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Comment augmenter la productivité de l'équipe (et réduire les erreurs) à l'aide de rallyes



"Vous ne pouvez pas faire la même erreur deux fois: la deuxième fois, ce n'est pas une erreur, mais un choix
", Stephen Denn

Si vous êtes le seul responsable de l'erreur, vous ne pouvez pas contester cette affirmation. Mais que faire si une erreur est commise par un groupe de personnes?

Par exemple, est-il facile pour vous de trouver et de corriger les erreurs que votre équipe commet dans son travail? Selon le niveau de sécurité psychologique, parfois même une discussion ouverte de ces problèmes avec des collègues peut sembler impossible.

Et si une erreur est commise dans une entreprise de 10 000 personnes? La répétition de cette erreur est-elle vraiment le choix, comme il ressort de la citation? Ou ces problèmes sont-ils hors de votre contrôle?

Oui, corriger les erreurs commises par un groupe de personnes est beaucoup plus difficile que de corriger leurs propres erreurs (ce qui est assez évident).

Mais il y a une bonne nouvelle: il est tout à fait possible de corriger les erreurs typiques des équipes, et cela peut être fait lors des rallyes. Voyons comment cela se produit.

Traduit en Alconost

Pour corriger les erreurs de groupe, vous devez d'abord les trouver


Levez la main si votre équipe prend régulièrement du temps pour discuter de telles questions: «Qu'est-ce qui fonctionne? Qu'est-ce qui ne marche pas? Où allons-nous mieux passer? "

Si vous n'avez pas abandonné après trois questions, votre équipe travaille probablement sur une technique flexible avec des rétrospectives régulières . Les rétrospectives sont des réunions générales au cours desquelles vous pouvez réfléchir et discuter de ce qui peut être amélioré, et déterminer quels processus devraient continuer à se développer.

L'objectif principal est d'encourager l'amélioration continue sur la base de commentaires honnêtes de l'équipe. (Soit dit en passant, 80% de toutes les équipes travaillant selon une méthodologie flexible mènent des rétrospectives , alors si vous ne le faites toujours pas, rejoignez-nous!)

Même si vous ne travaillez pas selon une méthode flexible, l'habitude de faire une pause pour vérifier la progression du travail et de réfléchir à ce qui peut être amélioré à l'avenir peut devenir un facteur qui permettra à l'équipe de commettre constamment les mêmes erreurs de commencer à changer pour le mieux. côté.

Mais il y a un hic: même si vous tenez régulièrement de telles réunions - à quelle fréquence votre équipe change-t -elle vraiment quelque chose au final? Dans la plupart des cas, nous disons simplement que nous allons résoudre le problème, mais tout reste tel quel.

De nombreuses équipes ne parlent que de changements et ne font rien - parce qu'elles ont peur, n'ont aucun intérêt et ne souhaitent pas changer quelque chose. Oui, de nouveaux processus et règles peuvent être difficiles à mettre en œuvre, mais cela ne signifie pas que vous devez abandonner en cours de route. Comme l'a dit un personnage célèbre : «N'essayez pas. Faire. Ou non. N'essaye pas. "



Par conséquent, la question est: si les rallyes dédiés à l'amélioration sont le meilleur moyen d'identifier et de corriger les erreurs d'équipe, comment l'utiliser efficacement pour que les changements se produisent vraiment ?

Triangle de succès


Les rassemblements visant l'amélioration continue et conduisant à de réels changements sont le résultat de trois facteurs: les personnes, le processus et l'exécution.



Personnes: invitez les bonnes personnes à des rassemblements.

Processus: aider les autres - encourager la participation de l'équipe et se concentrer sur les sujets les plus importants. Il est particulièrement important d'encourager les gens à s'exprimer si l' équipe est géographiquement répartie .

Exécution: suivre la mise en œuvre des décisions prises. Après le rallye, le travail ne fait que commencer! Pour que quelque chose change, vous devez faire quelque chose.

Organiser des rassemblements pour discuter de l'amélioration continue est une tâche difficile, car les trois facteurs sont nécessaires pour réussir.

Je vais vous donner un exemple. Imaginez que vous ayez invité les bonnes personnes et suivez le processus afin que tout le monde puisse s'exprimer, mais après le rassemblement, personne ne contrôle la mise en œuvre des décisions prises. Une telle approche mènera-t-elle au succès? À peine.

Ou imaginez que vous avez invité les bonnes personnes et contrôlé le travail sur les erreurs, mais n'avez pas donné l'occasion de parler à des collègues avec un style de communication plus doux . Toute l'équipe soutiendra-t-elle le changement? C'est également peu probable.



