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5 trampas para la efectividad personal

Si ha aprendido a mantener todas las áreas de la vida bajo control, lea otro artículo. Pero si trabajar desde casa te hizo pensar en mejorar la efectividad personal, este análisis es para ti. Basado en la experiencia personal y la comunicación con sus colegas, Kirill Beloborodko, un gerente de proyectos y personas en la oficina de EPAM Kharkiv, recopiló los errores típicos que podrían llevar a un novato a la dilación, en lugar de ayudar a hacer más.

Cyril es un seguidor de herramientas desde hace mucho tiempo para aumentar la efectividad personal. Los presenta activamente no solo en su trabajo, sino también en casi todas las áreas de la vida. Esta primavera, cuando la cuarentena requirió que la mayoría de los profesionales de TI trabajaran de forma remota, lo ayudaron a mantenerse productivo en casa y a mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. A petición nuestra, Cyril comparte su experiencia y recomendaciones con usted.



Poco de teoría


A lo largo de los años de prueba y prueba, leí muchos libros y probé varias herramientas. Si acaba de comenzar a sumergirse en el tema de la efectividad personal, le recomiendo:

  • David Allen , “Cómo poner las cosas en orden. El arte de la productividad sin estrés " . Este es un clásico. Los siguientes libros siguen y desarrollan las prácticas de Allen.
  • Gleb Arkhangelsk , "Unidad de tiempo. Cómo lograr vivir y trabajar " . El libro puede tratarse de manera algo crítica, pero es una de las fuentes más completas sobre gestión del tiempo.
  • Maxim Dorofeev , Técnicas Jedi . Una colección relativamente nueva de técnicas de rendimiento probadas de varios autores.
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Después de leer cualquiera de estos libros, comprenderá que la primera habilidad básica necesaria para la efectividad personal es arreglar y describir los casos entrantes, y después de eso, ingresarlos en cualquier sistema. David Allen escribió sobre cosas analógicas como bandejas de correspondencia. Ahora, por supuesto, es mejor usar herramientas digitales. Al mismo tiempo, el principio básico no ha cambiado: las tareas deben ser fijas, agrupadas en categorías y clasificadas por tiempo de ejecución. El enfoque clásico de la matriz de Eisenhower es adecuado para esto.

Bueno, la clave después de familiarizarse con la teoría es conectar la práctica.

Herramientas para la eficiencia


Consejo general: no importa cómo le gusten los diarios en papel, piense en elegir una herramienta digital. Por supuesto, la elección es muy grande y es importante encontrar una aplicación que cumpla con sus requisitos. Pero no tiene que transferir constantemente notas de una computadora portátil a una computadora portátil o teléfono inteligente. Esto, en mi opinión, es contraproducente.

Aquí están las herramientas que he probado:

  • notas estándar y listas de verificación en el teléfono inteligente . La forma más común, pero para empezar es bastante conveniente;
  • tablero personal en Trello . Una buena opción, pequeños proyectos multifuncionales y fáciles de gestionar. Porque muchas personas lo usan como un tablero Kanban personal. Pero para mí personalmente, fue algo engorroso, con detalles excesivos. Mantener su relevancia todos los días requería esfuerzo.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Todoist . Esta es la aplicación con la que terminé. Realizo tareas domésticas y de trabajo en él, formo listas de literatura y asuntos. My Todoist está dividido en 7 grandes categorías según los principios de Stephen Covey. Algunas categorías tienen subsecciones internas, y coloco tareas en ellas, marcando la prioridad con códigos de color. Comparto algunos con mi esposa y amigos, para que pueda optimizar el trabajo general en una tarea específica.

Por lo tanto, eligió una herramienta adecuada para usted y comenzó a impulsar la eficacia personal, como se enseña en los libros y como sugiere la aplicación. Aquí es donde puedes llegar a ...

