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Comment les grandes entreprises informatiques ont transféré leur personnel au travail à distance

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Il y a un mois, seules quelques entreprises ont commencé à transférer avec précaution et progressivement les employés vers le travail à distance depuis leur domicile. Après le discours du président du 25 mars, presque tout son personnel a dû être renvoyé chez lui, y compris dans les grandes entreprises employant des milliers de personnes. Il s'agit d'une tâche logistique difficile, car de nombreux employés avaient besoin d'un VPN, d'outils de communication et de certains ordinateurs de travail et d'autres outils. Nous avons contacté de grandes sociétés informatiques et leur avons demandé comment elles y faisaient face.

Qui a été transféré au travail à domicile


En contact avec


Depuis le 16 mars, toute l'équipe de VKontakte est passée à un mode de fonctionnement à distance. Un petit nombre de spécialistes qui prennent en charge l'infrastructure de VKontakte et doivent être sur les lieux de travail obtiennent un taxi gratuitement.

Groupe Mail.ru


La plupart de nos employés sont passés à udalenka à partir de mardi et retourneront au bureau au plus tard le 10 avril. Pour aider les collègues à ne pas se laisser distraire par la routine quotidienne, nous avons donné à chacun des codes promotionnels individuels au Delivery Club.

Seuls ceux dont les tâches ne peuvent être résolues à distance viennent au bureau maintenant. Dans le même temps, la salle à manger, le restaurant, la salle de gym, le salon de beauté, les cafés, le nettoyage à sec, le bar frais, ainsi que les bureaux du masseur et du psychologue sont fermés. Les employés qui doivent se rendre au travail sont amenés et conduits gratuitement par CityMobile. Dans le même temps, les mesures de sécurité sont renforcées dans le bureau - un imageur thermique vérifie tous les messages entrants, des désinfectants sont installés à chaque étage. Partout où il existe des antiseptiques cutanés individuels pour les mains, nous réapprovisionnons constamment les trousses de premiers soins avec des médicaments antiviraux, des gels et des masques antibactériens et des écrans tactiles d'ascenseur et toutes les poignées de porte sont régulièrement traitées avec une solution désinfectante.

Pizza Dodo


Nous avons quatre bureaux (deux à Moscou, à Syktyvkar et à Nizhny Novgorod). Maintenant, nous avons complètement fermé un bureau à Moscou et un bureau à Nizhny Novgorod. Seuls les employés de l'équipe de développement de produits, du laboratoire photo et de la comptabilité viennent dans d'autres bureaux pour recevoir des documents. Au total, dans les bureaux pas plus de 15 personnes par jour.

Tinkoff


D'après une lettre d'Oliver Hughes du 23 mars:

«Nous avons transféré chez eux plus de 75% de toutes les personnes assises dans nos bureaux à travers la Russie. Ce processus se poursuit et, si nécessaire, nous pouvons rapidement transférer encore plus de 20%. Il y aura beaucoup moins de 5% d'employés qui devront avoir une présence physique au bureau (par exemple, support technique, collecte, sécurité). Pour eux, nous assurerons pleinement des conditions de travail sûres conformément à toutes les exigences d'hygiène. Aujourd'hui, je vais moi-même aller dans le cloud et travailler à domicile. Maintenant - que faire ensuite? "

Aujourd'hui, environ 95% d'entre eux sont à distance: [employés] du siège, des bureaux et des centres commerciaux de Moscou, 12 centres de développement Tinkoff dans les régions.

Randonneur


La plupart de l'équipe du Groupe Rambler travaille actuellement à distance, dans le bureau ne sont que 2% des employés. Il s'agit de collègues des médias dont le travail en raison de caractéristiques techniques n'est pas possible depuis leur domicile: les employés responsables du service des nouvelles, de la vidéo, ainsi que les collègues du studio Okko. Dans le même temps, le groupe a pris toutes les mesures nécessaires pour lutter contre la propagation du coronavirus chez ceux qui doivent être présents sur le lieu de travail.

Mégaphone


Le mégaphone a été l'un des premiers à commencer à transférer des employés vers un site distant, mais le transfert de 100% est impossible en raison des spécificités du processus. Tous nos efforts visent à maintenir des communications de haute qualité, en particulier dans les conditions actuelles d'augmentation de la charge du réseau. Aujourd'hui, la plupart des employés travaillent à domicile.

