Cómo hacer un buen informe corto

Finales de mayo y principios de junio es el momento tradicional para la protección de diplomas en las universidades. Además del trabajo final, los estudiantes deben preparar una presentación corta (durante 7-10 minutos) antes del comité de examen, así como hacer una presentación. Y a menudo para un estudiante preparar un informe / presentación normal es algo más difícil que escribir un diploma en sí. Además, a menudo resulta que cuanto más informativo e interesante sea el trabajo, más difícil será realizar un rendimiento de alta calidad. En este artículo, ofrecemos nuestra opinión sobre cómo resolver este problema.



En San Petersburgo, HSE tradicionalmente pasamos de abril a mayo para trabajar con estudiantes graduados en sus discursos de defensa (y los seis meses anteriores para escuchar informes completos). Y de alguna manera hemos llegado a un acuerdo con el hecho de que, a pesar del alto nivel de nuestros estudiantes, pocos logran pasar por un ensayo la primera vez. Como regla general, tenemos que escuchar los informes 2-3 veces, editar presentaciones, agregar / modificar / corregir la presentación del material antes de declarar la presentación adecuada y liberar al estudiante para su protección. Y, por supuesto, de año en año tenemos que explicar a los estudiantes los mismos principios básicos de elaborar un informe, organizar una presentación, etc. Este artículo es un intento de presentar por escrito todos los puntos principales que tradicionalmente explicamos a los estudiantes que salen en defensa.Y nos alegrará si las consideraciones que presentamos aquí resultan útiles no solo para nuestros estudiantes, sino también para todos los demás estudiantes: los lectores de Habr que vienen este año para defender sus diplomas, así como a todos aquellos que tienen que preparar presentaciones cortas para el trabajo de acuerdo con los resultados de su trabajo actual.

Nota: se toman más ilustraciones de la presentación para la tesis del estudiante de primer año de nuestro programa de maestría " Programación y análisis de datos ", graduado del programa de licenciatura " Matemáticas aplicadas y ciencias de la computación " Egor Bogomolov.

1)En primer lugar, el formato de una presentación de 7-10 minutos limita significativamente el número de diapositivas en una presentación. La experiencia sugiere que no debe tener más de 12-15 diapositivas. ¿Por qué? Si tomamos un informe de 7 minutos y dividimos 7 por el número de diapositivas, entonces, en promedio, obtenemos aproximadamente 30 segundos por diapositiva. 30 segundos es un período de tiempo bastante corto, es difícil decir algo significativo durante este tiempo. Si el número de diapositivas aumenta, entonces el informe se convierte en una cola de ametralladora y nadie tiene tiempo para entender nada, o se garantiza que el orador no encajará en el tiempo asignado para él. En base a esto, arreglemos el número de diapositivas (12-15) y comprendamos qué debería haber en ellas.



2)Con la primera diapositiva, todo está más o menos claro: el título del informe, autor, asesor científico, organización se indica en él. También es recomendable celebrar la ciudad y el año. El único punto sutil: quiero que la información colocada en la primera diapositiva se formatee correctamente. Esta diapositiva establece el estilo de toda la presentación: el estilo y el tamaño del pin, los colores que se utilizarán más adelante. Por ejemplo, recomendamos usar azul y blanco, los colores corporativos de la Torre.



Te contaré sobre el estilo de las diapositivas restantes. En cada uno de ellos es deseable hacer tanto el encabezado como el pie de página. Es deseable indicar el nombre del bloque de presentación en el superior (digamos sobre los bloques a continuación), en el inferior: el apellido del orador, el nombre corto del informe y, lo que es más importante , el número de la diapositiva en formato x / y , donde xEs el número de la diapositiva actual, y es el número total de diapositivas. ¿Por qué se hace esto? Los oyentes, por regla general, quieren entender en qué punto del informe se encuentran y cuántas diapositivas más hay por delante. Si esta información no está disponible, se crea la impresión de que el informe puede durar para siempre o que puede finalizar en cualquier momento. Esto es molesto.

