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Nous prenons la place du chef de bureau. Algorithmes d'approvisionnement de base

J'ai décidé d'écrire cet article après avoir visité un bureau - il n'y avait pas de thé noir là-bas. Il y avait beaucoup de vert, mais pas de noir. Et il y a eu des interruptions de café.

Et après chaque visite chez un concessionnaire agréé, lorsque la voiture tombe en panne, il reste une envie d'écrire cet article. Une fois que j'ai même écrit, via le formulaire de commentaires sur le site Web du concessionnaire. Parce que j'en ai marre de courir et d'acheter des pièces de course moi-même.

En général, je veux parler en termes simples des méthodes les plus courantes d'organisation des achats. Pour que ce soit vraiment simple et clair, je vais appliquer toutes ces méthodes à ce que tout le monde sait et voit: fournir du thé, du café et du sucre au bureau.

Alors, imaginez que vous êtes soudainement devenu directeur de bureau. Le précédent a quitté il y a un mois et est parti vivre en Indonésie. Comment il a fait ce qui est inconnu. Et vous devez organiser une offre de bureau normale, pleine de programmeurs, de testeurs, de chefs d'équipe, de gestionnaires, etc.

Ordonnancement volumétrique


L'ordonnancement volumétrique, ou OKP, est le plus à la mode pour le fournisseur, car il nécessite un minimum d'effort et de responsabilité.

L'essence réside dans le nom lui-même. On vous donne simplement une liste de ce que vous devez acheter, en indiquant la nomenclature et la quantité. Par exemple, 10 paquets de thé noir, 5 verts, 15 paquets de grains de café, etc. Il y a généralement une annotation dans la liste, telle que "c'est un plan pour le mois". Il s'avère donc que la planification volumétrique - vous devez acheter un certain montant pour une certaine période. Une période est généralement appelée horizon de planification.

La provenance de ce plan ne vous dérange pas vraiment. Il vous suffit de trouver des fournisseurs et de commander. Eh bien, ou à pied avec un sac de ficelle à Auchan pour fuir. À ce sujet, votre mission est terminée avant la prochaine période de planification.

Les fournisseurs particulièrement paresseux sont invités à leur faire un plan pour l'année. Ensuite, vous devez travailler, en fait, une fois par an.

Planification, c.-à-d. l'identification des besoins peut se faire de plusieurs manières.
Par exemple, vous pouvez demander à tous les employés: combien de thé, de café et de sucre ajoutez-vous. Tout le monde dira quelque chose, vous résumerez les preuves et vous obtiendrez un plan. Vous pouvez déléguer la collecte des exigences aux gestionnaires, puis vous obtenez quelque chose comme des applications internes, si appréciées dans les usines (lorsqu'une unité commande quelque chose à une autre).

Une autre option consiste à élaborer un plan basé sur des indicateurs réels de la période écoulée. Par exemple, on sait qu'en décembre, 20 paquets de thé noir, 10 thé vert et 40 paquets de grains de café ont été bu. Vous pouvez simplement prendre et copier ces données dans le plan de janvier et le faire tous les mois.

Et vous pouvez prendre en compte la saisonnalité - par exemple, faire un plan pour l'été, prendre des données pour l'hiver, mais diviser par deux les chiffres. Il est clair, après tout, qu'en été il y a moins de monde (vacances), et les boissons chaudes ne vont pas si bien (chaudes).

Exotique frénétique - vis ici MRP, la méthodologie pour déterminer les ressources matérielles de l'entreprise. Certes, alors vous serez définitivement renvoyé du bureau. Faites juste que tout le monde fasse des plans.

Laissez les gestionnaires établir un plan de vente. Ensuite, en partant de cela, laissez les programmeurs et les chefs d'équipe définir un plan de production - eh bien, que vont-ils faire cette année, quel type de travail, de projets, etc. Ensuite, embauchez et embauchez une personne qui créera pour vous une «spécification de poste de programmeur» et, en plus, un organigramme. Dans la spécification des ressources, il sera écrit, par exemple: pour la production d'une heure de travail du programmeur, 0,75 sachets de thé noir, 20 g de sucre et 8 g de grains de café sont nécessaires.

