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Productividad y motivación a distancia: las empresas de TI rusas comparten 2 meses de experiencia de forma aislada

imagenFoto: Personal acentuado / Flickr

Muchas empresas de TI en cuarentena a mediados de marzo, sin esperar una orden oficial de las autoridades. Nos interesamos en cómo pudieron organizar el trabajo remoto, qué dificultades surgieron y, lo más importante, cómo mantener remotamente la motivación de los empleados. Resulta que no todo está tan mal y algunos están listos para continuar trabajando en el nuevo modo y en adelante.
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Natalya Tanaeva, gerente de desarrollo de marca de marca del empleador VKontakte:

Algunos equipos han comenzado a trabajar de manera más eficiente, algunos han mantenido su ritmo de trabajo anterior, para algunos ha sido más difícil cambiar al formato remoto. 

Pero en general, la productividad de todo el equipo incluso ha aumentado. Con el bloqueo, tuvimos muchas tareas nuevas: era necesario responder rápidamente a los cambios en el mundo y adaptar el producto a formatos remotos. Lo hicimos muy bien.  

Como antes de mudarse a una ubicación remota, no hacemos un seguimiento de las horas de trabajo, sino que nos centramos en la cantidad de trabajo realizado y las tareas realizadas. Tenemos una hoja de ruta, sprints y rastreadores de tareas.

Sergey Luchin, portavoz del Grupo Mail.ru:

En el trabajo, nos preocupa más el resultado, no el proceso. Cada empleado tiene sus propias formas de lograrlo. Mantener el dedo en el pulso es importante, pero esto debe hacerse con cuidado. Es necesario que los controles no tomen demasiado tiempo: si una persona pasa una o dos horas en los informes, la jornada laboral se reduce esencialmente y se usa de manera ineficiente. Además, hay tareas para las cuales se puede ver el progreso solo después de mucho tiempo, y tales informes diarios simplemente no tienen sentido. A menudo, una conversación de media hora con el líder en una semana será mucho más efectiva que cinco "estados" diarios.
Es suficiente para nosotros entender que el empleado está incluido en el proceso y está disponible para sus colegas.

A lo largo de nuestro trabajo remoto, llevamos a cabo encuestas periódicas para descubrir cómo se sienten los colegas cuando trabajan desde casa. La mayoría nota que en modo remoto son cómodos y funcionan aún más eficientemente.

Olga Filatova, vicepresidenta ejecutiva de recursos humanos y desarrollo organizacional de Beeline: las

entrevistas con los gerentes muestran que el desempeño de los empleados no ha cambiado ni aumentado. Beeline comenzó a implementar el proyecto de trabajo remoto BeeFREE en 2016, y durante este tiempo hemos adquirido una amplia experiencia en la organización y gestión del trabajo remoto. Esta experiencia también ayudó en abril de este año a transferir rápidamente a más del 90% de los empleados a un trabajo completamente remoto.

Los empleados y gerentes usan el portal corporativo para organizar y administrar el trabajo remoto. Los empleados completan listas de tareas con tareas para el día, y esta herramienta ayuda a controlar la efectividad. Además, realizamos encuestas a ejecutivos.

Servicio de prensa del grupo Rambler:

Después de las primeras tres semanas del udalenka, entrevistamos selectivamente a colegas y descubrimos cómo se sienten cuando trabajan desde casa. Alrededor del 20% de los empleados de diferentes niveles de diferentes departamentos participaron en él. La mayoría de ellos han aumentado la cantidad de trabajo (como el 57% de las personas en todo el mundo), mientras que muchos sintieron una sensación de movilización universal y unidad. La productividad también aumentó: los empleados en un sitio remoto comenzaron a trabajar de manera más activa y más. Por lo tanto, después del anuncio de los días libres en abril y mayo, la mayoría de los empleados (más del 80%) expresó su deseo de continuar trabajando en los proyectos que están llevando a cabo.

Equipo de recursos humanos "Dodo Pizza":

Después de la transición al trabajo remoto, muchos niños tienen un día de trabajo más largo. Cuando trabajas desde casa, no tienes que pasar tiempo en la carretera y es difícil hacer un seguimiento del tiempo. El día de trabajo comienza antes y termina más tarde. Muchos trabajan también los fines de semana.

