Comment organiser le processus de planification dans SAP Analytics Cloud

Les systèmes de planification et de budgétisation existent depuis des décennies, et l'un des principaux problèmes de cette classe de systèmes est encore une flexibilité insuffisante. Presque tout le monde fait face à la tâche fastidieuse de recalculer et de consolider les données. Et quand il s'agit de changer le modèle d'affaires et le modèle de données, selon lesquels le recalcul des indicateurs prévus a lieu, presque personne ne peut y faire face. Par exemple, lors de la réorganisation ou de la décision d'externaliser des processus de production individuels, le système de planification doit s'adapter et permettre des modifications très rapides de tous les documents de règlement liés à la formation des coûts et des résultats financiers. La prise en compte de ces exigences ne doit pas conduire à la formation d'un système dans lequel les coûts de planification dépasseront l'effet obtenu de la mise en œuvre.

La planification consiste à définir des objectifs commerciaux stratégiques, puis à déterminer comment les atteindre en créant des budgets annuels, en suivant les progrès des prévisions et en modélisant des scénarios pour trouver de nouvelles opportunités. Tous les plans sont élaborés en projetant des données historiques pour l'avenir, en collectant des informations dans divers domaines fonctionnels et en tenant compte des tendances, des risques et des opportunités de marché potentielles. Par exemple, la direction exécutive d'un fabricant de vélos note une demande croissante de vélos électriques et décide d'augmenter les ventes de ce type de produit de 20% au cours des trois prochaines années. Dans le budget de l'année prochaine, la direction financière détermine le total des coûts et des revenus résultant de la mise en œuvre de ce plan.

Cependant, la planification des activités ne se limite pas aux cadres et aux analystes financiers. Il existe une collaboration entre les départements de l'organisation:

• Les directeurs des ventes fixent de nouveaux quotas et déterminent quelles régions et dans quelle mesure augmenteront les ventes. Ils stimulent les ventes de vélos électriques avec des commissions plus élevées.
• Le département marketing planifie des promotions et des campagnes pour augmenter les ventes de vélos électriques.
• Le service des opérations s'assure de la disponibilité de la chaîne d'approvisionnement et de la capacité de production pour augmenter les stocks de ce type de produit.
• Le département des ressources humaines prévoit d'embaucher des spécialistes techniques qui ont de l'expérience avec les moteurs électriques et de créer de nouvelles ressources de formation pour le personnel existant.

Chacune de ces actions est associée à un plan financier central et à un objectif commun fixé par la direction. Étant donné que tout plan est complexe et est élaboré avec la participation de tous les départements de l'entreprise, travailler avec des feuilles de calcul autonomes ou dans des systèmes de planification dispersés peut ralentir le processus, introduire des erreurs et des incertitudes. Cela rend également difficile l'adaptation à un marché en évolution rapide.

Dans cette situation, SAP Analytics Cloud aide beaucoup en raison de la large gamme de fonctions de planification, de veille stratégique, de prévision et de collaboration qui rendent le processus de planification plus facile et plus rapide. La simplicité et la rapidité de cet outil sont dues à sa flexibilité. À chaque étape, des modifications peuvent être apportées et les étapes suivantes et précédentes refléteront les modifications apportées.

En général, le processus de planification dans SAP Analytics Cloud ressemble à ceci (Fig. 1)


Figure 1.

Préparez-vous. Tout d'abord, nous préparons les données pour le travail: nous nous connectons aux sources, créons un modèle de planification basé sur celles-ci. Par la suite, il sera automatiquement enrichi de nouvelles données provenant de sources sources selon un calendrier spécialement configuré par nos soins.

Programme Ensuite, le processus de formation d'un calendrier de tâches a lieu, ce qui vous permet d'organiser de nombreux flux de travail parallèles, de nommer des exécuteurs et des réviseurs et de fixer des délais. Le calendrier suit l'avancement des tâches et des processus et la charge de travail des employés (Fig. 2).


Figure 2.

Prédire.Bien sûr, lors de l'élaboration d'un plan, des données historiques ou des prévisions basées sur eux, forment toujours toujours la base. En utilisant la fonction de prévision prédictive, d'un simple clic, vous pouvez obtenir une prévision automatique et l'afficher sur le graphique de la dynamique de la série chronologique ou la placer directement dans le tableau principal avec le plan (Fig.3).


Figure 3.

