Les listes de contrôle remplacent-elles les réglementations?

Au travail, je devais mettre en œuvre la gestion de projet dans une grande et douce entreprise en termes de gestion. J'ai «cassé» les anciens et essayé de lancer de nouveaux processus commerciaux. J'ai écrit les règles, fait des évaluations de personnes dans des matrices de motivation.
Le PDG a signé des ordres que presque personne n'a suivis. J'ai impliqué les hauts dirigeants de l'entreprise dans le processus, mais ils n'ont pas trouvé le temps de regarder l'un ou l'autre document. Certains chefs de projet souhaitaient sincèrement respecter les nouvelles règles, mais ne les comprenaient pas. J'ai essayé de rendre les documents aussi simples et compréhensibles que possible, mais cela n'a pas donné de résultats.

J'ai réalisé qu'un règlement est un document ennuyeux qui n'est intéressant que pour moi, une compréhension méticuleuse du règlement nécessite une persévérance particulière, un désir et un état d'esprit curieux. Un ordre, un document ou un autre bloc de texte ne peut pas être un outil expliquant et propageant les règles de vie. Le texte sec ne peut pas inspirer, et le texte créatif est inacceptable dans un environnement d'entreprise.

J'ai alors décidé de remplacer le règlement par des listes de contrôle. Les listes de contrôle ont aidé une personne à ne pas oublier les plus importantes à un moment donné, mais n'ont pas permis de comprendre le processus dans son ensemble. Les listes de contrôle ne pouvaient pas décrire les processus métier, et c'était exactement ce qu'il fallait.

Ensuite, je suis allé faire une expérience et j'ai combiné la description du processus opérationnel et la liste de contrôle standard habituelle. L'un des gestionnaires a appelé cette méthode le métro de Moscou, je l'ai appelé un flux ou un processus de test.

J'ai brisé mes exigences pour les chefs de projet à chaque étape sous forme de listes de contrôle hiérarchiques et les ai conçues sous forme d'arborescence. Il s'est avéré une sorte de décomposition des listes de contrôle pour les étapes importantes du projet.

Chaque responsable pouvait voir toutes les exigences sur une feuille A4 et utiliser cet outil dans son travail quotidien.

Par cases à cocher, j'ai désigné les étapes à effectuer. Si les cases à cocher avaient des numéros, cela signifiait que les actions devaient être effectuées dans cet ordre.



S'il n'y avait pas de numéros, le gestionnaire devait effectuer toutes les étapes sur la succursale, mais la séquence n'avait pas d'importance.



Si je voulais indiquer des étapes ou des outils facultatifs qui peuvent être utilisés, je les ai désignés par un point sur la ligne de la liste de contrôle.



Plus tard, j'ai commencé à ajouter des clés radio afin de pouvoir créer des listes de contrôle en fonction des conditions. Dans mon cas, une telle condition était le plus souvent le type de projet: typique ou unique (comme nous l'

appelions ) Les branches s'éloignant des listes de contrôle racine étaient décomposées, pour ainsi dire, la liste de contrôle et à un niveau inférieur expliquaient quoi faire.



Étonnamment, ce formulaire est devenu tout à fait compréhensible pour la plupart des chefs de projet et de gestion. Un coup d'œil suffit pour comprendre les exigences et le processus dans son ensemble. La version imprimée de la liste de contrôle a donné à la tête un outil de maîtrise de soi. Une personne peut cocher les mesures prises, comme dans une liste de contrôle régulière.

L'alignement des processus de gestion de projet avec la direction est également devenu plus facile. Nous venons de nous mettre d'accord sur la liste de contrôle, et la réglementation n'a intéressé personne. Ils se sont limités à une ligne comme: "Le chef de projet doit se conformer aux exigences de la liste de contrôle de gestion de projet."

Plus tard, j'ai réalisé que je pouvais utiliser cet outil à des fins personnelles. J'ai lu beaucoup de livres sur les affaires et utilisé des cartes mentales pour structurer de nouvelles méthodes. Mais les mindmaps n'aident pas à visualiser les changements de processus. Lorsque vous lisez le livre, vous voulez changer vos principes d'action dans un domaine particulier, n'oubliez pas de prendre des mesures importantes que vous n'avez pas prises auparavant.



J'ai commencé à utiliser des flux de tests (listes de contrôle graphiques) pour changer les principes de mon travail dans un domaine particulier et, à mon avis, c'est un outil assez approprié. Après avoir lu le livre, je formule moi-même de nouvelles règles sous forme de check-list, puis je partage ces règles avec des personnes dont l'opinion est importante pour moi. Je leur envoie une liste de contrôle en streaming et dis quelque chose comme: "Hé, que pensez-vous si j'agis comme ça dans de telles situations?" Je reçois des commentaires et, étonnamment, il n'y a pas de questions sur ce qu'est cette chose et comment la comprendre.

Voici une telle réussite épineuse! Comment avez-vous géré ces tâches? Croire en l'efficacité des documents!?