👨‍🏫 📔 👨🏻‍🎓 Liste de contrôle de l'adaptation comme outil de saisie logicielle 🎆 🏢 🐵

Un nouvel employé dans une entreprise est stressant à la fois pour un novice et pour une entreprise. Pour lui, tout ce qui l'entoure lui est inconnu: bureau, produit, équipe, pile technologique, processus. Tout cela doit être adapté et réglé rapidement pour ne pas torturer les autres.

Le processus d'adaptation peut être laissé au hasard. Étant donné les coûts du département des ressources humaines, du chef de département, du chef d'équipe et des autres employés pour trouver du personnel approprié, cette approche est inefficace. Lorsqu'un débutant comprend que personne ne l'aide à rejoindre l'équipe, il part simplement en période d'essai. Si elle persiste, l'adaptation prendra trop de temps, personne ne la contrôle.

Par conséquent, le processus d'adaptation est important à configurer. Un système qui fonctionne bien économise du temps et des ressources de l'entreprise et des employés, vous permet d'initier un débutant au cours des affaires le plus rapidement possible et de commencer à obtenir des résultats de sa part.

Une liste de contrôle adaptative vous aidera à configurer le système. Il contient les aspects clés de l'adaptation aux différentes étapes de l'introduction au poste: zones d'adaptation, quelles compétences et dans quel ordre un débutant devrait-il apprendre, un système de mentorat, une certification et un retour d'information. Pour en savoir plus sur ce qu'est une liste de contrôle et sur son fonctionnement, dites à Alexey Petrov (pifagor_mc)

Alexey - Chef du département QA FunCorp, conférencier, auteur de cours de test. En informatique depuis 2005, il dirige depuis 2010. Il est passé d'un testeur junior à un directeur qualité.

Et encore une fois, il, à bord

En tant que responsable du département AQ, j'engage régulièrement des personnes et la question de les adapter régulièrement se pose également. Mais cette question est posée non seulement par moi, mais aussi par d'autres entreprises quand il est nécessaire de déplacer un nouvel employé vers la réalité actuelle. La question de l'intégration est désormais dans le sillage de la popularité.

Pourquoi ça arrive?

Trouver des professionnels de l'informatique est difficile.

Cela est dû à la situation démographique, à la forte concurrence, à la forte demande de spécialistes et à leur coût, ainsi qu'à l'afflux de personnes vers d'autres pays.

Toutes ces raisons retardent la recherche de spécialistes. Un recruteur ou RH passe plusieurs mois à l'embauche : relecture de HeadHunter, LinkedIn, My Circle, invitations et entretiens. Mais cette situation n'est pas catastrophique. Une catastrophe est de perdre une personne quand ils l'ont finalement trouvé: il est allé travailler et après 2 semaines de congé à cause du stress.

J'ai intégré à plusieurs reprises différentes entreprises. Une fois qu'il est arrivé à un poste de direction dans la holding Mail.ru. Dans le cadre de l'intégration, pour une raison quelconque, j'ai été présenté à deux développeurs ordinaires, et un mois plus tard, ils ont tous deux quitté l'entreprise. Puis ils ont eu peur de me présenter à quelqu'un d'autre.

Dans les grandes entreprises, l'adaptation est généralement réalisée par une unité entière de la structure RH, et dans les petites entreprises, les chefs d'unité et les chefs d'équipe. En tant que leader, j'ai également participé à cela, mais le processus ne me convenait pas. J'ai commencé à me demander: "Comment structurer et organiser l'adaptation d'un employé?"

Qu'est-ce qui est généralement adapté? Dans les choses de base: les gens, les problèmes du ménage, un produit et son marché, les processus, l'architecture, l'entreprise, les réglementations, les traditions, les outils. Mais un novice est rarement adapté à tous égards, et le plus souvent, tout se déroule selon l'un des quatre scénarios classiques.