Cinq conseils de ralliement pour une amélioration continue


Je donnerai cinq conseils pratiques qui permettront d'inviter les bonnes personnes, d'assurer une communication efficace et d'encourager la mise en œuvre des décisions prises.

1. Invitez le nombre minimum de personnes responsables


Certains pensent que vous ne pouvez pas inviter plus de sept personnes à un rassemblement . Dans la pratique, la mise en œuvre d'une telle règle peut être difficile, cependant, essayez de limiter la liste des invités à ceux qui prennent directement des décisions ou qui seront affectés par les décisions prises.

Parcourez la liste des invités et à chaque point posez-vous la question: «Si cette personne ne peut pas être présente, pourrons-nous identifier et analyser efficacement les problèmes de l'équipe?» Si la réponse est oui, alors cette personne peut très probablement être supprimée de la liste: s’il ne peut bénéficier de la discussion, alors son invitation sera une perte de temps pour vous et pour lui .

Gardez à l'esprit: cela peut signifier que même le patron devra être exclu de la liste!À long terme, les équipes auto-organisées fonctionnent mieux , donc parfois pour le patron, la meilleure solution est de permettre à l'équipe de travailler sans son intervention.

2. N'oubliez pas que des collègues travaillant à distance font également partie de l'équipe.


Avez-vous des employés travaillant à distance ? La réponse à cette question n'est peut-être pas aussi simple qu'il y paraît à première vue.

Selon Mark Kilby, consultant en techniques de développement agile, il existe trois types d'équipes réparties : les satellites, les clusters et les nébuleuses.

  • Les satellites sont des équipes qui ont un groupe central situé en un seul endroit et une ou plusieurs personnes travaillant à distance.
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Selon Kilby, dans tous ces cas, l'équipe est considérée comme répartie. Dans notre cas, peu importe le type d'équipes réparties auquel vous vous attribuez - il est important de veiller à ce que tout le monde ait une chance égale de participer au rallye.

Si vous êtes le seul à participer à une conférence téléphonique, vous savez à quel point c'est difficile!

L'une des solutions consiste à nommer chaque participant distant pour qu'un employé travaille au bureau en tant que «camarade», qui sera chargé de veiller à ce que son pupille soit entendue.

Une autre solution consiste à faire de l'équipe une «nébuleuse» lors du rallye . En pratique, cela signifie que si une seule personne est connectée à distance, tout le monde devrait faire de même: Connectez-vous à une conférence téléphonique ou à un chat vidéo, même si vous êtes physiquement dans le même bureau. Cela aidera à égaliser les interlocuteurs et permettra aux autres de se sentir à la place d'un collègue travaillant à distance.

3. Utiliser les techniques d'une organisation efficace


Avez-vous déjà organisé un rassemblement au cours duquel vous avez dû forcer quelqu'un à s'exprimer de force? * lève la main *

Il est peu probable que quiconque soit heureux d'entendre le silence retentissant lors du rassemblement, dont le but est une interaction efficace.

C'est là que les bonnes vieilles techniques d'organisation viennent à la rescousse. Selon Sam Kainer, co-auteur du Guide du facilitateur , l'organisateur du rallye a quatre responsabilités:

  • Encouragez la pleine participation: aidez à créer un environnement respectueux et sûr qui encourage chacun à partager ses pensées.
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Que font les organisateurs expérimentés dans la pratique?

Je vais vous donner un exemple. Pour permettre aux introvertis de s'exprimer (voir devoir # 1 ci-dessus), les organisateurs peuvent utiliser la technologie de croquis croisés .

Il s'agit d'une technique de brainstorming qui permet au groupe de générer rapidement des idées. Il diffère du remue-méninges en ce sens que les participants sont invités individuellement à écrire leurs idées, puis à les partager avec le groupe. Cela permet non seulement de paralléliser et d'accélérer le processus de développement des idées, mais encourage également tout le monde à participer sur un pied d'égalité.

Voici un autre exemple de la façon dont vous pouvez efficacement animer une discussion ouverte .

Pour garantir la prise en compte d'un large éventail d'opinions (obligation n ° 3 ci-dessus), l'organisateur peut poser ces questions: «Y a-t-il d'autres points de vue à ce sujet?» ou "Peut-être que quelqu'un voit les choses différemment?"

Cela permet d'inclure dans la discussion ceux qui autrement pourraient se sentir mal à l'aise.

4. Suivez "l'énergie"


Imaginez que vous avez pu identifier un problème qui nécessitait une attention particulière, mais qu'il y avait des désaccords sur sa résolution. Qu'est-ce que tu ferais?

Dans certaines équipes, la décision est prise par les plus âgés.

Dans les autres équipes, une décision n'est prise que lorsque tout le monde est parvenu à un accord.

