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Contabilidad remota: como beneficio comercial

La introducción de un régimen de autoaislamiento, días no laborables, autoaislamiento y otras medidas restrictivas en una pandemia impulsaron a un número aún mayor de empleadores a transferir a los empleados a su hogar desde su hogar. La contabilidad es una actividad que se puede realizar de forma remota. Lo principal es organizar el proceso de trabajo correctamente y no violar los requisitos reglamentarios.

La contabilidad es un procedimiento mediante el cual se lleva a cabo la organización y regulación de la contabilidad de una empresa, organización o institución de cualquier tipo. Dado que el trabajo de contabilidad está directamente relacionado con las finanzas de la organización, los empleados con experiencia y confianza deben ocuparse de él. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas de hoy no necesitan su propio departamento de contabilidad. Las mismas tareas, y a un costo menor, pueden resolverse mediante la contabilidad remota.


¿Qué es la contabilidad remota? Un subcontratista, una organización de terceros especializada en esto o un profesional independiente, es decir, un contador que trabaja remotamente bajo un contrato, puede asumir los registros contables y fiscales de la empresa. Su tarea es registrar todas las transacciones financieras del cliente y su documentación, preparación de informes, declaraciones, preparación de documentos de pago, contabilidad de activos fijos, liquidaciones con proveedores, contabilidad de ventas, etc., por lo tanto, debe estar bien versado en el negocio del cliente, comprender qué operaciones valen la pena. para documentos específicos

Ventajas ...


Idealmente, un empleado tan remoto debería proporcionar una reducción en la carga tributaria del negocio, ofrecer la mejor opción para documentar operaciones, evitar deudas con compradores o contratistas debido a demoras en el papeleo, monitorear la acumulación y el pago de impuestos, salarios y bonificaciones a los empleados.

Al contratar a un especialista remoto o una empresa de outsourcing, la empresa puede ahorrar significativamente en la contabilidad. Además, el subcontratista está interesado en mejorar constantemente las habilidades de sus empleados, tienen una amplia experiencia en la comunicación con las autoridades reguladoras y siempre están al tanto de los cambios legislativos. Un subcontratista también se comunica con representantes de las autoridades reguladoras. Un especialista que realiza contabilidad remota, calcula la cantidad de impuestos por adelantado y le dice a la gerencia de la compañía cómo se reciben, cómo reducirlos.

Además, si la contabilidad se confía a una empresa de outsourcing, el cliente no está obligado a cobrar primas de seguro y proporcionar a los contadores otras garantías sociales para ocuparse de la capacitación del personal y la capacitación avanzada. Todo esto lo lleva a cabo una empresa contable especializada. El contrato con ella describe la lista completa de los servicios prestados. Y si necesita asesoramiento profesional, la compañía remota le proporcionará un servicio similar por una tarifa adicional.

... y riesgos


Sin embargo, la contabilidad remota es el mayor riesgo: riesgos operativos, de personal, de reputación, riesgos de seguridad de la información, pérdida de información confidencial. También es menos capaz de controlar eficazmente el trabajo de los especialistas involucrados, una posible violación de los plazos para informar en caso de terminación del contrato.

Por lo tanto, a pesar de los beneficios obvios, un "contador en la distancia" es una opción con ciertos inconvenientes. Una empresa de outsourcing es una alternativa más confiable por casi el mismo dinero. Ella puede proporcionar el empleado más competente en un campo particular. Algunas empresas de outsourcing brindan servicios adicionales como asesoramiento legal, registros de personal, optimización de impuestos, acceso a sistemas de ayuda, contrapartes de verificación.

Al subcontratista se le puede confiar la contabilidad completa o parte del trabajo, por ejemplo, informes o nóminas. Es más conveniente instruir al subcontratista para que prepare y presente todos los informes que la compañía tiene: informes al IFTS (ganancias, IVA, impuesto a la renta personal, PFR, FSS, MHIF, impuesto al transporte, impuesto a la tierra, impuesto a la propiedad, impuestos al consumo y otros). La empresa de outsourcing se encargará de la creación de una firma electrónica y la utilizará en la preparación de informes y su transmisión a través de Internet.

El contrato con el proveedor externo, por regla general, prescribe el volumen y el cronograma de trabajo, los criterios para evaluar la calidad de los servicios, el tamaño y el mecanismo de pago de la remuneración, las disposiciones sobre confidencialidad de la información, los secretos comerciales y la responsabilidad de las partes. Es necesario preparar los documentos y acuerdos necesarios, determinar el algoritmo para el trabajo remoto de un especialista financiero. El cliente proporciona al subcontratista acceso a documentos primarios y al sistema de contabilidad. Existen varios sistemas de contabilidad: 1C, el servicio web My Business, etc. El más común es 1C.

También es necesario determinar la medida de responsabilidad del subcontratista por sus propios errores. Si un subcontratista asegura sus actividades contra errores contables, entonces no hay temor de que los errores contables conlleven multas.

