♏️ ♌️ 🚋 Discord en tant que messager d'entreprise et pas seulement 🏝️ 🏕️ 🔰

Je veux parler de l'utilisation du messager Discord comme principal moyen de communication dans une équipe. L'expérience peut être utile à d'autres équipes utilisant des messageries instantanées gratuites, ainsi qu'à toute personne qui cherche des moyens d'augmenter l'efficacité de l'utilisation des messageries instantanées.

Discord - le programme est étrange et exceptionnel en même temps. Pourquoi? Ne serait-ce que parce que sur la façon de travailler dans Discord, un article entier s'est avéré.

Quelque chose a mal tourné

Tout d'abord, découvrons ce qui ne va pas avec les «messagers réguliers»: Skype, Viber, etc.

Dans cet article, je ne considère que les messagers dont les fonctionnalités principales sont disponibles gratuitement. Oui, il existe d'excellents programmes payants, mais ils sont au-delà de la portée de cet article, même s'ils ont un mode dépouillé gratuit.

Les messagers ordinaires sont conçus pour fonctionner «prêts à l'emploi» et sans aucune administration. Il s'agit d'une approche très robuste, offrant un seuil d'entrée bas: nous venons de créer un chat de groupe et de communiquer dedans. D'une autre manière, ces messagers ne le peuvent pas, car des procédures de configuration complexes effrayeront le public principal. Mais, comme d'habitude, un investissement initial faible entraîne des coûts d'exploitation élevés. Quels problèmes avons-nous à la fin.

Répartition du thème. Plus il y a d'utilisateurs dans le groupe, plus le nombre de sujets abordés est important. La plupart des sujets intéressent un nombre limité d'utilisateurs du groupe. L'approche d'une personne en bonne santé est de créer des groupes thématiques et d'y inclure uniquement ceux qui sont intéressés par le sujet - un tel isolement réduit le «bruit d'information» d'un contenu inutile. Mais en pratique, cela conduit au chaos complet. Par exemple, nous avons 10 salons de discussion pour le travail, 4 salons de discussion pour un jardin d'enfants, 3 salons de discussion pour un immeuble à appartements, etc. Et tout cela dans un seul espace de noms, nous commençons donc à nous embrouiller dans les salles de chat. Ils parcourent la liste, sont oubliés, puis des doublons de chats oubliés sont créés, mais ils oublient d'y ajouter tous les utilisateurs. Si le nombre de participants est d'environ cinquante ou plus, aucune conversation parallèle n'est déjà en cours de création - il est trop difficile de maintenir une liste à jour des participants.Un super-chat a lieu, contenant toutes les questions de la vie, l'univers et tout ça. Résultat: les grands groupes dans les messagers deviennent «toxiques»: le contenu est inintéressant en raison de la grande quantité de déchets, nous ne sommes présents en groupe qu'en raison du besoin.

Notifications excessives. Tout le monde connaît la situation lorsque nous recevons trop de notifications de divers messagers instantanés. Prenons un exemple. Supposons que nous ayons une équipe de 50 personnes et que tout le monde écrit 5 messages par jour dans un chat général. Ensuite, tout le monde recevra 50 * 5 = 250 notifications. Si nous considérons que nous sommes distraits pendant 30 secondes pour afficher le message, alors 250 notifications consomment 250 * 30 = 7500 secondes, soit 2 heures! Et toute l'équipe de notification est distraite pendant un temps de 7500 * 50 = 375000 secondes ou 104 heures! Pensez-y: 104 heures-personnes par jour ou 13 jours-personnes par jour! Cela représente 26% des ressources de l'équipe. Nous obtenons un si grand nombre car le nombre de personnes (50 personnes) dans le chat est inclus dans la formule finale de manière quadratique (chacun informe tout le monde):

50 [] * 5 [/] * 30 [/(*)] * 50 [] =  375000

En réalité, tout est un peu mieux, car les messages apparaissent et sont généralement lus par lots. Mais l'essence du problème est claire: l'augmentation quadratique de la perte de temps d'équipe pour la notification. Cap propose deux solutions, mais les deux sont mauvaises:

Il ~~y a~~ moins à écrire des messages (le sens même du messager est perdu)
Désactiver les notifications, lire tous les messages en même temps, quand le temps le permet (la vitesse de réponse aux messages est perdue)

