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Comment travailler à domicile. Liste de vérification de Deletedman

Il existe de nombreuses notes sur Internet sur le thème du travail à distance, avec un aperçu concis des inconvénients, des avantages et des conseils bien connus sur la façon de vous sortir de la routine, en commençant par «Tout d'abord, enlevez votre pyjama». Dans le blog Surf, nous avons déjà abordé ce sujet dans un article de ma collègue qui a partagé son expérience, mais avec l'augmentation du nombre d'employés à distance (et ma transition vers udalenka ’après 20 ans d'expérience de bureau), j'ai décidé d'étudier la question plus en profondeur: je lis à l'étranger blogs sur le travail à distance et essayé différentes idées. Ici, je partagerai mon expérience, mes méthodes de maintien et d'augmentation de la motivation. Et à la fin de l'article, j'ai préparé une petite note pour un employé de bureau à domicile.

UPD: J'ai commencé à écrire un article avant le virus à Wuhan, et quand j'ai fini, le nombre d'amis qui ont dû passer au travail à distance a fortement augmenté. J'espère que la mesure est temporaire et que tout le monde sera en bonne santé.




Avant de commencer à travailler sur l'article, j'ai mené une enquête auprès de collègues de Surf sur les problèmes du travail à distance, demandé des recettes de motivation et d'auto-organisation. Elle a partagé les résultats ci-dessous.

Une étude de surf a montré qu'un seul employé a écrit «tout va bien et je n'ai aucun problème», près de 40% ont répondu «rien ne doit être changé, même le renforcement de l'équipe n'est pas nécessaire», 57% iraient au bureau pendant quelques jours, 18 % - ils veulent aller au bureau pendant une semaine complète, 30% ont noté qu'ils manquent de motivation pour commencer le travail et les tâches. Les résultats sont contradictoires - il y a des problèmes, tout le monde n'est pas prêt à les résoudre.



Le résultat des enquêtes dépend du nombre d'employés qui ont consciemment choisi cette méthode de travail. 24% des répondants ont indiqué qu'il n'y avait pas d'autres propositions dans leur région. Cela signifie qu'il n'y a pas de choix et que vous devez peut-être vous connecter à une option pas très confortable.

Comment bien commencer votre journée? Voyons comment les employés de Surf passent leur matinée:



2017 est un boom de la croissance des bureaux distants, qui a donné une impulsion au développement d'un grand nombre de nouveaux outils de gestion du temps et des tâches pour les équipes réparties. Mais ils ne résolvent pas les problèmes de motivation, les horaires de travail, les états dépressifs et le manque de communication verbale. La distribution des réponses des collègues de Surf a pratiquement coïncidé avec les enquêtes de Google et d'autres grandes entreprises menées en 2018-2019:



Corréler les réponses, le problème le plus évident est de «commencer», le suivant est «le manque de communication verbale». Rien d'original, mais c'est ce avec quoi la plupart des employés de bureau à domicile dans le monde se débattent.

Comme base des informations ci-dessous, j'ai pris la pratique des sociétés informatiques avec une vaste expérience dans l'organisation d'équipes distribuées, des devis, des conseils des «manuels» et l'analyse des blogs les plus populaires sur le travail à distance. J'ai trié toutes les recommandations en 5 parties principales:



Temps


Étapes


Divisez votre journée de travail en 2 grandes étapes de travail. Idéalement, 4 heures et changer de lieu, si possible.

Nuit


Si vous êtes à l'aise de travailler tard le soir, ne vous cassez pas. Mais cela ne devrait être qu'une partie de votre travail (pas plus de la moitié), et vos collègues devraient connaître votre emploi du temps. 5 heures pendant la journée pour les tâches qui nécessitent des communications et 3 heures le soir - un bon horaire avec une minuterie.



Début et fin


Réglez l'heure de début et l'heure de fin de la phase de travail. Au bureau, le temps semble différent. Vous pouvez mieux gérer vos tâches et contrôler l'équilibre entre le travail et la vie personnelle. Si vous comprenez qu'il reste une heure et qu'il y a deux tâches - pas si facilement distraites.