Adaptation typique

Énorme document ou dossier illisible . Il s'agit d'une longue nappe monolithique dans laquelle tous les documents du début des temps à l'instant présent sont rassemblés. Une autre option est un dossier FTP avec une base de connaissances. Tout cela est donné des mots d'adieu: "Lire!"

Par où commencer, par où finir, comment s'y retrouver? Une personne est perdue dans une base de connaissances fragmentée et démotivée encore plus. Permettez-moi de vous rappeler que nous avons pris un spécialiste de haut niveau au prix de six chiffres , qui se compose de son salaire et des heures de travail des RH et d'autres collègues consacrés à l'embauche. En conséquence, le spécialiste repose sur un couvre-pied. Êtes-vous sérieux?

Liste des documents épars «sur demande» . Cette situation est encore pire. Par exemple, un employé a une question:

- Quel est le cycle de vie des tâches dans notre tracker?
- Allez chez Peta, il vous montrera la documentation. Elle ment quelque part, vous ne la trouverez pas!
- Comment réserver une salle de réunion?
- Aller à Dasha
- ...?

Un nouvel employé doit poser une question, essayer de la résoudre, trouver une personne qui sait comment résoudre, et seulement après cela, il donnera une sorte de réponse. Ou peut-être pas.

Réunion de bienvenue . Cette procédure sous différentes formes est mise en œuvre dans de nombreuses entreprises. Elle était dans une entreprise sur deux où je travaillais depuis 15 ans. À quoi cela ressemble-t-il? Les RH arrivent, parfois un superviseur direct, et expliquent en une demi-heure comment l'entreprise est organisée, où vous pouvez fermer vos questions de base, à qui demander. C'est tout, plus loin.

En aucune façon. De nombreuses entreprises n'ont pas de procédure d'adaptation. Une fois, je suis arrivée dans l'entreprise en tant que leader, j'ai rencontré l'équipe et nous sommes allés déjeuner ensemble le premier jour ouvrable. Mon supérieur immédiat s'est approché de nous et a décidé d'organiser une «réunion de bienvenue». Il s'assoit et dit:

- Lesha, c'est ton équipe. Vous êtes des adultes, alors vous le découvrirez vous-même.

Cinq secondes et il est parti. Sur cette adaptation au sein de l'entreprise terminée.

Tout semble aller mal. Est-il possible de résoudre le problème?

Ma recette est une liste de contrôle d'adaptation

Je l'utilise depuis quatre ans.

Comment est-il apparu? Nous avons décomposé et modifié le plus grand couvre-pied monolithique: divisé en blocs temporaires et fonctionnels, téléchargé des documents supplémentaires sur les aspects qui manquaient, par exemple, des articles sur le produit, le marché ou les processus au sein de l'entreprise. Des documents supplémentaires ont été rédigés par eux-mêmes à l'intérieur de l'unité, ou ils sont allés à des collègues des RH, au service d'épicerie, à des développeurs, afin qu'ils remplissent des niches. Cette liste de contrôle a donc été établie.

Nous avons demandé tous les documents à l'avanceet les mettre en un seul endroit - dans une liste de contrôle avec des liens. C'est très pratique lorsque l'entreprise dispose d'une base de connaissances. Je l'ai eu Confluence: il vous permet de mettre des liens, joindre des fichiers, des vidéos. Sans interruption de la production, l'employé peut se familiariser avec la liste complète des connaissances.

Nous avons transformé la première réunion de bienvenue en événement itératif - avec des commentaires réguliers.

Parlons plus en détail des nuances de la liste de contrôle.

Les pierres angulaires de la liste de contrôle

Ce sont les moments qui déterminent sa structure: publicité, délais, critères de performance compréhensibles, mentor et feedback.