Discorde: le début

Allez maintenant à Discord. Tout d'abord, nous notons qu'il existe deux modes dans Discord, ou plutôt, «types»: appelons-les «réguliers» et «serveur». Ils existent en parallèle et ont des objectifs différents. Dans sa forme «normale», Discord est le même messager ordinaire que tout le monde. Même avec des fonctionnalités plus limitées que le même Skype:

dans le chat en groupe pas plus de 10 participants
envoi d'un fichier ne dépassant pas 8 Mo (plus - avec un abonnement Nitro payant)
afficher la vidéo et l'écran avec une résolution de 720p (plus - avec un abonnement payant Nitro)
un message pas plus de 2000 caractères

La vue habituelle est utilisée pour la communication individuelle et pour les petits chats de groupe à court terme. En général, le même «messager ordinaire». Dans le cadre de cet article, ce mode n'est pas particulièrement intéressant, nous passons immédiatement à la vue serveur.

Serveur

Pour travailler avec le serveur, vous devez avoir ce même serveur. Pour être précis, nous supposerons que nous sommes des employés de la startup Horns and Hooves, donc notre serveur sera appelé "RK". Nous créons un serveur en cliquant sur le bouton avec un grand signe «+». Le serveur est un endroit confortable où toute notre communication d'entreprise aura lieu (à l'exception du 1 contre 1, qui est sous une forme «normale», en dehors du serveur). Les utilisateurs doivent rejoindre le serveur sur invitation.

Dans le volet gauche, nous voyons immédiatement deux nouvelles entités:

Flux de texte . Il s'agit d'un analogue du chat, mais avec quelques fonctionnalités et fonctionnalités supplémentaires. L'ensemble des canaux serveurs est relativement stable: les canaux restent toujours en place, ne s'insinuent pas dans l'histoire, comme dans les messageries instantanées. Les canaux sont pratiques grâce aux rôles et références , à leur sujet.
. . : ( ) . – , , , . . « , ?» « !» « ?». — - . — . , . , .

Passons maintenant aux outils Discord qui le rendent efficace pour le travail d'équipe. Tout d'abord, ce sont des rôles . Le fait est que nous ne configurons pas les droits d'accès pour des utilisateurs spécifiques, mais pour des rôles, et donnons ces rôles à des personnes. La liste des différents droits qu'un rôle peut avoir inspire: jusqu'à 32 points. De plus, nous configurons les canaux quels droits le rôle dans le canal a: lecture, écriture, suppression de messages, etc.

Quels rôles créer - nous décidons par nous-mêmes. Un rôle correspond à un certain ensemble typique d'actions utilisateur. Par exemple, sur notre serveur, nous ferons de tels rôles:

toutes les personnes- rôle technique, signifie "tout le monde sur le serveur"; il existe déjà et ne peut pas être supprimé.
– , .
– . , .
– , , . ( ) : «» – .
Intervieweur - L'employé qui mène l'entretien. Ce n'est pas une sorte de personne spéciale, mais simplement n'importe quel employé avec un rôle supplémentaire. L'intervieweur, en plus de toutes ses chaînes, voit également les chaînes textuelles et vocales «interview». Les autres employés (ceux qui ne veulent pas participer à l'entretien) n'ont pas de rôle et ils ne voient pas ces deux canaux supplémentaires (pour eux).

Les rôles restants sont compris sans explication.

Chaînes

Les canaux de texte sur notre serveur peuvent être, par exemple, tels que:

#welcome - les nouveaux utilisateurs sont invités sur cette chaîne et attendent de se voir attribuer des rôles pour accéder aux autres chaînes. Vous pouvez personnaliser une salutation cool.
# ads - annonces pour tout le monde; sans discussion
#general - tous les sujets qui ne sont pas inclus dans les canaux plus spécialisés
# –
# – , @
# – , @ @
# – , @
# – , ,

La structure des canaux, ainsi que la structure des rôles, se fait en fonction de nos besoins. Nous créons un canal séparé pour tout sujet de longue durée et remplissons le canal avec les bonnes personnes utilisant des rôles. Plus il y a de canaux, meilleurs sont les utilisateurs protégés contre les informations inutiles: soit ils ne voient pas du tout de canaux supplémentaires (pas de rôles), soit ils se débarrassent du canal eux-mêmes, le noyant. Un tas de rôles + canaux vous permet de résoudre le problème de séparation par sujet décrit au début de l'article :

Les canaux «travail» et «jardin d'enfants» ne se mélangeront pas, car ils seront sur des serveurs différents.
Les chaînes ne descendent pas et ne changent pas d'ordre, elles sont dans un endroit fixe.
L'ajout même d'un grand nombre d'utilisateurs au canal créé se fait rapidement, grâce aux droits des rôles dans le canal.

