🖐🏽 🚓 🎲 No se apresure a cambiar a EDI y EDS hoy: dificultades que quizás no conozca ☂️ 🔁 👨‍🔬

La situación de los negocios en Rusia antes de la cuarentena no era ideal. Pero en la primavera de 2020, las circunstancias externas tacharon planes previamente elaborados y obligaron a las empresas a adaptarse bruscamente a las nuevas realidades. La transición de los empleados a un modo de operación remoto planteó problemas que no se habían resuelto previamente. Por ejemplo, ¿cómo organizar la impresión y transferencia de documentos?

Muchos pensaron en la transición a la gestión de documentos electrónicos (en adelante, EDI) y el uso de firmas digitales electrónicas (en adelante, EDS). Las empresas que brindan estos servicios han preparado rápidamente las existencias e implementado el posicionamiento de EDI y EDS como una alternativa rentable a la impresión remota y escaneo de documentos. ¿Pero es así en la práctica?

Consideremos por separado dos componentes, volumen de impresión y costos de impresión, en ejemplos reales de empresas que han probado EDI y EDS antes de 2020. Agregue información legal y analice el aspecto técnico del problema.

Volumen de impresión reducido: resultados mixtos

Las empresas que introdujeron EDI y EDS hace varios años ya han logrado recopilar estadísticas sobre el impacto de las nuevas tecnologías en los volúmenes de impresión. Los resultados fueron mixtos.

Para algunos, el volumen total de impresión ha disminuido, pero no lo suficiente para el retorno de la inversión, para alguien ha caído en un departamento, pero ha crecido en otro. Veamos por qué sucedió esto.

Reducción inadecuada del volumen de impresión

EDO cubre solo una pequeña fracción de la impresión que se produce en la oficina. Los resultados de la investigación muestran que el documento promedio de la oficina "vive" de unas pocas horas a 1 día hábil. Al implementar EDI y EDS, uno de los empleados tiene derecho a firmar el documento en forma electrónica y subirlo al archivo en línea. Pero, ¿de dónde provienen los datos para compilar este documento?

Por ejemplo, un gerente firma un acuerdo con una firma digital electrónica y lo carga en un EDI. Pero recibió los datos para redactar el contrato en papel: de contratistas o de empleados que no tienen EDS. La misma historia con informes contables. Incluso si el documento final se carga en el EDI y se firma la firma digital, el contador lo redacta sobre la base de documentos impresos y firmados de los empleados que no tienen una firma electrónica. Si todos los empleados están obligados a enviar documentos a la persona que redacta el contrato o informan electrónicamente, también imprimirán y firmarán el documento a mano, y luego lo escanearán. Por lo tanto, la introducción de EDS y EDI no afectará la mayor parte del volumen de impresión en la empresa.

El volumen de impresión cayó en un departamento pero creció en otro

La compañía introdujo EDS y EDI para no imprimir documentos sobre transacciones con contrapartes. El volumen de impresión en el departamento de ventas o compras ha disminuido. Pero él creció en contabilidad. ¿Por qué?
En primer lugar, porque la contabilidad (con razón) no confía en la seguridad de los documentos en EDI. Si bien es imposible excluir un bloqueo del sistema, pérdida o corrupción de datos, cada documento electrónico debe tener una copia impresa.

En segundo lugar, debido a que el departamento de contabilidad sabe que durante una auditoría fiscal para confirmar las transacciones, el Servicio de Impuestos Federales solicita documentos en papel: originales, documentación primaria. Por lo tanto, los contadores imprimirán e irán a la carpeta apropiada para cerrar los documentos para cada transacción. El volumen de impresión de un departamento simplemente se transfiere a otro departamento.

E incluso ahorrar en copias para la contraparte no siempre es inequívoco. Porque cada contraparte con EDS y EDI también transfiere las obligaciones de la prensa a aquellos con quienes interactúa.

