♓️ 🎈 👩🏿‍🌾 Automatisation d'un journaliste. Partie 1: tâches et calendriers 🏆 🤜 🚻

Depuis plus de 15 ans, je travaille comme journaliste technique. J'aide à parler des produits, des technologies et, que puis-je cacher ici, je m'intègre dans la stratégie de chasse.

Il y a une demande pour moi, donc depuis de nombreuses années, la tâche pour moi a été d'améliorer mon efficacité au travail. Comme on dit, il y a tellement de tâches intéressantes autour, et je suis seul ...

Je ne suis pas à la "frontière extrême" en termes de technologie. Mais si un outil d'automatisation populaire apparaît sur le marché, tôt ou tard, ils m'en parlent, que je le veuille ou non. Par conséquent, au fil des années de travail, j'ai essayé des dizaines de «choses qui facilitent la vie». Mais à la fin, seuls quelques-uns sont vraiment entrés en service. Je veux en parler.

(et voici mon mari peint sur un T-shirt;)

En un mot, il est impossible de parler de tout un domaine d'activité, nous allons donc plonger par étapes. Je ferai immédiatement une remarque: ce n’est pas un examen des services (presque tous peuvent être remplacés par un analogue), mais seulement une histoire sur mon approche personnelle. De plus, je parlerai «selon mes propres mots», en ignorant toutes les politiques éditoriales nécessaires au travail et en simplifiant le processus de production de texte.

Partie 1. Tâches et calendriers

Le travail d'un journaliste technique n'est pas seulement des conversations et des articles sans fin, mais aussi une énorme couche de routine. Une fois que tout a commencé avec des commandes uniques d'articles de critique sur les sources ouvertes. Maintenant, mon travail est un colosse en constante évolution, où vous ne pouvez pas manquer les délais pour demander des commentaires, approuver des devis, envoyer pour relire, où il y a des obligations pour des publications régulières, etc.

La seule façon de freiner le chaos qui se produit dans la vie réelle est l'organisation et la classification.

J'ai trois types de tâches

Le premier concerne les événements strictement liés au temps - entretiens, réunions, réunions. Ils peuvent être transférés, mais pas individuellement, mais seulement après discussion avec les participants.

Ces tâches sont plus pratiques à créer sur le calendrier. La plupart de mes partenaires commerciaux utilisent Google Agenda, tout comme moi. À un moment donné, j'ai essayé toutes sortes d'Outlook, mais attacher à un seul lieu de travail ou danser avec un tambourin pour se synchroniser avec les versions portables était un gros obstacle.

Le deuxième type est celui des tâches à grande échelle, où vous devez disposer d'un temps considérable pour effectuer. La tâche doit d'abord être chargée dans le cerveau, puis générer le résultat. Exemple: création du texte d'un article sur la base d'informations précédemment collectées. C'est difficile à faire avec de petites approches.

Le troisième est l'ensemble de la routine qui entoure les deux premières tâches. Huit appels concernant l'aménagement de l'heure de l'entretien, cinq rappels à l'orateur sur l'approbation des devis, l'approbation des délais et des plans thématiques, la rédaction de questions et une discussion préliminaire avec le client du texte, la demande de photos d'orateurs à des articles prêts à l'emploi, si requis par la rédaction, etc. Cela inclut également la classe de tâches émergente il n'y a pas si longtemps pour formaliser les activités des entrepreneurs individuels (contrats, actes, comptes, paiement des impôts). Parallèlement à cela, il y a les questions familiales - la logistique pour enfants, l'approvisionnement à domicile: produits, consommables et bien plus encore.

Pour le premier type de tâches, vous avez besoin d'un calendrier, pour le reste - il est contre-indiqué (purement à mon avis). Les tâches des deuxième et troisième types ne peuvent pas être mélangées dans une seule liste, car cela donne une idée fausse du temps total disponible pour le travail, mais il serait préférable de «substituer» les premières tâches dans la liste par la seconde. Les affaires familiales sont généralement mieux séparées du travail ... Et comment mettre cela en œuvre?