Mentor

Un mentor est joint à la liste de contrôle . Il s'agit du chef d'un nouvel employé de l'entreprise, sans lui nulle part. Il arrive parfois que le mentor devienne le superviseur immédiat. Mais lorsque 10 à 15 personnes entrent dans l'équipe, le leader dépensera une quantité excessivement importante de ressources pour le mentorat.

Un leader n'a pas à devenir un mentor débutant.

Le mentorat ne nécessite pas les compétences du leader. Assez d'idées de base sur quoi et comment fonctionne l'entreprise.

Si vous êtes un leader, déléguez le mentorat . Trouvez au sein de l'équipe des personnes empathiques qui sont intéressées par l'apparition de personnes et de ressources supplémentaires et engagez-les. Ils feront mieux que vous. Par exemple, comme dans Mail.ru Group. L'entreprise a tout un institut de mentors - une caste distincte avec ses propres formations. Là, le titre de «mentor» est honorable.

La liste de contrôle est publique . Imaginez un nouveau venu malheureux: il est stressé, essaie de comprendre ce qui se passe, ne sait pas où grandir et quoi faire au sein de l'entreprise. Autour de lui marche RH ou chef d'équipe, plisser les yeux et cocher dans une sorte de «liste de contrôle». Est-ce absurde? Bien sûr, c’est pourquoi la liste de contrôle est à la disposition du mentor et de l’employé. Maintenant, chez FunCorp, nous utilisons la pratique lorsque la liste de contrôle est publique et en relation avec l'équipe.

L'accès du public augmente la responsabilité d'un mentor et d'un novice . Lorsque toute l'équipe voit la progression d'un nouvel employé et son chemin sur la liste de contrôle, la responsabilité du mentor augmente d'un ordre de grandeur.

Implique le mentor et l'équipe dans le passage. Ici, l'équipe n'est pas un surveillant, mais un assistant. Si quelqu'un voit qu'il n'y a pas de question sur les traditions dans la liste de contrôle, un de ses collègues peut dire à ce sujet: "Nous avons une tradition - chaque nouvelle est posée le vendredi avec de la bière!" C'est peut-être de la fiction, mais il participe donc à l'adaptation d'un nouvel employé.

Cela implique non seulement un mentor et un superviseur immédiat, mais toute l'équipe. C'est un bon soutien psychologique pour un nouvel arrivant. Il comprend que ce ne sont pas des gens épars qui regardent de travers et mettent des tiques, mais une équipe qui le soutient.

Blocs temporaires

Décomposer et conquérir . La liste de contrôle est divisée en blocs: première semaine, deuxième, premier mois, deuxième et troisième. À l'intérieur de la liste de contrôle, ces chronologies vous permettent de diviser la nappe en une liste de tâches. Il sera étrange qu'une personne, dans le cadre de l'adaptation, essaie au cours de la première semaine de comprendre un outil complexe qui n'est utile que pour le troisième mois de travail.

Au contraire, cela fonctionne aussi - pourquoi reporter la familiarisation avec les toilettes du bureau jusqu'au troisième mois? Même si je suis tombé plusieurs fois sur une situation où ce n'était que sur demande. La question des toilettes était un secret derrière sept sceaux: personne n'a montré ni dit, à la maison, vous allez aux toilettes avant et après le travail, mais vous endurez au travail, ou essayez de découvrir auprès de quelqu'un où se trouve ce «bureau».

Chronologie claire de l'adaptation. Un débutant passe du simple au complexe: d'abord la tradition et le produit, puis il se familiarise avec son équipe produit, puis il obtient les accès nécessaires. Lorsque tout est terminé, un employé à part entière est prêt et effectue une certaine couche de travail.

Définition du fait

Critères évidents et compréhensibles pour accomplir une tâche . Ceci est important - il permet d'évaluer que l'élément est vraiment terminé et que la coche n'est pas cochée «pour le plaisir d'une tique».

Parfois, entre un mentor et un débutant, il y a une tentation d'entrer dans une «conspiration criminelle», de marquer un élément de la liste de contrôle sans vérifier.

