🛤️ 🧓🏼 🆗 Classement des tâches prioritaires

Les techniques de gestion du temps et les différents systèmes de comptabilité des tâches quotidiennes m'ont intéressé dès les premiers jours de travail au bureau. La matrice d'Eisenhower est devenue un salut du bourbier des affaires courantes, et au début elle a sauvé de l'utilisation inefficace du temps de travail. Mais, après plusieurs mois, le nombre de tâches a tellement augmenté que la technique du quadrant a montré ses faiblesses. Afin de mieux les prendre en compte, nous rappelons le principe de construction de la matrice Eisenhower. Deux axes: urgence et importance, et 4 quadrants, respectivement:

urgent et important
urgent et pas important
pas urgent et important
pas urgent et pas important

On suppose que la personne elle-même évaluera ses tâches selon les critères d'urgence et d'importance, puis mettra les résultats dans les quadrants appropriés.

Et puis, il y a une instruction simple: les tâches urgentes et importantes sont effectuées indépendamment et immédiatement, urgentes et non importantes sont déléguées à quelqu'un. Pas urgentes, mais des tâches importantes peuvent être reportées, mais elles peuvent certainement être effectuées de manière indépendante, mais les tâches non urgentes et non importantes sont généralement assimilées à une charge vide de sens - il est recommandé de les reporter soit indéfiniment, soit de les déléguer sans pitié, en général - sans leur donner une valeur significative pour le processus de travail .

Si l'urgence des tâches n'est pas très difficile à évaluer - en présence ou en l'absence de délais, alors comment évaluer l'importance? De plus, c'est tellement catégorique: c'est important et pas important. Par exemple, je n'ai presque jamais de tâches non importantes - je ne les fixe tout simplement pas pour moi au départ. Toutes les tâches sont importantes à un degré ou à un autre, et l'évaluation de ce degré est la principale difficulté de la planification. Et quand ces tâches sont-elles 10 pièces dans chaque quadrant? Où commencer? Et ces 10 importants, mais pas urgents, se transforment tranquillement en 10 non moins importants, mais déjà assez urgents à 10 déjà disponibles! Et ces 10 urgentes, mais pas importantes? Qu'est-ce qui leur est délégué? Comme si chaque personne avait un personnel d'assistants et d'assistants, prêts à assumer un tas de ses tâches et missions. Habituellement, cela ne se résume pas à la délégation - lorsque le contrôle de la mise en œuvre est transféré à la personne autorisée, mais à la définition de la tâche - et,parfois, cela nécessite plus de ressources pour suivre la mise en œuvre que pour une décision indépendante.

Comme le montre l'expérience de nombreux auteurs, y compris sur le GTD Hub - l'une des principales raisons de la procrastination est la présence de tâches équivalentes. Le conflit interne dû à l'absence de classement clair par priorité empêche une utilisation efficace du temps de travail.

Propre méthodologie d'évaluation

J'ai été intrigué par la recherche d'un système capable de définir les priorités des tâches elles-mêmes, et je ne devrais effectuer que les tâches de la liste - de haut en bas. Ni l'analyse ABC, ni Pareto, ni d'autres méthodes n'ont permis de supprimer cette charge selon la classification des tâches - partout où une personne devait choisir indépendamment la priorité d'une tâche.

Et j'ai commencé à les classer moi-même. Par importance, j'ai divisé les tâches en 4 types - transparent et accessible. Chaque tâche peut être facilement affectée à l'une des quatre catégories. Lors du choix d'une catégorie, j'ai été guidé par le principe du contraire: non pas «ce qui conduit à la solution de la tâche», mais «que se passera-t-il si la tâche échoue et n'est pas terminée à temps? Ainsi, les degrés d'importance:

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Ce système de classification des tâches par importance a considérablement facilité le processus de répartition des tâches, mais n'a pas contribué à la réalisation de l'objectif principal - attribuer la priorité à l'exécution séquentielle. J'ai compris qu'il était nécessaire de compliquer le processus de calcul de la priorité et d'ajouter de nouveaux critères d'évaluation des tâches.

