👩‍🏭 ⚫️ 🥙 Lifehacks pour l'organisation d'événements en ligne 💋 🤰🏻 💈

J'organise des conférences informatiques hors ligne depuis de nombreuses années. Mais de nouvelles réalités obligent notre équipe à explorer les possibilités d'aller en ligne. Dans cet article, j'ai collecté des informations et des astuces de vie à partir d'articles de collègues étrangers. De nombreux conseils seront utiles aux organisateurs d'événements hors ligne.

Formats d'événements en ligne

Vivre

L'option est la plus proche du format des événements hors ligne, uniquement sans parler pendant les pauses-café. Les orateurs et les auditeurs sont connectés en même temps à la plateforme, les rapports sont livrés «en direct», les participants communiquent dans un chat et posent des questions.

Avantages: format clair et simple, les intervenants n'ont pas besoin de faire des enregistrements préliminaires.
Inconvénients: beaucoup de risques et de situations incontrôlées pour les organisateurs: les intervenants ont des problèmes avec la partie technique / l'orateur n'apparaît tout simplement pas au bon moment, les dysfonctionnements de la plateforme technique.
Vivez des jours ou des semaines

Ce format fait de l'événement un mini-festival. Cela peut inclure diverses sessions supplémentaires, des discussions et des discussions, un certain réseautage, qui élargissent considérablement l'interaction pendant l'événement.
En enregistrement

Toutes les sessions sont préenregistrées et montrées le jour désigné de l'événement.

Avantages: moins de risques pour les organisateurs.
Inconvénients: plus de préparation préalable et aucun sens de «l'événement», car tout a déjà été enregistré à l'avance.
Dans un enregistrement impliquant

Dans ce format, les discours eux-mêmes sont enregistrés, mais les orateurs sont présents en ligne pendant la conférence et peuvent répondre aux questions et mener d'autres activités.

Avantages: les intervenants peuvent se concentrer sur la communication avec les auditeurs. Dans ce format, le chat en direct et l'enregistrement sont plus équilibrés.
Inconvénients: l' organisation de l'enregistrement vidéo des performances est requise.

Plus d'informations sur les formats peuvent être trouvées dans cet article .

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Exemple de discours en direct d'un orateur lors d'une conférence hors ligne

Quel que soit le format choisi, il existe un certain nombre de conseils et d'astuces générales sur lesquels des sources étrangères écrivent. Vous avez donc décidé d'organiser votre événement en ligne.

Astuces pour la vie de tous les jours

1. Trouvez une «grande idée» pour votre événement

Il est relativement facile de réunir des conférenciers, de planifier plusieurs jours de webinaires et de tout appeler conférence en ligne. Le problème avec cette approche est qu'en raison de la session, en règle générale, ils sont faiblement couplés, les participants ne reçoivent que des faits sélectifs et très peu de formation réelle a lieu.

Trouvez la «grande idée» qui rassemble votre événement. Cette idée devrait devenir une seule ligne autour de laquelle vous pouvez créer tous les rapports et les connecter ensemble.

Pour mettre en évidence ces liens pour les participants, vous pouvez organiser des séances d'introduction «préparatoires» et finales «résumantes» chaque jour de la conférence.

Utilisez des séances préparatoires (environ 30 minutes) afin de mettre en évidence l'un des principaux sujets ou idées de la conférence, dites comment les rapports du jour à venir y sont liés et ce qui les unit entre eux.

En résumant les séances, invitez les participants à faire le bilan de la journée, à réfléchir à ce qu'ils ont vécu et à leur dire comment ils envisagent d'agir.

2. Créez un lieu d'interaction entre les participants

L'un des principaux inconvénients des événements virtuels est généralement appelé l'incapacité à atteindre le même niveau de communication que lors d'événements hors ligne. Bien que la communication en face à face ait des qualités qui ne peuvent pas être traduites dans un environnement virtuel, le niveau d'interaction que vous pouvez créer sur le réseau est assez élevé - si vous faites un effort.

En tant que plate-forme de webinaire, vous pouvez utiliser des services qui ont la possibilité de mener des sessions en direct. Par exemple, Zoom vous permet de connecter le chat en plus de la fonction Q&R lors des webinaires.