Plan. Ensuite, nous passons directement à la planification. À l'aide de ces fonctionnalités dans SAP Analytics Cloud, vous pouvez implémenter:

• Construire des plans stratégiques.
• Analyse budgétaire et diffusion de ses articles.
• Comparaison du budget et des prévisions avec les faits.

L'un des plus gros problèmes de planification dans une organisation est la nécessité de construire de nombreux plans: ventes, production, finances et RH. Et une question distincte est la création sur leur base d'une consolidation.

Par exemple, lorsqu'un analyste termine la planification des ventes, il peut transférer les revenus générés vers la planification du compte de résultat. De même, les plans RH et commerciaux, commerciaux et financiers sont liés. Dans le même temps, les données financières proviennent directement de SAP S / 4HANA, les données RH de SAP SuccessFactors et les données de vente de SAP IBP (Fig. 4).


Figure 4.

Par exemple, nous devons mettre à jour les prévisions de ventes pour un certain type de produit. Pour ce faire, il suffit de sélectionner la cellule souhaitée et d'entrer le pourcentage de croissance souhaité. Après avoir apporté des modifications, le système recalcule tous les indicateurs dépendants et les met en surbrillance en couleur. De plus, les tableaux dans SAP Analytics Cloud peuvent fonctionner comme des feuilles Excel, c'est-à-dire que nous pouvons effectuer librement des calculs intermédiaires directement sur la page du rapport (Fig. 5).


Figure 5.

L'outil vous permet également d'automatiser les processus d'allocation.

Distribuer Grâce à cette fonction, l'utilisateur peut déplacer des valeurs d'une cellule à une autre au même niveau de hiérarchie dans n'importe quelle dimension disponible. Supposons que nous voulons redistribuer les valeurs prévues des coûts opérationnels entre les catégories de biens (Fig. 6).


Figure 6.

Après avoir sélectionné la cellule source souhaitée et appelé la fonction "Distribuer", une boîte de dialogue apparaît qui vous permet de simuler diverses options pour distribuer la valeur existante. Nous pouvons choisir l'analyse et le niveau de hiérarchie nécessaire dans lequel les valeurs peuvent être déplacées. Dans l'exemple ci-dessus, 50 millions de dollars sont redistribués de la catégorie de produits Vêtements aux chaussures.

Diffusion À l'aide de cette fonction, vous pouvez implémenter le processus de distribution des valeurs d'une cellule en haut de la hiérarchie vers le bas. Cela peut être fait automatiquement ou par personnalisation.

Si une nouvelle valeur est entrée dans une cellule vide, alors pour les niveaux inférieurs de la hiérarchie de la même dimension, cette valeur est distribuée dans tous les articles en parts égales.

Mais il y a aussi la possibilité de faire la distribution manuellement. Par exemple, nous voulons répartir le coût des salaires par région. Après avoir sélectionné la cellule souhaitée et appelé la fonction Spreading, nous voyons une boîte de dialogue. Vous pouvez y spécifier manuellement la distribution souhaitée de ce type de coût, utiliser la fonction de copie à partir de n'importe quelle cellule sélectionnée dans le tableau ou sélectionner l'un des scripts de remplissage automatique disponibles (Fig. 7).


Figure 7.

Attribuer.Une autre fonction d'allocation vous permet de répartir la valeur sur plusieurs cellules à un certain niveau dans la hiérarchie de toute analyse. Contrairement aux fonctions de distribution et d'étalement, aucune cellule source spécifique n'est requise ici. Supposons que nous voulons ajouter 50 millions au plan de coûts de vente et de marketing pour un type de produit particulier. En utilisant la fonction Attribuer, nous pouvons ajouter une valeur à un élément de coût spécifique et le distribuer (Fig. 8).


Figure 8

L'outil vous permet également d'automatiser le workflow de planification en créant des actions de données. Ce sont des processus qui incluent des fonctions de copier-coller, ainsi que des formules complexes utilisant des scripts. Avec leur aide, il est possible de simuler des processus tels que la planification des flux de trésorerie, l'amortissement et les opérations de transfert. Des processus de différents niveaux de difficulté sont développés par l'utilisateur dans un mode de simulation pratique, peuvent être intégrés dans les rapports et lancés en un seul clic. En d'autres termes, c'est un analogue des macros dans Excel, mais cela fonctionne en mode low code.

Les opérations de copie facilitent le déplacement des données entre différents modèles. Par exemple, si nous avons des modèles distincts pour la planification des effectifs et des dépenses, nous pouvons utiliser des actions de données pour copier les données de ces modèles vers le modèle financier central.

