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Comment transférer des employés vers le travail à distance: planification et contrÎle

39% de tous les employés des entreprises russes et 55% des informaticiens sont passés à un site distant. Cela est démontré par une nouvelle étude de HeadHunter.ru. Un tiers des répondants sont plus difficiles à travailler à la maison qu'au bureau. Pour aider les télétravailleurs à s'adapter au nouveau format, notre chef de projet Tatyana Gainutdinova partage son expérience sur la façon de traduire les processus en ligne et de résoudre tous les problÚmes de communication et d'autodiscipline.

DĂ©ployez et soyez productif!

Nous savions comment travailler sur un site distant avant qu'il ne devienne courant. Géographiquement, nos employés sont répartis dans le monde entier - de l'Ukraine à la Thaïlande. Lors de la traduction de processus en ligne, deux problÚmes principaux se posent - avec la communication et l'autodiscipline. Je vais vous dire comment les résoudre et partager les secrets d'une gestion efficace d'une équipe distribuée.

La complexité du travail à distance


  1. Pas assez de contacts personnels. Il est impossible de considérer les réactions non verbales d'une personne, pour parler doucement ou strictement, il n'y a pas de communication informelle.
  2. Un employĂ© Ă©loignĂ© peut ĂȘtre moins responsable du travail que de travailler dans un bureau, ou il peut ĂȘtre plus difficile pour lui de s'organiser. La pire option est lorsqu'une personne n'entre pas en contact et ne l'avertit pas.
  3. Il n'y a aucune motivation pour le dĂ©veloppement. Nous Ă©tions confrontĂ©s au fait que certains tĂ©lĂ©travailleurs ne sont pas prĂȘts Ă  se dĂ©velopper et Ă  corriger les erreurs qu'ils signalent depuis des mois. Ils ne se sentent pas membres de l'Ă©quipe et ne veulent donc pas s'amĂ©liorer et peuvent partir Ă  tout moment.

Pour éviter ce scénario, lors de l'entretien, accordez plus d'attention à l'évaluation des compétences générales du candidat: comment il pense, communique, quels sont ses objectifs personnels et professionnels. Démontez la tùche de test plus en détail, posez plus de questions.

Les avantages d'Udalenka

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1. Organisez un lieu de travail: bureau, chaise, bon ordinateur, Internet, intérieur environnant. Vous devez vous assurer que tous les employés ont des conditions de travail, si nécessaire, les aider à équiper, transporter et installer du matériel. Par exemple, si quelqu'un a deux moniteurs au travail, ce sera difficile à la maison sans eux.

Il est également important de se préparer psychologiquement: créez les conditions de travail les plus confortables pour vous, limitez la communication avec les membres de la famille pendant la durée de votre travail et, idéalement, séparez une zone distincte à l'aide d'un écran. En aucun cas, ne travaillez pas sur le canapé - cela réduira immédiatement la productivité de plus de la moitié.

2. S'accorder sur les rÚgles d'interaction (périodes d'accessibilité pour la communication, le temps des réunions et des réunions). Cela simplifiera la communication avec les employés. Ils ne vous écriront pas constamment à travers tous les canaux de communication, vous ne serez pas distrait des tùches planifiées.

3. Passez un rassemblement quotidien de 15 minutes chaque matin. Discutez avec l'employé de ce qu'il a fait hier, de ce qu'il fera aujourd'hui et des problÚmes qu'il a rencontrés.

Comment contrÎler les employés distants?


  • Ne leur donnez pas de privilĂšges - ne dĂ©finissez pas moins de tĂąches, ne simplifiez pas le travail par rapport aux spĂ©cialistes Ă  temps plein.
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La planification de votre temps n'est pas moins importante que le contrÎle du travail de l'équipe. Pour ce faire, procédez comme suit:

Formalisez les tùches dans le backlog. Faites une liste de toutes vos tùches actuelles et hiérarchisez-les. Discutez avec vos collÚgues du travail qu'ils envisagent et des projets sur lesquels ils comptent.

SĂ©lectionnez les tĂąches dans le backlog et faites-vous un plan pour la journĂ©e, la semaine, le mois. SĂ©parez les tĂąches en primaire et en sauvegarde. Dans le second, les termes sont moins stricts, mais ils doivent Ă©galement ĂȘtre effectuĂ©s Ă  l'avenir.
Utilisez n'importe quel tracker de temps. Célébrez le temps que vous passez à accomplir des tùches. N'oubliez pas de compter les réunions, la planification des réunions, les réunions avec les clients.

Gardez un calendrier des événements publics pour l'équipe.

Applications et services utiles


Ma note personnelle des applications et services pour le travail Ă  distance et la gestion du temps.

Planification:

  1. Notion (il y a des restrictions)
  2. Todoist (il y a des restrictions)
  3. Trello (gratuit)
  4. Evernote (gratuit)



Vous pouvez utiliser n'importe quel gestionnaire de tùches. Cela vaut la peine de commencer avec Trello - c'est l'un des services les plus simples et les plus pratiques, la fonctionnalité principale est gratuite.

Analyse et suivi du temps:

  1. Toggl
  2. Timecamp



Ils ont un rappel fonctionnel, aident à analyser le temps passé. L'utilisation d'applications vous permettra de hiérarchiser les tùches et de répartir plus efficacement vos ressources.

Messagers et services pour les communications opérationnelles:

  1. Télégramme (gratuit)
  2. Mou (il y a des restrictions)
  3. Débit (payé)
  4. Équipes (payantes)



Pour les appels et la visioconférence:

Google Hangouts (gratuit). Le service est disponible dans la version web, il fonctionne sans Ă©checs.
Zoom (il y a des restrictions)
Discord (gratuit)
Skype (gratuit)



Liste de contrĂŽle pour une transition rapide et indolore vers un site distant:

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