🍥 🤴 🙎🏽 Trello: un sistema eficaz de gestión del conocimiento para un pequeño equipo de TI 🙅🏻 🛰️ 📏

Cuando hablamos de una base de conocimiento, generalmente representamos un sistema complejo en una gran empresa o corporación de TI. Usan la base de datos para almacenar instrucciones, documentación, cursos y tarjetas de habilidades. Pero incluso los equipos pequeños necesitan bases de conocimiento. Por ejemplo, diseñadores para almacenar enlaces a sitios de inspiración, ejemplos para clientes, servicios en línea para trabajo y artículos.

El uso de productos voluminosos como Confluence es inconveniente para esto; los equipos pequeños están mejor con Trello. Esta herramienta simple y práctica le permite organizar un depósito de conocimiento conveniente en una noche, que es fácil de mantener y actualizar. Eso es exactamente lo que hizo y quedó satisfecho el equipo de diseño web de Atman Digital. Roman Khorin contará cómo utilizan la base de conocimiento en Trello, cuáles son las ventajas de este enfoque y quién es el adecuado. - CEO de Atman Digital.

Por qué elegir Trello

Cuando un diseñador lleva a cabo un proyecto comercial, tiene dos preguntas: "¿Dónde vi esto?" y "¿Cómo se puede hacer esto?" Un especialista experimentado tiene una memoria visual y visual de los proyectos y servicios que desarrolló. Encontrar una referencia (ejemplo) y comprender cómo implementar un proyecto es una tarea sencilla para él. Pero los principiantes no tienen esa memoria: necesitan estudiar constantemente el diseño de nuevos sitios y servicios.

Atman Digital tiene un equipo de diseño joven. Después de completar varios pedidos, surgió la pregunta: “¿Cómo organizar un intercambio de experiencias en un equipo?” Para crecer y desarrollarse. Esto requiere encontrar una manera de intercambiar servicios útiles y conjuntos de referencias: una base de conocimiento.

No tuvimos tiempo de construir una base sólida y profunda. Como los primeros proyectos estaban en Trello, el equipo ya estaba familiarizado con esta herramienta. Fue elegido para organizar la base de conocimiento.

La estructura de Trello es simple e intuitiva: listas, tarjetas, listas de verificación. Organizamos fácil y rápidamente la base y nos adaptamos a ella gracias a la interfaz familiar. En Trello, es fácil organizar los enlaces externos que constituyen la base de los diseñadores. Agregar algo nuevo a la base de datos también es fácil y comprensible para todo el equipo.

Cómo funciona la base de conocimiento de Atman

La base es jerárquica: se divide en diferentes categorías, cada una de las cuales tiene tarjetas con un subnivel adicional en forma de listas de verificación.

Tablero de cartas en la base de conocimiento.

El primer nivel de la jerarquía es la separación del flujo de trabajo . Todos los proyectos comienzan con análisis y continúan con la creación de prototipos. Las referencias y una tabla de lodo son un estilo visual que se puede ofrecer a un cliente para realizar todo el proyecto en este estilo. Representación adicional del diseño y varios pasos que no están en la imagen.

Cuando un diseñador tiene un problema, quiere recordar lo que vio o usar la experiencia pasada. Los problemas aparecen no solo así, sino en relación con el flujo de trabajo, por ejemplo, mostrar a los clientes ejemplos de sitios o agregar un nuevo elemento al diseño. Por lo tanto, el primer nivel es la separación de tareas.

El segundo nivel son los tipos de materiales . Estas son tarjetas dentro de una sección que pueden estructurarse.

En el siguiente nivel, en la tarjeta, una lista de materiales que usamos en el trabajo. En este caso, estos son sitios de los que nos inspiramos. Esto es "conocimiento elemental" que ya no se puede dividir en componentes.

Características de la base de conocimiento de Atman

Se basa en enlaces a otros sitios y servicios en línea. En primer lugar, la experiencia visual que está en línea es importante para el diseñador. Utilizando los enlaces, digitalizamos toda la información que necesitábamos como conocimiento: ejemplos de trabajo, servicios, artículos, videos, documentos internos en Google Docs. Digitalizado, estructurado y ensamblado en un solo lugar.

La base está abarrotada si no la sigue. Por lo tanto, tenemos un rol separado como moderador que limpia regularmente la base de datos y le agrega algo nuevo.

¿Cómo llega el conocimiento a la base de datos? Todos pueden agregar conocimiento, pero primero pasan por el "Distribuidor". Este es un filtro que filtra lo estúpido de lo útil.

Cuando un miembro del equipo vio algo interesante, lo puso en el "Dispensador" en una de las tarjetas: "¡Definitivamente es útil!" o "Puede ser útil". Los materiales de la segunda tarjeta son discutidos por el equipo para su utilidad.

El moderador ingresa regularmente a la base de datos y verifica todos los enlaces que se han acumulado en el "Distribuidor". Luego decide qué hacer con ellos: eliminar o transferir a otra categoría y agregar una descripción si es necesario.

Un sistema de recordatorios y notificaciones . En las primeras semanas de vida, la base se llenó de emociones. Más tarde, la popularidad comenzó a caer y solo había un moderador: yo. Para resolver el problema, introduje un sistema de recordatorios y notificaciones.

