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Entre domicile et bureau. Comment organiser le travail d'une équipe répartie

Habr, bonjour!

De nombreuses entreprises proposent aujourd'hui à leurs employés de travailler à domicile. Cependant, tout le monde n'a pas la possibilité de travailler à distance. Certains spécialistes ne laissent pas leurs postes de combat dans des bureaux.

L'équipe d' Artezio a décidé de trouver un moyen de construire le travail dans une équipe «mixte», qui travaille à la fois au domicile et au bureau. Nous avons écrit ce texte sur l'exemple de la façon dont un processus similaire est construit au sein de notre entreprise. Ils ont également parlé de l'urgence de la réalité: quels sont les avantages et les inconvénients du travail à distance. 

La source

Notre entreprise utilise le principe: peu importe que ces employés ou d'autres travaillent à distance ou soient assis au bureau, nous traitons toute l'équipe comme s'ils travailleraient à domicile en pleine force.

Autrement dit, nous ne divisons pas notre équipe en ceux qui «s'assoient» à la maison ou travaillent au bureau. Cela est nécessaire pour aligner les capacités de tous les membres de l'équipe et fournir à tous les mêmes outils de travail.

Comment l'œuvre est construite


Tout commence par la planification. Cela nous permettra de représenter clairement le laps de temps lorsque nous obtenons un résultat spécifique. En principe, il est toujours nécessaire de planifier, mais c'est pendant le travail d'une équipe répartie que chacun doit clairement comprendre quand et quel doit être le résultat du travail.

Afin de tout planifier correctement, nous devons nous souvenir de quelques points.

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Donc, nous avons un plan, il peut être sous n'importe quelle forme: un fichier MPP ou du texte brut. Mais il doit nécessairement préciser la séquence des travaux, les ressources affectées et les échéances.

Après la planification, nous reflétons les tâches dans le système de collaboration d'équipe. Pour notre entreprise, c'est Jira. Ça va comme ça: 

  • la tâche est attribuée dans Jira (ou à l'aide d'un autre outil de collaboration) à l'exécuteur testamentaire;
  • l'entrepreneur est pris pour terminer la tâche, connecte Jira le temps qu'il prend pour résoudre le problème;
  • lorsque nous avons créé des tâches en fonction de notre plan, nous avons également indiqué les dépendances entre les tâches dans Jira; nous pouvons également créer de nouvelles tâches, par exemple, si nous avons vu que nous devons changer quelque chose ou corriger un défaut trouvé pendant la phase de test.

Chaque tâche a son propre cycle de vie. Habituellement, nous utilisons les statuts suivants:

  • «Tâche nouvelle / ouverte» - pour les nouvelles tâches qui n'ont encore été assignées à personne;
  • «Au travail» - une tâche est attribuée à un exécuteur spécifique, une tâche est en cours de réalisation, des progrès sont réalisés et des heures sont annulées pour cette tâche;
  • «Résolu / soumis pour vérification» - la tâche est effectuée par l'entrepreneur et vérifiée;
  • «Redécouvert» - selon les résultats de l'audit, la tâche a été rouverte.
  • «Fermé / vérifié» - une tâche fermée peut être due au fait qu'elle est vérifiée.

Source

Afin de comprendre comment les tâches sont réalisées et comment nos attentes de résultats intermédiaires correspondent aux résultats obtenus à l'issue des tâches, nous maîtrisons ces travaux:

  • nous suivons le code source par pull-request et effectuons une vérification du code - une fois que le développeur a terminé la tâche, le code sera vérifié par le chef d'équipe ou l'architecte;
  • nous effectuons des tests - il s'agit d'une étape immuable qui est depuis longtemps devenue la norme, s'applique également au contrôle;
  • des démonstrations régulières des résultats des itérations - sont faites pour les propriétaires de produits, les clients, elles sont nécessaires principalement afin d'aligner les attentes de l'équipe et de toutes les personnes intéressées par le produit.

La clé du travail avec une équipe répartie est la communication. Tout le monde est dans des endroits différents, et il n'y a aucun moyen de discuter rapidement ou de transmettre immédiatement quelque chose à tout le monde, donc les communications doivent être planifiées à l'avance, réfléchies et utilisées par des moyens techniques qui permettront leur mise en œuvre fiable.

Voici ce qui est utilisé dans notre pratique.

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  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
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  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



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Les appels doivent être planifiés à l'avance. Dans les cas urgents, bien sûr, vous pouvez même appeler dès maintenant, mais les employés peuvent ne pas être prêts. La régularité des appels est également importante, afin que tous les membres de l'équipe sentent le rythme, se préparent à un dialogue. Il est très important d'avoir la possibilité de montrer l'écran et d'être sûr de transmettre la voix. Le flux vidéo est complètement facultatif. La participation vocale est plus importante. L'essentiel - n'oubliez pas d'allumer et d'éteindre votre microphone à temps. Oui, n'oubliez pas - pour que la communication soit efficace, les appels doivent être enregistrés et enregistrés.

Pour la communication, nous utilisons le plus souvent Skype et Telegram, à savoir les discussions de groupe pour la communication opérationnelle sur les problèmes fonctionnels et non fonctionnels.

Plateformes Web utiles utilisées lors d'événements hors ligne (pour engager les participants, montrer des présentations). MyOwnConference ou iSpring Learn est très bien. Ces plateformes conviennent également à la formation en ligne des employés. Les haut-parleurs parlent et commutent les diapositives à partir du téléphone ou se connectent via une vidéo intégrée.

Une autre bonne idée serait d'organiser des vidéoconférences conjointes quotidiennes le matin pendant 10 à 15 minutes. Pour les employés qui se trouvent dans un endroit éloigné, cela leur permettra de se connecter au travail, de servir de sorte de lien entre la maison et le bureau.