Cada trimestre realizamos una encuesta de pulso y en abril agregamos una pregunta sobre el trabajo remoto. Los resultados mostraron que los muchachos están cómodos, tienen todo lo que necesitan para trabajar. Lo único es que no hay suficiente comunicación en vivo con colegas.

Continuamos enviando muebles y equipos desde la oficina si los empleados lo necesitan.

¿Cuáles son las dificultades de trabajar de forma remota en un equipo grande? ¿Cómo se construye la comunicación? ¿Qué servicios utilizas?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Estamos acostumbrados a hablar mucho: no solo en las reuniones en las salas de reuniones, sino solo fugazmente en los pasillos o en la cocina, en asuntos de negocios o informales. Anteriormente, a menudo íbamos a almuerzos de trabajo o discutíamos problemas rápidamente para tomar café. Esto es parte de nuestra cultura. Por lo tanto, cuando todos se fueron a trabajar de forma remota, se volvió inusual y al principio un poco complicado: no había suficiente comunicación.

Pero al mismo tiempo, ya teníamos experiencia en comunicaciones remotas. VK tiene oficinas en diferentes ubicaciones y ciudades, muchos empleados remotos, por lo que incluso en "tiempos de paz", hablamos no solo en vivo. Este sistema está bien establecido a través de la plataforma VKontakte: utilizamos salas de chat, comunidades de trabajo y otras interfaces internas.

Es importante para nosotros estar en la misma longitud de onda y saber qué están haciendo los equipos vecinos. Por lo tanto, el proceso de informar a los empleados siempre ha sido una prioridad, mucho antes del aislamiento. Sin embargo, en las realidades modernas, algunos formatos tuvieron que corregirse ligeramente.

Por ejemplo:

  • Los informes largos de equipos solían ser lanzados una vez cada dos semanas, ahora, cada semana;
  • Los discursos sobre las noticias en el trabajo solían tener lugar en el formato de transmisiones desde la sede. Podrías venir a la sala de conferencias y ver en vivo, hacerle una pregunta a un orador, pat. Ahora se llevan a cabo en formato de video. Pregrabamos videos, editamos y publicamos a la hora habitual en la comunidad para todo el Equipo. El respeto se puede expresar en los comentarios;
  • reuniones con la gerencia (los llamamos "viernes"), donde el nivel c responde las preguntas del equipo y habla sobre eventos importantes, cambió al formato de transmisión.

Servicio de prensa del Grupo Rambler:

pudimos cambiar rápidamente a un formato de trabajo remoto; nos llevó entre dos y tres días. El Grupo Rambler ha establecido durante mucho tiempo un proceso de trabajo remoto para la mayoría de los empleados del grupo.

Para celebrar reuniones masivas, inmediatamente configuramos equipos para todos, compramos licencias de Zoom, ayudamos a los empleados a configurar nuevos servicios y equipos de comunicación (durante el período de acceso total al modo remoto, el equipo de soporte técnico trabajó alrededor de 500 tickets). Para un acceso rápido a los servicios internos, reemplazamos los enrutadores VPN y brindamos acceso estándar a más de 1.200 empleados.

Para permanecer en el campo de información general, tenemos reuniones semanales en línea con líderes empresariales, el CEO se reúne con el equipo una vez cada dos semanas. Seguimos en contacto con equipos y líderes. Incluso queremos dejar esta práctica en el futuro, casi todo el equipo puede asistir a una reunión en línea, separándose mínimamente de las tareas laborales.

Olga Filatova, Beeline:

Una de las tareas más importantes es mantener una comunicación constante y transparente con todos los empleados, tanto dentro de los departamentos como con la alta dirección. Para estar constantemente en el campo de la información, los gerentes realizan videoconferencias continuas en Zoom, Blue Jeans, Skype for Business, usan grupos en varios mensajeros instantáneos para intercambiar información. El portal corporativo Space desempeña un papel importante en la comunicación, en el que publicamos noticias y anuncios de reuniones con la alta dirección. Dichas reuniones se llevan a cabo regularmente con nosotros, ya que la comunicación constante con los líderes de la compañía es ahora una garantía de tranquilidad para los empleados.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Somos una empresa de tecnología y nos fue más fácil transferir el trabajo a un modo remoto: Mail.ru Group tiene muchos productos de comunicación sólidos, incluidas dos redes sociales rusas líderes. Solíamos resolver muchos problemas en mensajería, correo y video, pero ahora solo transferimos todas las comunicaciones en línea, incluidas las reuniones con socios.