Comment votre équipe décide-t-elle quoi faire ensuite?

Si vous ne pouvez pas répondre à cette question tout de suite, vous devriez peut-être envisager huit modèles de prise de décision , de l'autoritaire (une personne décidant) au consensuel (tout le monde devrait être d'accord).

Une autre façon de prendre une décision est par «accord» . Dans ce cas, le groupe accepte de prendre une décision qui sera «assez bonne». Au lieu d'attendrela meilleure option, vous attendez qu'il n'y ait pas d'objection sérieuse - et choisissez ce chemin.

Une façon de mettre en œuvre cette approche s'appelle Follow Energy. La spécialiste de la rétrospective Diana Larsen m'a fait découvrir cette technique .

Le principe est le suivant.

  1. Énumérez toutes les options que l'équipe envisage.
  2. Demandez à l'équipe d'évaluer l'impact relatif de chacun d'eux (dans l'image ci - dessous , les tailles de t-shirts sont utilisées pour évaluer ).
  3. Demandez à l'équipe d'évaluer l'effort relatif requis pour terminer chaque action.
  4. Enfin, et surtout, demandez à tout le monde de mettre fin au point qu'il aborderait - pour un travail sur lequel il a de l'énergie.



Le point avec le plus grand nombre de «votes énergétiques» est le plus susceptible d'être mis en œuvre. Même si quelqu'un préfère un autre scénario, il suivra l' accord pour travailler sur ce qui a plus «d'énergie».

5. Concentrez-vous sur une chose.


Avouons-le: changer est difficile, même si nous parlons de petites choses. À quelle fréquence vous êtes-vous dit: «Je vais m'asseoir pour rédiger un rapport mensuel!» - puis il s'est avéré que c'était déjà la fin du mois, et vous devez vous efforcer d'être à l'heure?

La raison en est que vous, comme nous tous, résistez naturellement au changement . Il est nécessaire de surmonter la mauvaise habitude de remettre les choses à plus tard, mais c'est plus facile à dire qu'à faire.

Quant aux rassemblements pour l'amélioration continue, à la suite d'eux, beaucoup exacerbent la situation, essayant de réparer trop de choses à la fois. Nous discutons des 5 à 10 problèmes les plus importants, trouvons des solutions potentielles pour chacun et pensons que le travail est fait.

Pas étonnant que rien ne change au final!

Par conséquent, au lieu d'une discussion superficielle de plusieurs problèmes, concentrez-vous sur un seul: analysez en profondeur ses principales causes - par exemple, en utilisant la méthode des cinq «pourquoi» .

Dans le cadre de cette approche, vous posez la question «pourquoi?» cinq fois et ainsi découvrir les principales causes du problème.

Un exemple de cette technique en action:

Question 1: «Pourquoi le rapport a-t-il été soumis tardivement?»
Réponse: "Parce qu'il n'y avait personne pour le prendre."
Question 2: "Pourquoi n'y avait-il personne à prendre?"
Réponse: «Parce que l'entreprise a un chiffre d'affaires élevé: les employés quittent plus vite que les nouveaux arrivent.»
Question 3: "Pourquoi le chiffre d'affaires est-il élevé?"
Réponse:"Parce que l'entreprise n'a pas une culture forte."
Question 4: «Pourquoi l'entreprise n'a-t-elle pas une culture forte?»
Réponse: "Parce qu'aucune équipe ou personne n'est responsable de son développement."
Question 5: «Pourquoi personne n'est-il chargé de développer une culture?»
Réponse: "L'équipe principale n'a pas considéré cela comme une priorité."

En utilisant la méthode des cinq «pourquoi», il est possible de relier le non-respect des délais du projet à des problèmes dans la culture de l'entreprise.

Bien sûr, personne ne pense que 5 est un nombre magique: posez la question «pourquoi?» Jusqu'à ce que vous arriviez à la raison principale.

Et c'est seulement après cela que l'on a commencé à chercher des solutions possibles et réalisables sur lesquelles l'équipe peut immédiatement commencer à travailler.

Limiter le sujet de discussion,vous réduisez la quantité de travaux en cours (WIP) , augmentant ainsi la probabilité que vous puissiez vraiment changer quelque chose.

Allez-y, améliorez-vous!


Il n'y a pas d'équipes parfaites. Et honnêtement, la perfection ne devrait pas être l'objectif. Mais l'absence de rallyes réguliers visant à une amélioration continue est la première étape pour que l'équipe répète de plus en plus souvent les mêmes erreurs.

N'ayez donc pas peur de telles discussions - au contraire: encouragez-les à se tenir, et vous verrez comment l'équipe commence à réussir - ensemble.

À propos du traducteur La

traduction de l'article a été réalisée à Alconost.

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