Il y a plusieurs années, mon premier système de classement des tâches est apparu sous la forme d'une tablette Excel. Les critères d'évaluation étaient des paramètres classiques:

Importance
Urgence

L'importance que nous avons déjà considérée, 4 catégories (de 1 à 4). En urgence, j'ai également identifié 4 catégories avec l'attribution de chaque indice d'urgence en ordre croissant:

Temps pour terminer plus de 48 heures
Le délai pour la mise en œuvre de 8-48 heures
Durée 2-8 heures
Temps pour terminer moins de 2 heures

Et maintenant, je vais décrire comment j'ai essayé de calculer cet indice magique, selon lequel les tâches elles-mêmes devraient être construites avec la priorité optimale pour l'exécution.

Au début, afin d'obtenir l'indice de priorité, j'ai décidé de résumer simplement les valeurs d'importance et d'urgence, mais je me suis vite rendu compte que leur signification n'était pas égale. Une tâche moins importante mais plus urgente avait le même indice qu'une tâche plus importante mais moins urgente (1 + 4 = 4 + 1). Bien que, même en termes de quadrants, ce n'est pas correct. De toute évidence, l'importance est plus importante que l'urgence, de sorte que l'importance de l'importance, lors du calcul de la priorité, devait être multipliée par un facteur croissant.

J'ai essayé ce système en affaires pendant plusieurs semaines et j'ai obtenu le résultat suivant: avec un grand nombre de tâches, le convoyeur a commencé à glisser - petites tâches moyennement importantes et peu urgentes accumulées, devenues urgentes et systématiquement expirées, car elles étaient en permanence dans une priorité inférieure par rapport à plus tâches importantes qui arrivent constamment. La violation des termes de ces tâches a eu un effet négatif très tangible sur l'ensemble du processus de travail. Par exemple: 3 heures passées sur un grand projet n'ont pas permis cinq appels de 2 minutes pour des projets moins importants. Et ces 5 appels manqués, au final, sont devenus un problème plus sérieux que de violer le délai d'une tâche majeure de 10 minutes.

Le système a nécessité une nouvelle introduction. Et je suis entré dans le paramètre de complexité. Il s'agit du nombre d'heures nécessaires pour terminer la tâche. La complexité est un paramètre indispensable pour calculer la priorité.

C'est juste, contrairement à l'importance et à l'urgence, plus la complexité est faible - plus la priorité est élevée! Par conséquent, je n'ai pas ajouté la valeur du paramètre de complexité à la somme des deux premières variables, mais la fraction inverse pour ce nombre.

Ainsi, l'introduction du paramètre de complexité nous a permis de ne pas perdre de vue les tâches simples qui ne nécessitent pas beaucoup de temps pour être terminées. S'il faut quelques minutes pour écrire une lettre ou un appel téléphonique, il est plus facile de le faire immédiatement, sans délai, et ensuite de procéder à des tâches exigeantes en ressources et difficiles.

Depuis plusieurs années, la formule de calcul de la priorité a changé et modernisé plusieurs fois, envahie de coefficients supplémentaires pour optimiser le résultat. Par exemple, la valeur de l'urgence a commencé à être calculée par la formule, et non en appliquant des valeurs de 1 à 4 selon les conditions données.