Servicio de prensa MegaFon:

La compañía brindó a todos sus empleados la oportunidad de conectar la tarifa Unite !, que incluye Internet en el hogar, comunicaciones móviles y TV, para una organización exitosa del trabajo desde casa durante tres meses sin cargo. Con el mismo propósito, los expertos de MegaFon Corporate University MegaAcademia realizaron un seminario web para empleados y sus familiares con recomendaciones sobre cómo mejorar la productividad, organizar el espacio de trabajo e información sobre herramientas digitales para una comunicación ininterrumpida y una rápida resolución de problemas. Se desarrolló una capacitación para gerentes sobre cómo organizar adecuadamente el trabajo de los empleados a distancia. En total, realizaron más de 20 eventos en línea: talleres, seminarios web, ferias profesionales y otros.

¿Cómo motivan a los empleados? ¿Cómo se compensa la falta de eventos de team building?


Equipo de recursos humanos "Dodo Pizzas":

Hemos estado aislados durante más de un mes y todos nos extrañamos. Para mantener el espíritu de equipo, los muchachos convocan equipos, juegan cuestionarios los fines de semana y realizan catas en línea. En abril, celebramos el cumpleaños de la compañía en línea. Organizaron la transmisión en el canal de YouTube en forma de una guía de programas y su propio canal "Dodo TV". Colegas en el aire enseñaron a cocinar, dibujar, practicar deportes en casa, tomar hermosas fotos y jugar el juego "Adivina la melodía". Por supuesto, hubo un programa de noticias del CEO de la compañía y una fiesta posterior en Google Meet.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Antes de mudarnos a un trabajo lejano, nuestras oficinas tenían mucho entretenimiento y actividades para los empleados: pizza los viernes, juegos en Brain Slaughterhouse, clases magistrales, campeonatos de tenis de mesa, visitas conjuntas al cine y mucho más. Cuando quedó claro que el trabajo remoto duraría más de una semana, comenzamos a pensar que de nuestras actividades era posible adaptarlo al formato remoto. E inmediatamente preguntaron qué necesidades pueden surgir para los empleados cuando trabajan desde casa, lo que podemos ayudar a cerrar. Le preguntaron a todo el equipo qué les faltaba y qué les gustaría y, en base a las respuestas, prepararon nuevos formatos. 

Como resultado, formateamos nuestra comunidad interna para los empleados de VK Lectures (donde las conferencias para el Equipo de la Sede se transmitieron a la hora habitual) en una comunidad para mantener el buen espíritu en un sitio remoto: VK Isolation. Y trasladaron los edificios del equipo allí en un nuevo formato.

Reformateamos el entretenimiento antiguo y agregamos otros nuevos relevantes para el trabajo remoto:

  • Comida. Publicamos recetas geniales y simples de colegas para aquellos que resultaron estar solos con la cocina. Para el nivel avanzado, organizaron clases magistrales más complejas de chefs a través de la comunicación por video. Se enviaron códigos de promoción para descuentos a todos los empleados de Delivery Club.
  • . , , - - . , , - VK, . 
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  • . Random Coffee , Discord.
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  • . , , , , , Zoom.

También dieron conferencias sobre la historia de Singer House y los grandes almacenes "Near the Red Bridge" con los historiadores de Lev Lurie House of Culture. 

Olga Filatova, Beeline:

Utilizamos la participación en línea de los empleados, lo que les ayuda a sentirse parte del equipo. Por ejemplo, en el portal corporativo recolectamos colecciones de fotos con el lugar de trabajo en el hogar de los empleados, practicamos deportes en línea conjuntos, premios, torneos de ajedrez en línea, deportes electrónicos. Para un trabajo más cómodo, Zoom realizó fondos corporativos personalizados. Reunimos todos los eventos celebrados en la compañía en el próximo resumen semanal de BeeFREE. A todos los empleados remotos se les cobra un paquete adicional de tráfico de Internet a su número de servicio, y también se proporciona telemedicina en el paquete VHI.

