🧗🏿 👆🏾 🙋🏼 Règles de discussion 🤳🏻 🚴🏾 👨🏽‍🤝‍👨🏻

Nous convenons d'une communication efficace et pratique avec le travail à distance (et pas seulement)

Récemment, j'ai parlé avec un ami qui transfère l'entreprise au travail à distance, j'ai parlé de notre expérience dans le maintien d'une communication efficace en équipe. Ensuite, j'ai relu et réalisé que j'avais une liste de recommandations qui pourraient être utiles non seulement à mon ami. Et si c'est le cas, cela vaut la peine de le partager.

Chez Setronica dans son ensemble, nous avons complètement changé de domicile depuis deux semaines. Néanmoins, l'entreprise possède de nombreuses années d'expérience en ligne. Nous avons toujours travaillé avec des clients et des partenaires distants, et le travail périodique à domicile ou à distance a été encouragé. La transition a donc été presque indolore pour nous.

L'article décrit ma propre expérience et les règles que j'essaie de maintenir dans mon équipe.

Nous utilisons Slack pour la plupart des communications texte et des appels ad hoc. Vous pouvez utiliser d'autres messageries instantanées, ce qui est plus familier et pratique pour vous. Je trouve les solutions spécialisées pour le travail plus pratiques, mais je connais des équipes qui utilisent, par exemple, Telegram. Personnellement, je préfère ne pas utiliser les mêmes messagers qui sont utilisés pour la communication personnelle avec la famille et les amis, donc pour moi ce ne serait pas pratique. Certains conseils sont spécifiques à Slack, dans d'autres systèmes, ils peuvent être mis en œuvre par d'autres moyens, mais la plupart me semblent assez universels.

Règle 1: discuter pendant les heures d'ouverture

La présence dans le chat pendant les heures d'ouverture devrait être obligatoire. De plus, si avant cela il n'existait pas une telle règle, il est important d'expliquer pourquoi elle apparaît. Sinon, l'introduction de la règle peut être perçue comme une tentative de micro-contrôle, qui n'aura pas le meilleur effet sur le moral de l'équipe.

Ceci est important car il plonge dans le contexte général, remplaçant la présence réelle au bureau:

L'analogue «est arrivé au travail / a quitté le travail». Il n'y a pas de collègues dans le chat, nous pensons qu'ils ne sont pas au travail, nous essayons de ne pas tirer sans besoin particulier.
Pas besoin de courir et de chercher un moyen de contacter un collègue si vous avez besoin de discuter.
L'occasion de demander «en l'air» comme s'ils étaient assis dans la même pièce et d'obtenir une réponse de qui est disponible.
Possibilité pour les collègues de se tenir au courant des discussions autour, d'offrir leurs conseils ou leur aide, si nécessaire.

Règle 2: Dites quand vous partez et venez

Il est pratique d’accepter d’annoncer que vous êtes absent pendant un certain temps ou que vous avez terminé votre travail. Parfois, il est logique de démarrer un chat spécial pour cela, afin que ces messages ne soient pas perdus dans le flux général des discussions de travail.

Sans cette règle, s’ils vous ont écrit, mais que vous ne répondez pas, vous ne savez pas quoi faire. Si vous avez écrit avant votre départ pour une demi-heure, tout le monde est calme, tout le monde comprend que vous reviendrez - vous répondrez. Il y a un problème avec cette règle: les collègues préviennent qu'ils étaient absents, mais oubliez de vous dire qu'ils sont revenus, immédiatement plongés dans le travail. Au moins, je le constate moi-même. Dans Slack, vous pouvez définir l'état du texte et définir immédiatement la durée de réinitialisation automatique. J'ai commencé à l'utiliser récemment, alors que cela semble pratique.

Règle 3: vérifiez qu'il existe les bons canaux

Cela vaut la peine de démarrer un chat «toutes sortes de choses» (nom conditionnel) pour une communication facile. Après tout, «pas une seule œuvre». Laissez les blagues y envoyer, des mèmes, vos photos, des liens intéressants, etc. De plus, si l'équipe ne commence pas à le faire elle-même, je vais essayer de donner l'exemple. Nous avons encore tout un ensemble de chats thématiques, sur les conférences et réunions, par exemple.