3. Ahora pasemos al contenido de las diapositivas. El informe completo puede dividirse condicionalmente en dos partes: la parte introductoria (antes de formular las metas y objetivos del trabajo) y la parte sustantiva (después de las metas y objetivos). Importante : en un buen informe, la parte introductoria toma aproximadamente la mitad (!)toda la presentación, y he aquí por qué. Si el orador no hace una presentación normal, no hace que todos los presentes comprendan el tema del trabajo, la declaración del problema, etc., entonces nadie escuchará la parte sustantiva: la audiencia simplemente no entenderá de qué se trata la charla. Por lo tanto, el 50% de éxito es una parte introductoria bien construida.



Importante : desde nuestro punto de vista, la parte introductoria debe constar de tres bloques. Primer bloque- enunciado del problema, en él el hablante dice cuál es la tarea, a qué área temática pertenece, presenta conceptos básicos y definiciones, indica por qué la solución a este problema es importante. Y este bloque, con raras excepciones, no olvide incluir todo en su informe. Sin embargo, no todos, por desgracia, saben decirle correctamente. La idea errónea típica del orador es que casi todos conocen esta tarea, excepto por pequeños detalles. Y en lugar de explicar con los dedos cuál es su tarea, el hablante comienza a usar libremente los términos, definiciones y hechos, conocidos, por regla general, solo para él y un grupo reducido de sus colegas, sin explicarlos de ninguna manera.

Puedo decir algo bastante sedicioso, pero la declaración del problema debería ser, hasta cierto punto, similar a la respuesta a los padres / amigos / conocidos en el bar a la pregunta "¿Qué estás haciendo en tu universidad / trabajo?" Y es poco probable que, sentado en un bar o en la cocina con tus padres, te sirva en términos desconocidos y te conviertas en un especialista genial. Lo más probable es que intente explicar con los dedos al menos el área temática en la que realiza la investigación. Y como regla general, mientras está sentado en un bar / en la cocina, se las arregla para hacer esto, pero durante el informe, por alguna razón, no. Debe comprender: cuanto más simple, claro y comprensible sea sobre su área temática, más personas escucharán su informe hasta el final.



Pasemos al segundo bloque- Una revisión de los resultados disponibles en esta área. La mayoría de los oradores tienen problemas con él. Por alguna razón, se cree que puede desecharse de manera segura, especialmente en el caso de informes breves. Mientras tanto, esta es una falacia colosal; este bloque es categóricamente necesario. Si no está en el informe, esto generalmente significa dos opciones.

La primera opción : el orador simplemente no comprende que, además de él, hay cientos, si no miles, de investigadores trabajando y recibiendo resultados en este campo. Como resultado, es muy probable que todo lo que el orador esté a punto de hablar ya haya sido hecho por alguien en algún lugar hace mucho tiempo, y él simplemente esté reinventando la rueda.

Segunda opción- que la tarea es tan poco interesante e innecesaria para nadie que nadie la está haciendo. Por lo tanto, la relevancia de esta tarea es cercana a cero, y escuchar este trabajo tampoco tiene sentido. Estos, por supuesto, son casos extremos, hay casos intermedios. Por ejemplo, un par de referencias a obras de 1994. Y si eso es todo, entonces nuevamente problemas, vea las dos opciones discutidas anteriormente.

Estimados colegas, ¡sin revisar los resultados de otros investigadores, todo su trabajo no tiene absolutamente ningún significado! En él, debe convencer a los oyentes de que está al tanto de todas las últimas investigaciones en este campo, que posee completamente el material, sabe quién, qué y cuándo lo hizo en los últimos 4 a 5 años . Si este no es el caso, ya no puede escuchar el informe.



Parece que en una revisión de la literatura puede terminar la parte introductoria y proceder a la formulación de las metas y objetivos del estudio. En realidad, la mayoría de los oradores sin experiencia intentan hacerlo. Y este es un error muy grave: en cualquier presentación, debe haber un bloque más extremadamente importante, a saber, un bloque con el nombre en clave "Big BUT". En este bloque deberías decir algo como esto: sí, ya se ha hecho mucho en mi área (ver la primera parte obligatoria) (ver la segunda parte obligatoria), pero: hay tales y tales inconvenientes en tal o cual trabajo, en tal esto y tal no se ha hecho a este trabajo, pero esto y tal sigue siendo incomprensible de este trabajo. Y en mi trabajo, voy a eliminar estos puntos / completar estas tareas inacabadas / para ofrecer mis propias soluciones más exitosas. Y solo después de eso puede pasar a la parte central del informe: la formulación de las metas y objetivos del trabajo .