Voici comment fonctionne le système de droits Discord dans des cas spécifiques.

Un nouvel employé a été embauché: nous lui donnons les rôles nécessaires. Il entre automatiquement dans les bons canaux.
Licenciement d'un employé: expulsé du serveur.
Création d'une nouvelle chaîne: nous clonons généralement une chaîne existante si nous avons besoin des mêmes droits. Nous configurons les droits des rôles - et les utilisateurs accèdent automatiquement au canal.

Pour comparer l'efficacité de ce système avec d'autres messagers, envisagez la tâche suivante:

Supprimez l'employé démissionné de toutes les discussions de travail dans < n'importe quel messager >. Cependant, il n'y a pas de liste complète de chats et le créateur de chats est en vacances.

Mentions

Les mentions sont une autre chose qui rend le travail chez Discord efficace. C'est lorsque nous écrivons un message sur un canal de texte, mentionnant un compte utilisant une syntaxe spéciale:

@Vasya.Pupkin    !

Vous pouvez mentionner le rôle:

@    #12345

Et il est donc possible de mentionner tous ceux qui sont sur la chaîne (n'importe laquelle de ces options fonctionne):

@here  !

@everyone  !

Ici, vous pouvez dire: «Ha! Dans Skype, vous pouvez également mentionner via @ nom. Et pourquoi mentionner tout le monde , à quoi ça sert? Après tout, le message est déjà adressé à tout le monde. »
En effet, vous pouvez écrire dans SkypeVasya.Pupkin. Mais sur Skype, l'avantage de mentionner est qu'une notification contextuelle ajoutera que "vous avez été mentionné". Cela a probablement du sens, mais Discord a fait mieux. Tout d'abord, nous notons que dans Discord, il existe deux types de notifications concernant les nouveaux messages:

Si vous n'avez pas été mentionné , la notification est faible: un cercle rouge dans la barre des tâches et un petit pip noir au nom du canal.
Si quelqu'un vous a mentionné , la notification est plus visible: un cercle rouge avec un numéro dans la barre des tâches, sur l'icône du serveur et dans le nom du canal; en outre, l'icône Discord dans la barre des tâches clignote en orange (jusqu'à ce que l'application reçoive le focus).

Discord Wisdom:

Le flux de messages dans les canaux de texte ne nécessite aucune attention tant que l'utilisateur n'est pas mentionné.

Il est facile de voir que cette approche résout le problème des notifications excessives décrit ci-dessus, si vous éduquez un peu les utilisateurs sur le bon style de travail. Par exemple, tels que:

Jusqu'à ce que vous soyez mentionné, il n'y a rien d'urgent / important pour vous. Vous pouvez retarder la lecture des chaînes jusqu'à des temps meilleurs.
Si mentionné, il y a quelque chose d'urgence / d'important, vous devez le lire immédiatement.
Chaque message urgent / important doit inclure une référence au public cible.
Le reste du flux de messages dans les canaux doit également être lu, mais à un moment opportun.

Comment cela fonctionne dans la pratique. Supposons que les utilisateurs écrivent les mêmes 250 messages par jour sur les canaux du serveur, comme dans l'exemple ci-dessus. Parmi ceux-ci, il y a très peu de messages distrayant du travail (avec une mention): nous n'envisageons pas de mentionner un seul compte, car cela ne distrait pas toute l'équipe. Seules les références de diffusion distraient la commande, par exemple:

@here      … ?
@here    23:00,  5 .
@     ?

Et il y a très peu de telles références dans la réalité, pas plus de 2% des messages. Généralement mentionnéiciquand ils posent une question sans savoir précisément qui peut y répondre. Tout le monde est distrait du travail et lit la question. Ensuite, les gens qui ont quelque chose à dire restent pour mener la discussion, les autres retournent à leur entreprise. Et n'ayez pas peur queici il y en aura trop: écrivez à nouveau icile message n'est que paresse!

