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Comment assembler un mitap cool: 16 conseils de trois «mitapers série». Événements Leader-IT # 1

Nous avons interviewé les experts qui ont mangé les réunions pendant les réunions (et certains ont même eu une bouchée de python!), Et avons découvert comment ils organisent ces événements, quels schémas d'organisation et quels hacks de vie ont fonctionné, à partir desquels ils avertissent et ce qu'ils prêtent attention à eux-mêmes. Bien sûr, ce n'est pas un guide exhaustif pour effectuer un mitap, mais une sélection de conseils qui, néanmoins, peuvent vous faire économiser beaucoup d'argent, de temps personnel et de neurones.





En informatique, mitap est plus que mitap: c'est aussi un outil de réseautage, une source de connaissances et un format loisir. Et pour l'organisateur - un moyen de montrer son professionnalisme, de renforcer la marque personnelle dans l'industrie, de nouer des contacts utiles. Il semble que tout le monde mène des mitaps, et peut-être que vous voulez aussi le vôtre. La seule question est de savoir par où commencer et où poser les pailles plus tard.

Voici ceux qui ont partagé leur riche expérience avec nous:

Grigory Petrov (eyeofhell), DevRel in Evrone , chef du comité de programme de Moscow Python Conf ++, l'un des organisateurs de la communauté Python de Moscou . Depuis 2012, la communauté a organisé 72 mitaps pour les développeurs Python à Moscou.

Pavel Makarov , directeur du centre de formation " Master IT " (Oulianovsk). Depuis seize ans, il organise des réunions pour deux publics - les informaticiens et les entrepreneurs (sur les sites du point d'ébullition d'Oulianovsk - environ deux ans, où il a passé au total plus de 150 réunions).

Alexander Popov , entrepreneur, chef de la communauté de l' environnement des affaires (Volgograd), organise des dizaines d'événements par an.






Tout d'abord, comprenez que le mouvement n'est pas aussi terrible qu'il est peint


L'organisation d'un mitap ne nécessite pas de compétences fondamentales, de traits de personnalité extraordinaires et il est beaucoup plus facile de l'assembler que d'organiser même une petite conférence. Oui, et se casser «pour un grand but» n'est nullement nécessaire: l'organisateur introverti n'a pas besoin d'essayer de «mettre en marche l'extraverti».

Grigory Petrov:

En 2020 à Moscou et à Saint-Pétersbourg, il est relativement facile de réunir une réunion. Le principal désir. C'est plus difficile dans les régions, mais pas de façon catastrophique.

Un mitap se compose de trois composants principaux: plates-formes, invités, haut-parleurs. Habituellement, de trois à quatre rapports sont rédigés lors de réunions, et les rapports eux-mêmes, bien sûr, sont plus légers et concis que lors de conférences, en moyenne 15-20 minutes. De plus, le format mitap implique plus de communication. Prenez la même chose notre Moscow Python Meetup et Moscow Python Conf ++. Ils ont un seul leitmotiv: nous collectons des développeurs principalement pour la communication.

La différence est une. Les développeurs professionnels viennent à la conférence, à qui leur employeur achète un ticket, et ils posent des questions spécifiques et obtiennent des réponses de la part des pros, y compris le CTO et les principaux ingénieurs des entreprises mondiales. Mitapas sont également fréquentés par des débutants, ceux qui souhaitent entrer dans la profession, et des informaticiens de domaines connexes, principalement pour se parler.

Il ne s'agit pas toujours de poser des questions de fond, mais, par exemple, de savoir par où commencer la formation dans une pile technologique particulière ou dans une spécialité.

Alexander Popov:

soyez plus audacieux. Oui, vous devez vous préparer à tout événement de manière responsable, mais dans le cas d'un mitap, les gens attendent moins des organisateurs que lorsqu'ils viennent à une grande conférence.

Si quelque chose ne va pas, ce n'est même pas un fait que le public le remarquera: par exemple, il n'y a pas de marqueurs, le haut-parleur parle sans présentation ou le projecteur est manquant. Il n'y a pas de canons. Les gens communiquent sur une vague amicale et ne recherchent généralement pas les pièges et les incohérences dans votre formation: "Eh bien, c'est probablement ce qui est prévu."


