Organisation du travail à distance avec les travaux numériques Zextras

Dans le cadre de la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises ont été confrontées à la nécessité de transférer tout ou partie de leurs employés à distance. Le principal problème avec ce mode de fonctionnement est l'organisation de l'interaction afin que les employés puissent toujours communiquer facilement, travailler ensemble sur des documents lorsqu'ils sont à l'extérieur du bureau.

Aujourd'hui, il existe de nombreuses solutions logicielles pour implémenter une telle fonctionnalité au sein de l'entreprise. Cependant, pour un certain nombre de raisons, loin d’être toutes utilisables. Par exemple, certaines entreprises sont intéressées par un service cloud qui fonctionnerait tout simplement, tandis qu'une autre partie des entreprises recherche un système de collaboration fiable pour l'hébergement sur leurs propres serveurs. Une solution universelle qui conviendrait à tout le monde est la plate-forme de poste de travail numérique Zextras basée sur l'édition Open Source de Zimbra Collaboration Suite.

Cette solution est basée sur des produits open source et compte désormais plus de 15 millions d'utilisateurs dans le monde. Les postes de travail numériques Zextras sont choisis en raison de leur bon rapport qualité-prix. En plus des fonctions de base pour les systèmes de collaboration comme le courrier électronique, un agenda, des carnets d'adresses et des listes de tâches, la plate-forme Zextras pour créer des postes de travail numériques peut offrir des conversations d'entreprise complètes, l'édition conjointe de documents, de tableaux et de présentations, ainsi que la prise en charge des appareils mobiles. Ceux qui ont l'intention de déployer la plate-forme Zextras sur leurs propres serveurs apprécieront certainement un système de sauvegarde transactionnel fiable et la capacité de gérer hiérarchiquement le stockage de données.

Par exemple, prenons une entreprise engagée dans la fourniture d'emballages industriels. En raison de la menace d'une infection par un coronavirus, le chef d'entreprise a jugé approprié de transférer son service commercial, son service juridique et sa direction vers le travail à distance, ne laissant que les entrepôts et les chauffeurs "sur le terrain", en leur fournissant l'équipement de protection nécessaire. Parallèlement à la décision prise, un certain nombre de problèmes se sont posés concernant la manière dont les tâches actuelles seront résolues.



Ainsi, le département des ventes, en plus de passer des appels et de recevoir des commandes, doit constamment coordonner avec le gestionnaire le montant de la remise pour un client particulier, il est nécessaire de coordonner les offres commerciales envoyées, ainsi que d'organiser des réunions et des réunions quotidiennes. Le service juridique doit également constamment élaborer et approuver des accords, consulter sur diverses questions et la direction doit surveiller ce qui se passe dans l'entreprise et donner des instructions précieuses à temps.

Pour le travail à distance, l'entreprise a choisi le service Zextras Cloud.du fournisseur de services cloud MerlionCloud, qui vous permet de créer un environnement cloud pour organiser les services de messagerie électronique, les chats, la collaboration de documents, la sauvegarde et le stockage des données, la prise en charge des appareils mobiles, les stockages personnels. La plate-forme se distingue par un degré élevé de confort d'utilisation, de fiabilité et de sécurité à un prix compétitif.

La garantie de la fiabilité du service est qu'il est conforme aux normes modernes du RGPD, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 et ISO 27018, ce qui garantit le contrôle et la qualité des processus d'affaires, la sécurité et la protection des données et la confidentialité. De plus, grâce à la surveillance 24h / 24 et 7j / 7, ainsi qu'à l'utilisation de systèmes avancés de protection anti-spam et antivirus, les utilisateurs de messagerie, et donc l'entreprise elle-même, seront protégés de manière fiable contre les cyberattaques. Le service Zextras Cloud lui-même est situé dans le centre de données européen.



Ainsi, la société a reçu un e-mail privé, sécurisé et complet avec prise en charge de clients de messagerie populaires tels que Microsoft Outlook et Mozilla Thunderbird, ainsi que des appareils mobiles et de nombreuses autres fonctions modernes. De plus, tous les gestionnaires qui avaient précédemment utilisé le courrier électronique public dans leur travail ont facilement migré vers le nouveau service.



Le chat d'entreprise dans la solution de Zextras est conçu de manière à être aussi convivial que possible. Pour ce faire, il utilise une ventilation en interphones, groupes et canaux. Ils vous permettent de combiner l'ensemble de l'entreprise dans une grande salle de réunion, où les problèmes liés à chaque employé seront discutés, puis de créer un canal distinct pour chaque département de l'entreprise afin que les employés y discutent de leurs problèmes internes. Avec l'aide de groupes, vous pouvez organiser l'interaction entre différents services. Par exemple, le directeur d'une entreprise peut créer un groupe temporaire, inviter un designer produit, un marketeur et un chef de production à le rejoindre afin qu'ils développent ensemble un nouveau design pour l'emballage, en tenant compte de toutes les nuances possibles.



Ne manquez pas les messages qui leur sont adressés, les employés sont aidés par l'application mobile Zextras Team pour les systèmes d'exploitation iOS et Android , qui envoie constamment des notifications aux employés sur les nouveaux messages et les appels vidéo.

Les clés USB usuelles pour l'échange de fichiers ont été remplacées par le stockage en nuage personnel privé de Zextras Drive. Dans ce document, les employés de l'entreprise peuvent stocker les fichiers nécessaires au travail et, si nécessaire, leur donner accès à d'autres employés. Dans ce cas, les fichiers ne seront pas stockés dans un dossier et chaque employé disposera d'un disque personnel dans lequel il pourra organiser les fichiers comme bon lui semble. Par exemple, un employé peut stocker différents types de documents dans différents dossiers.