Je suis toujours en ligne


Pas besoin de prétendre que vous êtes en ligne si vous avez quitté le lieu de travail. La rapidité de réponse aux demandes est beaucoup plus importante que le sentiment de présence créé. Les membres de l’équipe sont moins bien lotis s’ils ne répondent pas en ligne par rapport au calendrier non standard de votre travail. Selon une enquête auprès de 5000 employés éloignés (États-Unis), le statut `` sortir se promener avec le chien, '' aller déjeuner '' est perçu positivement, les collègues sont prêts à attendre une réponse, et le `` travail actif '' sans réponse est perçu comme un ignoré.

10 minutes toutes les heures


Passez jusqu'à 10 minutes sur vos affaires toutes les heures. Au bureau, tout le monde est distrait, bavardant, buvant du café. Une courte pause toutes les heures, par exemple, pour faire des affaires, commander de la nourriture, se laver, verser du café, consulter des instagram, promener un chien, discuter avec un enfant - cela est nécessaire pour décharger le cerveau, sinon cela ralentira. Pour régler l'heure, les paramètres de la minuterie sur le smartphone conviennent.

La gravité de la grosse tâche


S'il est difficile de vous forcer à démarrer de grandes tâches, il est préférable de les diviser en petites (25 minutes chacune) et d'essayer la technique Pomodoro:



il existe de nombreux trackers instantanés pour cette mécanique, par exemple MarinaraTimer et Pomodoro , et cette technique a fait ses preuves dans les grandes entreprises. Il existe également des applications Focus Time Activity Tracker

Calendrier social


Créez-vous non seulement un horaire de travail, mais aussi un horaire social. Au moins 1,5 heure par jour, vous ne devez pas être à la maison. Fitness, cinéma, une exposition, un centre commercial, un café, juste une promenade dans le parc ou un jeu de société avec des amis - toute option pour une activité en dehors de la maison. L'élément «Pas à la maison» devrait être sur la liste des tâches pour la journée et il est préférable de le proposer à l'avance, et même de faire un plan pour la semaine, et encore mieux d'avoir des cours payés à temps.

Oh cette famille


Tous les membres de la famille doivent connaître les règles du jeu: vous pouvez être dérangé en cas de "feu ou danger mortel". Ou à 12h50, 13h50 dans l'une de vos "pauses", strictement dans le temps. L'horloge est donnée aux enfants et les règles sont expliquées, et mieux encore, accrochez les règles à la porte de votre chambre. Fixez une heure pour tous les coursiers et services qui vous tiennent à cœur, car vous êtes «assis à la maison». Si un panneau est accroché à la porte, vous ne pouvez pas entrer.

Les communications




Pourquoi 42% des employés de Surf et au moins 35% des sondages d'autres entreprises voient le problème en l'absence de communication verbale?

Connaissance


Règle n ° 1 pour les travailleurs à distance de Google: apprenez à vous connaître, au lieu de sauter directement à l'ordre du jour, réservez du temps à la fin de la réunion pour une question ouverte, telle que "Qu'avez-vous fait ce week-end?" Il s'agit d'un moyen facile de créer des connexions à distance et d'établir une compréhension mutuelle. Les pratiques des sociétés étrangères sont très différentes de celles russes. Les managers font des efforts supplémentaires pour connaître les membres d'une équipe distribuée, ce qui apporte des avantages et une facilité de communication.

Vocabulaire. Règle très importante


Le style de présentation doit être plus doux que les mêmes mots que vous avez prononcés oralement. Tout conflit se produit dans la clé à laquelle les adversaires lisent ce qui a été écrit dans le chat. Il n'y a aucun moyen de transmettre l'intonation, les tons moyens, l'ouverture ou, inversement, la catégorisation. Votre voix dans la tête d'un collègue de vos mots, mais ne vous appartient pas. Si l'interlocuteur n'a pas eu l'occasion de vous entendre et de vous voir personnellement auparavant - le ton de la correspondance devrait être à un niveau plus amical que vos sentiments.