- Je dois me familiariser avec certains règlements - J'ai vu quelque part à Confluence une liste de règlements. Je les ai probablement connus.

Le mentor pense aussi:

- Eh bien, j'ai fait connaissance, puis j'ai fait connaissance.

Ne faites pas cela.

Lors d'une réunion en tête-à-tête et de la collecte de commentaires, je recommande un filtrage diagonal des éléments de la liste de contrôle. Par exemple, si un employé a traité des tickets dans le système de suivi, demandez-lui quels sont les statuts clés. Si vous avez installé et configuré l'outil pour le travail, assurez-vous que cela est vrai. Le tamisage permet de clarifier la réalité de la mise en œuvre des articles.

Je ne recommande pas d'organiser des chèques comme sur un comité d'examen . Vous pouvez atteindre la sénilité: "Asseyons-nous et vous montrerez lentement comment vous avez compris le point d'aller aux toilettes." Soyez plus doux, rappelez-vous que vous avez pris non pas un junior, mais un professionnel. Il sait que la liste de contrôle est une «carte de points de cheminement». L'employé comprend que son propre succès dans l'entreprise dépend de l'honnêteté de l'exécution. S'il trompe, il se trompera lui-même, pas l'employeur.

Rétroaction individuelle

À la fin de chaque bloc, nous tenons des réunions individuelles pour obtenir des commentaires.

Consultez la liste de contrôle - découvrez quels points sont terminés . Idéalement, à la fin de la période de référence, tous les éléments devraient être terminés. Il s'agit d'un indicateur qu'un nouveau membre de l'équipe a reçu le bagage nécessaire de connaissances, d'aptitudes et de compétences.

C'est aussi une bonne occasion de parler avec une personne.de ce qu'il aime ou n'aime pas au travail, en équipe et en entreprise. D'après mon expérience, lorsque les nouveaux arrivants arrivent dans l'entreprise, ils disent tous qu'ils aiment tout. Parfois c'est de l'euphorie, des lunettes roses, mais souvent c'est une peur pour leur destin futur. Un homme pense qu'il sera licencié s'il dit que Petya est un mauvais manager. Par conséquent, il est silencieux, souffre, part pendant la période probatoire et Petya reste. Ce n'est qu'à l'entrevue de sortie que nous apprenons que le nouveau venu ne voulait pas travailler avec le gestionnaire.

Assurez-vous de collecter le "négatif". Lorsque vous recueillez des commentaires, allez plus loin et suggérez des options: «Peut-être que vous n'aimez pas le processus ou quelque chose au bureau. Peut-être que nos ordres et nos traditions ne sont pas satisfaits? » Ce sont les gens "frais" de l'entreprise qui ont l'air non-fumeurs. Ils mettent en évidence les problèmes que vous ne voyez plus, parce que vous y êtes habitué "historiquement".

Donnez votre avis . Vous devez également le faire - indiquez que la personne se porte bien et que ce n'est pas, avec quels problèmes, comment ajuster votre comportement ou vos qualifications.

Rétroaction individuelle sur les blocs de temps

Examinons-le plus en détail - chaque bloc de temps séparément.

Première semaine. Évaluation personnelle et objectifs

Deux classements . Après la première semaine de travail, fournissez deux évaluations: votre personnelle, en tant que votre superviseur immédiat et votre mentor. Parlez de tout ce que vous aimez et n'aimez pas au sujet du processus de remplir la liste de contrôle et d'effectuer le travail initial.

À tous les nouveaux venus qui viennent dans mes équipes, je donne une installation simple: un bon nouveau venu «bombardera» tout le monde de questions.

Un novice qui ne pose pas de questions, au mieux, ne fait rien, au pire - fait quelque chose de mal. En ce moment, je dis encore une fois qu'il adresse le plus souvent possible des questions au mentor, au manager et aux collègues, car cela impliquera encore plus le processus d'adaptation.