Il n'est pas nécessaire d'avoir derrière vous une équipe de personnes partageant les mêmes idées, en particulier les employés embauchés, et les pigistes devraient être attirés uniquement par nécessité


Personne ne vous dérange pour ramasser et tenir un mitap seul. Beaucoup le font. De plus, cette approche est raisonnable dans le sens où presque toujours quelqu'un se démarque dans l'équipe organisatrice, «qui en a le plus besoin». En même temps, il est tout à fait normal de déléguer une partie des tâches à des tiers interprètes, partenaires ou bénévoles.

Alexander Popov:

Pour organiser une réunion, une personne peut suffire. Nous sommes tous les trois impliqués dans des événements: moi, mon assistante et représentante du site partenaire. Deux autres personnes sont «accrochées»: elles aident à rédiger des événements, travaillent avec les réseaux sociaux et surveillent les aspects techniques (sont-elles en place une bascule, y a-t-il un projecteur avec un écran d'accueil avant de commencer, la personne assise au bureau, des chaises ou des poufs sont-ils disposés).

Tirez le meilleur parti des solutions toutes faites


De plus, à toutes les étapes de la préparation de l'événement. Si vous le souhaitez, des réunions, au moins petites, et plus encore dans les villes à forte concentration d'entreprises informatiques, peuvent être organisées presque sans frais financiers. Au moins avec un minimum. Mais au début, il y a un risque, soit par ignorance, soit par réassurance, de mettre de l'argent dans quelque chose dont il serait facile de se passer.

Il est logique de collecter les applications des haut-parleurs, ainsi que de recevoir les commentaires des clients des mitaps, en utilisant des formulaires Google ordinaires. Pour inscrire des visiteurs à l'événement, Timepad ou Meetup.com conviennent.

En ce qui concerne les détails, commencez à organiser en rassemblant un public


La chose la plus difficile est de comprendre qui inviter à la réunion, puis de trouver où trouver de telles personnes et comment les attirer vers vous. Cette étape est peut-être pleine de risques les plus aigus. Hélas, chose habituelle: le site est retrouvé, les intervenants sont "chargés", tous les amis et collègues promettent de descendre. L'organisateur a fait une annonce sur le groupe Facebook de mitap et publié des articles «réchauffant» le public. En conséquence, 15 personnes se sont inscrites, trois sont venues. Ça arrive, il n'y a rien à faire. Quoi qu'il en soit, même avec une base de contacts et avec une promotion raisonnable, beaucoup moins de personnes viennent à un événement gratuit qu'elles ne s'y sont inscrites, en moyenne 30 à 45%.
Ed.: Le pourcentage de visiteurs est appelé l'indice de planification. Nous l'avons étudié séparément dans un article avec des statistiques de nos 18 000 événements.

Grigory Petrov:

Avant de faire votre mitap ou votre série de mitaps, faites vous-même du réseautage. Venez à d'autres réunions, à des amis, à des universités, à des soirées professionnelles et réunissez des contacts.

Il n'est pas nécessaire d'avoir peur de la concurrence. Et le fait que vous sans expérience serez aussi un pionnier. Voulez-vous, par exemple, organiser un Rust-mitap, mais ce n'est pas le cas? Vous vous demandez dans quel type de langues les «rostovites» sont répartis. Regardez quelles conférences à venir il y aura de nombreux "pythonistes" et "avantages". Vous allez à la conférence, contactez l'organisateur: "Salut, je veux faire un mitap Rust, puis-je en parler depuis la scène et y inviter des auditeurs?" Quelqu'un refuse catégoriquement, craignant que vous n'éloigniez son public, et que quelqu'un accepte volontiers.