Sucede que la introducción de EDI aumenta (!) El volumen de impresión. Una compañía ha introducido la transferencia electrónica de versiones intermedias de documentos en preparación para la final. Anteriormente, 6 empleados leyeron y firmaron la hoja de aprobación impresa: cada uno realizó correcciones y luego las transfirió a la otra. La versión final del documento fue escaneada. Ahora, los firmantes recibieron una versión electrónica del documento. Sin embargo, el hábito de trabajar con papel permaneció: cada uno de los 6 empleados imprimió un documento, realizó correcciones con un bolígrafo, los copió electrónicamente y los envió al siguiente en la cadena. Conclusión: en lugar de 1 documento, comenzaron a imprimir 6. ¡El volumen de impresión aumentó 6 veces!

Volumen de impresión reducido: conclusiones

Antes de presentar EDI y EDS, estudie cuidadosamente los procesos comerciales dentro de la empresa. Estas tecnologías son efectivas solo cuando su implementación reducirá significativamente los volúmenes y costos de impresión. Y recuerde que todavía no se alejará de la impresión de informes para las autoridades reguladoras y como seguro en caso de falla del archivo y pérdida o distorsión de datos.

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Reducción de costos: resultados opuestos

La introducción de EDI y EDS puede proporcionar algunos ahorros en hojas impresas. ¿Pero qué hay del dinero?

Supongamos que la empresa imprime mucho y quiere deshacerse del costo de las impresoras, los suministros y el servicio. Un EDS cuesta de 1,000 a 6,000 rublos por año, dependiendo del alcance de la empresa. La implementación de EDI cuesta alrededor de 3.000 rublos por mes (sistema 1C, el envío de 100 juegos está incluido en el precio, cada 10 rublos adicionales).

Si coloca un EDS para 1 empleado, entonces, con la cantidad adecuada de documentos, no podrá resolver ninguna otra tarea. Solo verifique y firme facturas, contratos, facturas, actos, etc. Por lo tanto, el salario anual del firmante se agregará al costo de EDS y EDI. Y es poco probable que la firma de cualquier documento, incluidos los estados financieros, se confíe a una persona en una posición baja con un salario pequeño. Es simplemente inseguro. Hay otro problema: ¿qué sucederá si el único empleado con EDS se enferma, se va de vacaciones o deja de fumar?

Puede emitir un EDS para 10 empleados, pero cuesta de 10 a 60 mil rublos al año. Y al menos 36 mil rublos para el operador de EDI.

Si implementa el software, la licencia API anual para usar EDI (computadora Diadoc) costará 18 mil rublos. La misma compañía ofrece servicios intermedios: de 4200 rublos por mes para la transferencia de 600 documentos a 68,4 mil rublos por mes para la transferencia de 12 mil documentos.

Y es necesario agregar el costo de imprimir documentos a cualquier gasto por EDS y EDI, porque la compañía no puede excluirlo por completo.

Reducción de costos: transición temporal a EDS y EDI

Algunas empresas son conscientes de las dificultades mencionadas anteriormente, por lo que no consideran la transición constante a EDI y EDS. Pero en cuarentena, tienen prisa por introducir temporalmente estas tecnologías para ahorrar en la organización de impresión remota.

El paquete mínimo para 1 empleado cuesta de 3 mil a 5 mil rublos por mes. Al mismo tiempo, el mismo empleado imprime aproximadamente 300-500 hojas al mes. El costo de imprimir 300-500 hojas, incluidos equipos, servicios y suministros, le cuesta a la compañía de 500 a 2 mil rublos (la cifra final depende del formato y la configuración de impresión, así como del equipo). Por lo tanto, antes de introducir temporalmente EDI y EDS, compare los costos de mantener una infraestructura de oficina en una ubicación remota con el costo de cambiar a otras tecnologías. Y recuerda los costos ocultos.

Reducción de costos: conclusiones

La implementación temporal o permanente de EDS y EDI es óptima solo cuando el costo de la transición y los costos de impresión residuales no exceden los costos de impresión actuales. Por lo tanto, en la etapa inicial, defina claramente el volumen de impresión que no puede rechazar.

