Get best of the week

Nous traduisons un portail d'entreprise dans Microsoft Teams

Bonjour, Habr!

L'audience de messagerie d'entreprise de Microsoft Teams a dépassé les 20 millions d'utilisateurs par jour, a annoncé la société le 19 novembre 2019.

Teams est toujours en avance sur son concurrent - le messager d'entreprise Slack, qui compte désormais 12 millions d'utilisateurs.

À mon humble avis, il s'agit d'un écart assez logique, qui ne fera que s'accentuer. Microsoft a fait un excellent produit qui vous permet de travailler assez efficacement en équipe, surtout lorsqu'il est géographiquement distribué.

Nous utilisons les équipes presque depuis le premier jour de son existence sur le marché russe, et récemment dans notre entreprise, il a complètement supprimé le portail traditionnellement apprécié sur SharePoint Server, et le nombre de conversations par courrier électronique a été réduit en moyenne de 5 à 7 fois.

Ce sujet est si vaste qu'il ne peut tout simplement pas être contenu dans 1 à 2 articles. Je vais donc commencer par une approche générale de l'utilisation de Microsoft Teams comme point d'entrée unique pour nos employés. Dans un proche avenir, je prévois également de publier une série d'articles techniques si le sujet vous intéresse.


Comment était l'ancien portail?


Notre ancien portail a été créé sur Microsoft SharePoint Server et n'était pas seulement un portail, mais plutôt un écosystème complet pour les employés de l'entreprise, qui comprend les principaux blocs suivants:

  • Un nouvel employé est tout ce qu'un employé qui commence à travailler avec nous doit savoir. En fait, il s'agit d'une petite base de connaissances qui comprend la mission de l'entreprise, des liens utiles, l'accès aux communautés internes et d'autres utilités pour une adaptation en douceur des employés.
  • – , , , . , , , , , .
  • – «» . , , , . 40 -.
  • . - : , , , HR. – .

Permettez-moi de vous montrer un exemple de l'apparence de notre communauté d'analystes.



L'introduction du portail d'entreprise a augmenté l'efficacité de l'entreprise de 15% et a considérablement simplifié la vie des bureaux distants.

Les principaux inconvénients étaient:

  • Une rupture avec le principal canal de communication de l'entreprise (à l'époque c'était mail + shadow IT sous forme de communautés dans Skype).
  • Pour participer à la discussion, voir les actualités ou répondre à une enquête, vous devez vous rendre sur le portail.
  • Absence d'un client mobile pratique.
  • Le design modeste.

Portal Concept chez Microsoft Teams


Nous avons commencé à développer le concept d'un nouvel espace d'entreprise dans Microsoft Teams selon la méthodologie Microsoft (Teams Assessment), qui comprend des réunions avec des équipes clés, l'élaboration de scénarios d'interaction typiques et l'adaptation de ces scénarios aux capacités d'Office 365.

Les premières réunions ont eu lieu avec des chefs d'entreprise (directeurs généraux, RH, chefs de service et communauté, chefs de projet). En conséquence, les orientations générales des changements sont devenues claires:

  1. Transférez tous les travaux de routine (adaptation des employés, rappels de tâches, envoi d'informations et bien plus encore) aux robots de discussion.
  2. Implémentez un flux de nouvelles sur un site de nouvelles SharePoint Online qui se connecte de manière transparente aux équipes et envoie de manière proactive des flux de nouvelles sans avoir à se connecter à SharePoint.
  3. Distribuez les services populaires de l'entreprise par canaux et bots afin qu'ils correspondent aux scénarios de travail d'équipe. Par exemple, donner aux chefs de projet l'accès aux réservations de salles de réunion, aux actes, aux plans de production et aux calendriers; CRM, base de connaissances et contrats - aux vendeurs, etc.
  4. Impliquez d'autres outils qui peuvent accroître encore l'efficacité des communications (Planner, Stream, GitHub et autres).

Nouvel employé


Auparavant, sur le portail d'entreprise, nous avions une page pour débutant, qui listait les principaux services de l'entreprise, l'accès partagé, en charge des processus métiers.

Avec l'introduction de Microsoft Teams, nous sommes allés plus loin. Il a été décidé de faire un processus d'adaptation complet à l'aide de robots de discussion.