4. El objetivo de cualquier trabajo debe ser uno. No se permiten múltiples objetivos. Si hay varios de ellos, es, más bien, en el lugar incorrecto y en la forma incorrecta que los objetivos formulados del estudio. propósito- esto es algo que desea lograr de manera integral con su trabajo: crear un producto de software, armar un conjunto de datos, construir un modelo, realizar un análisis, etc. Piense en lo que quiere lograr con su trabajo. Como regla general, este será su objetivo.

Importante: en muchos trabajos, se comete un error bastante significativo en este lugar: el objetivo se formula de manera demasiado general, por ejemplo, "crear un sistema de filtrado de spam" o "detectar bots en redes sociales". Colegas, estas son tareas que durante varios años han sido resueltas por grandes compañías de TI como Google o Facebook. Y será muy divertido si de repente resulta que es en su trabajo que esta tarea global finalmente se resolverá. Con una probabilidad muy baja, los oyentes creerán en un escenario tan optimista. Lo más probable es que un objetivo formulado de manera similar sea, por regla general, un signo de inexperiencia y / o incompetencia. No cometa este tipo de error: indique su objetivo de manera muy específica.

Pasemos a las tareas. Tareas- Este es, en esencia, un breve plan de su trabajo, una breve descripción de cómo va a lograr el objetivo establecido anteriormente. Por ejemplo, "necesita crear un modelo": 1) crear tal y tal herramienta; 2) recopilar tal y tal conjunto de datos; 3) construir un modelo prototipo; 4) pruebe este prototipo con tal o cual información. A menudo, para formular las tareas correctamente, solo necesita mirar su trabajo una vez más, dividirlo en 3-4 bloques grandes y de alguna manera llamar a estos bloques. En realidad, estas serán tus tareas.

Importante : no debe haber términos nuevos en el objetivo o las tareas. Si aparecen repentinamente, esto significa que no ha completado la declaración del problema, no ha explicado completamente todos los términos, herramientas, mecanismos que generalmente se utilizan para resolver tales problemas, etc. Además, no debería haber muchas tareas. Como regla, estas son 3-4 tareas globales. No los aplaste, no haga entre 7 y 8 tareas. Finalmente, las tareas deben ser lo suficientemente cortas y concisas . Idealmente, cada una de estas tareas debe colocarse en el pie de página en las diapositivas posteriores.



5)Pasamos ahora a la segunda parte sustantiva del informe. Su construcción es muy simple. Tienes alrededor de 7 diapositivas en stock. Debe dejar la última diapositiva para obtener conclusiones, quedan 6 diapositivas. Estas diapositivas se dividen en bloques según la cantidad de tareas. Y para cada tarea en su breve informe, deja 1-2 diapositivas. Por desgracia, este es el máximo que puede pagar debido al límite de tiempo. Lo que hay que traer ya es una pregunta bastante específica, todos deberían resolver este problema por sí mismos. Aquí es importante elegir puntos verdaderamente importantes en cada una de las tareas y tratar de hablar brevemente sobre ellos. No hay suficientes recetas generales para esta parte, y la experiencia es muy importante aquí: la suya, su supervisor y sus colegas.





A menudo, en este lugar, los estudiantes hacen la pregunta: bueno, bueno, de alguna manera esquemática, en mis dedos, tengo tiempo para mostrar algo allí en 1-2 diapositivas; pero hay muchos detalles importantes, docenas de detalles importantes, y ni un solo profesional que escuche el informe podrá evaluar el trabajo sin esta información adicional. ¿Qué hacer en este caso?