Eh bien c'est ça. Les programmeurs vous écriront un programme qui «dérangera» les plans de production - pour calculer combien vous avez besoin d'acheter du café, du thé, etc. pour produire la bonne quantité de travail pour les programmeurs.

Les avantages d'un tel schéma sont évidents. En tant que fournisseur, vous vivez facilement et simplement. Pas de rumeurs, le plan est préparé en mode silencieux, à l'avance, et au bon moment, vous passez simplement une commande au fournisseur. Il est également pratique pour les financiers - le montant que vous dépensez pour l'achat est connu à l'avance et connu avec précision. Ainsi, vous pouvez l'inclure en toute sécurité dans le budget de trésorerie et, au bon moment, payer simplement la facture du fournisseur.

Mais le reste des gars devra être serré. Tout d'abord, aux programmeurs que vous expulserez des emplois pour accueillir l'intégralité du volume acheté de café, de thé et de sucre. Surtout s'ils sont stockés pendant un an. Après tout, nous avons un bureau, pas une usine, et il n'y a pas d'entrepôt. Il y a une petite buanderie, mais le sys.admin et la femme de ménage avec ses vadrouilles y sont déjà installés. Et le papier toilette doit être stocké quelque part.

Et le plus intéressant - très bientôt, vous n'aurez plus de thé noir. Et il y aura trop de vert. Parce que le plan établi pour l'année deviendra obsolète dans une semaine. Les télépathes sont toujours en vacances, et calculer le besoin pour une longue période est tout simplement irréaliste. Des employés seront ajoutés, ou vice versa - ils quitteront, leurs préférences changeront, ou il se trouvera qu'ils ont simplement fait une erreur dans les calculs.

OKP est très insensible aux changements de la demande. Il s'en fout. Comme on dit, ce qui a été commandé, puis buvez, même si vous changez d'avis.

Et puis le directeur viendra en courant et demandera: où est l'argent? Fonds de roulement, vie, argent réel. Mais il n'y en a pas, ils sont tous allés acheter du thé, du café et du sucre. Le thé devra payer les salaires, payer l'électricité, organiser le troc pour de nouveaux ordinateurs portables. L'argent est gelé dans le thé et le café.

Commande par commande


Ce schéma est plus compliqué pour vous, car vous devrez souvent gérer les achats. Vous venez annoncer: eh bien, les gars, à partir de ce jour, j'achète exactement cela et exactement autant que vous commandez. Et vous serez personnellement responsable du volume acheté.

L'essentiel ici n'est pas d'agrandir l'achat. Laissez chaque employé commander lui-même du thé, du café et du sucre. Il vous écrit un ordre, et son patron - l'approuve pour partager la responsabilité avec son subordonné. Et il vous suffit de prendre cette commande et de la transmettre au fournisseur.

Donc, généralement, les ordinateurs portables sont achetés, mais le thé avec du café est également possible.

Les avantages sont évidents. Encore une fois, vous n'avez pas du tout besoin de vous baigner. Exécutez simplement l'application - envoyez-la au fournisseur, obtenez la facture, envoyez-la au service financier pour paiement, attendez la livraison et donnez le paquet de thé chanceux au chanceux.

C'est un peu plus compliqué avec de l'argent - le budget n'est pas connu à l'avance. Aujourd'hui commandé 10 paquets de thé, demain - 50. Les financiers se révolteront et exigeront des restrictions et des limites. Par exemple, en nature - pas plus de 20 paquets de thé noir par mois. Quelque chose comme des cartes de limite.

Et c'est ici que commence l'histoire la plus intéressante, que le schéma «ordre par ordre» entraîne. En termes simples, c'est srach.