Cela ressemble à ceci:

  1. SharePoint Online . , – 1, SAP .


  2. HR , -.


  3. . , . – Microsoft Teams. ( -).


  4. HR , ( , , ).
  5. Après son arrivée au travail, le bot selon le processus métier déclaré envoie progressivement à l'employé toutes les informations nécessaires: qui est votre patron, liens vers les ressources, règles de l'entreprise, etc.
  6. Au fil du temps, le bot recueille des commentaires pour savoir si l'employé est satisfait de tout dans l'entreprise.



Nouvelles et événements de la société


Pour mettre en place les principaux canaux de communication des collaborateurs, nous avons créé une équipe distincte.

Actuellement, l'équipe dispose de plusieurs canaux:

  • Commun.
  • Travaux
  • Notre vie.
  • Nouvel employé.
  • Prestations de service.

Nous continuerons d'affiner ce concept. Pour le moment, tous les employés inclus dans l'équipe ne peuvent pas écrire sur le canal partagé. Pour les causeurs, il y a un canal Notre vie . Ils se réunissent pour un voyage de ski, achètent de vieux gramophones et emmènent leurs enfants à des tasses ensemble.



Des équipes distinctes avec leurs participants et leurs succursales ont été créées pour des conférenciers uniques comme le Conseil des femmes ou l'échange de hacks de la vie touristique.

Le canal général a plusieurs onglets.

La composition des onglets dépend de la direction du canal. Dans notre cas, l'onglet Actualités mérite une attention maximale . Lorsque vous y accédez, la page de nouvelles de SharePoint Online s'ouvre immédiatement.



Services aux entreprises


Le sujet de la prestation de services aux employés de l'entreprise mérite un poste séparé. Tous ne peuvent et ne doivent pas être automatisés dans O365 pour diverses raisons. Souvent aussi parce que l'entreprise a déjà investi dans d'autres solutions pour automatiser les processus d'affaires (à ma mémoire, il y a eu des entreprises dans lesquelles un employé doit travailler dans 10 systèmes différents ou plus).

Nous n'avons pas encore migré tous nos services vers SharePoint Online. Cependant, nous voulions vraiment que nos employés aient un guichet unique pour obtenir rapidement les documents, certificats et services nécessaires.

Cette fenêtre était le bot de chat de Microsoft Teams.

Nous nous tournons vers le bot avec un dialogue arbitraire ou sélectionnons simplement le service souhaité dans la liste et résolvons nos problèmes sans quitter l'application.



Le travail se déroule à la fois dans un mode de dialogue simple et dans les cartes intégrées pour des processus plus complexes.

Par exemple, le processus de commande de papeterie.



Le bot peut envoyer des employés en voyage d'affaires, créer des affectations, demander les informations nécessaires, renvoyer des formulaires de commentaires, des tâches de coordination, etc. De plus, à l'arrière, il peut avoir absolument n'importe quel système doté d'une API.

Ainsi, Microsoft Teams est devenu le principal point d'entrée pour le lancement rapide de processus métier. Et à cet égard, bien sûr, sa principale valeur est la présence d'un client mobile.

Communautés


Nous avons mis en place des communautés sur le même principe d'équipes. Je vais vous montrer avec l'exemple d'une équipe marketing comment organiser un tel espace.

Le canal commun est le travail principal de l'équipe. Toutes les discussions se déroulent dans leur fil conducteur, ce qui est très pratique.

Et il est encore plus pratique de pouvoir co-éditer des documents (en particulier des présentations) directement depuis l'onglet Documents .



L'ensemble de la base de connaissances de la communauté peut être présenté dans un onglet séparé à la fois comme bibliothèque de documents et dans d'autres outils.

Dans les canaux communautaires, nous gérons activement Planner. Sur les autres onglets, il y a toute la RAM pour les conférences, le contenu, le travail avec les fournisseurs.



Au lieu d'une conclusion


Nous sommes toujours en train de transférer tout ce qui a été accumulé dans l'entreprise vers l'écosystème O365, mais nous constatons déjà des résultats positifs tant chez nous que chez nos partenaires et clients.

Quelque part, j'ai lu la phrase «L'innovation est un sport d'équipe». Et dans Microsoft Teams, cette phrase est pleinement reflétée.

More articles:


All Articles