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IT GRAD: premières impressions du format de travail à distance

Bonjour, Habr! Connecté est l'esprit collectif du fournisseur de cloud IT-GRAD. Au début de la semaine, nous avons, comme beaucoup d'autres sociétés, opté pour un mode de fonctionnement à distance. Bien qu'il soit trop tôt pour donner une évaluation sans ambiguïté de cette expérience, nous voulons partager avec vous certaines de nos propres observations, montrer les commentaires des employés de l'entreprise de différents niveaux de responsabilité, et en même temps établir une liste de contrôle pour le passage à un site distant. Il sera utile à la fois à ceux à qui la vague de quarantaine n'a pas encore atteint et à ceux qu'il a déjà, au sens figuré, dépassés et assommés du rythme de travail habituel.



Comment nous avons organisé la transition vers le mode distant


En fait, nous avons commencé à préparer la transition vers le siège social à l'avance, alors qu'il n'y avait que des rumeurs sur la quarantaine. Pour votre commodité, nous donnerons dans l'article un aperçu du format de travail à distance de différents niveaux et points de vue. Cela nous permettra de créer l'image la plus détaillée de la transition.

Niveau organisationnel


Des accords supplémentaires ont été signés avec tous les salariés concernés par les changements de mode de fonctionnement. De plus, comme certains employés devaient récupérer temporairement des ordinateurs portables contenant des informations personnelles au bureau, des autorisations appropriées ont été signées avec eux.

Afin de créer une image plus détaillée avec vous, à chaque étape, nous donnerons la parole à nos spécialistes spécialisés. «De première main», ils parleront de la transition vers un mode de fonctionnement à distance dans leur domaine de responsabilité.

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Nous devions nous assurer que tous les spécialistes, des développeurs aux comptables et aux gestionnaires, pouvaient travailler à distance de la même manière que sur le lieu de travail immédiat.
En tant qu'entreprise informatique, nous disposons de tous les spécialistes nécessaires qui ont aidé à déboguer les processus commerciaux clés pour fonctionner dans un nouveau mode. Ainsi, le jour «D», nous étions complètement prêts pour la transition et l'avons terminée sans excès en quelques heures seulement. Nos clients peuvent confirmer indirectement que rien n'est tombé, n'a pas cassé et n'a pas commencé à ralentir.

Peut-être que l'aspect technique de la transition nous a été donné le plus facilement. Nous illustrons cette thèse par deux autres commentaires.
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Les gestionnaires devaient discuter au préalable des problèmes de discipline au sein de leurs services et introduire des mesures pour suivre les performances du personnel.

Pendant les premiers jours de travail à distance, tous les employés de l'entreprise ont montré leur meilleur côté: aucune infraction disciplinaire grave n'a été détectée, les gens comprennent qu'une journée de travail à une table dans un bureau ne diffère d'une journée de travail sur leur propre canapé qu'en ayant un chat ou d'autres membres de la famille à proximité (qui ont également montre une pleine conscience civique).
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Le département marketing d'IT-GRAD est l'une des divisions les plus mobiles de l'entreprise. En plus des employés à temps plein, des spécialistes externalisés sont dans la structure du département. La transition vers un format de travail à distance n'est pas devenue quelque chose d'extraordinaire et a été correctement perçue par l'équipe. En toute honnêteté, il convient de noter que des rumeurs de mise en quarantaine imminente circulent dans le domaine de l'information depuis un certain temps et que l'équipe était à la fois psychologiquement et fonctionnellement prête au changement.
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Nous donnons la parole à Alik Fakhrutdinov , responsable du support client.
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En conclusion, nous donnons une petite liste de contrôle, qui peut vous être utile si la transition vers un site distant dans votre entreprise est en cours de préparation ou ne se déroule pas aussi bien que nous le souhaiterions. Bien sûr, la liste de contrôle est basée sur notre expérience subjective, mais la plupart des recommandations sont universelles et peuvent être appliquées dans votre entreprise, ajustées en fonction des caractéristiques de votre entreprise et de votre organisation interne.

0. Toute circonstance «imprévue» doit être préparée à l'avance. Analysez le champ d'information, étudiez l'actualité, qui est même très peu liée à votre travail, et réfléchissez aux étapes pour minimiser les conséquences négatives de la force majeure. Comme on dit, vous ne pouvez pas être prêt à quoi que ce soit, mais cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin de vous préparer à quoi que ce soit.

1. Étudiez le cadre législatif - il est difficile de préparer des documents à un rythme d'urgence, par conséquent, en suivant le paragraphe «zéro» de la liste de contrôle, vous devez clairement savoir comment agir dans une situation donnée du point de vue de la loi. En ce qui concerne udalenka, n'oubliez pas de signer tous les documents nécessaires avec les employés.

2. Pensez toujours à la motivation des employés. C'est la motivation qui les fait non seulement apparaître au travail selon un horaire, mais aussi travailler efficacement, pour des résultats. Il est difficile pour de nombreuses personnes de se séparer, même pendant un certain temps, du bon fonctionnement habituel. Cela peut entraîner à la fois des problèmes disciplinaires et une baisse des performances des employés.

3. Prenez soin de la culture informatique de votre personnel. Dans le contexte du travail à distance, la possibilité d'utiliser un PC n'est pas seulement une ligne dans un CV, mais une nécessité.

4. Bien sûr, la motivation est bonne, mais il est également impossible de desserrer le contrôle de la discipline exécutive. Impliquez les chefs de service, expliquez-leur l'importance de la situation. Aucun employé ne doit échapper à la vue des supérieurs et des collègues. L'équipe doit rester une équipe.

5. Mettre en œuvre des moyens de communication d'entreprise: messagerie instantanée, CRM, équipement personnel. Cela permettra aux employés d'être mobiles et de travailler efficacement à la fois à des heures régulières et sur un site distant.

6. Envisagez d'organiser l'accès à distance aux ressources de l'entreprise.

7. Les règles du travail à distance devraient être publiées pour les employés avant la transition, afin de pouvoir en discuter et les adapter à la volée.

8. Faites confiance à vos employés. C'est sur eux que repose votre entreprise. Les mesures de contrôle du dragon ne feront que repousser les gens de vous, réduiront la motivation et détérioreront les performances. Tout doit être fait avec modération: contrôle, encouragement et confiance.

9. Ne verrouillez pas le bureau et ne forcez pas les gens à sortir du bureau. Un employé doit toujours pouvoir retourner au bureau pour une affaire importante.

10. Par votre propre exemple, montrez une attitude positive envers vos collègues et vos subordonnés.

11. En poursuivant le paragraphe 6, assurez-vous qu'il est en votre pouvoir d'assurer l'arrivée et la présence en toute sécurité des employés dans le bureau: désinfecter les chambres et les lieux de travail, réduire le nombre de contacts personnels entre les employés.

12. N'ayez pas peur de la mise en œuvre appropriée de la technologie dans votre entreprise. Les technologies cloud modernes peuvent garantir le fonctionnement de n'importe quel bureau de n'importe où dans le monde. Expérimentez, maîtrisez de nouveaux outils pour organiser votre flux de travail et faites confiance à vos collègues, alors aucune pandémie ne peut affecter l'efficacité de l'équipe.

UPD: clarifie le titre de l'article.

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