Il y a 10 ans, sans même avoir une classification aussi claire dans ma tête, j'ai pensé à l'efficacité et j'ai commencé avec une tablette Excel, des tâches dans Thunderbird et tente de régler Outlook monstrueux pour moi-même. Mais en 2011, j'ai pris une décision importante de quitter 100% à distance. Au début, je n'étais pas en mesure de prendre des tâches à 100% du temps de travail et de l'utiliser pour une étude approfondie et la configuration du processus de travail. Il comprenait le suivi du temps, lire des livres sur l'efficacité personnelle et la gestion des cas, testé divers outils recommandés. Le temps libre a rapidement pris fin - des tâches pour l'argent sont apparues - mais l'habitude du RTM (Remember the milk), alors toujours en conjonction avec les carnets Evernote, est sortie de toute cette activité. À un moment donné, j'avais même un compte payé pour les deux ...

En 2015, parallèlement à la baisse de leur propre travail due à la naissance de leur premier enfant, ils ont dû reconsidérer la faisabilité d'utiliser des comptes payés de services étrangers - on comprend pourquoi. A partir de ce moment, les volumes ont dépassé et dépassé les indicateurs précédents. Mais maintenant, la même chose, mais en mieux, est disponible gratuitement.

À quoi tout cela ressemble maintenant. RTM

Le centre de tout est RTM, avec une version Web. Je l'utilise comme mon «centre de contrôle du chaos» personnel. Malgré le fait que la mobilité soit importante pour moi (un ordinateur de travail - un ordinateur portable / une tablette - un smartphone pour «boucher rapidement» des trous sur la route), l'application sur le smartphone n'a pas fonctionné pour moi. Au début, leur modèle interférait avec la synchronisation une fois par jour sur un compte gratuit, puis sur un modèle payant, il ne fonctionnait tout simplement pas. J'utilise toujours l'application uniquement dans les cas d'urgence lorsque j'ai besoin d'enregistrer une entreprise, étant loin de tout lieu de travail.

J'utilise des listes (par client), des tags (par profession), des listes intelligentes:

toutes les tâches pertinentes (c'est-à-dire toutes sauf la liste des «un jour»),
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Il y a un an, j'ai singularisé des tâches sur la route (quels que soient le client et la nature de l'activité). Elle vivait à la périphérie, pour sortir du quartier, ça prenait du temps. J'ai essayé de planifier toutes les affaires sur le terrain pendant une semaine en une journée. De ce fait, une optimisation non acide du temps a été obtenue. Mais avec le déplacement vers le centre, ce «feng shui» a perdu son sens - une partie des affaires peut désormais généralement se faire en 10 minutes d'accès sur un scooter électrique.

Au fait, j'ai également trié les choses dans des listes par lieu d'exécution auparavant, mais il s'est avéré que cela affecte quelque part dans 5% des enregistrements, donc l'effet global est proche de zéro. J'ai également distingué des cas liés au paiement (lorsque les documents sont convenus ou que de l'argent est attendu). Parfois, une jeune famille avait un besoin urgent d'argent - je voulais comprendre ce que mes actions pouvaient accélérer quelque chose. Cette pratique va et vient, selon le rapport des revenus aux dépenses.

Pour mettre en évidence les petites tâches des grandes, ainsi que les appels et les trajets de tout le reste, j'utilise des notes supplémentaires dans l'en-tête de la tâche.

"0 -" Je note les petites choses que vous pouvez faire pendant les pauses (vérifier rapidement, envoyer, rappeler par mail),
«APPEL:» et «SORTIE:» sont utilisés respectivement pour les appels téléphoniques et les cas hors du domicile.

La même chose pourrait être implémentée avec des balises, mais mon approche permet d'influencer facilement les détails du tri par date limite et ne nécessite pas de frais d'abonnement mensuel.

J'utilise à peine les priorités intégrées de RTM - je manque leurs quatre notes. En fait, j'utilise 2 priorités - la plus élevée et aucune - en ajoutant ma logique:

Les tâches courtes de la plus haute priorité arrivent automatiquement en haut de la liste (comme je l'ai écrit ci-dessus, elles ont un index «0-»).
J'ai défini les tâches longues de la plus haute priorité le matin de la journée de travail dans la file d'attente manuellement, en définissant d'abord les noms «1-», «2-», etc. Parfois, cette cote est maintenue inchangée pendant 2-3 jours.
Les tâches sans priorité sont en fin de liste.

Un tel schéma est pratique, car j'ai des tâches à grande échelle du deuxième type (2 à 5 heures), c'est-à-dire tout cela n'a pas à être refait plusieurs fois par jour.