Ligne droite


Beeline met en œuvre un projet de travail à distance depuis 2016. Dans l'entreprise, il s'appelle BeeFREE. Avant l'introduction de mesures liées à la lutte contre la propagation du coronavirus, 65% des employés des bureaux administratifs de différents départements ont profité de cette opportunité: finance, marketing, RH, informatique et autres. Différentes fonctions dans différents départements peuvent être exécutées en dehors du bureau - et ce sera une illusion de croire que seul le soutien aux entreprises peut l'être. En ce qui concerne l'infection à coronavirus, nous effectuons une analyse inverse: qui exactement devrait travailler au bureau? Et d'abord, nous pouvons dire: presque la plupart des fonctions peuvent être effectuées à domicile, si les systèmes informatiques ont une telle opportunité. Il y a des employés qui, en raison des spécificités de leurs fonctions, ne peuvent pas se rendre sur un site distant. Notre entreprise dispose d'un certain nombre de postes techniques qui assurent le bon fonctionnement du réseau,ils sont situés dans nos installations et ne peuvent pas travailler à domicile. Nous comprenons que fournir une communication stable et un service de qualité est particulièrement important et critique pour nos clients.

De plus, les employés de nos magasins ne peuvent pas travailler à distance. Désormais, pour ces employés, il est prévu d'équiper les magasins et les bureaux administratifs d'ioniseurs, d'antiseptiques et de thermomètres.

Comment résoudre les problèmes techniques


Mégaphone


Lors du transfert vers le site distant, le support technique de l'entreprise et le service de communication interne étaient en dialogue permanent avec les salariés, ils travaillaient en mode de charge augmentée, ce qui rendait la transition aussi rapide que possible. Le service de support technique interne a pu transférer une partie des demandes au service d'assistant vocal, ainsi qu'au chat bot.

Tinkoff


Les difficultés n'étaient liées qu'à ce qui devait être fait très rapidement, mais nous les avons résolues. Pendant longtemps, chaque employé a Slack, Zoom, et la plupart d'entre eux avaient déjà un accès à distance.

Pizza Dodo


Dans la situation actuelle, nous avons commencé à transférer des employés vers un site distant il y a trois semaines. Pour assurer un travail confortable et productif à la maison, nous avons donné l'opportunité de prendre des tables et des chaises au bureau. Les taxis d'entreprise et l'autopartage étaient connectés à tous les employés s'il fallait récupérer le moniteur au bureau ou venir tester les équipements de caisse.

Le plus difficile est de compenser le manque de communication. Nous recherchons différentes options.

  • Nous avons des dîners aléatoires. Chaque semaine, le bot Slack relie deux personnes qui ont besoin de boire un café ou un déjeuner ensemble. Il peut s'agir d'un collègue de votre bureau ou d'un autre pays.
  • Nous avons déjà organisé un déjeuner commun pour tout le monde. Au bureau, beaucoup déjeunent ensemble en même temps et c'est déjà devenu leur petite tradition.
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Mail.ru Group


Nous sommes une entreprise technologique et il nous a été plus facile de transférer le travail vers un mode distant: Mail.ru Group dispose de nombreux produits de communication performants, dont deux réseaux sociaux, que nous avons utilisés pour résoudre de nombreux problèmes dans les messageries instantanées, le courrier et la vidéo. Maintenant, nous venons de transférer toutes les communications en ligne, y compris les réunions avec les partenaires.

En contact avec


Notre équipe est basée dans différentes villes, et avant l'auto-isolement, nous tenions souvent des réunions en ligne, nous ne rencontrons donc aucune difficulté technique à distance. VK dispose d'un grand nombre de ses outils pour le travail à distance: chats, appels vidéo, communautés, diffusions vidéo et autres services. Nous les utilisons au quotidien, et pas seulement lors du travail à distance de toute l'entreprise.

Afin que les employés aient accès à tous les services de travail nécessaires, nous avons donné à toute l'équipe des jetons VPN pour l'accès à distance. De plus, vous pouvez récupérer votre moniteur au bureau pour une utilisation pratique. Nous avons également essayé de faciliter la vie de notre équipe et, pour la période de retrait, nous avons accordé aux employés une remise sur la livraison de nourriture du Delivery Club.

Et nous avons également une communauté interne d'isolement VK où nous, avec des collègues, faisons du yoga en ligne, cuisinons selon des recettes, partageons des concerts en ligne et faisons beaucoup plus ensemble. Nous nous adaptons aux nouvelles réalités et essayons de ne pas nous ennuyer.

Randonneur


Le groupe Rambler, dont plusieurs actifs fonctionnent depuis longtemps selon un horaire flexible, était techniquement et opérationnellement prêt pour le travail à distance. Une transition complète vers le format de travail à distance nous a pris environ deux jours. Nous avons mis en place des équipes pour tout le monde, acheté des licences Zoom. Au cours de la première semaine, nous avons organisé plusieurs webinaires sur un site distant, au cours desquels des employés de différents départements du Groupe Rambler ont discuté de la manière de rester calme dans la nouvelle réalité pour les spécialistes et les gestionnaires. Nous avons fourni du matériel pour le travail de la maison à l'unité financière, au service de comptabilité et au service des ressources humaines.