Trampas para principiantes


Trampa No. 1 . Pasa todo el tiempo arreglando cosas. Esto lo sentí una vez. Si anota todas las tareas hasta el más mínimo detalle, no habrá tiempo suficiente para su implementación directa. Establezca una cierta barrera: por ejemplo, si lleva menos de cinco minutos implementarlo, no se compromete, sino que lo hace de inmediato. Además, navegar por una lista de tareas es difícil e ineficiente.

Trampa No. 2. La imagen completa: trazos anchos. Otro extremo también es posible: las tareas que arreglas son demasiado generales. Si cambió a otra prioridad, luego, al regresar después de una semana, corre el riesgo de no recordar en qué fase se detuvo y qué debe hacer ahora. La salida es desarrollar un formato de "tamaño de bits" digerible y dividir la gran tarea en partes que se puedan finalizar en media hora (por ejemplo, "prepare el esqueleto de presentación y envíelo para su aprobación"). No debe tener el miedo de no completar la tarea en un momento dado y, como resultado, el deseo de transferirla.

Trampa 3. Redacción abstracta Las tareas deben describirse de tal manera que sean comprensibles, y el éxito de su implementación fue fácil de medir (por ejemplo, "Asignar una serie de llamadas telefónicas", "Redactar una hoja de ruta para el proyecto actual", "Hablar con algo sobre tal o cual tema" - exitoso opciones: "Aprender inglés", "construir conocimiento en la gestión de personas", no realmente). Las tareas sin detalles migran todos los días y corren el riesgo de quedar sin cumplir.

Trampa 4. Dificultades con las prioridades. Hay dos enfoques polares, pero vale la pena seguir uno de ellos. Uno dice que es mejor comenzar el día con la tarea más difícil con alta prioridad (Brian Tracy escribe sobre esto en su libro "Eat a Frog! 21 Ways to Learn to Time"). Otro: ofrece comenzar con las tareas de "overclocking", pero asegúrese de que las importantes no migren día a día.

Trampa No. 5. Altas expectativas. Intente evaluar adecuadamente la cantidad de casos que puede hacer en un día. Por ejemplo, en promedio realiza 5 tareas. Si planifica 10, será difícil lidiar con todo y la calidad eventualmente puede ser escasa. Además, deje un búfer de tiempo para el "SO". Ella siempre lo será. También es útil clasificar las tareas en tácticas y estratégicas (la última, por supuesto, requerirá más tiempo. Esto debe tenerse en cuenta al planificar).

Un par de consejos obvios


Sucede que nos aburrimos con la aplicación y corremos el riesgo de lanzar un nuevo buen hábito . Todoist y algunas otras herramientas piensan en una buena "prevención": el usuario de la aplicación tiene karma. Aumenta cuando no hay tareas vencidas y completa todo lo que ha planeado. Espuelas

Intente agregar no solo trabajadores, sino también otras tareas a la aplicación para la efectividad personal. Haga una especie de análogo dinámico de la "rueda de la vida" . Esto lo ayudará a notar a tiempo qué área de la vida ha requerido atención durante mucho tiempo.


¡Haz de tu calendario laboral tu aliado! Esto es especialmente cierto para aquellos que lo usan activamente y participan en muchas reuniones. "Bloquee" en el calendario la hora en que necesita concentrarse(o almorzar. A veces es vital). Al mismo tiempo, deje espacios libres para que sus colegas puedan navegar su horario sin aclaraciones adicionales.

En conclusión


Probablemente se esté preguntando por qué se necesita todo esto. En mi opinión, las técnicas de efectividad personal, usadas sabiamente, ayudan a cerrar los ciclos. David Allen afirma en su libro que los ciclos abiertos (es decir, las cosas que no se completan) nos impiden avanzar. Para mí, este pensamiento fue el descubrimiento principal de su libro.

Y un sistema eficaz de gestión de tareas puede sumergirse en la secuencia descrita por Mihai Chiksentmihayi en el libro "Stream. Psicología de la experiencia óptima ", y deducir de ella.



Trate de lograr el estado de flujo, comenzando por la mañana para realizar tareas no muy difíciles y aumentando. Quizás este enfoque estará más cerca de ti que la oferta "cómete la rana primero" de Brian Tracy

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