Dans les notes pour la tâche dans RTM, je stocke généralement des liens vers les documents nécessaires: un fichier avec l'interview, un texte de décryptage, des lettres sur la tâche dans l'e-mail. Auparavant, tout cela relevait des notes Evernote, liées aux tâches. Mais la pratique a montré qu'il est plus facile de ne pas inventer un service supplémentaire pour stocker des textes et des hyperliens pour des projets en cours. L'archivage est une autre affaire, mais je vais en parler une autre fois.

Affichage du calendrier

RTM a un inconvénient important - il n'y a pas de vue de calendrier. Les tâches peuvent être triées par heure, etc., mais voici le «mois» classique, comme dans Google Agenda, vous ne pouvez pas le voir ici. Par conséquent, le calendrier Google déjà mentionné est utilisé pour enregistrer des informations sur les entretiens et les réunions. Une incitation supplémentaire dans le sens de cet outil est le fait que plusieurs de mes clients l'utilisent également. Partagez facilement les rendez-vous planifiés par courrier.

Jusqu'à récemment, le problème majeur était la synchronisation incurvée de RTM et de Google Agenda. Par défaut, ils étaient prêts à envoyer des listes de tâches complètes dans les deux sens. Et récemment, Google a généralement cessé de prendre en charge toute fonction par laquelle cette synchronisation a été implémentée dans la version gratuite. Je dois conserver des enregistrements des entretiens planifiés à partir du calendrier en RTM (et uniquement dans ce sens). Il s'est avéré que cela peut se faire via IFTTT. Lors de la création ou de la modification d'un cas sur le calendrier, le service m'envoie un e-mail au compte RTM, ajoutant ainsi une tâche avec certains paramètres. Ainsi, lors de la planification d'une semaine, je vois dans la vue du calendrier (mois) ce qui est fixé à quel jour. Et chaque matin, en ouvrant RTM, j'obtiens en tête de liste des informations sur les choses prévues pour un certain temps.

Intégration où les tâches sont perdues

IFTTT est également utilisé pour collecter des tâches à partir de différents comptes. J'ai des clients qui utilisent Trello et Asana. Lorsqu'une tâche m'y est affectée, les informations à ce sujet via IFTTT tombent dans ma seule liste de tâches. Je réponds au client sur le projet dans son système, mais je peux réaliser ma propre planification dans une seule fenêtre. C'est très précieux.

De même, j'ai construit l'ajout de tâches via le télégramme bot.

Lors d'une forte augmentation de la charge après le décret, j'ai remarqué que je pouvais facilement perdre la tâche lorsque je recevais beaucoup d'appels différents sur différents canaux. Mais cette perte ne se produit qu'au moment du basculement entre les applications. Ceux. ils m'ont écrit, par exemple, dans la charrette, que le texte devait être corrigé. Je suis plus susceptible de l'oublier si je me connecte à l'application mobile RTM pour ajouter une tâche, et à ce moment-là quelqu'un appellera. Après l'appel, je vois l'interface RTM, mais je ne me souviens pas pourquoi elle était nécessaire ...

La solution consiste à corriger le fait de la tâche avant même de quitter l'application. Mes tâches sont donc ajoutées via le bot télégramme (depuis IFTTT) et via Gmail (l'option "Ajouter aux tâches" et l'intégration des tâches avec RTM via Zapier) - dans mon cas, ce sont les deux principaux canaux de réception des tâches.

Trello pour les tâches familiales

Décrivant le troisième type de tâches, j'ai mentionné les questions familiales. Afin de ne pas les confondre avec tout le reste, j'ai choisi un service fondamentalement différent - Trello. Pour deux avec mon mari, nous avons une planche où tout ce qui concerne les réparations, les jardins d'enfants, la logistique à domicile, etc. est jeté. Il n'y a spécifiquement aucune automatisation. À partir du tableau «home» dans RTM ou Calendar, les tâches ne sont disponibles qu'en cas d'urgence. Et seulement à la main.

C'est tout pour aujourd'hui. La prochaine fois, je parlerai de travailler avec des haut-parleurs. Dans cette partie, tout n'est pas si simple, donc, il sera discuté non seulement de ce que j'utilise déjà, mais aussi de l'apparence de ce type d'activité et pourquoi il n'est pas possible d'utiliser les outils existants pour cela. Peut-être que l'esprit collectif me dira quelque chose ici?