Le VPN est utilisé depuis longtemps par la rédaction et les experts techniques - nous avons remplacé les routeurs et augmenté la charge à 2,5 mille connexions. Et l'objectif principal était de fournir un accès standard à plus de 1,2 mille employés. Nous avons envoyé une lettre avec des instructions détaillées, mais nous avons reçu environ 600 réponses demandant de l'aide pour la connexion. Cela dépasse considérablement le nombre standard de demandes au service d'assistance technique (environ 80 billets par jour ouvrable) et est dû au fait que de nombreux employés travaillent constamment depuis le bureau et, dans certains cas, le travail à domicile n'utilisent pas les services d'entreprise.

La deuxième tâche (c'est aussi la plus exigeante en main-d'œuvre) est la délivrance directe des accès (personnifiés ou en groupe). Pendant plusieurs jours d'affilée, nous avons élaboré des centaines de billets pour leur mise à disposition.

Nous sommes confrontés au fait que certains employés ne peuvent pas exprimer clairement leur besoin d'accéder à une ressource spécifique et demander beaucoup plus de droits qu'ils n'en ont besoin, et dans une situation d'urgence, vous ne remarquerez peut-être pas de telles incohérences. Nous avons également constaté que certains VPN de groupe n'ont pas de propriétaires capables de coordonner l'inclusion de l'utilisateur ou d'ajuster le contenu du groupe, ce qui a ralenti le processus d'accès.

Nous n'avons pas eu à introduire de mesures de sécurité supplémentaires, car le processus de travail à distance au Rambler Group existe depuis longtemps et nous permettons à nos employés de travailler à partir d'ordinateurs personnels. Cependant, nous sommes bien conscients que la connexion des utilisateurs à partir d'appareils personnels comporte des risques supplémentaires, afin de minimiser ce que nous avons publié un rappel sur le portail d'entreprise le deuxième jour avec des mesures pour travailler en toute sécurité à domicile. Pour prévenir les attaques de phishing, le département de cybersécurité a déjà effectué deux vagues supplémentaires de cybercriminalité.

Mégaphone


MegaFon utilise le mode HomeOffice pour utiliser des solutions pour les bureaux virtuels distants (VDI, le service est disponible pour presque tous les employés de l'entreprise, même à partir de leurs ordinateurs personnels) et d'autres solutions technologiques (VPN) qui permettent un accès à distance aux ressources de l'entreprise aux employés, sous-traitants et partenaires. Il a été décidé de transférer progressivement vers HomeOffice par région, ce qui a permis à la charge d'augmenter en douceur. Étant donné que la charge sur les services clés (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) a augmenté de 2 à 5 fois, toutes ces solutions ont nécessité un rééquipement important non planifié auparavant (en tenant compte de la nécessité de préserver la géo-réserve). Cela a été réalisé en deux jours. Pour surveiller et répartir la charge, les tableaux de bord ont été rapidement mis à jour, ce qui a permis de prendre des décisions de gestion éclairées.

Nous continuons à utiliser le service de messagerie Exchange déployé localement par Skype4Biz comme outils de communication. Il était nécessaire de fournir rapidement à une partie des employés des ordinateurs portables préconfigurés avant de passer en mode distant.

Ligne droite


Une partie importante de la transition vers le travail à distance a été la création de l'infrastructure informatique nécessaire et son support. Nos employés utilisent VDI pour l'accès à distance aux ressources de l'entreprise, Skype Entreprise et Zoom pour la visioconférence, Jira, Trello et des outils d'entreprise pour planifier et surveiller les tâches.

Vous devez être préparé au fait que sans outils informatiques fonctionnels, le travail à distance n'est pas efficace. Nous avons organisé un support de haute qualité pour les outils informatiques, nous travaillons avec les commentaires des utilisateurs en ligne et formons les employés à travailler avec de nouveaux outils informatiques

Intégration de nouveaux employés et instructions pour les anciens


Randonneur


Le jour où le nouvel employé est embauché, le recruteur arrive au bureau pour se rencontrer et lui donner le pack de bienvenue et l'équipement nécessaire, parler de la situation actuelle et aider avec des accès supplémentaires. Ensuite, nous libérons le nouvel employé chez lui, puis le transférons au superviseur immédiat, qui présente le nouvel employé à l'équipe et se connecte aux réunions quotidiennes.

En contact avec


Nous avons préparé du matériel supplémentaire pour les débutants et les gestionnaires qui les embauchent. Ils ont également ajouté des réunions supplémentaires avec des adaptateurs et des gestionnaires au processus d'intégration et, bien sûr, changé le processus d'adaptation pour l'interaction à distance.

