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Responsabilités de l'administrateur Salesforce: que faire et quand

Bonjour, Habr! Je vous présente la traduction de «Responsabilités de l'administrateur Salesforce: ce qui doit être fait et quand» par David Taber.

Que fait un administrateur Salesforce toute la journée, la semaine ou le mois? Voici un résumé général.

Les administrateurs de Salesforce sont responsables d'une variété de tâches allant de l'aide à la conception des rapports et de la réinitialisation des mots de passe aux utilisateurs, au maintien de la qualité des données, à l'ajout de champs et à l'exécution de sauvegardes. Ces tâches spéciales ne sont pas effectuées par la description de poste (ou la liste de contrôle MBO), nous allons donc voir quelles tâches d'administrateur doivent être effectuées et quand.

Commençons par le tout début: le fait que Salesforce soit dans le cloud ne signifie pas qu'il ne s'agit pas de l'actif informatique principal. Vous n'avez ni matériel ni logiciel, mais les données que vous stockez dans Salesforce sont généralement beaucoup plus précieuses que vos frais avec Salesforce.com (SFDC). De plus, la productivité est stimulée par les ventes, le marketing et le support, ce qui réduit la valeur de vos données CRM, il valait donc la peine d'investir autant dans SFDC en premier. Des utilisateurs satisfaits et productifs dépendent de l'infrastructure système et de la qualité des données, ce qui signifie que les administrateurs système ne peuvent pas être aléatoires.

Examinons le sujet des meilleures pratiques sous deux angles: ce qui doit être fait et comment cela doit être fait.

Les listes ci-dessous résument quelles tâches doivent être effectuées à intervalles standard, y compris un budget de temps préliminaire. Bien que la terminologie et les spécificités soient principalement axées sur Salesforce.com, les principes administratifs généraux s'appliquent à tout système CRM moderne.

Tâches de l'administrateur Salesforce en temps réel


Les administrateurs doivent parfois résoudre les problèmes des utilisateurs en temps réel. Le rapport peut ne pas fonctionner cette semaine ou le processus peut être interrompu au milieu du flux. Attendez-vous à consacrer deux heures par semaine à ces activités pour 100 utilisateurs:

  • Déverrouillage des comptes d'utilisateurs ou réinitialisation des mots de passe en raison de leur oubli.
  • Fonctionne avec SSO, authentification à deux facteurs et problèmes de certificat.
  • Ajout de nouvelles adresses IP blanches.
  • Aider les utilisateurs à développer ou affiner les rapports afin qu'ils fournissent des métriques significatives.
  • Dépannez les campagnes par e-mail, les workflows, les cycles d'approbation ou les répondeurs automatiques qui génèrent des e-mails trop rejetés.
  • Étendre ou affiner les règles de partage et les privilèges d'accès pour afficher et gérer correctement les enregistrements (tout en gardant les «enregistrements spéciaux» verrouillés ou masqués).
  • Correction des enregistrements de données qui sont en quelque sorte établis avec des types d'enregistrement ou des propriétaires qui les rendent inaccessibles aux utilisateurs.

Si vos dirigeants sont très attentifs aux détails, prévoyez 30 minutes par semaine supplémentaires pour chaque vice-président, que l'administrateur doit couvrir pour les messages qu'il n'a pas reçus, qu'il ne comprend pas ou ne croit pas.

Tâches hebdomadaires de Salesforce Admin


De nombreuses responsabilités semblent suivre le cycle hebdomadaire. Beaucoup de choses qui ont bien fonctionné la semaine dernière vont mal se passer lundi matin - et ne me demandez pas pourquoi. Certaines tâches doivent également être effectuées une fois par semaine le jour que vous sélectionnez. En général, ces tâches nécessitent de deux à six heures par semaine. Gardez cependant à l'esprit que cette notation n'est qu'un système relativement simple. Si votre environnement doit prendre en charge une douzaine de groupes d'utilisateurs différents et plusieurs cas d'utilisation, le travail hebdomadaire peut facilement dépasser une journée ou plus.

  • Démarrage et enregistrement d'un instantané hebdomadaire (exportation de données) des données système et des pièces jointes, y compris toutes les tables d'historique. Enregistrez des instantanés dans au moins 90 jours (ou meilleures années).
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  • Lancez Eclipse et prenez un instantané complet du système des métadonnées de votre système de production. Archivez chaque instantané en tant que nouveau projet afin de pouvoir exécuter diff ultérieurement.
  • Affichez les journaux des erreurs en double pour voir si un changement significatif s'est produit dans la détection des doublons. De gros changements indiquent que vous devrez peut-être reformuler certaines règles de correspondance en double.
  • Affichez les journaux d'historique des erreurs d'authentification déléguée pour voir s'il y a eu de nombreuses nouvelles erreurs. Des modifications importantes du modèle d'erreur indiquent des paramètres d'accès externe incorrects.

Tâches mensuelles de Salesforce Admin


Certaines actions ne peuvent être effectuées qu'une fois par mois, mais elles doivent néanmoins être effectuées plus d'une fois par trimestre. En général, ce cycle mensuel prendra un ou deux jours.

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  • Lancez Data Loader (ou votre outil d'extraction de données préféré) pour extraire les données des paramètres utilisateur et les comparer avec les fichiers correspondants du mois précédent. Annotez tous les enregistrements modifiés en les modifiant dans le système de production (cela doit être fait manuellement).
  • Parcourez les journaux des e-mails pour identifier toute utilisation grossière des e-mails via Salesforce.

Tâches de l'administrateur trimestriel de Salesforce


La liste suivante contient beaucoup de choses qui vous prendront un à trois jours par trimestre. Cependant, les deux premiers sont critiques et les fichiers reçus doivent être stockés pour toujours. Vous me serez reconnaissant lorsque l'avocat du demandeur ennuyeux commencera le processus de découverte de données Salesforce.com.

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Actions d'administration annuelles de Salesforce


La responsabilité principale ici est de collecter des données qui «iront au-delà de l'horizon» ou qui devront être archivées pour des raisons de conformité. Ces tâches prendront de trois à six jours par an.

Source: https://habr.com/ru/post/undefined/

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