Aquí debes entender lo siguiente. Como regla, solo hay 2-3 personas entre la audiencia que realmente entienden de qué se trata su informe. Lo más probable es que estén realmente interesados ​​en conocer los detalles del estudio. Por lo demás, los detalles no son importantes, necesitan una idea general. Explíquelo con los dedos y, para profesionales estrechos, prepare de cada bloque varias diapositivas adicionales fuera de la presentación. Por ejemplo, su informe tiene 15 diapositivas. Deje la numeración como x / 15, donde x es el número de la diapositiva actual. Detrás de la diapositiva 15, haga diapositivas adicionales 16-17 en el formato x / 15, x = 16.17, y así sucesivamente, a la que se puede extraer información que no podría caber en los bloques principales.



Si de repente (lo cual no es un hecho) después de su informe, uno de los oyentes decide hacerle una pregunta específica, abrirá estas diapositivas y responderá esta pregunta en detalle. Al mismo tiempo, al responder la pregunta, ya no estará limitado a los 7-10 minutos que se le dieron para el informe. Por lo tanto, puede agregar esa información que físicamente no encajaba en el informe principal, pero sobre la que deseaba contar algo.



6)Ir a la última diapositiva. En esta diapositiva, declara las conclusiones o resultados de su investigación. De hecho, aquí solo tiene que duplicar las tareas que se formularon en el medio de su informe. Sin embargo, surge la pregunta: ¿por qué entonces se necesita esta diapositiva? ¿No es más fácil volver a mostrar las tareas y decir que se completaron? No, hay diferencias importantes. El hecho es que, al formular los objetivos del estudio, aún no puede apelar a la información que tendrá en el contenido de su informe. Aún no ha revelado con la ayuda de qué ideas, métodos y enfoques ha logrado su objetivo, qué tan exitosos han sido sus enfoques, qué tan bien se han realizado las pruebas, etc. Sin embargo, al final de su informe, la audiencia ya está inmersa en el tema, conocen la terminología,las soluciones que ha propuesto son conocidas, y puede revelar con seguridad las tareas formuladas anteriormente en las conclusiones y describir brevemente cómo resolvió exactamente estos problemas.

Bueno, la guinda del pastel en esta parte del trabajo serán, por ejemplo, enlaces a artículos que escribió en función de los resultados del estudio, informes que realizó en una conferencia en particular, productos de software que comenzaron a usar el código que escribió, etc. .

Pequeña nota: la última diapositiva una por separado "Gracias" no es necesario - esta frase perfectamente calma puede decir al final de las palabras. Una diapositiva como "¿Sus preguntas?" También es inapropiada. Esta frase debe decirla la persona que preside esta reunión, no le quite el pan.

7. Bueno, en conclusión, algunas palabras sobre qué hacer si no tiene un informe corto de 7-10 minutos, sino un informe grande de 30-40 minutos. Importante:toda la estructura descrita anteriormente permanece categóricamente sin cambios. Quedan los bloques "enunciado del problema", "revisión de los resultados disponibles", el bloque "pero", la diapositiva "meta y objetivos", la diapositiva "conclusiones". ¿Qué está cambiando? El número de diapositivas está cambiando, principalmente en la parte de contenido: ahora en lugar de 1-2 diapositivas, finalmente puede insertar 5-7 diapositivas detalladas para cada tarea.

Pero esto no es todo: expandir la parte de contenido, no debe olvidarse de la parte introductoria. También debe ampliarse: es necesario contar con más detalles sobre el enunciado del problema, para dar una descripción más detallada de los resultados disponibles. Recuerde que la parte introductoria sigue siendo al menos, si no más, una parte importante de su informe. Hazlo mal, y nadie entenderá toda la información restante, o nadie escuchará.

Eso es todo en general. Esperamos que estas notas sean útiles para todos los que estén preparando sus informes, y especialmente para aquellos estudiantes que están preparando presentaciones de sus trabajos de graduación en este momento.

PD Aquí puede ver diplomas y presentaciones de graduados de nuestro programa de licenciatura " Matemática Aplicada y Ciencias de la Computación " para 2019. Por supuesto, están lejos de ser ideales, y podrían (y deberían) mejorarse, pero pueden dar una idea de una parte final del gran trabajo en la preparación de nuestros estudiantes para la defensa.