La même chose avec les invitations personnelles. Approchez-vous de la personne et dites: «Bonjour. Je veux faire un mitap sur la refactorisation du code en Python. Êtes vous curieux? " S'il est intéressé, invitez-le à échanger des contacts par télégramme. Ajoutez-le là avec la balise meetup. Dès qu'il y a plus d'une centaine d'entrées dans une balise, bingo. Ensuite, nous décrivons la date de l'événement pour qu'il ne se croise pas avec les plus grandes conférences de l'industrie, avec des jours fériés, etc. Et vous allez négocier avec le site. Ensuite, faites le tour méthodiquement de ceux qui ont été testés dans Telegram: «Bonjour, nous avons le premier mitap de telle ou telle date, je serai ravi de la voir», en référence à la page de l'événement. Les deux premières années, d'une manière ou d'une autre, les clients potentiels devront être traités principalement via le messager et par e-mail.

Ne perdez pas de vue pour qui exactement vous faites un mitap spécifique


Par exemple, pour les juniors, pré-intermédiaire ou intermédiaire, etc. Peut-être, lors de l'inscription à un événement, il serait conseillé de demander aux gens d'indiquer le niveau de compétences. En option, les principaux intérêts professionnels sont également importants, mais il ne faut pas en faire trop: cela vaut la peine de demander plus en détail pour les représentants du public qui ont déjà assisté à un ou deux de vos événements et qui sont au moins assez fidèles à vous, sinon un grand nombre de questions supplémentaires menacent de tuer le désir d'une personne de s'inscrire .

Réfléchissez à l'avance aux opportunités de communication que vous offrirez aux invités du mitap et comment simplifier leur mise en réseau.


Rassembler délibérément et avec force les gens n'est pas la meilleure option. Cependant, si un mitap implique une activité interactive ou une sorte d'activité conjointe des participants, il s'avère que certains outils pour simplifier la connaissance sont utiles.

Alexander Popov:

Si le public est restreint, une trentaine de personnes, nous donnons d'abord à chacun de ces 20-20 secondes pour se présenter selon un certain algorithme: ils disent où il travaille, quel genre d'expérience il a, quelle est sa demande actuelle et comment elle peut être utile aux autres. Habituellement, je commence par moi-même et passe le relais à quelqu'un du public. Cela prend environ 15 minutes. Lorsqu'il y a plus de visiteurs (à partir de 20 personnes), cette technique demande beaucoup de temps. Ensuite, nous divisons les gens en groupes de six à huit personnes, et ils communiquent selon le même scénario, mais à l'intérieur de leur cercle. Ensuite, je demande à tous les participants de se mélanger et de former de nouveaux cercles afin qu'il y ait autant d'étrangers que possible dans leur groupe.

Les Mitapas parlent principalement de parler, mais n'oubliez pas les conférenciers et les sujets


En même temps, les conférenciers et les sujets devraient travailler pour s'assurer que les participants ... oui, c'était fructueux d'en parler.

Grigory Petrov:

Dans le cas des mitaps, la célébrité de l'orateur n'est pas si importante. Plus important encore, est-il capable de pousser les gens vers une communication productive, soulève-t-il des sujets brûlants pour l'industrie? Par exemple, dans nos réunions Python, l'intérêt le plus vif du public est provoqué par les sujets qui initient la formation, impliquent les gens dans l'interaction: est-ce que Python est vraiment bon pour les débutants, est-il vraiment adapté uniquement au ML. Ou, en gros, "Python vs Allez dans le backend "," Comme en 2020, la situation est avec le développement d'applications mobiles en Python "et ainsi de suite. Si vous comprenez le sujet (et qu'il est préférable de vraiment faire des événements sur le sujet dans lequel vous êtes guidé et qui est chargé), vous savez vous-même que la communauté est en train de "brûler" en relation avec elle, qui est la plus chaude. <...> Les haut-parleurs sont les moins problématiques des trois principaux composants du mitap. Parles toi-mêmela recherche de candidats entre amis, dans votre entreprise, à d'autres conférences et réunions pertinentes. Il est optimal lorsqu'il y a trois haut-parleurs sur le mitap. Personne n'est venu - ça va. Au fil du temps, vous formerez une réserve à partir de laquelle, en cas de maladie soudaine de l'enceinte, vous pourrez rapidement "retirer" la pièce de rechange.

