👨🏾‍🤝‍👨🏼 👊🏽 ☝️ Hurra (Oh no)

La abrupta transición al trabajo remoto para muchos se ha convertido en un verdadero desafío. La mayoría de los empleados de Localización y Soporte, departamentos del estudio Plarium Krasnodar, han estado trabajando de forma remota durante unos cinco años, pero durante el último mes también tuvieron que superar algunas dificultades. Les pedimos a los muchachos que dieran algunos consejos sobre cómo organizar eficazmente el trabajo remoto y lo que es importante tener en cuenta.

Formación

En la etapa preparatoria, se toman muchas decisiones importantes, se toma en cuenta la parte legal, se firman adiciones a los contratos laborales ... Pero quiero centrarme en lo que afectará todo el proceso de trabajo futuro.

Es importante pensar en el estado psicológico de los empleados para quienes el trabajo remoto es nuevo. Hágales saber: la gerencia sabe lo que están haciendo, todo está planeado, están en buenas manos. Aquí la confianza del propio líder juega un papel importante. También vale la pena considerar que nada calma más que los procesos de trabajo bien establecidos: cada empleado debe entender cómo actuar en las nuevas condiciones y no debe sentir dificultades.

Hablando de procesos, si no tenía una herramienta de configuración de tareas, ahora definitivamente la necesita: no llegará lejos en acuerdos verbales y correo electrónico. Lo que será un rastreador de tareas depende de las necesidades de la empresa. Tenemos experiencia con muchas herramientas, y entre ellas:

Jira: puede usarse como el administrador de tareas principal para todos los departamentos involucrados en el trabajo del producto;
Hansoft es un sistema flexible que le permite monitorear de cerca los procesos de trabajo y el tiempo dedicado;
Asana: una herramienta simple con una interfaz intuitiva, conveniente para equipos pequeños;
Trello - una opción aún más simple, la buena "tabla" para realizar tareas;
Google Sheets es el líder de nuestra lista en términos de simplicidad y accesibilidad, lo que le permite personalizar el proceso de seguimiento de tareas para usted mismo, usar varias fórmulas y diagramas, formatear documentos para una percepción más conveniente de la información.

Mantenerse en contacto

Campo de información del equipo y apoyo mutuo

Después de sentarse en las computadoras de su hogar, sus empleados comenzarán lentamente a olvidar que son un equipo. Ahora no puede acercarse a un colega, no conocer a nadie durante el descanso, por lo que alguien sentirá falta de información. En un sitio remoto, es especialmente importante asignar al equipo tareas que los alienten a comunicarse entre sí. Deberíamos tratar de organizar un campo de información común para que todos puedan participar en la discusión de temas de trabajo. La videoconferencia es adecuada para esto, lo que contribuye a un mayor compromiso, una comunicación productiva y fácil.

Al no ver a una persona, descubrir su condición es bastante difícil. Si el empleado no está acostumbrado a informar sobre sus propias dificultades, entonces el gerente puede permanecer en la oscuridad y no evitar un agravamiento de la situación. Establezca a sus subordinados a la máxima apertura, informe sobre su disposición para ayudar si es necesario. Participe en la vida del equipo, asigne llamadas personales y generales. Cuanto más clara sea su presencia, mejor sentirá el apoyo del empleado (¡pero no vaya demasiado lejos!).

No debe permitir el aislamiento emocional y el desapego de un empleado, porque corre el riesgo de obtener en lugar de un equipo un grupo de personas alienadas que no estén interesadas en la calidad del trabajo realizado. Organice un espacio para la comunicación informal en un equipo (salas de chat para inundaciones en mensajeros instantáneos, grupos en redes sociales con noticias de la empresa o el departamento) y cuénteles, por ejemplo, sobre lo que se hizo la semana pasada o se hará la próxima semana, intercambie memes. Si le gustan las soluciones personalizadas, puede ir más allá: las tecnologías modernas incluso le permiten organizar la radio por Internet corporativa.