Jugez par vous-même. Chacun a fait une commande pour lui-même - ce qui signifie que le thé qu'il a acheté était le sien. Il n'y a pas d'approvisionnement général, seulement personnel. Peu importe que ce soit le stock d'un département, d'une équipe ou personnellement d'une sorte de programmeur. Partager? Ne pas. Après tout, une personne est passée par une procédure compliquée de commande, d'observation, de coordination du paiement, etc.

Donc, quelqu'un va s'asseoir avec du thé et quelqu'un sans. Eh bien, ceux qui ont raté la «fenêtre de transfert». Commandé - boire, oublié - glisser de la maison.

Si les financiers fixent une limite à l'approvisionnement, le coût sera alors lié à l'utilisation de cette limite. Tout le monde essaiera d'en commander plus pour ne pas se retrouver sans une ressource aussi importante. Et la limite n'est pas le caoutchouc. Tous les programmeurs devront être amis avec vous, le chef de bureau, pour obtenir un droit de commande prioritaire. Préparez une boîte dans le tableau pour les chocolats.

Et puis vous avez besoin d'un nouvel employé qui s'occupera de la réaffectation des ressources. Appelons-le PDO - Planning and Dispatch Department. Vous serez porté la demande d'achat, et il - la demande pour le mouvement des réserves. Eh bien, c'est comme "Je vous demande de prendre 10 paquets de thé noir aux testeurs et de nous le donner, développeurs, parce que nous finalisons le projet, et nous en avons vraiment besoin." Une personne de AOP devra prendre un placard entier pour les chocolats.

Et à la fin, le réalisateur va courir et crier: pourquoi personne ne travaille? Et quand ils travaillent, ils partagent du sucre avec des cuillères.

Théorie des contraintes système


La théorie des contraintes système, ou simplement CBT, est une approche de gestion et de planification d'Elijah Goldratt. En général, le CBT, en tant qu'approche, est universel et trouvera une place dans n'importe quelle activité. Sur la base de ce concept, plusieurs outils pratiques ont été créés pour diverses industries et processus, mais le CBT le plus répandu se trouve dans la fourniture.

Dans différents systèmes, vous trouverez plusieurs variantes des noms de cette méthode, mais la table des matières n'est presque jamais mentionnée. Par exemple, BBV (tambour-tampon-corde), stockage, planification de la consommation, stock de sécurité, etc.

L'essence est la même - achetez autant que vous consommez. Et plus souvent. Du point de vue du programmeur / ingénieur, un tel schéma est magnifique, car vous n'avez pas besoin d'y penser du tout - il est complètement autorégulé.

Donc, vous venez le premier jour, prenez un sac à cordes et traînez jusqu'à Auchan. Prenez du thé noir et vert, des grains de café, du sucre. Combien - ne s'en soucient généralement pas. Mais mieux - moins. Prenez-en un à la fois.

Ensuite, vous décidez vous-même que vous irez à Auchan une fois par jour. Cela s'appellera la «période de reconstitution». Vous pouvez l'appeler un «tampon de temps» ou simplement un tampon.

Encore plus facile. Venez avec un sac à cordes dans la cuisine, placez soigneusement tout sur une étagère et allez travailler par vous-même. Soyez patient et résistant au stress, car dans une heure, ils viendront vous voir et vous diront que le café est fini.

Eh bien, imaginez quelque chose, dites occupé, laissez-les endurer. Le matin, allez dans la cuisine et voyez ce qui reste de votre achat hier. Ensuite, soustrayez ce qui reste de ce que vous avez acheté et obtenez votre apport quotidien.

Si quelque chose manque, achetez-en plus aujourd'hui. Par exemple, deux paquets de café au lieu d'un. S'il reste du thé vert, ne l'achetez pas aujourd'hui.

