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Comment concevoir un système automatisé à grande échelle pour une grande entreprise en sept étapes

Concevoir un système automatisé permettant à une grande entreprise de travailler avec ses contreparties. Création de deux types de comptes personnels à la fois: pour un employé d'une entreprise et pour un revendeur. Tâches auxquelles tout le monde ne fait pas confiance. Et nous avons conçu un tel système pour l'un des principaux fabricants de matériaux de construction et de finition en Russie.

L'entreprise est immense: plusieurs niveaux de managers, managers, marketeurs, analystes, comptables. Et de multiples interactions avec environ 150 concessionnaires travaillant dans différentes régions du pays. Tout ce système devait être rationalisé et automatisé.

Il y avait quelque chose sur lequel travailler. Premièrement, la direction ne disposait pas d'informations complètes sur les consommateurs finaux des produits vendus par le concessionnaire, son volume de ventes réel et les soldes de stock. L'offre de produits pour cette raison n'était pas équilibrée. Il en est arrivé de tels cas où les cadeaux offerts aux concessionnaires sur la base des résultats des campagnes de marketing ne les ont pas atteints. Dans l'entreprise elle-même, les dirigeants ont accepté les commandes sous forme de fichiers Excel et ont refusé de partager des informations sur l'état actuel des choses. La direction de l'entreprise a compris que cela ne pouvait pas continuer. Dans le même temps, ils n'ont pas osé travailler avec un grand intégrateur informatique en raison du coût élevé du travail.

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Étape 1: recherche de domaine


Étudié en détail toutes les informations sur les activités de l'entreprise et les produits. J'ai dû apprendre, par exemple, à distinguer les uns des autres différents types de plaques et de plâtres. Nous avons pris connaissance des informations présentes sur le site Internet du client et sur les sites de ses concurrents. Accès aux documents internes de l'entreprise, règles, instructions, contrats avec les concessionnaires, au système interne 1C.

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Étape 2: identifier les principaux objectifs commerciaux du PDG


Les dialogues avec la personne principale de l'entreprise se sont révélés utiles. Identifié et convenu des principaux objectifs du leadership. À savoir:

  • Organisez rapidement les données sur les expéditions de l'entreprise. Sur la base de ces données, évaluer l'image globale des ventes, suivre les tendances, faire des plans, résoudre les problèmes identifiés et potentiels.
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À ce stade, des dizaines d'entretiens ont été menés avec des salariés de l'entreprise: chefs de division, managers à différents niveaux et spécialistes du marketing. Nous avons utilisé les méthodes des groupes de discussion, en surveillant les activités des personnes sur leur lieu de travail. En fait, pendant un mois, nos spécialistes eux-mêmes sont devenus des employés de l'entreprise cliente. Au moins au niveau interne. Nous nous sommes plongés dans tout aussi soigneusement que possible. Dans la mesure où ils se sont assis derrière le dos des managers et ont observé du début à la fin comment ils travaillaient avec les commandes. Les managers, bien sûr, ne peuvent être enviés dans une telle situation, mais ils n'avaient nulle part où aller.

Une attention particulière a été accordée à la collecte et à l'analyse des informations sur les droits et les niveaux d'accès des employés de l'entreprise aux données et à la manière dont l'employé peut utiliser ces informations. La collecte d'informations a été en partie facilitée par la direction de l'entreprise. Deux chefs de division ont été spécialement distingués, qui, si nécessaire, pouvaient recevoir et nous donner les informations nécessaires.

Des données ont également été collectées au cours de la communication avec les concessionnaires. Nous avons eu de la chance: en plus des contreparties dans notre région, nous avons également réussi à communiquer avec les représentants des autres - juste à ce moment-là, la réunion annuelle des concessionnaires d'entreprise s'est tenue dans notre ville. Je dois dire que la perspective de rendre ses activités aussi transparentes que possible pour l'entreprise cliente n'était pas particulièrement enthousiaste pour la plupart des concessionnaires. Et au cours de la communication, il était difficile de parler aux gens et d'obtenir des commentaires de leur part sur les problèmes et les idées pour les résoudre.

Le principal résultat de cette étape la plus longue du projet a été une description détaillée des processus métier, des souhaits, des tâches utilisateur en UML, des notations BPMN 2.0 et des fichiers texte.

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Des difficultés

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Sur la base des données obtenues, un grand nombre de tableaux et diagrammes de différents types ont été créés. Ils ont décrit les flux de données, toutes les entités, leurs relations, leurs états et leurs interactions.

Une longue liste d'objets, leurs attributs, types et sources a été constituée indiquant ce que chacun des employés peut faire avec ces objets dans son compte personnel.

Par exemple, un directeur des ventes travaille avec les concessionnaires et leurs commandes, mais ne peut pas ajouter de nouveaux concessionnaires et voir comment l'expédition a lieu. Il voit son plan, mais ne voit pas le plan général du département. Il voit l'assortiment de marchandises, mais n'y ajoute pas de marchandises. Il peut surveiller la réception de cadeaux promotionnels, mais ne crée pas de promotions. Etc.

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Étape 5: développement de scripts personnalisés


Création de scripts de base et auxiliaires pour tous les types d'utilisateurs, modèles de comportement.

Voici un exemple assez simple de script utilisateur. Le chef de division a décidé de veiller à ce que toutes les commandes des concessionnaires soient traitées rapidement et efficacement. Pour ce faire, dans la section commandes, l'utilisateur a sélectionné les commandes de la semaine dernière et regardé directement la liste avec tous leurs statuts. Il a ensuite sélectionné les commandes avec le statut «en cours de traitement» et a regardé à quels gestionnaires ces commandes appartiennent.

Nos experts ont décrit plusieurs dizaines de scénarios de ce type pour la version MVP. Et même avec cela, absolument tout ne pouvait pas être pris en compte à ce stade. Le reste était prévu pour les prochaines étapes du développement du projet.

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Étape 6: création d'une structure de compte d'utilisateur


Sur la base des scénarios décrits, nous avons déterminé un ensemble d'éléments fonctionnels du compte personnel pour tous les types d'utilisateurs et la structure des sections et des données. Pour chaque type, sa propre structure de partition a été conçue avec les fonctionnalités dont elle a besoin.

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Étape 7: création d'un prototype et de spécifications techniques


L'outil Axure a été utilisé pour créer un prototype interactif du futur système. Après plusieurs réunions, nous nous sommes mis d'accord sur ce prototype avec la direction de l'entreprise cliente et avons élaboré une spécification technique claire et détaillée pour la première étape des travaux, sur la base de laquelle nous pouvons nous occuper du développement logiciel et de la mise en œuvre ultérieure du système.

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Trois mois se sont écoulés du début à la fin des travaux sur le projet.

Ce fut notre première expérience d'un travail analytique d'une telle ampleur. Nous sommes maintenant convaincus que nous sommes en mesure de résoudre des problèmes que beaucoup associent uniquement aux grands intégrateurs informatiques.

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