De plus, il n'y aura pas trop de références. Ne serait-ce que parce que la personne elle- même est intéressée à appeler les bonnes personnes en mentionnant dans son poste afin d'obtenir le résultat dont elle a besoin. Bref, tout cela s'auto-équilibre et cela s'avère des normes. Qu'en est-il des 98% restants des messages? Ils doivent également être lus, mais pas de toute urgence. À un moment opportun avec une tasse de café, nous lisons l'ensemble du flux de messages. Une telle lecture différée n'entraîne pas d'énormes pertes de temps, comme décrit au début de l'article. Après tout, nous lisons d'affilée, sans changer de cerveau entre les messages et d'autres sujets. Et, plus important encore, les messages ne nous éloignent pas du travail.

Total: le problème des notifications excessives est complètement résolu, et en même temps, une réponse rapide aux messages importants est fournie.

Et quels sont les inconvénients?

Limitations techniques dans Discord.

, : 720p ( – Nitro). . ? Skype , .
– 8 ( – Nitro). . , .
- 10 . . , - ( ). : .
2000 ; , .
La recherche parmi les messages a de nombreuses possibilités, mais elle ne peut pas être trouvée par une sous-chaîne donnée. Par exemple, si vous recherchez "miles", le mot "nom" ne sera pas trouvé.

Organisationnel.

L'enregistrement des utilisateurs est un peu plus compliqué qu'avec les messagers habituels pour smartphones.
Nous avons besoin d'administrateurs (en fait, seulement des utilisateurs actifs) qui configurent initialement les rôles et les droits.
Il faut une formation utilisateur pour utiliser correctement les références et les rôles.
Un rallye dans la chaîne vocale n'a pas de «cloche» claire au départ, qui interpelle tout le monde. Ils l'oublieront, mais le problème est résolu par des rappels ~~et la méthode Ipatiev~~ .

Caractéristiques standards

Cet article traite des différences fondamentales entre Discord et d'autres messagers, qui peuvent augmenter considérablement l'efficacité du travail. Et voici une liste de petites fonctionnalités typiques des messageries instantanées et qui ne sont pas exceptionnelles:

Citation. La mention est immédiatement incluse dans la citation.
Formatage: ensemble standard. Gras, italique, souligné, barré, à espacement fixe.
Mise en évidence de la syntaxe: disponible pour certaines langues.
Insérez des images, des GIF, des liens.
Émoticônes
L'ajout de réactions d'émoticônes aux messages. On peut voir le nombre de réactions et qui définit quelle réaction (pratique, y compris pour un vote rapide).
Fonction de synthèse vocale.
Notifications de brouillage provenant de canaux inutiles (@ mention passe par le brouillage).
Clients mobiles entièrement fonctionnels

Et voici ...

Les bots et la possibilité d'écrire vos propres bots. Mais c'est un sujet complètement différent.

Total

Discord est une sorte de messager 2.0, qui a les moyens de communiquer efficacement avec de grands groupes d'utilisateurs, y compris les applications d'entreprise. Les créateurs du programme n'avaient pas peur d'aller au-delà du paradigme des messagers ordinaires - et cela s'est bien passé. Et en même temps, Discord n'est pas un concurrent des messagers ordinaires, il a sa propre niche écologique. En effet, les utilisateurs ordinaires, pas les informaticiens et les non-joueurs, sont choqués et impressionnés par la nécessité d'administrer et de ne pas être comme des programmes habituels.

J'espère que les informations contenues dans l'article sont suffisantes pour décider si vous en avez besoin ou non.

UPD1 : Commentaire Justdont:
Avant de conseiller une discorde pour les bureaux, vous devez absolument mentionner que vous devez vraiment examiner attentivement la politique de confidentialité de Discord , dans laquelle c'est complètement anglais ou russe en blanc que Discord collecte tout ce que vous lui envoyez. Y compris toute votre correspondance, faites attention. Et ne promet absolument pas de le chiffrer et généralement de protéger en quelque sorte sa confidentialité contre eux-mêmes. Et il existe un certain nombre de scénarios dans lesquels ces informations collectées pourraient bien aller quelque part où vous ne voulez pas vraiment qu'elles aillent. Et vous devez évaluer ces risques.

Discord en tant que messager d'entreprise et pas seulement