🔸 ✍🏿 🤜🏿 10 astuces pour ne pas fusionner konfu en ligne 🚠 👩🏼‍🚀 💬

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1.

Les problèmes courants des réunions en ligne sont la léthargie des participants et leur faible implication dans le processus. L'utilisation de plusieurs ordinateurs connectés simultanément à la conférence contribuera à ajouter de la dynamique et à renforcer la présence du leadership. Pour éviter les interférences sonores, allumez le haut-parleur et le microphone sur un seul ordinateur. Si nécessaire, utilisez des appareils supplémentaires comme écrans. L'un peut être partagé pour visualiser la présentation, le reste peut être configuré sur la vidéo des principaux participants. Vous pouvez ainsi mieux voir et contrôler l'ambiance de la réunion. En cas de problème technique, plusieurs ordinateurs enregistreront la réunion. Vous pouvez facilement passer à un autre et poursuivre la communication sans interrompre le rythme de la réunion.

2. Salle de conférence virtuelle et règles de réunion

Pour mener des réunions efficaces, vous avez besoin de règles de conduite claires et compréhensibles par tous les participants. Leur forme et leur contenu dépendent directement de l'organisation et de son climat d'entreprise. Les règles pour la tenue de conférences en ligne peuvent être les mêmes pour toutes les réunions ou formées séparément pour chaque réunion. Il existe un certain nombre de règles que nous considérons très importantes:

Sièges Lorsque nous nous réunissons hors ligne, il est facile d'ajuster le processus de discussion. Sans règles dans une conversation en ligne, une discussion deviendra un chaos vocal sans résultat concret. Pour éviter cela, vous pouvez vous mettre d'accord sur une séquence avant le début de la conversation ou envoyer à l'avance un plan de salle virtuel aux participants. Pour cette dernière option, un dessin d'un fer à cheval sur une feuille et des marques de qui parle à qui sont utilisés. Cela économise considérablement le temps de discussion et les nerfs des participants.

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3.

Lorsque les participants à une réunion se trouvent sur le même territoire, ils sont tentés de participer collectivement à un rallye en ligne. Le plus souvent, cela ressemble à rassembler une masse de personnes dans une salle de conférence avec un ordinateur connecté. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de parler de l'efficacité du processus. Les participants en ligne ne voient ni n'entendent personne dans le champ hors ligne. Par conséquent, si vous tenez une réunion sur Internet, tenez-la sur Internet. Demandez aux participants de rejoindre la conversation à partir de différentes pièces et de différents appareils. Limitez le nombre de participants sur un ordinateur à trois personnes. Ainsi, chaque participant sera clairement visible et entendu.

4. Le test. Tester. Tester

Les problèmes techniques vident le fusible de toute réunion en ligne. S'il y a des problèmes avec le système, la réunion commencera plus tard ou ne commencera pas du tout. De telles situations interfèrent avec les employés et les entreprises. Pour éviter toute déception, connectez-vous au moins 10 minutes à l'avance. Nous vous recommandons de le faire aux autres participants à la réunion. Ce moment peut être inscrit dans le règlement général de l'entreprise ou écrit avant l'organisation de chaque réunion spécifique. Par exemple, le début de la réunion à 11h00, l'entrée du système à 10h45 - 10h50.

5. Réchauffer les participants

Les conversations informelles sont l'un des facteurs clés d'un flux de travail fluide. Mais en travaillant sur Internet, vous risquez de perdre la plupart de vos interactions personnelles. Si une conversation en ligne ne parle régulièrement que de travail, les employés auront un sentiment de communication avec des personnes inanimées. Le problème est résolu par un échauffement de 5 à 10 minutes au début de la conversation. C'est un groupe de questions informelles pour chaque participant: "Comment ça va?", "Qu'est-ce qui est intéressant dans la vie?", "Avez-vous déjà acheté tout le sarrasin là-bas?" etc.

En posant ces questions, vous:

créer la base de discussions libres, où chacun peut partager ses opinions personnelles;

donner à chacun l'occasion de s'exprimer, se détendre moralement avant de prendre la parole lors de la réunion;

leur donner la possibilité de vérifier la stabilité de la connexion, de la caméra et du microphone;

fournir un tampon temporaire pour les visiteurs en retard ou les participants ayant des problèmes techniques. Ainsi, ils peuvent rejoindre la réunion plus tard, sans manquer de contenu critique.

6. Travailler avec les participants clés

Quel que soit le format de la réunion, coordonnez l'ordre du jour avec les principaux participants à la conversation. Pour en ligne, c'est doublement important. Les réunions virtuelles rendent difficile le suivi des personnes et le contrôle de l'atmosphère de travail. Et la panique inattendue de l'orateur peut annuler tous les efforts pour organiser une conversation constructive. Discutez avec les participants clés et découvrez leurs besoins, leurs préoccupations et leurs comportements. En comprenant cela, vous rendrez l'ordre du jour pratique pour tout le monde et la réunion plus productive. Pendant la pause de 5 minutes, contactez les intervenants par téléphone. Évaluez leur humeur et faites des ajustements si nécessaire.

7. Présentation

En plus de règles claires pour les participants, d'un ordre du jour et d'un calendrier convenus, il y a un autre squelette de la réunion. Assurez-vous de savoir de quoi vous voulez discuter, quelles questions poser, quelles informations fournir et quel résultat obtenir. Créez ensuite une présentation qui guide les participants tout au long de l'agenda. Les diapositives doivent être bien structurées et concises. Vous pouvez partager votre écran avec une présentation ou simplement marcher dessus. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie et à tirer le meilleur parti de votre réunion en ligne.

8. Moins de gens

Les réunions en ligne sont plus difficiles à gérer que les réunions en personne. Et plus les gens s'impliquent, plus c'est difficile. Gardez cela à l'esprit lors de la composition de la réunion. Essayez d'inclure uniquement les personnes sans qui la réunion n'a pas de sens. Les participants non clés peuvent envoyer un enregistrement de la conversation, si cela est nécessaire.

9. Calendrier

En règle générale, les réunions en ligne prennent 30% plus de temps que les réunions en face à face. Cela est dû à la fois à l'échauffement et à la nécessité de clarifications supplémentaires et de définir des règles. Tenez-en compte lors de la planification. N'oubliez pas de prévoir du temps pour résumer la réunion et des adieux informels après.

10. Pas de silence dans l'air

Imaginez que votre réunion est une radio dont la diffusion ne doit pas être interrompue. Le silence, quand rien ne se passe, conduit les participants à la confusion et à la frustration. À de tels moments, quelqu'un peut «quitter» la réunion, en commençant à penser à autre chose. Les autres participants peuvent voir en silence l'opportunité de se montrer et de prendre le contrôle de la réunion. De telles actions saperont non seulement votre leadership, mais détourneront également l'attention de l'agenda. La seule exception pour le silence est le silence planifié, lorsque les participants reçoivent des devoirs personnels. Du «silence à l'air» ne sauvera qu'une préparation complète de la rencontre. Une préparation à part entière correspond aux 9 points précédents.

10 astuces pour ne pas fusionner konfu en ligne

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