Avec une bonne gestion, un modèle mixte peut être très efficace. Par exemple, il vous permet d'attirer les bons spécialistes, où qu'ils se trouvent. Cela permettra à l'entreprise d'économiser de l'argent pour trouver un employé dans des villes où la concurrence du personnel est élevée. 

En outre, la possibilité de travailler dans des conditions confortables à domicile peut être un moyen pour les entreprises d'attirer des travailleurs qualifiés, ce qui signifie qu'elle rendra cette entreprise plus experte et plus compétitive sur le marché.  

Avantages et inconvénients de ne pas être au bureau


L'une des premières photos de Google pour un bureau à domicile parfait . Source 

Au minimum, dans les sociétés informatiques, la plupart des spécialistes (il y a un tel sentiment) travaillent désormais à domicile. 

Comme dans toute autre approche de l'organisation du travail, la «télécommande» a son propre ensemble d'avantages et d'inconvénients. Certains d'entre eux peuvent s'avérer être un obstacle important pour un certain nombre de managers de transférer leurs employés en mode de travail à distance. Pour d'autres, cela ouvrira de nouvelles opportunités commerciales et augmentera la productivité du travail.

Parmi les inconvénients sont les suivants (si nous avons oublié quelque chose, veuillez nous en parler dans les commentaires).

  • Discipline et motivation

Il est plus difficile de motiver les employés sur la télécommande , et surtout de contrôler, que directement au bureau. De nombreux employés peuvent rencontrer des problèmes de discipline en raison de l'absence d'un gestionnaire à proximité.

  • Contrôle

Il est supposé que le suivi de l’exécution des tâches de l’employé est considérablement compliqué avec un mode de fonctionnement à distance. En conséquence, les dates limites d'origine peuvent être décalées ou révisées. 

  • mobilier de maison

On pense que l'environnement familial est moins discipliné que l'environnement de bureau. En plus de l'horaire des autres membres de la famille, l'employé sera souvent distrait de la tâche qui lui est assignée ou ne travaillera pas du tout.

  • Absence de contact visuel

La barrière psychologique due à l'incapacité à regarder dans les yeux de l'employé, à transmettre directement les informations requises. L'incapacité d'approcher l'employé personnellement et de discuter des problèmes nécessaires peut aggraver la situation.

En plus de la liste ci-dessus, il existe un certain nombre de difficultés qui peuvent décourager les managers de transférer entièrement leurs employés vers le travail à distance:

  • Fonctionnalités métier

Certaines entreprises sont physiquement incapables de transférer même une partie de leurs employés vers le travail à distance. En règle générale, cela est dû aux spécificités de l'entreprise ou à ses caractéristiques technologiques. Parmi les facteurs supplémentaires, on peut noter les exigences de nombreux clients d'entreprises concernant les contacts personnels et les communications directes avec eux.

  • Niveau spécialiste

Pour les professionnels débutants, leur formation et leur mise en œuvre peuvent être moins efficaces dans le cadre d'une coopération à distance. Les employeurs préfèrent une immersion rapide et efficace des «débutants» directement sur place avec un conservateur expérimenté fixe. La culture d'entreprise d'une entreprise peut également imposer des restrictions supplémentaires.

  • Sécurité des données personnelles et d'entreprise

La question de la sécurité des données de l'entreprise et de ses employés en mode de travail à distance prend une grande importance. Le risque de phishing et d'attaques virales, ainsi que d'espionnage industriel et de vol de données, est considérablement accru.

  • Relations et communications personnelles

Le travail de bureau classique a pris l'habitude naturelle d'approcher un employé à tout moment de la journée de travail, de consulter, d'expliquer quelque chose sur les doigts, de clarifier et de résoudre le problème directement dans le processus de travail.

  • Le mode de travail à distance impose ses règles de communication. Le principe de l'assistance mutuelle est très présent dans l'environnement de travail à distance, mais vous devez vous habituer à ses fonctionnalités. Par exemple, au lieu d'une communication directe au bureau, vous devez parfois demander la permission à l'interlocuteur pour passer un appel téléphonique ou discuter.

Mais le travail à distance de l'employé présente des avantages (nous attendons avec impatience vos ajouts dans les commentaires):

  • Changement de mode de fonctionnement

Pour de nombreux psychotypes de la personnalité des employés, la possibilité de changer de mode de travail (ou la combinaison de modes de bureau et de travail à distance) augmente leur productivité et leur responsabilité personnelle.  

  • Axée sur les résultats

Accroître le rôle de la responsabilité du résultat du travail et non du processus lui-même. Transparence du résultat. Conscience de ce qu'on attend de vous "à la sortie".

  • Motivation non financière

Une occasion supplémentaire pour l'employeur de motiver ou de récompenser l'employé.

  • La discipline

Réduire les risques de retard, force majeure liée à une situation de circulation ou à la météo.

  • Confort au travail

L'absence de bruit extérieur, la possibilité d'ajuster le microclimat et l'environnement en fonction de vos besoins.

  • Coûts d'exploitation réduits

Par exemple, location de locaux et dépenses pour les besoins ménagers du bureau

Il n'y a probablement pas d'approche unique et sans équivoque pour organiser le travail à distance ou déboguer le processus de travail avec une équipe répartie. 

Chaque leader ou propriétaire d'entreprise dans le premier applique vraiment telle ou telle approche dans son cas particulier. Là où il est possible d'être plus flexible, sans perdre en même temps dans les indicateurs actuels, et où cela vaut la peine de faire preuve de retenue et d'endurance. 

Comment votre entreprise travaille-t-elle avec une équipe répartie et transfère-t-elle ses employés vers un site distant?

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