Merci et merci. Est toujours


«Envoyer un fichier» - sans le mot «s'il vous plaît» peut être perçu très grossièrement (paragraphe ci-dessus). Ne soyez jamais paresseux pour écrire ces 2 mots. Et aussi «Bonjour», «Bonjour» et autres salutations. Le mot «Merci» a de nombreux synonymes et traductions dans d'autres langues: «Merci», «Miséricorde», etc., si vous voulez être original.

Rassemblements Scrum infructueux, «silence des agneaux»


Il n'est pas toujours nécessaire de tout discuter en équipe, et si vous pensez que certains participants sont plus efficaces pour discuter des problèmes dans leurs tâches en privé avec vous - soutenez-le et réservez du temps pour le face à face. De plus, alors que l'équipe n'est pas encore très familière.

Vous m'entendez jouer?


L'efficacité et la nécessité de la visioconférence pour les employés distants ont été prouvées. Au moins 1 fois par semaine, de préférence 1 fois par jour. Ce n'est pas un moyen de sortir de la zone de confort et pas la nécessité de se coiffer, c'est juste nécessaire pour la rapidité d'implication dans les problématiques discutées. Le niveau d'attention à ce qui se passe par vidéoconférence est 40% plus élevé.



Téléphone dispersé


Franchement, à quelle fréquence regardez-vous le téléphone pendant que quelqu'un essaie de vous transmettre ses pensées à cause de toutes ses forces? En ce moment, vous passez non seulement votre temps, mais aussi celui de votre adversaire. Vos réponses sont, en règle générale, superficielles et le manque d'implication est ressenti par le «dos». Avant le rallye, réglez le mode avion ou retirez le téléphone le plus loin possible des mains.

Ordre du jour


Est-ce familier "Ahhh, et attendez, est-ce que je verrai encore quelles questions j'avais?". Passez 5 minutes à écrire un court résumé dans votre cahier, même s'il semble que vous vous souvenez de tout. Économisez 20 minutes pour vous-même et pour l'autre personne.

Écoute active


Souvent, nous écoutons l'interlocuteur et après un court passage, nous voulons déjà répondre, et à ce moment nous arrêtons d'écouter. L'écoute active nécessite une présence présente et un véritable intérêt pour ce que l'autre dit. L'écoute active a pour but de comprendre pourquoi les opinions diffèrent. En l'absence d'outils de visualisation, lors d'une conversation téléphonique, écouter l'interlocuteur depuis la position «pourquoi il pense ainsi» au lieu de «maintenant je vais prouver le contraire» conduira davantage à la véritable raison des opinions des deux parties et à la solution du problème qu'un différend et une interruption.

Quelle est votre météo?


Discutez dans Slack, où l'un après l'autre l'approche de bogue ou de développement est discutée en mode lent - c'est génial. Mais le concept d '«équipe» est le rapprochement des personnes et de la communication au-delà de la portée des tâches professionnelles. N'ayez pas peur de dire que vous avez le nez qui coule, demandez "que dois-je voir le soir?" ou dites comment vous venez de brûler une omelette. Les petites choses les plus simples rassemblent les collègues et il devient plus facile pour eux de s'entendre et d'adopter des points de vue différents. Fixez-vous une règle: un message et une question par jour, ce qui ne s'applique pas aux problèmes de travail.

Cuisine virtuelle


Certaines entreprises ont des salles ouvertes ZOOM pour les «pauses». Les gens viennent à tout moment pour discuter avec une tasse de café à l'écran pour discuter à la fois des problèmes de travail (en marge) et de la dernière série d'émissions de télévision préférées.



Habitudes ou comment tromper le cerveau


Écrire avec les mains


Revenez au bloc-notes ou faites un tableau physique Kanban. Tout travail avec les mains implique plus de zones de votre cerveau, l'élan d'une pause, par exemple, lorsque vous lavez une tasse sale dans la cuisine ou écrivez une liste de choses à faire avec votre main, donnera l'effet souhaité. La tâche ne va-t-elle pas? Dessinez, notez le problème sur papier. Plusieurs collègues de Surf ont modestement indiqué "nous sommes démodés avec un cahier le matin" et étaient très timides à ce sujet.