Encore besoin d'un chat "annonces", où, au contraire, il est fortement recommandé de ne pas écrire sans raison importante. Ce chat n'a que des annonces importantes qui s'appliquent à tout le monde. Tout le monde y est abonné sans faute et doit être lu au moins deux fois par jour.

Nous avons maintenant ouvert un canal séparé pour les cas quasi viraux et à domicile. Parce que ça "fait mal" et autrement, les conversations à ce sujet se sont propagées à travers toutes les discussions et distraient du travail. Ce n'est pas pratique, quelqu'un peut être nerveux. Et voici donc des images amusantes et de bons conseils pour organiser un bureau à domicile, etc. Ceux qui n'aiment pas cela n'entrent pas dans ce chat et se sentent plus calmes.

C'est d'ailleurs une règle générale, il y a des canaux, dont la présence est obligatoire - annonces, équipe (ou plusieurs, comme nous l'avons fait, pour différents sujets), projet, si plusieurs équipes y travaillent, mais il y en a de purement volontaires. Si vous le souhaitez, désabonnez-vous complètement, si vous le souhaitez, parcourez une fois par semaine.

Règle 4: organiser un temps de réponse confortable

Il est logique de convenir immédiatement des règles de communication et du temps de réponse attendu. Il est clair qu'il ne s'agit pas d'un SLA, pour violation duquel ils sont privés d'une prime, mais d'une référence en matière de vitesse de communication qui convient à tout le monde. Par exemple, les messages généraux peuvent être affichés en mode confort, mais au moins une ou deux fois par jour. Dans le même temps, les appels personnels ( @usernamedans Slack) et les appels spéciaux ( @hereet @channeldans Slack) nécessitent une réponse plus rapide. Ici, vous devez trouver un équilibre qui vous convient entre distraire les gens de leur travail et l'efficacité de la communication.

Règle 5: Humeur de notification

Il est important d'aider tout le monde à configurer des notifications afin que les messages des conversations générales n'arrivent pas avec des notifications constantes sur l'écran et les écouteurs, distrayant du travail toutes les quelques minutes, mais les messages spéciaux attirent l'attention. Dans Slack, cette opération est pratique. Là, vous pouvez également configurer des notifications pour les mots clés. Je l'ai réglé sur «échoué» :) Si nécessaire, vous pouvez convenir de «périodes de silence» lorsqu'un employé peut désactiver toutes les notifications. C'est pratique si cet état est affiché dans l'état. Cela aide à ne pas devenir nerveux en attendant une réponse ou à se rendre immédiatement à l'appel si la question est urgente. Slack a une fonction snooze à travers laquelle l'expéditeur, si vous le souhaitez, peut percer s'il y a vraiment un tel besoin.

Règle 6: appelez si cela

Si la réponse ne dépasse pas l'heure convenue, vous pouvez toujours appeler. Je dirais que vous devez appeler si le problème est vraiment urgent et important.

Pour plus de commodité, nous avons demandé à tout le monde de remplir un numéro de téléphone dans le profil Slack et, si vous le souhaitez, d'autres messagers. Maintenant, vous n'avez plus besoin de chercher un contact ailleurs.

Règle 7: Faites-moi savoir que vous répondrez plus tard

Il n'est pas toujours pratique de répondre immédiatement, même si vous lisez le message. Peut-être parce que pour répondre, vous devez collecter des informations, il peut être plus important de terminer d'abord la tâche en cours, ou peut-être tout simplement pas pratique pour le moment. Mais je demande à tout le monde d'être courtois et de noter "je vois, je répondrai plus tard". Dans Slack, il est pratique d'utiliser des réactions emoji pour cela.

Règle 8: ne me souviens pas - notez

Il y a un risque d'oublier plus tard de répondre, donc dans de tels cas, je mets immédiatement un rappel sur mon message. Cela aide lorsque "oh, nous n'avons pas le temps de répondre au message, alors", puis "a continué". Certes, il peut arriver que le rappel vous tourmente :) Mais c'est mieux que de laisser la question complètement sans réponse ou d'oublier de faire la promesse. Je pense qu'il est utile pour tout le monde d'apprendre à utiliser les rappels dans Slack, c'est un excellent outil.