Trouvez un modérateur de chat distinct. Préparez à l'avance des questions de base appropriées, qu'il pourra envoyer au chat et lancer la discussion. Demandez au modérateur d'encourager constamment les auditeurs à participer à la conversation.

Après les sessions en ligne, offrez un endroit où la discussion peut se poursuivre entre les présentations et après celles-ci. Par exemple, les groupes privés Facebook et LinkedIn conviennent. Et des services spéciaux aideront à intégrer le mur de discussion et les fonctionnalités des médias sociaux avec WordPress.

Gardez à l'esprit que les discussions ne commencent jamais comme ça. Besoin de rappeler aux gens de participer. Invitez constamment les participants à discuter lors de sessions en direct. Après l'événement, inclure dans le bulletin électronique des mentions des discussions les plus actives en groupe et mettre des liens vers celles-ci.

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Utiliser des groupes privés dans les réseaux sociaux ou des messageries instantanées comme plates-formes de discussions

3. Utilisez au moins une vidéo en direct

Même si votre événement est entièrement planifié dans l'enregistrement, utilisez au moins une vidéo en direct. Par exemple, un modérateur peut représenter des orateurs au début d'un rapport. Le but est de montrer que si l'environnement d'apprentissage peut être «virtuel», il est rempli de vraies personnes - les personnes qui sont là pour apprendre et discuter.

Veuillez noter que les participants verront l'orateur lui-même et sa présentation. Cela s'applique aux événements en ligne, ainsi qu'à l'enregistrement. Les «cadres» de l'orateur et de la présentation peuvent se remplacer au bon moment, ou être combinés dans une seule fenêtre.

Par exemple, lors de nos conférences hors ligne, le bénévole Stas Fomin a enregistré des performances pour sa bibliothèque 0x1.tv , puis a ajouté des présentations à la vidéo.

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Ajouter une présentation à la vidéo du conférencier

4. Fournir un excellent support client

Assurez-vous que tous les participants comprennent quels rapports, quand et où ils seront détenus, comment y avoir accès, quand les dossiers seront disponibles, etc. Assurez-vous que les liens de navigation vers les informations clés se trouvent dans les zones évidentes du site Web de la conférence et envoyez plusieurs fois des rappels à la liste de diffusion enregistrée avec toutes les informations nécessaires.

Placez votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone d'assistance dans le pied de page du site, créez une page de contact et rappelez où trouver de l'aide dans la newsletter.

5. Parlez aux conférenciers à l'avance

«Parlez d'une voix» avec vos haut-parleurs avant qu'ils ne parlent. Parlez-nous de votre public, des attentes du rapport, qui sont généralement mieux perçues par le public. Découvrez les questions que le conférencier envisage de discuter et discutez de la façon dont vous pouvez aider à rendre la session aussi réussie que possible.

Planifiez un temps de «test» pour chaque rapport. Faites-les à l'avance pour laisser le temps aux conférenciers de finaliser le matériel et de les réécouter si nécessaire. Présentez au conférencier toutes les nuances techniques du service pour la conférence en ligne au cours de laquelle vous avez décidé d'organiser un événement.

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Parlez à vos présentateurs avant l'événement.

6. S'adresser aux participants comme co-auteurs

Demandez aux participants des cas spécifiques pour certaines présentations. Par exemple, les inscrits peuvent fournir une description de leur tâche de projet ou un morceau de code à analyser lors d'une présentation.

Organisez des séances générales de «suivi» pour discuter des problèmes et de tout contenu couvert par l'événement. Invitez les auditeurs à participer à la discussion et à participer à la vidéo.

7. Attirer des sponsors et partenaires

Si vous organisez un événement d'une entreprise - trouvez ceux qui ne sont pas vos concurrents directs, mais idéalement leurs services complètent votre produit.

Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas un large public. La plupart des entreprises souhaitent trouver un public bien qualifié. Si vous pouvez donner la chance de parler devant un tel groupe, c'est précieux.