Veste de fortune


Vous allez travailler efficacement, vous savez quoi faire maintenant, vous êtes plein d'énergie. Choisissez des vêtements confortables et préférés ou juste un attribut de celui-ci, enfilez et commencez à effectuer des tâches. À la fin de la journée de travail - changez de vêtements. Le principe de la PNL - "ancre" est appliqué avec succès à lui-même. Après plusieurs itérations, le simple fait de changer de vêtements pour «efficace» donnera un gros coup de motivation.

Statut


Dans l'une des entreprises, où il y a un très grand nombre d'employés distants, ils ont essayé de changer le statut dans Slack et d'écrire brièvement quelle tâche, que cela plaise ou non, quelles sont les chances. Par exemple, "je fais un bogue à propos de la saisie d'un mot de passe, ça me rend furieux, je le terminerai par le dîner." Toute déclaration «publique» sur le résultat programme le cerveau pour l'exécuter et l'oblige à exécuter la tâche.

Pas de super exploits, bougez par petits pas


Le projet «Activité physique du lundi à 2 heures» est un échec pour la majorité. La solution la plus optimale est quelque chose de simple, utile sous la forme d'un marathon de 30 jours. Les squats sont considérés comme le meilleur exercice pour les employés qui travaillent à domicile. L'exercice est dans le top 3 sur l'accélération du métabolisme. Imprimez la table et accrochez-la sur le lieu de travail. Rayez quotidiennement et à la fin du chemin offrez-vous un cadeau, encouragez-vous. Peut faire pour toute l'équipe. Le nombre d'approches n'a pas d'importance - l'essentiel est de compléter le montant par jour. Le mois prochain, nous trouvons un tableau sur la barre et l'ajoutons au bureau. Le plus, c'est qu'au bureau ce n'est pas facile, mais c'est facile pour vous. Commencez avec une très petite quantité, ce qui prend 10 secondes pour être distrait. Le cinquième jour, l'excitation semblera remplir le plan,et au 30ème jour - plusieurs pauses par jour pour un échauffement deviendront une habitude.



Nutrition


Petit déjeuner copieux et copieux


Le matin, maximisez l'utilisation des glucides et du glucose pour améliorer l'activité cérébrale.

Déjeuner léger modeste


Après un repas copieux, votre corps dirigera la majeure partie de son énergie vers le processus de digestion, ce qui vous fera vous sentir fatigué et somnolent, et vous ne pourrez pas faire le travail difficile.

Eau


Achetez une bouteille de sport d'un litre et mettez-la au travail. Buvez toutes les heures de façon à ce qu'au milieu de la journée la bouteille soit vide ou proche. De nombreuses expériences et expériences scientifiques différentes ont montré la relation entre la «vigueur» du corps et du cerveau sur la quantité d'eau consommée. Il est obligatoire pour les camionneurs de boire 1 verre toutes les heures. Si le conducteur ne boit pas d'eau dans les 4 heures, le pourcentage d'endormissement pendant la conduite augmentera de 10 fois ou plus.

Le grignotage


Après le petit déjeuner, coupez-vous de fines tranches de concombre, de pomme et d'autres légumes, posez une assiette sur le lieu de travail. Si vous voulez aiguiser quelque chose, prenez un morceau. Cela vous aidera à éviter les blocages dus aux glucides, qui augmentent fortement le niveau de sucre, et après sa chute, vous vous sentez faible.

Satiété depuis longtemps


Si vous devez vous asseoir pendant longtemps pour travailler et ne pas être distrait par la nourriture, votre collation ou votre déjeuner doit être composé d'aliments protéinés sans glucides (œufs durs, viande, fromage cottage).

Outils




Les informations dans ce bloc ne sont pas nouvelles pour les employés expérimentés, j'ai fait l'analyse par moi-même, mais s'il y a des "nouveaux produits" pour les lecteurs, je serai heureux.

Sites distrayants


Applications et extensions qui vous aident à mettre en place des barrières et à restreindre l'accès en configurant votre temps de travail sans distractions. Lorsque vous interrompez et terminez des tâches, vous pouvez à juste titre passer à la série.