Mais la partie informelle de l'adaptation est également importante. Par exemple, inondez les chats. Il s'agit de la même cuisine de bureau virtuel où vous pouvez plaisanter, bavarder, vous amuser - vous sentir comme des gens vivants, pas discuter d'avatars. Récemment, notre collègue a fêté son anniversaire, et il a "mis" dans le chat des photos de pizza et de jus, promettant de la vraie nourriture après la fin de l'auto-isolement. De tels moments nous aident à nous détendre et à nous sentir comme une équipe.

Ligne droite


Le processus de travail chez BeeFREE à Beeline est organisé selon certaines règles. Il est nécessaire de signer un accord supplémentaire au contrat de travail, qui réglemente les principaux aspects du travail à distance d'un point de vue juridique. Chaque semaine, vous devez établir et coordonner à l'avance un programme de travail à distance avec la tête, ainsi que créer une liste de tâches pour chaque jour. Il est également nécessaire d'informer vos collègues lorsque vous travaillez à distance. Un employé distant doit être en contact pendant la journée de travail. Pour organiser des réunions de travail et des réunions, vous pouvez utiliser les capacités de la conférence audio et vidéo - tout en étant en retard pour de telles réunions «virtuelles» ne vaut pas la peine. Afin d'assurer la sécurité de l'information du processus, un lieu de travail virtuel individuel est organisé pour chaque employé.

Recommandations aux autres


En contact avec


Pas de panique! La tête froide, vérifiez les processus de gestion, mettez-vous à la place des nouveaux, comprenez ce qui manque, menez des enquêtes dans l'entreprise pour connaître la "température moyenne à l'hôpital" et, selon les résultats, organisez ce qui manque aux employés.

Ne perdez pas le contact avec vos employés: encouragez, n'oubliez pas de faire l'éloge, en cette période instable, la communication entre les personnes est particulièrement importante. Faites attention aux besoins et aux désirs de vos collègues. Maintenir l'esprit d'équipe - quoique par le biais de diffusions vidéo, et non lors de réunions personnelles. 

Il peut également être utile de discuter avec le travail d'équipe dans de nouvelles réalités. Surtout si vous et vos collègues ne deviez pas travailler à distance auparavant. Lorsque vous commencez et terminez une journée de travail, la façon dont vous répartirez les tâches, les rapports sur le travail effectué, la fréquence à laquelle vous avez besoin d'appels téléphoniques ou même la manière de créer une communication dans un chat de travail. 

Randonneur


Il est difficile de donner des recommandations générales, car chaque entreprise a ses spécificités. Généralement, nous conseillons à tout le monde d'abandonner les ordinateurs de bureau au profit des ordinateurs portables - afin qu'un employé puisse travailler à distance de n'importe où, si nécessaire. Il est également important de traduire tous les documents papier sous forme électronique - de mettre en œuvre la gestion électronique des documents: cela peut augmenter considérablement la vitesse des processus commerciaux dans l'entreprise.

Utilisez immédiatement une solution de contrôle d'accès centralisé, sinon vous pourriez avoir un zoo d'accès au réseau d'entreprise via des canaux incohérents. Il est également important de fournir aux employés des outils de collaboration. Dans le même temps, n'oubliez pas de leur rappeler les règles de travail avec des informations confidentielles lors de l'utilisation de plateformes de collaboration en ligne.

Assurez-vous de nous parler des mesures pour travailler en toute sécurité à domicile, car vos employés et leurs appareils personnels sont les plus vulnérables à l'extérieur du bureau. Vous pouvez profiter des recommandations toutes faites des fournisseurs et des grandes entreprises. Faites attention aux moyens techniques de protection - commencez à mettre en œuvre (ou du moins regardez) vers le NAC (Network Access Control). Veillez à utiliser les méthodes 2FA pour l'accès à distance au réseau.

Et, bien sûr, dans de tels moments, la motivation est cruciale pour que les employés ressentent du soutien et de la sécurité. Dès le premier jour du travail à distance, nous y avons travaillé: des liens directs avec le PDG, les chefs d'entreprise et les équipes. Séances individuelles pour les employés qui ne possèdent pas d'outils de gestion dans l'environnement actuel, ou pour les nouveaux / jeunes managers. Dans les émissions en direct, nous parlons de la façon de faire face à une augmentation du stress psychologique: travail dans l'environnement des enfants, vie quotidienne, régulation de la nutrition et de l'activité physique. Nous n'oublions pas comment nous avons tous travaillé ensemble au bureau: sur le portail d'entreprise, nous continuons à relever des défis (nous avons collecté des photos des bureaux à domicile des employés, des avantages du travail à distance, etc.), nous développons des packs d'autocollants pour Telegram et nous menons de nombreuses autres activités ,qui nous aident à renforcer l'esprit d'équipe!

Ligne droite


Beeline est prête à partager ses expériences et à partager ses meilleures pratiques. Voici quelques liens vers des informations sur le projet de travail à distance BeeFREE:

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