Une façon raisonnable de choisir les bons sujets pour le mitap est de «simplement demander» à votre public cible ce qu'il est, dérangeant et attrayant.


Alexander Popov:

Lorsque nous développions un cours de formation pour les entrepreneurs, 150 personnes ont été interrogées. Nous avons discuté avec chacune de 10 à 30 minutes et leur avons posé des questions ouvertes qui ont révélé leurs «douleurs» et leurs besoins, «liste de souhaits». Sur la base de leurs réponses, nous avons compilé une «matrice de significations», en nous appuyant sur de nombreux points pour formuler les thèmes des événements suivants.

Lors du choix d'un site, vérifiez à quel point les conditions sont «favorables à l'homme»


Sera-t-il facile pour les invités de se rendre sur place et sera-t-il alors confortable pour eux de passer dans l'espace ces deux, trois, quatre heures que vous avez allouées pour la réunion?

Pavel Makarov:

Assurez-vous qu'il est pratique pour votre public de se rendre au lieu de la réunion - à la fois en transports en commun et en privé. Y a-t-il des parkings à proximité, y a-t-il un café à proximité - si votre mitap est plus long que d'habitude et prévoit une pause déjeuner. Vérifiez la luminosité et la luminosité de la pièce (est-ce suffisant pour un fonctionnement normal avec le projecteur). Enfin, y a-t-il une source sérieuse de bruit à proximité de l'emplacement? Par exemple, la construction à proximité est un énorme inconvénient. <...> Peu d'organisateurs, en plus de la température dans la pièce, font attention à son oxygénation. La salle, où 50 à 80 personnes se sont rassemblées, "fait rapidement long feu". J'ai spécialement acheté un analyseur d'air et l'ai vérifié moi-même: après une demi-heure, la norme de teneur en dioxyde de carbone est deux fois plus élevée dans la pièce. Et cela veut direLes visiteurs perdent leur capacité de travail, il leur est plus difficile de se concentrer sur le matériel. Vérifiez donc à l'avance la ventilation de la pièce. Mes collègues et moi voyons immédiatement si les fenêtres du hall s'ouvrent pour qu'il n'y ait pas de courant d'air, s'il y a de la place pour que les invités se déplacent pendant la pause pendant la diffusion.
Ed.: Si votre mitap est à but non lucratif, vous pouvez toujours le dépenser à l'un des points d'ébullition les plus proches .



Beaucoup ont une bonne sélection d'installations et d'équipements. Ils ne prendront pas d'argent pour cela.

Une plate-forme avec un coin salon est particulièrement préférée, où les visiteurs peuvent communiquer librement entre eux et avec des haut-parleurs


Grigory Petrov:

S'il y a une pièce dans l'espace avec des fauteuils, un écran, un projecteur ... et c'est tout - alors c'est extrêmement mauvais pour un mitap. La plateforme doit être adaptée à la communication. C'est ainsi que nos cerveaux sont arrangés: quand il y a plusieurs personnes à proximité, ils se parlent, et quand il y en a 100 à 150, il leur est difficile de commencer à discuter de quelque chose entre eux. Y compris, par conséquent, nous avons besoin d'une zone de communication, de préférence avec le thé et le café. Même si les chaudières à café sont propriétaires de l'espace, ce n'est pas grave.

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Que faire ensuite de la vidéo dépend de l'exclusivité de la partie contenu du mitap, de la qualité d'enregistrement élevée, des personnes qui se sont réunies lors de l'événement (et si elles auront besoin d'un tel contenu par la suite). Une option de travail consiste à télécharger les discours des orateurs sur une chaîne YouTube avec un accès direct par lien et à partager des enregistrements avec votre public (par exemple, fournir un lien vers une vidéo dans un bulletin électronique). De plus, regarder le mitap du point de vue des faits peut être utile pour travailler sur les bugs.