Réunions et chats


Zoom est l'outil le plus couramment utilisé pour la mêlée et autres réunions, ainsi que pour les «salles ouvertes» des employés distants. Dans de nombreuses entreprises, les appels vidéo sont requis. Autres alternatives de gestion de réunion intéressantes: Soapboxhq et Clickmeeting , Google Hangouts , Join.me
Slack - le chat le plus populaire pour les équipes distribuées à travers le monde. Et ici, un «livre» intéressant sur les communications d'entreprise à Slack est simple et abordable.
Chats alternatifs: Basecamp , Fleep , HipChat .
Worldtimebuddy - un service qui vous permet de déterminer rapidement et facilement l'heure dont disposent tous les membres de l'équipe, d'enregistrer les paramètres et de prendre rapidement une décision sur l'heure de l'appel.

Tableaux, tâches, gestion du temps et autres


Trello , Favro , Asana , Redbooth , Paymo pour la formation, la distribution et le contrôle des tâches;
Scoro est recommandé comme tableau de bord très intéressant et optimal. Il est pratique lorsque vous travaillez avec un grand nombre de petits projets.
Zapier reliera vos outils et programmes utilisés en un seul système.
Toggl est une piste temporelle pratique et facile pour vous.
Timely et Time Doctor sont des outils de suivi du temps d'équipe simples et faciles avec des alertes et des paramètres flexibles.

Logiciel spécialisé multifonctionnel


Sococo - tous les outils, y compris un bureau virtuel, des salles de réunion virtuelles. Un exemple intéressant de gamification d'équipes distribuées



Hubstaff - un système de gestion d'équipes distantes avec intégration à la comptabilité, Jira, etc. Système détaillé de comptabilisation du temps de travail et de la marginalité.

Contenu, notes, prototypes


Pocket est un bon "portefeuille" pour tous les types de contenu que vous devez sélectionner sur un sujet donné (souvent utilisé par les analystes commerciaux). Ainsi qu'Evernote.
Google Drawing est une bonne alternative à draw.io lorsque vous devez dessiner des diagrammes simples et les travailler ensemble. Tout le monde connaît les documents, les dessins contournés sans raison.
InVision est l'outil le plus populaire pour collaborer sur du contenu, un projet et sa discussion. Dans les blogs sur le travail à distance, ses alternatives sont: Marvel , Webflow , Framer, Kite Compositor .

Mémo de bureau




De moi-même


Mon expérience de bureau est de plus de 20 ans dans le domaine de la gestion de projet. Périodiquement, elle travaillait à domicile, mais dans l'ensemble, les communications verbales occupaient 70% du temps. Il y a six mois, je suis passé au travail à distance. Ma principale difficulté dans les premiers mois a été constamment distraite sans écoute active de l'interlocuteur, visualisation et présence personnelle. Je me suis surpris à raccrocher au téléphone et à demander à nouveau. La première chose que j'ai faite a été de régler le mode avion et de ranger le téléphone; j'ai appris à prendre des notes pendant l'histoire de l'interlocuteur. Ce dernier est très important, car nous nous concentrons sur ce que nous voulons objecter et n'entendons plus rien qui nous soit dit plus loin. Après avoir noté que demander après ne commencez pas à parler avant d'avoir écouté la fin. Et souvent, votre objection disparaîtra d'elle-même si vous «n'écoutez pas, mais« entendez ». Je comprends les difficultés des jeunes professionnels,qui n'ont pas assez de fêtes de bureau (ne les refusez pas trop tôt si vous êtes extraverti). J'en ai eu beaucoup, cette étape a été remplacée par des rencontres plus calmes avec des amis et maintenant ils ont plus de force.

Chacun a ses propres méthodes pour préserver la motivation et l'efficacité, tout le monde ne convient pas, y compris ce qui précède. L'essentiel est de pouvoir prêter attention à temps au fait que «l'accumulation» avant la grande tâche est devenue longue, les frontières entre le temps de travail et le temps personnel ont été effacées et n'oubliez pas d'essayer de nouvelles façons d'organiser la journée de travail.

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