🙇🏼 💓 👩🏽‍🎨 Comment «à distance» améliore la collaboration 😡 😟 ✳️

Si vous essayez de faire une liste de tout ce qui peut être dit `` mieux, moins, mieux '', il est peu probable que cela inclue la communication de travail en direct: dans de nombreuses entreprises, elle est considérée comme un élément clé dans l'organisation de l'échange d'idées, la résolution de problèmes et l'analyse de groupe.

Mais que faire si une communication à distance correctement appliquée rend l'échange d'idées, la résolution de problèmes et l'analyse de groupe plus fructueux?

Dans le rapport Buffer 2019, 99% des près de 2500 répondants ont déclaré qu'ils aimeraient pouvoir travailler à distance au moins de temps en temps, et ce n'est plus synonyme de travailler seul - grâce à la diffusion rapide des outils de collaboration numérique.

En apprenant à utiliser ces outils, vous pouvez réellement supprimer certains des obstacles à la communication (et, par conséquent, à la productivité) que vous devez affronter dans votre environnement de bureau habituel.

Traduit en Alconost

Comment la communication à distance aide à la collaboration

L'incitation à bavarder et à s'unir dans des «gangs» est réduite

Les groupes sociaux fermés au bureau - appelons-les «gangs» - répètent souvent une structure sociale malsaine familière à beaucoup de la vie scolaire. Dans un sondage CareerBuilder, 43% des répondants ont indiqué qu'ils avaient beaucoup de groupes opposés aussi vicieux dans leur bureau ou leur lieu de travail.

Certains ont noté qu'en raison de ces dynamiques sociales de bureau, ils éprouvent un sentiment de peur; beaucoup ont admis qu'ils s'adaptent à un comportement inhabituel pour répondre aux attentes du «gang». Et il ne s'agit pas seulement de faire semblant d'aimer le golf ou les émissions de téléréalité: 19% ont déclaré ridiculiser les autres ou prétendre qu'ils n'aimaient pas quelqu'un - pour mieux s'intégrer.

Ces groupes ne promeuvent pas l'inclusion et le comportement prosocial. Au contraire: ils vous font vous sentir hors de propos et provoquent souvent même la paranoïa. Les «gangs» incitent au ressentiment, leurs participants ne pensent pas que l'hostilité personnelle n'aide en aucune façon les réunions, l'évaluation des collègues, les processus de travail, le travail d'équipe et la productivité globale.

Lorsque vous travaillez à distance, vous ne voyez pas qui va dîner avec quelqu'un et qui va sortir ensemble pour discuter quelque part de manière informelle. De plus, vous n'avez aucune raison de penser pourquoi Volodya et Katya passent autant de temps seules ou pourquoi Dasha a une piqûre d'aiguille sur son avant-bras, ce qui signifie qu'il n'y a aucun moyen de partager ses fausses conclusions avec d'autres et de regarder comment les rumeurs volent.

Oui, techniquement, dans les conditions de travail à distance, il est possible de s'impliquer dans des gangs et des ragots, mais les éléments de base motivant un tel comportement sont, en fait, absents. Et sans l'hostilité que provoquent les ragots et le regroupement, vous pouvez vous concentrer davantage sur une collaboration importante.

Plus facile de prioriser la communication

La plateforme Udemy a publié en 2018 un rapport sur les distractions au travail , qui a montré que les collègues bavards sont le plus grand obstacle à l'augmentation de la productivité au travail. Et cela n'est pas surprenant - étant donné que 70% des bureaux utilisent des espaces ouverts sans bureaux séparés. De plus, les chercheurs ont montré qu'il n'y a aucune preuve empirique que les modèles d'interaction entre les personnes peuvent changer en raison des changements dans l'architecture de bureau. Le patron vient et dit: "C'est à la mode - nous le ferons de cette façon" - mais, malheureusement, de telles décisions autoritaires déraisonnables entraînent non seulement des coûts impressionnants - en raison du manque de confidentialité et de limites personnelles, les employés doivent également payer.

Disons que nous n'avons pas de locuteurs. Mais en même temps, même parler de travail peut devenir moins efficace si les employés n'ont pas les ressources nécessaires pour établir des limites personnelles. Lorsque d'autres interrompent constamment nos tâches et conversations hautement prioritaires, cela permet aux tâches de priorité inférieure d'intervenir dans le flux de travail. En effet, souvent c'est un collègue qui, par inadvertance, a senti notre faveur, vient sans prévenir et s'attend à ce qu'il reçoive immédiatement toute l'attention.