Automatisation

Chaque entreprise dispose de moyens pour planifier et contrôler les tâches quotidiennes. Il peut s'agir d'un CRM, d'un planificateur ou d'un organisateur. Ma femme, par exemple, commence la journée de travail pendant plusieurs années de suite en écrivant des tâches sur un morceau de papier. Quelqu'un utilise des autocollants sur le moniteur, certains utilisent des systèmes de gestion de projet commerciaux ou propriétaires, et certains utilisent des rappels dans Outlook. Tout cela, à un degré ou à un autre, est utile et même nécessaire. Mais, étant donné que mon système de priorisation était fait à genoux dans Excel, j'ai dû utiliser plusieurs systèmes à la fois pour travailler avec des tâches: un pour créer une liste avec un classement par priorité, le second pour suivre l'état et la date limite. Trello, Megaplan et d'autres produits, bien que très fonctionnels, n'ont pas pris racine sur mon smartphone - l'interface est trop confuse.Pour la planification, les rappels et le suivi, j'ai utilisé des applications iOS standard: rappels, alarme / minuterie et calendrier. Au fait, le calendrier m'a beaucoup surpris quand je l'ai regardé en détail. De nombreux utilisateurs d'iPhone ne savent pas qu'il s'agit également d'un planificateur quotidien pour la planification d'événements. La fonctionnalité de «Travel Time» m'a particulièrement intéressé. Si vous prévoyez une réunion à l'extérieur - le système calcule le chemin à pied ou en voiture en fonction des géolocalisations initiales et finales, puis réservez cette heure immédiatement avant la réunion. Il vous rappellera également quand il est temps de commencer à se réunir ou quand il est temps de passer à cette réunion.que c'est aussi un journal pour planifier des événements. La fonctionnalité de «Travel Time» m'a particulièrement intéressé. Si vous prévoyez une réunion à l'extérieur - le système calcule le chemin à pied ou en voiture en fonction des géolocalisations initiales et finales, puis réservez cette heure immédiatement avant la réunion. Il vous rappellera également quand il est temps de commencer à se rassembler ou quand il est temps de passer à cette réunion.que c'est aussi un journal pour planifier des événements. La fonctionnalité de «Travel Time» m'a particulièrement intéressé. Si vous prévoyez une réunion à l'extérieur - le système calcule le chemin à pied ou en voiture en fonction des géolocalisations initiales et finales, puis réservez cette heure immédiatement avant la réunion. Il vous rappellera également quand il est temps de commencer à se rassembler ou quand il est temps de passer à cette réunion.

Je pensais que ce serait génial d'avoir une application qui combinait la capacité de formuler et de classer toutes les tâches, ainsi que de planifier des réunions et des événements en référence à une période spécifique dans l'agenda, avec le calcul du temps de trajet sur différents types de véhicules en tenant compte des embouteillages . La tâche technique a commencé à se former dans ma tête.

Développement d'applications IOS pour un usage personnel

Je voulais d'abord l'application pour moi. Le nombre de tâches quotidiennes a dépassé 30, les ressources étaient clairement insuffisantes. Lorsque vous passez la majeure partie de la journée sur la route, c'est parfois déjà un problème - c'est juste de ne pas oublier de fixer la tâche entre les conversations téléphoniques sur le chemin d'une réunion à l'autre. Il est également difficile de déléguer ou de définir des tâches à des tiers - l'expérience a été négative. Lorsque vous transférez non seulement une, mais un groupe de tâches à un travail à la fois, le nouvel interprète choisit généralement les plus simples et les moins prioritaires pour l'exécution, et en conséquence, les plus importantes doivent être terminées en «mode héros». La définition ponctuelle du problème résout le problème, mais il n'y a ni temps ni outils pour cela.

Je me suis assis et j'ai écrit ce que je veux de cette application universelle:

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Planification d'événements dans le journal . La possibilité de calculer et de réserver le temps de trajet, un système de rappel.

Avec de tels souhaits, la première version de l'application Il Tempo a été écrite , que je propose pour les tests en conditions de combat.

IL TEMPO V1.2

La première version est très simple, mais elle remplit la fonction tous les jours. Tout d'abord, j'ai cessé de manquer le moment de fixer la tâche - il faut plusieurs secondes pour démarrer une tâche dans Tempo. Et deuxièmement, le tourment de choisir une tâche à exécuter a disparu - je clique en haut sans regarder et je me mets au travail!

L'interface du programme est divisée en deux fenêtres:

Organisateur . C'est l'endroit où toutes les tâches qui n'ont pas de lien clair avec le temps d'exécution tombent. Ils ont une priorité d'exécution, calculée automatiquement par le programme.

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Lors de l'ajout d'une tâche à l'Organisateur, vous devez spécifier la date limite d'exécution, sélectionner le degré d'importance de la tâche dans la liste des options et déterminer le temps estimé nécessaire pour l'achever.

Soit dit en passant, le paramètre de complexité est le seul auquel vous devez penser. Il faut une évaluation objective de leurs propres capacités et des ressources disponibles pour accomplir la tâche. Mais même si vous manquez systématiquement ce paramètre, cela n'a pas d'importance, vous pouvez utiliser l'archive des tâches pour l'étalonnage.