Règle 9: discuter du travail dans le chat, pas dans PM

Je prie mes collègues de discuter de tous les problèmes de travail dans les conversations générales, de ne pas se cacher dans la correspondance personnelle. Cette habitude est lentement inculquée, mais je n'abandonne pas et lentement tout le monde en comprend les bienfaits. Tout d'abord, il est facile d'inviter d'autres collègues à se connecter. Deuxièmement, il n'y a pas de sentiment de «silence dans la pièce», il est clair qu'une sorte de mouvement circule. Eh bien, bien sûr, cela m'aide, en tant que manager, à ne pas me lancer dans la microgestion et à ne pas demander constamment "comment allez-vous?"

UPD:AlexP11223a donné un lien dans les commentaires , qui décrit plus en détail pourquoi la communication sur les canaux publics est préférable et comment cesser d'en avoir peur.

Règle 10: Utiliser des branches thématiques

L'une des grandes fonctionnalités de Slack et des collecticiels similaires est sa prise en charge des threads .

Je considère utile de développer l'habitude de donner une réponse à un message non pas dans le message suivant, mais dans l'attachement à celui-ci. Nous obtenons deux avantages à la fois:

Les discussions parallèles n'interfèrent pas entre elles. Peu est plus ennuyeux que d'essayer de régler quelques conversations mélangées.
Dans Slack, les fils de discussion sont très intelligents - les messages dans les sujets ne sont pas affichés dans l'état de la chaîne comme «non lus», sauf si vous y êtes spécifiquement abonné ou si vous n'y êtes pas automatiquement inscrit. Ce dernier se produira si vous avez commencé une discussion ou y avez participé, ou si vous y avez été mentionné. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Ainsi, vous ne pouvez suivre que les sujets importants ou intéressants pour vous.

11:

Récemment, j'ai entendu des recommandations pour les salles de voix virtuelles, où tout le monde est éteint avec les micros, mais le son est activé. Comme, cela donne l'illusion d'être dans la même pièce et la possibilité de parler à des collègues d'une voix. Et parfois des recommandations pour garder non seulement le son, mais aussi l'appareil photo allumé. Cela me semble une atteinte à la vie privée complètement inutile et inutile. Pourtant, nous ne sommes pas au bureau, mais à la maison. Tout le monde n'a pas un bureau séparé confortable.

Parfois, lors de la résolution d'un problème commun, cela peut être pratique, et nous utilisons cette option. Lorsqu'une tâche difficile survient, les développeurs passent plusieurs heures à la conférence Zoom. Ils travaillent avec l'environnement de développement sur l'écran commun, discutent des détails, basculent entre le travail individuel et l'écran commun. Et donc pendant plusieurs heures, tout en restant en contact.

L'important est que l'équipe elle-même ait choisi ce format, il n'est pas imposé par le manager.

Règle 12: n'attendez pas les retours instantanés

Eh bien et la règle la plus importante - sans fanatisme. Cela ne fonctionnera pas tout de suite et l'adhésion à 100% aux règles ne se produira jamais. Mais progressivement, tout le monde comprend la commodité et le chat devient plus confortable. Les règles sont élaborées et inculquées progressivement et il n'y a rien à craindre si elles sont accidentellement parfois violées. Le mot-clé est parfois. Vous devez d'abord demander et rappeler.

Règle 13: Amélioration évolutive

Peut-être que toutes ces règles ne vous seront pas utiles. Quelque part, les spécificités d'instruments historiquement sélectionnés sont fortes. Quelque part, les processus se sont développés d'une manière spéciale.
Mais dont je suis sûr que cela fonctionnera à coup sûr: négocier avec des collègues. Ne prenez pas les inconvénients pour acquis. Rechercher ensemble des opportunités d'amélioration. Et soyez prêt à vous entraider. Nous allons donc rendre efficace toute télécommande ou tout ce que l'univers nous lancera.

Et quelles sont les règles de votre équipe pour une communication efficace?

Ajouts de Habrovsk

Ne posez pas de méta-questions.

remercier AlexP11223
Une méta-question est une question qui implique d'autres questions, par exemple:

Puis-je poser une question?
Y a-t-il quelqu'un qui comprend N?
Est-ce que quelqu'un ici a suivi un cours de Yandex sur un curseur? Il y a une question sur l'analyse de texte ... Les
gars, il y a une question sur% framework_name%

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