En conséquence, les discussions les plus importantes et les plus urgentes qui doivent être tenues sont reportées, voire annulées.

Dans un souci de politesse et de réactivité, nous préférons prêter attention à la personne qui en a besoin ici et maintenant, plutôt qu'à la tâche à accomplir.

Le travail à distance permet de hiérarchiser et de séparer les discussions urgentes et non urgentes, importantes et sans importance. Une lettre peut attendre quelques heures. Pas besoin de répondre à chaque appel - vous pouvez écrire en réponse: «Je ne peux pas parler maintenant. Appelons à deux heures? " Même les discussions de groupe, telles que Slack et MS Teams, permettent d'évaluer la priorité des différentes discussions de groupe et d'y participer en conséquence. En outre, si vous discutez d'un sujet de haute priorité, et que cela nécessite une attention particulière, vous pouvez définir vous-même le statut «occupé» ou «lors d'une réunion».

Moins d'intrigues au travail

Vous avez souvent rencontré des gens qui ne pouvaient tout simplement pas attendre pour retrousser leurs manches et retrousser leur pantalon pour grimper dans le marécage des intrigues de bureau? À peine. La plupart d'entre eux font de leur mieux pour se débarrasser de cette agitation, même si cela semble souvent inévitable.

La création d'une atmosphère tendue au bureau est facilitée par des facteurs tels que la lutte pour le respect et le pouvoir, la nécessité de susciter des faveurs pour obtenir une augmentation ou une augmentation, le vol d'idées, la trahison de collègues, le comportement sur la base du «service pour le service» et du «œil pour les yeux».

En règle générale, la concurrence est une incitation clé pour les intrigues de bureau. Comme l'écrivait le professeur Kathleen Reardon dans la Harvard Business Review , «là où il y a de la concurrence, en particulier pour des ressources limitées, l'intrigue est inévitable.»

Le travail à distance n'est nullement sans concurrence, mais dans de telles conditions, les comportements nuisibles et les intrigues ne peuvent pas être stimulés comme cela se produit dans un environnement de bureau.

Par exemple, le travail avec du matériel numérique est par nature bien documenté et traçable pour une personne spécifique - ce qui ne peut pas être dit, par exemple, sur le travail, dont une partie sera une interaction personnelle. Cela permet de déterminer plus facilement votre propre contribution au projet et de confirmer votre paternité dans les cas où des collègues peuvent exagérer leur participation ou obtenir directement votre reconnaissance bien méritée.

Dans les conditions du travail à distance, il n'est pas facile de prétendre que vous "travaillez dur et faites des sacrifices sans fin pour le bien de l'équipe" - une telle feinte est beaucoup plus facile à lancer lorsqu'il y a des spectateurs. Mais si vous êtes assis dans votre chambre vous-même, alors vos efforts et vos contributions sont naturellement plus attachés au mérite qu'à la capacité de vous mettre sous un meilleur jour.

La communication devient plus ciblée

Le lundi matin, la chose habituelle est de demander à tous ceux qui se rencontrent au bureau comment s'est passé le week-end. Certains ont quelque chose à dire et pendant une demi-heure, ils donnent des révélations à tous ceux qui ont demandé. Lorsque vous travaillez à distance, la même question peut être posée par téléphone ou via Skype, mais dans ce cas, vous aurez probablement une réponse beaucoup plus concise.

Je ne veux pas minimiser le besoin d'un esprit de camaraderie, comprendre les subtilités de la communication ou dire que vous n'avez pas besoin de plonger dans la vie des personnes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration tous les jours - je crois que plus nous apprenons à connaître nos collègues, plus notre participation et notre confiance sont importantes.

Cependant, je tiens à souligner l'importance de choisir le bon moment et le bon endroit. Nous essayons de nous concentrer et de passer la matinée à bon escient, mais chaque fois sur le chemin des toilettes, pour le café, juste par hasard en rencontrant un amoureux du chat, nous nous retrouvons entraînés dans une conversation «pour la vie», et nous sommes totalement incapables de déterminer quel type de communication sert le mieux notre objectif actuel.

Si le but est de mieux se connaître, alors tout va bien. Mais souvent, le véritable objectif est de revoir la conception, de vérifier certains chiffres, de préparer la réunion ou quelque chose comme ça.

