Get best of the week

Las reuniones son fáciles. Tres consejos de práctica diaria



Según el PMI , el gerente del proyecto pasa el 90% de su tiempo comunicándose con las partes interesadas. El propósito de dicha comunicación es discutir y decidir sobre una serie de cuestiones. Una reunión dedicada a discutir cualquier problema es la definición de una reunión.

Continuando con la cadena lógica, supongo que la conducción efectiva de las reuniones es una habilidad clave para cualquier líder, al menos en términos de frecuencia de uso.

En diciembre del año pasado (2019), se lanzó el Comedy Club con la producción de "Una reunión muy importante en una empresa muy grande" . Mi cinta de Facebook estaba llena de copias de este video con las palabras "se parecen a las nuestras", "lo principal es que no funciona así de nuevo" o "¿no se parece a nada?" Apareció un artículo sobre el habr con un análisis de la producción .

Mucho antes del club de comedia, las reuniones se convirtieron en uno de los temas clave de la popular tira cómica Dilbert de Scott Adams . Este es el caso cuando es divertido y triste al mismo tiempo.

Creo que no solo en ese momento tuve la pregunta retórica "Si todos conocen este problema y describen tantas formas de resolverlo, ¿por qué sigue siendo tan relevante?"

Mi libro favorito sobre este tema es "La muerte de las reuniones", de Patrick Lensioni . Cuando lo leí hace un par de años, decidí que definitivamente trataría de decirlo palabra por palabra.

Hace seis meses, tuve esa oportunidad, pero no podía prescindir de las desviaciones del original.

Por el momento, puedo decir que estoy satisfecho con el resultado, así que decidí compartir algunos consejos de mi experiencia. Espero que les sean de utilidad.

Entonces, adaptación en 3 puntos por cada día:

Clasificación


Vea su calendario e intente asignar cada una de sus reuniones a uno de los grupos:

  • estado
  • táctico
  • estratégico

Los problemas surgen cuando intentamos combinar 2 tipos de reuniones en una.

Por ejemplo: los gerentes se sincronizan por estado una vez por semana, y luego proceden a discutir los problemas que se han acumulado. En mi caso, esto condujo al hecho de que la agenda vagó de semana en semana y no hubo un progreso notable en temas importantes.

Visualización


Encuentre una herramienta para generar dinámicamente agendas para reuniones tácticas. Puede ser cualquier herramienta en la que sea posible crear un tablero kanban (por ejemplo, Mirro, Trello, Asana, JIRA), será mucho más fácil para usted si las preguntas se clasifican por importancia, y los acuerdos y los próximos pasos se solucionarán en un solo lugar. Además, no olvide agregar a la agenda los temas necesarios para lograr los objetivos estratégicos.
Por ejemplo:Me hice una simple tabla kanban en Trello y les pedí a todos los participantes que escribieran todas las preguntas en la columna "Backlog". Esto llevó al hecho de que incluso antes de la reunión, los chicos podían ver posibles temas y prepararse para la discusión. Inicialmente, les pedí a los chicos que indicaran con un color en la tarjeta su satisfacción con el progreso en este tema, para comprender cuáles de ellos son los más dolorosos. Con el tiempo, pasamos a la clasificación por urgencia e importancia (bajo / medio / alto) usando los mismos colores de etiqueta.

Controlar


Divida las reuniones tácticas en 2 tipos: una reunión semanal para discutir temas y reuniones especiales dedicadas a un tema específico. Si la pregunta parece simple para todos, entonces un acuerdo sobre el algoritmo para resolverlo y los siguientes pasos no lleva más de cinco minutos. Si queda claro que resolver el problema requiere una elaboración y recopilación de información adicional, se nombra a la persona responsable de la pregunta y se fija el tiempo estimado para el siguiente paso. Con este enfoque, es posible discutir todos los temas de la agenda, así como identificar todos los puntos problemáticos. Lo principal es que cada pregunta tendrá un propietario que será responsable de la implementación de los pasos planificados y mantendrá a las partes interesadas informadas de los cambios durante las reuniones del tipo de "estado".

Por ejemplo:para preguntas en las que "está claro qué hacer", comencé la columna "estado" en el mismo tablero. Lo uso para prepararme para una breve reunión sobre sincronización, para no perderme las noticias sobre los pasos que se planearon tomar en el intervalo desde la última reunión.

Un par de consejos de sincronización:


Estado: al menos cada 2 días de 5 a 15 minutos.
Táctico semanal de 45 a 90 minutos.
Especiales tácticos de 30 a 90 minutos.

Las reuniones estratégicas requieren preparación y tiempo. Es mejor sacarlos de la oficina para que los empleados no tengan la oportunidad de distraerse con las tareas diarias. Los gasto una vez por trimestre y le pido que los libere todo el día para este evento.

Traté de hacer el artículo lo más conciso y útil posible. Además, traigo varias publicaciones de Habr que, en mi opinión, ayudan a abrir un tema:


Estaré encantado de sus preguntas y comentarios.

Reuniones productivas y que tengas un buen día :)

More articles:


All Articles