La experiencia de las empresas que han probado EDS y EDI muestra que en la mayoría de los casos los resultados no coinciden con las expectativas. Por ejemplo, el proceso de firma, transmisión y recepción de documentos en contabilidad se ha acelerado significativamente, pero los costos totales han aumentado.

Para reducir los costos de cuarentena, explore todas las formas disponibles para optimizar sus costos de impresión. Quizás ahorrará en diagnósticos de equipos remotos o encontrará consumibles a la velocidad anterior. Y si está firmemente convencido de que es necesario cambiar a EDS y EDI, elabore un plan de implementación y criterios claros para elegir un proveedor. Y precalcule el volumen de impresión, que no se puede abandonar.

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Aviso Legal

Hay varios aspectos legales para usar EDI y EDS. Según los expertos legales, los tribunales son escépticos con respecto a los documentos electrónicos y son reacios a aceptar datos de esta forma.

La segunda pregunta: la vida útil de los documentos. A diferencia del papel, en EDI los datos no pueden eliminarse después de 3-5 años. Y en algunas situaciones esto es útil. Sin embargo, el año pasado, la Corte Suprema casi levantó el estatuto de limitaciones por infracciones fiscales. Existen diferentes situaciones en la vida de la empresa, por lo tanto, vale la pena consultar con abogados sobre el impacto de EDI y EDS en la naturaleza de las solicitudes de las autoridades reguladoras.

El aspecto técnico del problema.

Comencemos con la seguridad. Si el proveedor de EDI es una empresa de terceros, la seguridad de los documentos depende de su sistema de seguridad. ¿Qué pasará con los archivos si el cliente deja de usar EDI o decide cambiar el operador?

También está la cuestión de la dependencia del subcontratista. Una empresa no logró presentar documentos sobre la renovación del EDS a tiempo a Sberbank y no pudo usar Sberbank en línea durante dos semanas. Debido a que la conexión fue realizada por el especialista de TI de otra persona, y es imposible influir en la velocidad de su trabajo.

También se producen fallas técnicas simples: un contador o gerente no puede firmar y enviar documentos porque el programa no funciona. Un especialista en TI de la compañía está conectado y entabla negociaciones con un tercero especialista en TI. Están buscando la causa del fallo y una forma de solucionarlo. Y en este momento, las actividades de la organización están congeladas. Los socios no reciben contratos firmados ni facturas de pago o facturas pagadas, los empleados no reciben salarios, las agencias gubernamentales no requieren documentos.

Si la empresa implementa EDI y EDS de manera integral, ¿quién es responsable de mantener el archivo dentro? O el servicio de TI tendrá obligaciones adicionales o contratará a un empleado especial. Quizás volver a entrenar a alguien del estado. Estos son gastos adicionales, pero las preguntas principales son: ¿qué compañía tendrá acceso a los archivos y cuál debería ser la estructura de los protocolos de seguridad para evitar la fuga de información o la corrupción deliberada de datos?

Un problema adicional: ¿qué sucede si ninguna de las organizaciones con las que interactúa la empresa utiliza EDI? Los contadores de una compañía dijeron que se ven obligados a realizar dos flujos de trabajo: papel para socios y electrónico para uso interno. Según ellos, en áreas de máxima responsabilidad, también imprimen documentación interna. Porque no todos los empleados son igualmente inteligentes en el manejo de EDI. Y si los expertos por una razón u otra no están en la oficina, es más fácil para ellos pedirles a sus colegas que recojan un archivo en papel que explicarles por teléfono cómo funciona el sistema. Los riesgos de pérdida de datos son demasiado altos.

recomendaciones

Hay empresas para las cuales la introducción de EDI y EDS es la mejor optimización de los procesos internos y la interacción con los contratistas. Pero para otras organizaciones, la firma electrónica y la gestión de documentos electrónicos no traerán beneficios tangibles. Para comprender a qué tipo pertenece su empresa, compare los costos de impresión con los costos de impresión optimizados y el costo de la transición temporal / permanente a EDS y EDI.

No se apresure a cambiar a EDI y EDS hoy: dificultades que quizás no conozca