Il devient plus facile de se contrôler

La communication, par exemple par courrier électronique, vous permet de faire une pause et de réfléchir, puis de répondre seulement. Il arrive, bien sûr, que nous appuyions sur le bouton «envoyer» avant d'avoir le temps de refroidir et de relire ce qui a été écrit en colère, puis nous le regrettons. Mais lorsque les émotions ont l'occasion de se réaliser instantanément, nous avons moins de chance de réfléchir et de nous calmer.

Même dans les conversations personnelles et de groupe, vous pouvez réussir à réfléchir et à corriger ce qui est écrit - et à la fin, adoucissez votre déclaration et faites preuve de sympathie. De plus, les chats vous permettent de réfléchir aux raisons de votre propre réaction à certaines déclarations ou à l'un de vos collègues.
Par exemple, si quelqu'un fait un commentaire qui semble agressif, vous voulez instinctivement aller sur la défensive. Mais à la réflexion, la sympathie peut s'éveiller en vous, car vous verrez que cette agression n'est qu'une manifestation du doute de soi d'un collègue.

Si tout le monde est dans la même pièce et commence à se déverser des émotions, la tension peut monter très rapidement. Mais en fait, très probablement, tout cela se passera à une seule table ou il n'y aura tout simplement pas la possibilité de changer de siège. Dans une telle situation, il semblera étrange que vous fermiez les yeux pour retrouver le calme ou que vous fassiez quelques pompes pour vous défouler - et il est complètement impossible de sortir pour respirer l'air frais et poursuivre la conversation lorsque tout le monde se joint à nous. Cependant, toutes ces méthodes de pacification de vos émotions peuvent être utilisées lorsque le moyen de communication est le téléphone.

Souvent, les conversations privées (y compris le chat vidéo) peuvent être le moyen le plus efficace de résoudre des contradictions complexes. Mais la communication à distance offre une occasion unique de sélectionner soigneusement les mots et d'appliquer délibérément des méthodes de maîtrise de soi.

Le travail à distance n'est pas une panacée pour les problèmes de communication. Et si vous n'approchez pas son organisation de manière réfléchie et consciente, tout va encore empirer.

Lorsque les managers embauchent des équipes à distance ou offrent aux employés de bureau la possibilité de travailler à domicile, la responsabilité incombe à tous les membres de l'équipe: ils doivent s'efforcer d'organiser le travail d'équipe et de contourner les pièges bien connus.

Les problèmes de douleur fréquents sont liés à la conférence, qui ne peut pas empêcher efficacement le désir de faire autre chose en parallèle. Si quelqu'un ne reste pas concentré pendant la conversation, mais décide plutôt de vérifier son courrier électronique ou de se préparer pour la prochaine réunion, cela entraînera de la confusion, des malentendus, une prolongation de la conversation et un sentiment de faculté.

Pour la collaboration à distance, il est important d'avoir de bonnes compétences en communication écrite et verbale. Au bureau, vous ne pouvez souvent pas essayer de vous exprimer dans la communication numérique, car les autres vous verront et vous entendront directement. Mais si vous devez parler dans des chats, par téléphone et par e-mail, vous devez être en mesure d'exprimer efficacement vos émotions et différentes nuances de sens à travers ces canaux. Si vous n'avez pas atteint la maîtrise de cela, c'est normal - mais vous devez certainement développer ces compétences et devenir meilleur.

En parlant de canaux de communication. De nombreuses équipes à distance en font trop: si une personne est constamment bombardée de messages dans des e-mails, des forums de discussion et d'autres moyens de communication, sa journée de travail peut se transformer en un flux infini de réactions mal conçues, dans lesquelles il n'y a pas de place pour une communication réfléchie.

De plus, lorsqu'ils travaillent à distance, les collègues doivent faire des efforts supplémentaires pour mieux se connaître et se comprendre. Et si quelqu'un n'a pas la motivation ou la capacité de le faire, l'équipe ne se sentira pas unie.

Voici quelques méthodes qui peuvent vous aider à travailler ensemble et à éviter les erreurs ci-dessus:

Établir des règles de base pour les conférences téléphoniques (et proposer des mesures pour ceux qui ne les suivront pas).
Définissez une stratégie de communication et choisissez quels outils seront utilisés à quelles fins (par exemple, courrier électronique - pour la communication entre les équipes, avec les clients et les sous-traitants, Slack - pour la communication au sein d'une équipe et en personne, téléphone - pour les appels téléphoniques hebdomadaires, etc.).
Slack ( MS Teams, ), , . .
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À propos du traducteur La

traduction de l'article a été réalisée à Alconost.

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