El principal canal de comunicación es Slack. Tiene integración con Trello. Configuramos todo para que cuando agregue material nuevo al chat del equipo de Slack, llegue una notificación. Inicialmente, se enviaron notificaciones a los diseñadores que trabajaban en el chat. Cuando comenzaron a quejarse de que las notificaciones distraían, creamos un canal separado en Slack para las notificaciones y agregamos a aquellos que lo deseaban.

Todas las semanas en llamadas telefónicas, compartimos experiencias, impresiones, evaluamos el trabajo. Al comienzo de cada reunión, le recuerdo la base : le pregunto quién agregó qué, qué novedades aprendí, qué podría ofrecer. Durante el flujo de trabajo, también doy referencias a la base de datos.

Que paso bien

Estructura . La jerarquía desde el proceso de producción hasta el "conocimiento elemental" se ha mostrado bien. Los materiales están claramente estructurados y son fáciles de encontrar el enlace que necesita.

La edición . La base en Trello es fácil de editar: cambiar texto, agregar nuevas secciones, listas, enlaces. Incluso si alguien cometió un error, todo se puede arreglar.

Instrucciones . Escribimos una instrucción separada que ayuda a los principiantes a comprender cómo funciona la base de datos y no romperla.

El sistema de recordatorio alienta al equipo a usar la base de datos, y el " Distribuidor " ayuda a filtrar materiales inútiles y no ensuciar la base de datos.

Trabajo general. Es conveniente cuando cada miembro del equipo puede participar en el proceso. No hay una sola persona que se dedique a la gestión del conocimiento: todos ayudan.

Que paso mal

Breves descripciones . No hay problema con el conocimiento simple que se puede describir en una oración. Pero esto no siempre sucede.

Por ejemplo, en la lista de verificación, los primeros tres enlaces se denominan "Los mejores sitios del mundo por categoría". ¿Por qué los nombres son iguales? Que categorias ¿Con qué se relacionan la jerarquía número 1, número 2 y número 3? Si explica lo que quiso decir el autor de la tarjeta, ocupará demasiado espacio, y el formato de la lista de verificación es inconveniente para una descripción masiva.

Muletas para archivos grandes . La base no es muy conveniente para publicar videos, fotos o materiales de texto. El problema se resuelve si los archivos se cargan en la nube y dejan un enlace en Trello. Pero, de nuevo, esto es una "muleta".

La base de conocimiento está abierta . Existe el riesgo de que los miembros del equipo eliminen materiales de la base de datos o agreguen materiales adicionales, sin pasar por el "Distribuidor".

Los enlaces rotos . Cuanto más grande es la base, más enlaces. Algunos de ellos finalmente se vuelven inactivos, se rompen. No tenemos una verificación automática de recursos y sitios inactivos.

Artículos agregadores . La jerarquía de la base supone que estamos pasando del conocimiento general a "elemental" - a enlaces a un recurso específico. Los artículos del agregador son materiales como "12 mejores servicios para un diseñador" o "999 sitios útiles para inspirarse".

El equipo tiene la tendencia de agregar artículos de agregadores a la base de datos, pero no sirven, rompen la jerarquía y arruinan la lógica. A partir del conocimiento "elemental" nos encontramos en esta mezcolanza, donde nuevamente tenemos que descubrir dónde, qué y por qué.

Sin acceso a Internet, la base de datos no está disponible.. Trello en sí y todos los enlaces no funcionan sin Internet. Ni siquiera podrá descargarlo por adelantado.

¿Cómo mejorar el sistema?

Nuestro equipo tiene acceso a la edición, porque hasta ahora no ha habido incidentes con la eliminación de algo importante. Pero si lo desea, puede limitar el acceso del equipo para editar materiales. Para hacer esto, cree dos tableros: la base y el "Distribuidor". Los empleados agregarán materiales a un tablero separado, desde el cual el moderador los transfiere a la base principal. En la base de datos principal, restrinja los derechos de los empleados para editar.

Use el sistema de etiquetas en Trello . Las etiquetas son bloques de colores con nombres. Por ejemplo, rojo significa libros, azul significa enlaces y verde significa videos. Puede mirar la tarjeta e inmediatamente comprender por color lo que hay en ella. Las etiquetas ayudan a agregar un nivel adicional de estructuración a la base de datos.

Use más funciones de complementos. La herramienta se está desarrollando rápidamente y seguramente hay herramientas que lo ayudarán personalmente.

Conclusiones y Recomendaciones

Trello ayudó a organizar una base de conocimiento rápidamente . Todo lo que quedaba era recopilar todos los enlaces de los marcadores.

La base de conocimiento en forma de enlaces es conveniente para el equipo de diseño : el material está en tres clics. También es conveniente usarlo como depósito de ideas. No solo para los diseñadores, sino, por ejemplo, para el desarrollo front-end, como descubrimos.

Cuanto más experimentados son los especialistas, menos frecuentemente usan la base de conocimiento . Cuando una persona ya está llena y gana experiencia, entonces usa su propia observación. Pero la base es utilizada activamente por los principiantes y aprende más rápido.

Sin un sistema de notificación, la actividad se reduce . Si no recuerda, no cree un fondo de información, entonces la base de datos se usa cada vez menos.

Además, la actividad disminuyó porque migramos de Trello a PlanFix. El espacio de trabajo está desconectado: es más difícil volver a Trello: debe abrir una pestaña y buscar. Si el espacio de trabajo en la base de datos no está conectado con otros, entonces la actividad en la base de datos se desvanece.

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