Supposons que nous voulons créer un processus automatisé de transfert des valeurs de solde à la fin de la période précédente dans une cellule de la balance au début de la période actuelle (Fig. 9).


Figure 9. Vous pouvez

créer un tel processus à l'aide d'un simple éditeur visuel ou en écrivant un script dans le langage logique BPC, qui peut être familier aux consultants SAP BPC. Il est important de noter ici que le système aide l'utilisateur à créer du code en offrant des options possibles pour les fonctions.

Il s'agit du processus intégré à l'éditeur visuel (Fig. 10).


Figure 10.

La création d'une action de données se déroule en plusieurs étapes. Nous «dessinons» d'abord la structure du contenu:

• tout d'abord, nous imposons des conditions pour le transfert des seuls comptes d'actif et de passif et des capitaux propres,
• puis nous modélisons la formule de transfert du solde de clôture du mois précédent vers le solde d'ouverture du mois en cours,
• la deuxième formule contiendra le calcul du solde de clôture du mois en cours,
• nous plaçons toutes les formules dans un cycle afin que les actions que nous avons prescrites se répètent pour chaque mois de l'année en cours (Fig. 11).

Figure 11.

Après avoir construit la structure de contenu, nous sélectionnons une tranche de données spécifique, appliquons des filtres et commençons à remplir les formules avec le contexte: des éléments de mesure et des indicateurs spécifiques, en d'autres termes, nous expliquons au système exactement à quoi les formules données doivent être appliquées.

Ensuite, nous ajoutons le bouton qui lance l'action de données créée directement au rapport analytique, et nous obtenons les résultats nécessaires lorsque vous cliquez dessus (Fig.12).


Figure 12.

Blocage des données. Cette fonctionnalité vous permettra d'imposer des restrictions sur l'édition de certaines sections de données pour des utilisateurs spécifiques ou leurs groupes. Si d'autres modifications des paramètres de blocage des données sont nécessaires, vous pouvez les planifier dans le calendrier des tâches, qui a été mentionné au début de l'article (Fig. 13).


Figure 13.

Versioning. De plus, l'utilisateur peut voir comment les différents plans sont liés entre eux et avec les données réelles. Une analyse des écarts doit être effectuée et les plans doivent être respectés dans le budget. Tout cela est possible grâce à la gestion des versions, qui vous permet de créer simultanément des scénarios de planification alternatifs et de les partager au sein du système, sans créer de confusion et sans les modifier (Fig. 14). jeu de données d'origine.


Figure 14.

Visualisation.La dernière étape du processus de planification dans SAP Analytics Cloud sera le reflet des résultats d'une manière qui soit pratique pour la perception visuelle. Pour chaque version des budgets et des prévisions, des objets de visualisation peuvent être construits qui reflètent clairement la différence entre eux (Fig. 15).


Figure 15.

Communications. En plus de toutes ces étapes, l'ensemble du processus de planification s'accompagne d'une communication constante entre les utilisateurs du système. Les employés peuvent laisser des commentaires sur chaque horaire ou une cellule spécifique du tableau, marquer tout utilisateur du système et mener une discussion dans une conversation spéciale (Fig. 16 a, b).


Figure 16 a.


Figure 16 b.

Ainsi, la méthodologie de planification dans SAP Analytics Cloud est un cycle qui vous permet de mettre tous les processus «en service», tout en laissant la possibilité de changements flexibles.

SAP Analytics Cloud convient à la création d'un système de planification d'entreprise pour l'entreprise, ainsi que pour les plans ponctuels de chaque service.

Cet outil est une solution autonome et peut faire partie d'une architecture multifournisseur. L'intégration de SAP Analytics Cloud avec les solutions SAP est native, en outre, il existe un contenu métier standard pour diverses industries et secteurs d'activité. La plupart des rapports prédéfinis de cette liste comprennent des scénarios de planification pour des outils tels que S / 4HANA, IBP, Ariba, Success Factors et de nombreuses autres solutions SAP. Nous parlerons des scénarios de planification conjointe avec SAP Analytics Cloud dans les articles suivants.

De plus, dans le prochain article, nous parlerons d'AutoML et de ses capacités, ainsi que de la façon d'utiliser la plateforme SAP Cloud pour créer l'extensibilité des systèmes ERP.

Publié par Anastasia Nikolaevich, SAP CIS Business Solutions Architect