations problématiques et des conflits, ainsi qu'à déterminer des actions stratégiques. De nombreux articles ont été écrits sur les capacités de l'outil d'escalade et sur la façon de l'organiser, donc si vous êtes intéressé par ce sujet, il suffit de le rechercher sur Google .

N'oubliez pas que le succès du produit dépend de vos décisions. La prévention des conflits est un signal que l'équipe est prête à parler ouvertement de ses problèmes.

Et à la fin

Un projet a toujours des points finaux et une finale. Rassemblez vos forces et ne commettez pas les deux dernières erreurs.

Erreurs n ° 9 et n ° 10: manque de réflexion et de débriefing

Dans les conditions du projet, le manque d'analyse conduit souvent à des erreurs: actions entreprises, approches et pratiques appliquées, ainsi que processus récemment construits. En tant que manager, vous devez écouter et entendre ce qui se passe dans votre équipe à différentes périodes et apporter des changements qualitatifs opportuns à son travail. Dans de tels cas, la réflexion aide, ce qui vous permet de comprendre le chemin parcouru.

Une solution simple : maîtriser le fond émotionnel de l'équipe, faire le point sur une base itérative et constante. Par exemple, passez du blues hebdomadaire ou bimensuel. Lors de la synthèse, n'oubliez pas de réduire les tâches terminées et planifiées. Célébrez toujours le succès de l'équipe et n'ayez pas peur de parler d'échecs. Et parler des problèmes, non seulement actuels, mais déjà résolusAssurez-vous d'enregistrer les résultats de ces réunions et de les transformer en tâches de développement.

Assurez-vous d'enregistrer les résultats de ces réunions et de les transformer en tâches de développement.

L’option est plus compliquée : chez Redmadrobot, nous utilisons deux outils: une rétrospective du projet de l’équipe et une réflexion individuelle pour le leader. La rétrospective aide à réguler le contexte émotionnel de l'équipe, à supprimer les commentaires sur la période passée et, surtout, à se remercier mutuellement .

La réflexion individuelle est un outil de manager qui permet d'analyser ses actions dans le projet de la période écoulée. Il est important d'analyser ce que vous aviez prévu de faire, ce que vous avez finalement obtenu et comment vous allez agir la prochaine fois. Une formule assez simple pour réussir, si vous l'utilisez à temps et avec compréhension.

Les problèmes de réflexion sont ajustés en fonction de la situation, mais il n'y a qu'une seule norme lors de leur compilation. Essayez de trouver la réponse à chacun d'eux:

Où suis-je?
Qu’avais-je prévu de faire?
Qu'avez-vous obtenu à la fin?
Qu'est-il arrivé et a échoué?
Que vais-je faire ensuite?

Nous n'avons pas obtenu la liste d'erreurs la plus complète, mais si vous ne pouvez même pas les faire, vous rendrez le projet plus facile et plus efficace. Nous, les robots, sommes convaincus que faire des erreurs est la voie de l'excellence, car nous en tirons constamment des enseignements. Par conséquent, nous vous conseillons de ne pas avoir peur de prendre des risques. Et aussi, n'oubliez pas d'écouter non seulement vos collègues, mais aussi vous-même. Êtes-vous d'accord?

Kristina Borisova, chef de projet chez Redmadrobot, a partagé son expérience ironique.

Des erreurs qui ruineront un projet de toute complexité. Expérience des gestionnaires Redmadrobot