Maintenant un peu de terminologie. La quantité de chaque position que vous souhaitez conserver dans la cuisine est le niveau cible. Il est également appelé «tampon». L'image que vous avez trouvée le matin dans la cuisine est l'état du tampon, c'est-à-dire pourcentage du stock réel de taille de tampon.

Par exemple, si vous avez acheté un paquet de thé vert et que le matin vous voyez qu'il en reste la moitié, le statut du tampon est de 50%. S'il n'y a pas de café en grains du tout, l'état du tampon est de 0%. Et si quelqu'un a traîné deux paquets de thé noir de chez lui et qu'il a déjà bu le vôtre hier, le statut de tampon est de 200%.

CBT n'aime pas choisir des chiffres exacts ou, comme l'a dit Goldratt lui-même, mesurer le bruit. Il était nécessaire, a-t-il dit, de regarder à vol d'oiseau. Et divisez le tampon en trois zones. État du tampon 0-33% - zone rouge, 33-66% - zone jaune, 66-100% - zone verte. Colorez-vous pour le statut de tampon supérieur à 100% pensez à vous, je fais habituellement du violet. Il y a aussi un état de tampon négatif, il est marqué en noir, mais ce n'est pas notre cas.

Le reste est simple. Pour chaque position, déterminez la couleur de l'état du tampon. Si rouge, achetez plus aujourd'hui qu'hier. Si jaune - autant qu'hier. Si vert et supérieur - n'achetez pas du tout.

La question se pose: combien d'unités augmentent le tampon? Goldratt a dit - prenez soin des calculs, ajustez d'un tiers du tampon. Eh bien, dans notre exemple, cela ne fonctionnera pas, nous en avons acheté un à la fois, et à l'échelle industrielle - c'est tout à fait normal. Pour la première fois, vous pouvez doubler le tampon.

La couleur rouge indique que la consommation est plus rapide que le réapprovisionnement, et vous devez augmenter la taille du tampon afin de ne pas tomber sous une ration affamée. La couleur jaune dit que tout est normal et qu'il faut vivre. Le vert indique que la consommation est à la traîne et que vous surstockez.

En fait, c'est tout. Ils comptaient par couleurs quoi et combien acheter, se sont enfuis chez Auchan, et travaillent plus loin. Le matin, allez dans la cuisine et répétez les calculs. Il s'agit de l'autorégulation du système. Pas besoin de réfléchir du tout. Bien sûr, outre la réflexion, la détermination de l'état du tampon.

Peu à peu, la taille des tampons va se stabiliser, et il vous suffit de reconstituer l'approvisionnement. Ensuite, vous pouvez donner du thé et du café à quelqu'un de moins intelligent que vous. Donnez une instruction simple: chaque matin dans la cuisine, il devrait y avoir 10 paquets de thé noir, 3 - café vert, 15 grains et 20 paquets de thé raffiné. Achetez ce qui manque.

Et puis il vous suffit parfois de jeter un coup d'œil sur la façon dont cela se passe. Après tout, la situation évolue - saisonnalité, vacances, préférences, nombre d'employés, etc. Il vous suffit de regarder la couleur du tampon et de l'ajuster un peu pour les positions individuelles.

Le café devient-il rouge en quelques jours? Augmentez le tampon d'un tiers. Le thé vert est-il toujours vert? Moins un tiers. Eh bien, etc.

Et tout en chocolat, après plusieurs jours d'auto-réglage. Oui, dans la pratique, bien sûr, ils ne commencent pas avec un seul pack - ils prennent simplement des informations historiques sur la consommation et commencent le premier jour avec ces chiffres. C’est juste le point de départ de l’autorégulation du système.

Le financier sait à nouveau combien d'argent est nécessaire pour le thé et le café, car les volumes d'achat sont rares et connus de façon assez précise. Les employés sont contents car tout est toujours là, et avec une petite réserve. L'administrateur système est content car vous ne le faites pas sortir de l'arrière-salle. Vous êtes heureux car le travail est facile et simple.

Et le réalisateur est content car tout le monde est content.

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