Servicio de prensa MegaFon:

MegaFon organiza eventos de entretenimiento en línea para empleados que trabajan de forma remota en la plataforma MegaFon TV. En abril y mayo, tuvo lugar un concierto en línea de la famosa estrella extranjera y una fiesta de la banda de versiones. El 7 de mayo, se organizó un cuestionario. El viernes 15 de mayo, se llevará a cabo un concierto de rock. También hay planes para celebrar una clase magistral culinaria con los hijos de los empleados y una clase magistral de dibujo.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Hemos traducido casi todas las actividades sociales en línea, incluso deportes corporativos y programas para los hijos de los empleados. Lanzaron proyectos adicionales: una discusión de películas con el crítico de cine Anton Dolin, cocción conjunta de desayunos con chefs profesionales, etc. Además, al cambiar al trabajo remoto, proporcionamos descuentos adicionales de Delivery Club para todos nuestros empleados. Nuestra política en las áreas de desarrollo, capacitación, compensación y beneficios se ha mantenido sin cambios.

Servicio de prensa del grupo Rambler

Estamos constantemente en contacto, podemos decir que nos conocimos antes con menos frecuencia. Tenemos cuestionarios en línea, mitaps. La participación en eventos es exclusivamente voluntaria, entendemos que el autoaislamiento no cancela los asuntos personales y que el trabajo puede consumir más energía. Por lo tanto, solo estamos tratando de ayudar: mantener a los niños ocupados, explicar nuevas reglas para el autoaislamiento, dar herramientas efectivas.

Muchas actividades son organizadas por los propios empleados. Por ejemplo, tenemos un Rambler / bar semanal, en el marco del cual todos están interesados ​​en discutir en línea no solo temas de trabajo, sino también descansar, hablar sobre temas abstractos / personales.

¿Ha habido casos de agotamiento? ¿Cómo trabajó con tales empleados? ¿Tiene un psicólogo del personal que está listo para ayudar en tales casos?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Durante más de un año, un psicólogo profesional ha estado trabajando en nuestra sede, con la que todos los empleados pueden contactar. Con la transición al trabajo remoto, se preservó la oportunidad de recurrir a un psicólogo, solo que ahora las sesiones son a través de la comunicación por video. 

Además, tenemos un socio comercial de recursos humanos con el que cada empleado puede discutir cualquier problema que le concierna. Estamos a favor de un enfoque individual, y siempre tratamos de encontrar la solución óptima para el problema específico de cada empleado, incluso cuando se trata del problema del agotamiento. Alguien necesita tiempo para relajarse y cambiar por completo de las tareas laborales, alguien necesita un cambio de actividad dentro del equipo y alguien necesita ayuda para construir una línea más clara entre el trabajo y el tiempo personal. 

Servicio de prensa del grupo Rambler

Al comienzo de nuestro aislamiento, celebramos un acuerdo con el Servicio de Consultoría Remota de Understand, en virtud del cual los empleados de un grupo de empresas pueden consultar psicólogos, abogados y consultores financieros de forma gratuita.

Además, nuestro equipo de capacitación y desarrollo ofrece a todos una sesión personal de entrenamiento en línea. Esta es la comunicación con especialistas de clase alta en varios temas, incluyendo agotamiento, pérdida de motivación. Aquellos que quieran comer, lo sabemos con certeza. Pero, naturalmente, todo el proceso es completamente anónimo.

Olga Filatova, Beeline:

Durante los cinco años del proyecto, hemos estudiado en detalle las causas de la incomodidad del personal y hemos encontrado formas efectivas de trabajar con ellos. En los cursos de capacitación requeridos sobre trabajo remoto, brindamos las notas introductorias necesarias sobre planificación y administración del tiempo, compartimos trucos para la vida y cómo mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida. Además, después de que comenzó la pandemia, nuestra universidad corporativa desarrolló el seminario web "Cómo hacer frente a la ansiedad". Para mantener el estado de los recursos de los empleados en el portal interno, publicamos colecciones de música, libros y películas, aplicaciones, trucos para trabajos remotos y otros materiales útiles.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Brindamos a nuestros empleados información útil sobre el tema del teletrabajo y ayudamos a los colegas a adaptarse al modo de autoaislamiento. Ayudamos con temas relacionados con la organización del lugar de trabajo, el uso de herramientas de trabajo y la comunicación.

Además, lanzamos un programa de seminarios web sobre estrés y estado funcional. En las condiciones de trabajo remoto, los colegas pueden encontrar una serie de dificultades, incluida la construcción de un equilibrio entre el trabajo y el descanso, por lo tanto, nuestros psicólogos de oficina y servicios de asesoramiento psicológico en línea de terceros están disponibles para todos los empleados, a los cuales Hicimos acceso corporativo.