C'est formidable si l'administration du site est impliquée dans l'enregistrement vidéo et qu'elle dispose du matériel nécessaire et de la personne qui en est responsable (ce n'est pas rare). Non, cela n'a pas d'importance: il suffit de sélectionner un point avec une vue décente pour la prise de vue, de mettre un simple reflex ou même un smartphone sur un trépied et d'activer l'enregistrement. Pour commencer, c'est absolument normal.

Obtenez une liste de contrôle mitap


Même s'il y a peu de points dans le scénario de votre préparation aux événements que vous organisez, il vaut mieux rédiger un document consolidé qui listera:

- toutes les principales actions à entreprendre lors de l'organisation de l'événement;
- toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez régulièrement lors de l'organisation des réunions;
- articles en présence desquels vous devez vérifier sur le site (piles de rechange pour le microphone, câbles et adaptateurs, clicker, interrupteur à glissière, etc.).

Grâce à une telle liste de contrôle, il vous sera également plus facile de vous connecter rapidement au travail de nouvelles personnes qui ont rejoint votre équipe.

Alexander Popov:

La liste de contrôle de notre équipe répertorie toutes les activités et domaines de responsabilité du mitap. Quoi à quel nombre devrait être accompli - et par qui. En particulier, qui et quand négocie avec les intervenants, décrit l'événement et crée une page d'inscription, commande et reçoit des visuels du concepteur, place des messages publicitaires et informatifs, prépare la salle pour l'événement, etc.

La durée du mitap dépend de nombreux facteurs, mais il est préférable qu'il s'inscrive dans la plage d'une heure et demie à deux - deux heures et demie


Moins - il est peu probable de pouvoir faire quelque chose de significatif, plus - le risque augmente que le public commence à se "défocaliser", et que tous ceux qui sont intéressés ne sont pas prêts à passer la majeure partie de la journée ou toute la soirée dans le cadre d'un événement informatique local.

Pavel Makarov :

Il n'y a pas seulement un maximum raisonnable, mais aussi une durée minimale raisonnable d'un mitap. D'après mon expérience, cela représente environ une heure et demie. En fin de compte, si l'événement est plus court, les gens, même avec un bon programme, peuvent être déçus d'avoir passé du temps sur la route et abandonné d'autres activités pour trop peu. Optimal - deux à trois heures. Mais si le mitap dure trois heures ou plus, alors après une heure et demie (plus ou moins), cela vaut la peine de faire une pause.

Grigory Petrov:

Les rencontres gratuites d'un format plus ou moins standard ont lieu le plus souvent en semaine après le travail, de 19h00 à 21h00 environ (les plus actifs de leur propre initiative continuent de communiquer à l'afterparty). Il est clair que pendant un certain temps, il devrait être prévu pour le "rétrécissement" (dans ce cas, remplacez le microphone, attendez un peu pour ceux qui sont en retard, etc.). Nous accordons aux orateurs une vingtaine de minutes, entre leurs discours - des pauses de communication de 10 à 15 minutes. Vous pouvez organiser de tels événements le vendredi soir, seulement alors il y a un grand risque que les gens préfèrent votre passe-temps à un autre passe-temps.

Vous ne devez pas commencer à promouvoir les mitaps plus de trois semaines avant son début


Mais le délai minimum dépend de votre base de contact, de son «warm-up», de la réputation de vos réunions, de la rapidité avec laquelle vous pouvez monter un événement, etc.

Pavel Makarov:

En 2019, nous arrivons à commencer les préparatifs dans une semaine, encore moins. Mais nous avons une grande base et l'expérience dans la conduite de mitaps est décente. Pour ceux qui ne font que s'essayer à leur organisation, je conseillerais de tout mettre sur tout pendant deux semaines et demi - trois semaines. Une telle période est suffisante pour définir le positionnement de l'événement, créer une page de destination, créer un cycle de messages, commencer à collecter les inscriptions, etc. Cela n'a pas de sens de commencer plus tôt: les gens se calmeront et ne viendront pas.

Mais vous devez promouvoir le mitap, il ne progressera pas


(Cela ne fonctionne que pour ceux qui font des mitaps cool pendant de nombreuses années d'affilée, et même avec des réserves). Meilleur sur un plan détaillé.