Objectifs . N'oubliez pas les objectifs que vous devez atteindre pour réussir la période probatoire. S'il y a des objectifs et des critères clairement définis pour leur réalisation pendant la période d'essai , alors le niveau de stress du nouvel employé sera d'un ordre de grandeur inférieur à celui d'une situation où il ne comprend pas avant le dernier jour - a-t-il passé la période d'essai ou non?

Énoncez les objectifs et les critères lors de la première réunion d'installationmais pas le premier jour de travail. Le premier jour, le débutant s'intéresse aux questions de niveau: "Où est la salle à manger, où sont les toilettes, comment entrer dans le tracker?". Une fois que le débutant a repris son souffle pendant une semaine, énoncez les objectifs pour qu'il comprenne où il va, combien de «niveaux» et de «boss» sont en avance.

Deuxième semaine. Évaluation de l'unité

Retour d'information de l'unité . Vous évaluez l'employé et lui donnez des commentaires non seulement de vous personnellement, en tant que mentor ou leader, mais vous collectez également du matériel de l'unité dans laquelle il travaille.

Ne vous séparez pas du collectif . C'est particulièrement important. En tant que chef de division, rapportez l'actualité exclusivement dans l'installation «Nous pensons que vous travaillez bien (ou mal)». L'approche, lorsque le leader donne son avis, puis mentionne séparément que l'équipe ne le pense pas, donne l'impression que le patron est bon et que quelqu'un dans l'équipe complote.

Lorsque vous collecterez les commentaires des employés du service, choisissez l'une des deux options. Dans la première option, vous prenez le parti de l'équipe - collectez des critiques négatives ainsi que des arguments. Dans la seconde, cassez le négatif si vous n'êtes pas d'accord avec l'opinion de l'équipe et expliquez pourquoi. Mais ne vous séparez pas de l'équipe, venez à une opinion commune.

Premier mois. Évaluation des collègues des autres départements et évolution vers les objectifs

Évaluation d'autres unités . Il est logique de supposer qu'au cours des deux ou trois premières semaines, une personne travaillera davantage au sein de sa propre équipe sur de petites opérations de routine qui lui permettront de participer au travail au sein de son unité. À la fin du premier mois, il sera plus étroitement intégré aux équipes externes. À ce moment, d'autres équipes et unités se formeront une opinion sur le nouvel employé, que vous pourrez collecter.

Protégez les intérêts de vos employés. Vous ne pouvez pas vous opposer aux autres équipes: «Lors des tests, nous pensons que vous êtes cool, mais pas le développement.» Cela crée une mauvaise ambiance entre les équipes. La situation est similaire à la collecte de commentaires au sein de votre propre unité: soit approuver la thèse qui a été apportée de l'extérieur, soit la contester. La responsabilité des commentaires ne doit pas être divisée et limitée.

Objectifs . Au cours du premier mois, vous revenez aux objectifs de la période probatoire et aidez à définir des étapes concrètes et concrètes pour leur mise en œuvre. C'est à ce moment qu'une personne est aussi prête que possible à maîtriser les outils de base, à y accéder, à effectuer des opérations standard, à s'intégrer dans des équipes, à rencontrer les bonnes personnes. Il peut commencer à «s'allumer» précisément à la marque mensuelle.

Deuxième mois. Évaluation rapide des autres départements, premier avertissement

Commentaires des chefs d'équipe des équipes voisines . Le débutant a déjà travaillé avec des groupes entiers. Très probablement, les Timlids se sont fait une idée de lui. Il est important de recueillir les opinions des chefs d'équipe sur l'employé et de lui faire sentir que son apparition dans l'entreprise est perceptible et provoque une réaction: positive ou négative.