Servicio de prensa MegaFon:

Para evitar el agotamiento profesional y resolver rápidamente los problemas que surgen en un modo de autoaislamiento que no es típico para todos, los empleados pueden recurrir a psicólogos de la compañía que estén listos para consultar, brindar apoyo y dar recomendaciones sobre cómo hacer frente a la carga adicional.

¿Qué haces si un empleado se siente incómodo trabajando en un sitio remoto?


Olga Filatova, Vicepresidenta Ejecutiva de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional de Beeline:

Para organizar adecuadamente el trabajo remoto, los gerentes y empleados toman cursos en línea preparados por una universidad corporativa. Deben pasar a todos los empleados que trabajan de forma remota. De estos cursos, los colegas aprenden sobre todas las acciones y algoritmos necesarios que ayudan a trabajar cómodamente desde casa. Al mismo tiempo, por supuesto, los empleados siempre pueden discutir temas particulares con su supervisor y superar las dificultades encontradas en una sesión de entrenamiento individual.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Realizamos encuestas sobre cómo se sienten los empleados de forma remota y si podemos ayudar con algo más, leemos las respuestas e intentamos resolver los problemas que surgen. Para todos los que se sentían incómodos trabajando detrás de las pantallas de las computadoras portátiles, transportábamos monitores desde la oficina, y los que sufrían en casa sin una silla de oficina llevaban sillas. Tratamos de predecir las necesidades que pueden surgir para los empleados con trabajo remoto, y buscamos formas de satisfacerlas. 

Cualquier empleado puede abordar los problemas tanto con su supervisor inmediato como con el socio comercial de RRHH o el DRH. Por el momento no podemos permitir que el empleado trabaje desde la oficina por razones de seguridad, pero estamos tratando de resolver todas las demás solicitudes.

Servicio de prensa del grupo Rambler

Intentamos informar a los empleados sobre la vida de la empresa y apoyarlos. Desde el primer día del trabajo remoto, comenzamos a realizar conexiones directas con el director general, los líderes empresariales y los equipos. Además, organizamos nuestros propios seminarios web, donde hablamos sobre cómo mantener la calma en la nueva realidad tanto para especialistas como para gerentes. A uno de los primeros seminarios web sobre habilidades laborales remotas (incluidos los personales y psicológicos) asistieron cerca de 700 empleados.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Si surgen dificultades, cualquier colega puede recurrir tanto a su supervisor como al socio comercial de Recursos Humanos de su equipo para ayudarlo a resolver cualquier problema.

¿Cuánto tiempo lleva en teoría su equipo preparado para trabajar de la manera en que lo está ahora?


Olga Filatova, Beeline:

Hemos estado trabajando de forma remota desde 2016, por lo que no estamos experimentando dificultades. Además, estamos listos para compartir experiencias en la organización y gestión del trabajo remoto con otras compañías y sus empleados. En marzo de 2020, Beeline creó un sitio con materiales relevantes : reglas para el trabajo remoto, lenguaje de documentos legales, ataques de los empleados, entradas a seminarios web sobre este tema, etc. Más de un mes, más de 100 mil personas lo visitaron.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

El trabajo en un formato remoto tiene desventajas y ventajas, y hasta ahora lo estamos haciendo muy bien. ¿Podemos seguir así? Sí, mientras haya tanta necesidad. Pero, por supuesto, como todos los demás, estamos esperando la normalización de la situación y la oportunidad de volver al ritmo habitual de trabajar en la oficina y reunirse con colegas en vivo. 

Servicio de prensa del Grupo Rambler

En algunos activos médicos ("Cartel", "Rambler"), el régimen de turnos flexibles se ha introducido durante mucho tiempo y su horario no ha cambiado significativamente. Técnica y operativamente, estábamos listos para mudarnos a una ubicación remota y, según los líderes de activos, mantenemos nuestra efectividad. Pero hay proyectos cuyo trabajo no es posible en un formato remoto. Esto se aplica a nuestros medios de comunicación, los estudios de proyectos de Okko: alrededor del 3% del número total de empleados.

Todos extrañamos la oficina, colegas, amigos y gerentes, por lo que queremos regresar rápidamente a la oficina. Nosotros mismos sentimos y vemos / escuchamos esto en el marco de los comentarios de los colegas.

Equipo de recursos humanos "Dodo Pizza":

después de debilitar la cuarentena, planeamos recomendar trabajar desde casa para eliminar los riesgos de infección en el transporte público.

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