Reglas de comunicación en línea

En el trabajo remoto, la importancia de la comunicación por Internet está aumentando a veces. Es importante discutir con el equipo para regular las formas más diversas de interacción, lo que permitiría a todos permanecer en el mismo campo de información, participar y no interferir en el trabajo de los demás. Aquí hay algunas reglas que pueden serle útiles.

Mantenga el orden en los chats, encuentre y use el mensajero adecuado para usted, configure las listas de conversaciones y contactos para no perderse en el mayor número de canales.
Piense en comunicaciones alternativas y cuándo usarlas. Los empleados deben poder llamar a un colega en un teléfono móvil o residencial si no responden mensajes o si es más fácil discutir el asunto verbalmente.
Asegúrese de que cada empleado tenga todo lo necesario para las videollamadas (auriculares, cámara). No subestime este formato de comunicación: compensa la falta de señales no verbales (gestos, expresiones faciales) y reduce la probabilidad de una interpretación de valores múltiples, que a menudo ocurre durante la correspondencia.
Al llamar constantemente a un colega en una conversación o al tratar de contactarlo con urgencia, es posible que no veamos cómo varias personas más lo están llamando en el mismo momento, exigiendo atención, y el colega está catastróficamente ocupado. Utilice estados en mensajería instantánea, por ejemplo, o Google Calendar, cualquier herramienta que le permita tener en cuenta el empleo mutuo.

Utilizamos varias herramientas de comunicación:

Hangouts de Google: para videollamadas con empleados de varios departamentos. Muy conveniente, porque hay sincronización con Google Calendar, que permite a todos ver cuándo se programa una reunión;
Slack: para llamadas rápidas no planificadas;
Discordia: para una interacción continua con el equipo. Sentado en la "sala", puede comunicarse verbalmente con un colega en cualquier momento. Este formato crea el efecto de presencia y eleva el espíritu de equipo.

Control de calidad

El formato udalenka inevitablemente plantea preguntas sobre el monitoreo de la productividad de los empleados y la calidad de su trabajo. El gerente se encuentra en una situación en la que no puede simplemente mirar alrededor de la oficina y verificar el ajetreo de sus subordinados: quién trabaja y quién desapareció en alguna parte. Tiene un deseo completamente comprensible de reforzar el control, pero este deseo debe ser restringido, ya que puede evitar que los subordinados trabajen.

Hay programas que recopilan análisis desde el escritorio en la computadora del empleado durante el día, por ejemplo, Screenshot Monitor. Pueden ser útiles si los salarios son por hora y es importante que el gerente sepa si una persona está pasando sus horas o haciendo ejercicio. Además, utilizando tales herramientas, puede responder de manera oportuna cuando un empleado comete un error grave o su rendimiento disminuye, en general, cuando se necesita ayuda.

Sin embargo, en nuestra experiencia, la efectividad de tales herramientas es ambigua: a veces desmotiva, especialmente a los representantes de profesiones creativas. No recomendamos introducir tipos de informes adicionales ni exigir a las personas que confirmen constantemente su presencia en el lugar de trabajo. Es mejor comenzar con el siguiente pensamiento: si la calidad del resultado no genera dudas, entonces podemos asumir que las obligaciones con el empleador se cumplen.

Resumen

¿Cómo no perderse nada importante? Ofrecemos una pequeña lista de verificación.

El equipo está en el mismo campo de información, gracias a llamadas telefónicas regulares, correo general y chat en mensajeros.
Todos aparecen en el lugar de trabajo sin demora; esto se puede rastrear por actividad en el chat general o durante las llamadas diarias de la mañana.
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Pero la señal más importante que lo ayudará a comprender que la transición a un sitio remoto fue exitosa es la siguiente: los procesos principales continúan realizándose y la efectividad del equipo no disminuye. Es interesante observar que muchos empleados que trabajan en casa demuestran una productividad aún mayor que en la oficina. Obviamente, el udalenka tiene ventajas y desventajas, pero no hay nada que tratar. Buena suerte

Hurra (Oh no) - udalenka