Le deuxième mois et la rencontre avec retour d'expérience est le moment idéal pour le "dernier avertissement chinois" . Parlez à l'employé de ses «montants»: «Si vous continuez à faire A, B et C et ne commencez pas à faire 1, 2, 3, alors vous ne passerez pas la période probatoire.» Si vous lui parlez correctement, à la fin du troisième mois, la personne n'aura plus de question à savoir si elle a passé la période d'essai ou non.

La transparence, qui est obtenue grâce à la liste de contrôle, permet notamment à l'employé de réduire le stress au moment de l'adaptation.

Troisième mois. Les résultats de la période d'essai et la réalisation des objectifs

Résumant . Un débutant passe par une période d'essai, vous résumez, parlez d'objectifs. C'est formidable si les objectifs ne sont pas stéréotypés, mais formulés selon SMART: spécifiques, limités dans le temps, mesurables et pertinents.

Parlez-nous du bien . En tant que leader, diffusez positif au nom de l'entreprise. Lorsqu'une personne arrive à l'apogée d'une période probatoire, étiquetez-la comme approuvée et positive. Dites-nous où la personne s'est montrée avec succès, combien et quelles tâches elle a accomplies pendant la période probatoire, résumez.

Louange. Après avoir terminé la période probatoire, assurez-vous de féliciter l'employé. Dans la culture russe, c'est un gros problème. J'ai l'impression que lorsque nous sommes tous nés, 3 trains de marchandises critiques nous sont expédiés et les louanges sont un verre. Par conséquent, nous pensons - louer ou non? Passer un petit éloge aujourd'hui ou économiser l'année prochaine?

Quelle est l'utilité d'une liste de contrôle?

La question de l'adaptation est réglée : il y a une instruction, vous pouvez la parcourir et cocher. L'instruction est publique: un nouvel employé, un mentor et toute l'équipe y participent.

Une liste de contrôle est un outil évolutif et flexible . Je le partage avec vous, vous le partagerez au sein de l'entreprise et de l'équipe. La plupart de la liste de contrôle est générale: elle n'est pas liée à une unité fonctionnelle spécifique, elle ne contient pas de nuances liées au produit, aux processus, à l'architecture, aux problèmes et aux traditions nationales. Ajoutez des points généraux au modèle et ajoutez, selon l'unité fonctionnelle, dont les employés ont pensé à faire de l'intégration dans leur équipe.

Feuille de route des objectifs sous vos yeux. Avec elle, le passage de la période d'essai est plus confortable. Il s'agit d'une séquence claire d'actions - un ensemble de 30 à 50 points qui, étape par étape, le rapprocheront de l'objectif. Passer des points, c'est comme un jeu avec différentes missions qui doivent être accomplies pour arriver au Big Boss. Plus c'est accompli, plus la victoire est proche.

L'entrée la plus rapide des employés . N'oubliez pas l'entreprise. Vous avez dépensé beaucoup d'argent et de ressources pour embaucher un spécialiste de la classe, vous ne l'avez pas perdu et l'avez amené aux indicateurs des opérations de production le plus rapidement possible - c'est l'objectif principal, l'entreprise est satisfaite.

Argument en faveur d'une probation précoce. Pour certains nouveaux arrivants, une liste de contrôle devient un défi. J'ai rencontré des gens qui l'ont exécuté plus tôt que prévu et qui sont passés par tous les points en 1,5 à 2 mois. C'est une bonne aide pour discuter de la fermeture anticipée de la période probatoire. Vous pouvez consulter le manuel avec le document et dire: «Écoutez, nous avons une procédure, un règlement. Cela prend généralement 3 mois, et Dasha en a passé 2. Nous avons vérifié, tout va bien, prenons-le. »

Vous pouvez utiliser l' exemple d'une liste de contrôle d'adaptation pour un spécialiste de l'assurance qualité. La structure générale et la logique de compilation sont conçues comme dans un matériau. Pour le reste, adaptez-vous à vos propres besoins.

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Liste de contrôle de l'adaptation comme outil de saisie logicielle