Pavel Makarov:

Avant chaque réunion, nous déterminons quels canaux nous utiliserons et ce que nous lancerons. Habituellement, le premier est le courrier électronique: nous envoyons des lettres contenant des informations sur l'événement à venir aux participants aux événements passés qui ont accepté de recevoir le bulletin électronique. La seconde est la distribution VK au nom du groupe aux membres qui se sont abonnés à un sujet spécifique (nous avons plusieurs lignes d'événements). Le troisième est SMS. Quatrièmement - des messages vocaux vers un numéro de téléphone. Chacun des quatre canaux n'est pas entièrement accessible et ouvert, nous les combinons donc dans des proportions différentes.

Ensuite, nous publions des messages sur Facebook et VKontakte. Dans certains cas, nous achetons en outre des publicités ciblées, et dans certains cas, nous ne le faisons pas (pour les participants aux réunions précédentes, les audiences similaires, etc.). Afin de ne pas «surchauffer» le public, ce n'est pas fréquent. Messages vocaux au téléphone - de la force d'une fois par mois. Texte - pas plus d'une fois par semaine, mais généralement moins. Il s'avère que lors de l'organisation d'un mitap, nous pouvons déranger les gens avec un maximum de deux «vagues». De plus, la seconde a généralement lieu trois jours avant l'événement (beaucoup quittent les inscriptions "pour plus tard", ici elles sont calculées). Avec ceux qui se sont inscrits, des travaux supplémentaires sont en cours. Il est impératif pour eux de leur rappeler la veille qu'un mitap aura lieu demain: par mailing list, SMS, message sur VKontakte, selon la situation et l'historique de vos communications.
Avant l'éventuelle indignation des mailings vocaux: nous questionnons périodiquement notre public si ce format est gênant. Fait intéressant, presque personne n'est ennuyé, à condition que la voix ne vienne de nous qu'une fois par mois.

Si vous ne vous limitez pas à un ou deux événements, il est préférable de réaliser des mitaps avec une régularité prédéterminée


Par exemple, une fois tous les trois mois. Si le mitap et son organisateur disparaissent du champ de vision du public, celui-ci en a rapidement sevré et vous commencez à perdre la base collectée avec une telle difficulté.

Grigory Petrov:

Pour que le mitap se développe, vous devez collecter soigneusement le public des premiers adoptants, en prendre soin et suivre sa dynamique. Il est très important de signer les visiteurs et les personnes intéressées par la liste de diffusion et les annonces des événements suivants. Il est bon de leur envoyer un résumé une fois par mois, qui comprend l'annonce du prochain mitap, et si vous avez tourné une vidéo, vous pouvez également lui donner un lien. C'est important: les gens s'habituent au fait qu'ils reçoivent la newsletter. Petit à petit, vous augmenterez cette audience auprès des premiers utilisateurs. Peut-être que 100 personnes s'inscriront à la première réunion, mais 30 viendront; visitez le deuxième "abonnement" 110, et obtenez-en 27; le troisième enregistrera 130, et seulement 40 vous verrez dans le hall et ainsi de suite. Dans quelques années, vous aurez un public fidèle - et vaste -. Si vous vous en occupez systématiquement, vous vous rendez compte à un moment donnéque le prochain mitap "en quelque sorte lui-même" a rassemblé une centaine de personnes.

C'est un travail enrichissant à long terme. Il est logique de le faire tout le temps. Dites, chaque jour, passez cinq à sept minutes à ajouter des contacts d'invités potentiels au messager, une fois toutes les deux ou trois semaines - allez à d'autres réunions et arrangez-vous avec les sites.

PS Peut-être serez-vous également intéressé par toutes sortes de statistiques sur divers événements, allant du nombre moyen de participants à l'indice de planification. Nous avons recueilli un de 18 mille événements et a écrit un séparé poste .

Eh bien, si vous cherchez une plateforme pour votre mitap (conférence, séminaire, conférence), jetez un œil à nos Points . Tout est gratuit!

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