L'archive montre le temps réel passé à l'exécution - vous pouvez donc comprendre pourquoi vous êtes plus enclin à: surestimer ou à minimiser vos capacités.

Les tâches peuvent être exécutées, terminées et modifiées. Tous les paramètres peuvent être modifiés, y compris leur importance.

Dans le travail, vous pouvez effectuer plusieurs tâches à la fois, si nécessaire. Toutes les tâches du travail sont en haut de la liste et sont signalées par une icône triangulaire.

L'ajout d'un événement au journal se fait de la même manière que dans le calendrier normal.

Heure de début, heure de fin, temps de déplacement si nécessaire. Si le temps de trajet est connu (itinéraire prouvé) - sélectionnez une valeur numérique dans la liste. Si elle n'est pas connue, vous devrez indiquer les géolocalisations du début et de la fin du chemin pour calculer le temps passé sur la route à pied ou en voiture.

Plan de développement fonctionnel dans la deuxième version du programme

Le fonctionnement en conditions réelles permet d'identifier les besoins de la nouvelle fonctionnalité d'application Il Tempo .

Pour le moment, nous ajoutons un nouveau paramètre à l'organisateur - "Time to start execution". Pourquoi est-il nécessaire? Exemple: il y a une tâche - un appel à un client prendra quelques minutes. Étant donné la grande importance et la faible complexité de la tâche, il y a toutes les chances d'entrer dans les tâches prioritaires. Mais il y a une condition - le client a demandé d'appeler au plus tôt 3 jours plus tard. Et pendant tous ces 3 jours, la tâche sera suspendue en haut de la liste, au début avec un grand nombre d'heures avant la date limite. Il n'est pas juste de le terminer, il est également impossible de le mettre au travail. Il reste à ignorer et à attendre l'heure indiquée, mais ce n'est pas très pratique. Le paramètre «Heure de début d'exécution» permettra de teinter les tâches qui n'ont pas atteint ce délai avec la couleur grise et les supprimera de la note de priorité dans la liste exactement jusqu'au début de la tâche.

Nous réfléchissons également à la mise en place de la «Workday» fonctionnelle. Ce paramètre aidera à résoudre deux idées à la fois:

Tenir compte du temps prévu pour les événements dans l'agenda, dans le calcul de l'emploi des tâches de l'organisateur.
Calculer des tâches vouées à l'échec par les délais.

Comment est-il prévu de l'appliquer?

Vous indiquez dans les paramètres de l'application la période de votre activité sur les tâches de l'organisateur - disons 9h00 - 19h00. Ainsi, le programme sait que vous avez 10 heures par jour pour effectuer les tâches de l'organisateur. De ce temps libre, vous devez soustraire le temps consacré aux événements prévus - nous obtenons les informations du journal quotidien. Nous obtenons un certain nombre d'heures gratuites, mais en référence à des dates et des intervalles de temps spécifiques.

Il existe une liste de tâches classées par priorité. Tout le monde connaît la complexité et l'urgence. En ajoutant séquentiellement la complexité de toutes les tâches, le système remplira ainsi tout le temps libre si vous les exécutez tour à tour en tant que convoyeur. À la suite des calculs, une situation est autorisée lorsque l'échéance d'une tâche arrive plus tôt que vous ne pouvez la démarrer, compte tenu des tâches, des événements et des restrictions de jours ouvrables accumulés.

Ces «cadavres» notoires doivent être suivis en temps réel et mettre en évidence ces tâches avec des couleurs. Cela permettra, sans attendre d'échec, de déléguer la tâche à une date antérieure.

L'apparition de telles tâches est inévitable s'il y a plus de travail que vous ne pouvez en faire. Et cette fonctionnalité vous permettra de planifier les ressources de manière plus compétente et de prévoir la congestion.

Nous prévoyons également de faire du stockage de base de données dans le cloud, de la synchronisation, de l'accès Web et de l'autorisation.

Eh bien, l'étape logique consiste à publier la version pour Android .

En conclusion

Qui téléchargera et testera l'application dans des conditions de combat sur des tâches réelles - veuillez donner votre avis.

Je vous demande également de partager votre opinion dans les commentaires et de participer aux sondages.

Merci pour l'attention!

Classement des tâches prioritaires - IL TEMPO app