Il existe différentes options que vous pouvez offrir aux sponsors: de mentionner leur entreprise (par exemple, en affichant leurs logos sur la page de votre site ou des liens vers ceux-ci dans la newsletter) à fournir une opportunité de gérer la session ou de parler autrement avec votre public pendant l'événement. Ces différentes approches devraient bien entendu avoir des prix différents.

Les sponsors peuvent offrir des prix ou des remises à vos membres - c'est une excellente approche qui attire l'attention sur le sponsor. Enfin, une marque de parrainage peut être utile pour soutenir votre propre marque et accroître la confiance dans l'événement, ce qui, encore une fois, contribue à attirer les visiteurs.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils clés pour trouver des sponsors si vous n'avez jamais travaillé avec cette tâche auparavant.

Identifiez les avantages que vous pourriez offrir aux sponsors potentiels et décrivez-les clairement.
Explorez d'autres événements dans votre région pour savoir qui a parrainé de tels événements. Dans le même temps, recherchez également toute information sur les prix des packages de parrainage.
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8. -

Un événement virtuel peut avoir lieu pendant une longue période, avec des sessions plus courtes programmées pendant 1-2 heures plusieurs jours par semaine.

En acquérant des connaissances sur une période plus longue, vos participants auront plus de temps pour digérer, analyser et appliquer ce qu'ils ont appris. Et vous obtiendrez une pause dans la planification, vous adapterez pendant l'événement et réduirez votre charge de travail.

Cela augmentera la probabilité que les auditeurs utilisent les forums de discussion pour les discussions. Tout d'abord, ils ont juste plus de temps. Deuxièmement, ils recevront presque certainement plus de questions et de commentaires concernant le contenu.

Un autre avantage clé est la possibilité de pré-enregistrer les performances. Vous pouvez enregistrer entièrement les sessions avant la conférence ou effectuer un enregistrement pour les cas d'urgence, si, par exemple, il s'avère que le locuteur ne pourra pas parler en ligne.

9. N'économisez pas sur les rappels

L'une des caractéristiques des conférences virtuelles est la possibilité de reporter plus tard ou de ne pas venir du tout. De plus, les enregistrements de rapports - qui sont offerts par la plupart des conférences virtuelles - font l'excuse "je le verrai plus tard" (et, bien sûr, ils le regardent rarement plus tard).

Il n'y a aucun moyen de surmonter complètement ce problème, mais l'une des méthodes les plus efficaces consiste à envoyer des rappels fréquents. Cela inclut des rappels par e-mail pour les rapports à venir, des rappels pour la participation aux discussions, des rappels que les messages sont publiés - tout ce qui vous aide à rester à jour et à impliquer les participants.

Bien sûr, il est important de ne pas en faire trop et de ne pas ennuyer les participants avec trop de notifications, mais il vaut mieux se tromper que votre événement ne sera pas mémorisé avant qu'il ne commence.

10. Trouvez du temps pour tout ce qui précède.

Si vous souhaitez ajouter un conseil à la liste ci-dessus, ce serait «commencer à l'avance!»

Tout ce qui est décrit ici est réalisable, même seul ou par une très petite entreprise, mais vous devez planifier à l'avance pour que toutes les pièces s'alignent.

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Un article détaillé sur ces hacks de vie (en anglais).

Et enfin, quelques petits conseils supplémentaires

N'oubliez pas les fuseaux horaires (surtout si vous prévoyez la participation de locuteurs étrangers);
utilisez vos conférenciers et participants pour promouvoir - offrez-leur des textes et des images prêts à l'emploi sur votre événement, qu'ils peuvent partager sur les réseaux sociaux, demandez aux conférenciers de dire sur leurs pages comment préparer un discours;
rédiger un scénario détaillé de la conférence et pré-écrire tous les risques et solutions possibles;
étudiez et configurez une plate-forme de rechange à l'avance pour éviter les problèmes techniques, apprenez à vos haut-parleurs et modérateurs à l'utiliser également;
créer un chat avec les organisateurs pendant la durée de l'événement pour discuter des problèmes urgents.

Avez-vous déjà eu un événement en ligne? Partagez des astuces et des astuces de vie avec les débutants. :)

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