Automatisez les processus RH à l'aide de Microsoft Teams, PowerApps et Power Automate. Demandes de retrait d'employés

Bonne journée à tous! Aujourd'hui, je voudrais partager un petit exemple d'automatisation du processus de création d'applications pour les nouveaux employés à l'aide de Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate et Teams. Lors de la mise en œuvre de ce processus, vous n'aurez pas besoin d'acheter des plans utilisateur PowerApps et Power Automate distincts, un abonnement Office365 E1 / E3 / E5 suffira. Nous créerons des listes et des colonnes sur le site SharePoint, PowerApps vous aidera à créer le formulaire et Power Automate offrira la possibilité de personnaliser la logique des processus d'entreprise. Le processus final est connecté à l'équipe MS Teams. Ne perdons pas de temps et voyons ce qui se passe.



Dans un premier temps, nous créons des listes et des détails. Nous aurons besoin de listes:

1. Demandes de retrait d'employés
2. Divisions
3. HR par unité
4. Administrateurs

Chaque liste jouera un rôle à l'avenir, et nous verrons laquelle. Nous créons les détails et configurons le menu de navigation:

Powerapps

Maintenant, créons un formulaire pour la liste des demandes de retrait des employés à l'aide de PowerApps. Dans le formulaire final, cela ressemblera à ceci:



Dans le champ "Employé", les utilisateurs d'Office 365 sont sélectionnés dans la liste des utilisateurs, "Date de sortie" est indiqué dans le calendrier, "Département" est indiqué dans le répertoire des départements et "HR" est sélectionné dans le répertoire "RH par départements" :



Mais vous devez vous assurer que la liste des RH disponibles pour la sélection est filtrée par l'unité indiquée sur le formulaire. Utilisez une formule pour filtrer les données dans PowerApps. Pour la propriété «Items» du champ «HR», nous écrivons:



De plus, sur le formulaire, vous pouvez effectuer de petits réglages pour la valeur par défaut du champ Statut. Pour la propriété "Default" du champ "Status", écrivez:



Si le formulaire de création d'élément est ouvert, la valeur «Nouveau» sera écrite dans le champ Statut, sinon, la valeur de la colonne SharePoint pour l'élément actuel sera remplacée dans le champ d'état du formulaire.

L'un des problèmes avec PowerApps est l'impossibilité de récupérer facilement les données des groupes SharePoint. À cet égard, il n'est pas possible de configurer facilement la visibilité / disponibilité des champs ou des objets du formulaire si vous souhaitez vous connecter à l'utilisateur qui rejoint le groupe SharePoint. Mais vous pouvez contourner ce problème. Surtout pour cela, nous avons créé à l'avance une liste d'administrateurs:



Dans cette liste, il y a un champ «Employé» avec le type «Utilisateur ou groupe» affiché uniquement sur le formulaire et un champ «Nom» dans lequel le nom de l'employé sélectionné est écrit, affiché uniquement dans la vue de liste. Maintenant, faisons un petit tour dans PowerApps. Par exemple, vous pouvez configurer la disponibilité de n'importe quel champ à la condition que l'utilisateur actuel figure dans la liste Administrateurs. Nous trouvons la propriété «Mode d'affichage» du champ «Date de sortie» et écrivons:



Selon cette formule, s'il y a au moins un employé dans la liste des administrateurs dont la connexion correspond à la connexion de l'utilisateur actuel, le champ sera disponible pour l'édition, sinon, pour la visualisation. Pour une plus grande fiabilité, nous mettons la connexion en minuscules, sinon il y a toutes sortes de cas.

Vous avez peut-être remarqué qu'il y a un bouton «Actions sur demande» dans le titre du formulaire:



Ce bouton ira à un autre écran, où, pour plus de commodité, toutes les actions possibles sur l'application sont collectées:



Après avoir cliqué sur chaque bouton, une fenêtre supplémentaire d'actions est ouverte, par exemple, si l'action "Annuler la demande" est sélectionnée, une fenêtre supplémentaire s'ouvre avec la possibilité de saisir un commentaire:



Après avoir cliqué sur le bouton «Confirmer», l'état de l'application change, et cela peut être fait même sans démarrer le flux Power Automate. Nous utiliserons la fonction «Patch» pour la propriété «OnSelect» du bouton: A l'



aide de la fonction Patch, nous mettons à jour l'élément de liste d'application en le filtrant par l'identifiant de l'élément courant. Nous modifions la valeur du champ "Statut" et passons à l'écran principal. Pour les boutons d'action restants, la logique est similaire.

Reste à configurer le flux de négociation. Faisons-le dans sa forme la plus simple.

Automatisation de puissance

Notre flux d'approbation démarre automatiquement lorsque vous créez une application. Pendant la mise en œuvre, le statut de la demande sera modifié, le chef de division sera reçu et une notification de nouvelle demande sera envoyée au chef. Pour déterminer le leader, nous avons un annuaire des «Départements»:



Nous créons un flux Power Automate:



Lors de l'exécution de ce flux, le chef de division reçoit une notification par mail sur la création d'une nouvelle application et peut cliquer sur le lien pour prendre une décision en cliquant sur le bouton:



Cliquer sur le bouton «Accepter» ou «Rejeter» déclenche également le fil de discussion Power Automate, qui modifie le statut de l'application et envoie un e-mail de notification à un spécialiste des ressources humaines:



le processus est prêt.

Équipes

Et la touche finale est l'organisation de la collaboration avec ce processus. Pour ce faire, nous connectons le processus à l'équipe MS Teams:



désormais, tous les membres de l'équipe MS Teams ont accès au processus de sortie des nouveaux employés sur un onglet distinct.

Bien sûr, la correspondance en plusieurs étapes peut être fournie dans la logique de flux, et il est également possible d'utiliser le composant Approbations pour attribuer des tâches Power Automate. Vous pouvez également configurer des rapports et générer des notifications qui seront envoyées au chatbot Microsoft Teams. Mais plus à ce sujet dans les articles suivants. Merci de votre attention et bonne journée!