Contabilidad en la nube


Debe decidirse por el esquema de flujo de trabajo más efectivo. A menudo se practica enviando un contador de escaneos de documentos primarios por correo electrónico. El software y las bases de datos se pueden almacenar en el servidor de la compañía, y el acceso a ellos se organiza a través de Internet, o se alojan en los servidores del proveedor de alojamiento o en la nube. Los contadores ya han apreciado los beneficios de la computación en la nube.


Por lo general, una empresa de outsourcing brinda a los clientes acceso remoto a la contabilidad para ver los datos. Y si es necesario, puede recoger la base de datos con los datos. La compañía de contabilidad le dará la base preparada, lo ayudará a instalarlo en su equipo.

Se debe prestar especial atención a la frecuencia de creación de copias de seguridad de las bases de datos (por lo general, el proveedor es responsable de esto) y a la seguridad de la transmisión de datos, porque de forma remota ahora con mayor frecuencia, por ejemplo, se transfieren datos personales, otra información que requiere protección contra el acceso no autorizado.

Si el programa 1C se encuentra en la nube, puede trabajar con él desde la PC o computadora portátil de su hogar. Al alquilar una nube 1C, obtienes acceso las 24 horas desde cualquier parte del mundo. Y a un costo en la nube, 1C es bastante asequible para cualquier empresa.

Alquiler o alojamiento 1C


Independientemente de quién se dedique a la contabilidad, especialistas de propiedad estatal, un profesional independiente o un proveedor externo, es conveniente implementar 1C: Enterprise en un servidor virtual (VPS) en el centro de datos del proveedor de alojamiento. Tal servidor puede funcionar tanto bajo Windows como bajo Linux. En este caso, no se requerirá el costo del equipo y su mantenimiento. Cada vez más, las compañías están considerando alquilar un servidor como una alternativa a comprarlo. 

La mayoría de los administradores de sistemas y desarrolladores de 1C usan Microsoft Windows Server y MS SQL. Por lo general, este es un VPS con un hipervisor de virtualización KVM o Hyper-V. Para 1C necesita de 2 GB de RAM y al menos 40 GB en disco.

En Rusia , los servicios de alquiler de servidores VPS de 1C(1C: Teneduría de libros, 1C: Administración de nuestra empresa, 1C: Empresa, 1C: Automatización integrada, etc.) ofrece varios proveedores de alojamiento. En este caso, puede trabajar con 1C desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte del mundo. Puede transferir sus bases de datos a un servidor virtual o crearlas desde cero.

Ventajas del alojamiento 1C:

  • Ahorro en costos de capital, no necesita comprar hardware de servidor, no necesita comprar una licencia para 1C, productos de Microsoft.
  • Las bases de datos 1C en un servidor virtual están disponibles las 24 horas, en cualquier momento y en cualquier lugar. 
  • Facilidad de uso, ya que 1C en VPS funciona en cualquier dispositivo con acceso a Internet.
  • No es necesario gastar tiempo en actualizaciones y copias de seguridad, generalmente el proveedor lo hace por usted.
  • Alta fiabilidad del centro de datos.

RUVDS, por ejemplo, tiene una amplia red de centros de datos confiables (se encuentran en Moscú, San Petersburgo, Kazán, Londres, Frankfurt, Zúrich, Ámsterdam, Ekaterimburgo), y trabajamos con la red más grande y centros de datos independientes con una alta calificación de confiabilidad de al menos NIVEL III (SLA 99.998%). Nuestros servidores funcionan con equipos potentes y nuevos de un socio: Huawei.
Además de una mejor protección y respaldo a nivel de centro de datos, certificación FSTEC, celebramos un contrato de seguro con la compañía más grande del mundo, la aseguradora AIG, y ahora podemos ofrecer a nuestros clientes, entidades legales, condiciones atractivas para el seguro individual de sus actividades y datos en los servidores virtuales de la compañía. Dicho seguro brinda a los clientes la confianza de que, en caso de un incidente, podrán recibir daños. Además, esto minimiza las consecuencias de la crisis causada por la fuga de datos, compensación en caso de violación de la integridad de la información corporativa.

Entonces, 1C virtual en la nube de acuerdo con el modelo SaaS (Software as a Service) le permitirá usar el software como un servicio de pago mensual, trabajar con 1C en la nube desde cualquier lugar. No es necesario comprar software, su mantenimiento y actualización. Los costos de 1C en la nube son mucho más baratos que comprar infraestructura de TI para 1C.

Por lo tanto, la solución en la nube se selecciona según los criterios de practicidad y costo del servicio. Los clientes reciben una solución con licencia que funciona sin tener que contactar a especialistas para actualizar el sistema 1C. El ahorro de tiempo, dinero y la capacidad de trabajar con la aplicación desde diferentes PC pueden ser factores decisivos para elegir un producto. Al suscribirse, los clientes pueden automatizar su negocio principal, mantener registros, calcular salarios y enviar informes a través de Internet.

Como muestran los resultados de la prueba , 1C en VPS / \ VDS es una solución interesante que puede aliviar los dolores de cabeza de muchas empresas. Por lo tanto, vale la pena prestar atención a los servicios "servidor VPS con 1C preinstalado". Por supuesto, teniendo en cuenta todos los pros y los contras de tal decisión.

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