Zextras Drive vous permet également de fournir un accès basé sur les rôles aux documents pour les employés. Ainsi, par exemple, un employé peut donner accès à un collègue de telle manière qu'il ne peut que consulter le document, et il peut donner à son responsable l'accès au document afin qu'il puisse y apporter diverses modifications. De plus, vous pouvez partager des documents de Zextras Drive avec des personnes qui ne travaillent pas dans l'entreprise, par exemple avec des clients ou des sous-traitants. Par conséquent, de nombreux employés ont rapidement maîtrisé le partage de fichiers directement dans l'équipe Zextras, ce qui a considérablement augmenté la vitesse de collaboration.



Tous les avantages de Zextras Docs ont été évalués par le service juridique. Cette décision vous permet de rédiger des contrats ensemble. Grâce à l'utilisation de cet outil, le département a même réussi à réduire le délai d'approbation des documents par rapport au temps nécessaire dans des conditions de bureau normales. Désormais, les employés de l'entreprise ont également la possibilité d'impliquer des employés d'autres services dans la préparation des documents. Grâce à cela, la vitesse de compilation des rapports, des contrats et des offres commerciales a considérablement augmenté.

En plus des ordinateurs portables à domicile, les employés peuvent connecter leurs postes de travail numériques Zextras à leurs appareils mobiles. Pour éliminer les risques qui en découlent pour la sécurité des informations, l'administrateur système de l'entreprise autorise la fonction à gérer les appareils mobiles. Il vous permet d'effacer des données sur l'appareil, de bloquer ou même de vous déconnecter du serveur en cas de compromission d'un smartphone ou d'une tablette. Il vous permet également de désactiver la fonction de l'appareil photo, la carte mémoire, les connexions sans fil et un certain nombre d'autres fonctions, dont l'utilisation est associée à des risques pour la sécurité des informations.

De plus, Zextras Mobile vous permet d'ajouter un mot de passe mobile supplémentaire pour chaque appareil. Ce mot de passe ne correspond pas au vrai mot de passe du compte, mais il peut être utilisé pour synchroniser l'appareil mobile avec le serveur et est nécessaire pour que les attaquants qui ont volé ou piraté l'appareil ne puissent pas accéder au serveur même après avoir extrait le mot de passe du compte.

En plus de l'option cloud, il est possible de déployer la plate - forme pour postes de travail numériques Zextras sur les serveurs de l'entreprise. Étant donné que la plate-forme ne demande pas de ressources système, vous n'avez pas besoin d'acheter un serveur puissant pour cela. Découvrez comment installer la plate-forme Zextras pour postes de travail numériques sur votre propre serveur dans notre article .

Avec cette option de déploiement, la fonction de sauvegarde fournie par Zextras Backup devient critique. La réservation est de nature transactionnelle, c'est-à-dire que le système sauvegarde automatiquement littéralement chaque action effectuée par les utilisateurs. Cette approche de la sauvegarde vous permet de protéger de manière fiable le serveur contre les virus rançongiciels et d'avoir toujours à portée de main une sauvegarde à jour des données sur le serveur.



La fonction de gestion hiérarchique du stockage fournie par Zextras Powerstore permet d'optimiser le coût de possession de l'infrastructure du serveur en réduisant le coût du stockage des informations. Ainsi, par exemple, les données à jour et récentes auxquelles les utilisateurs accèdent souvent peuvent être stockées sur des SSD rapides mais chers, et les anciennes données auxquelles les utilisateurs n'accèdent pas si souvent peuvent être stockées sur des disques durs lents mais bon marché, ou même les envoyer vers le stockage d'objets compatible avec le cloud S3.



De plus, lors de l'installation de la plate-forme de création de postes de travail numériques Zextras sur les serveurs de l'entreprise, il devient possible d'obtenir une confidentialité totale des données dans le chat d'entreprise, ce qui ne peut en principe pas être obtenu lors de l'utilisation des services publics et des messageries instantanées.

Il est également possible d'ajouter une fonction de chat vidéo à part entière, qui permet aux employés de tenir des réunions à part entière au format vidéo. Grâce à cela, les employés pourront organiser des réunions familières sans risque de contracter un coronavirus.



Et avec la fonction de réunion instantanée, ils peuvent effectuer des appels vidéo avec les clients. Pour ce faire, il suffit de générer un lien et de l'envoyer à l'interlocuteur. Après avoir cliqué sur le lien, une fenêtre de chat vidéo apparaîtra directement dans le navigateur du client, et l'employé pourra négocier ou présenter le produit de manière totalement sans contact, sans avoir à quitter le lieu. Un autre avantage du chat d'entreprise Zextras est la disponibilité d'une application mobile, grâce à laquelle les employés peuvent continuer à communiquer avec l'équipe depuis leur téléphone mobile sans compromettre la sécurité des informations de l'entreprise.

Ainsi, en utilisant la plateforme Zextras, vous pouvez créer des postes de travail numériques privés, sécurisés et efficaces qui accélèrent non seulement les processus de travail au bureau, mais aussi, si nécessaire, transfèrent un certain nombre d'employés vers le travail à distance sans perdre leur productivité.

Pour toutes questions, vous pouvez contacter le représentant de la société "Zextras" Ekaterina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com